職業(yè)檔案管理規(guī)定

職業(yè)檔案管理規(guī)定職業(yè)檔案管理規(guī)定1.1為了加強(qiáng)職業(yè)檔案管理，規(guī)范職業(yè)檔案的收集、整理、保管和使用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)職業(yè)介紹所管理規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本規(guī)定。1.2本規(guī)定適用于我國(guó)境內(nèi)各類企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、民辦非企業(yè)單位、個(gè)體經(jīng)濟(jì)組織等用人單位（以下簡(jiǎn)稱單位）的職業(yè)檔案管理工作。1.3職業(yè)檔案是反映勞動(dòng)者個(gè)人身份、學(xué)歷、經(jīng)歷、技能、業(yè)績(jī)、培訓(xùn)和職業(yè)素質(zhì)等方面的文獻(xiàn)資料。職業(yè)檔案管理工作旨在為用人單位提供真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的勞動(dòng)者個(gè)人信息，為單位的人力資源管理、勞動(dòng)爭(zhēng)議處理、社會(huì)保險(xiǎn)繳納等提供依據(jù)。第二條職業(yè)檔案的收集2.1單位應(yīng)當(dāng)建立勞動(dòng)者職業(yè)檔案，對(duì)勞動(dòng)者的身份證信息、學(xué)歷、職稱、職業(yè)資格、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等情況進(jìn)行收集。2.2單位應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)勞動(dòng)者職業(yè)檔案的收集、整理工作。收集職業(yè)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)要求勞動(dòng)者提供真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的信息。2.3單位可以通過與勞動(dòng)者簽訂勞動(dòng)合同、進(jìn)行面試、查閱勞動(dòng)者提供的證件等方式，獲取勞動(dòng)者職業(yè)檔案相關(guān)信息。第三條職業(yè)檔案的整理3.1單位應(yīng)當(dāng)對(duì)收集到的職業(yè)檔案信息進(jìn)行整理，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。3.2單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案內(nèi)容，為勞動(dòng)者建立檔案目錄，便于查詢和管理。3.3單位應(yīng)當(dāng)對(duì)勞動(dòng)者職業(yè)檔案中的重要信息進(jìn)行核實(shí)，確保信息的準(zhǔn)確性。第四條職業(yè)檔案的保管4.1單位應(yīng)當(dāng)采取有效措施，保障職業(yè)檔案的安全、保密。4.2單位應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)職業(yè)檔案的保管工作，實(shí)行權(quán)限管理，確保檔案不被泄露、篡改或損壞。4.3單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)職業(yè)檔案進(jìn)行清理、盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。第五條職業(yè)檔案的使用5.1單位在使用勞動(dòng)者職業(yè)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，尊重勞動(dòng)者的隱私權(quán)。5.2單位應(yīng)當(dāng)依據(jù)勞動(dòng)者職業(yè)檔案，合理配置人力資源，提高勞動(dòng)生產(chǎn)效率。5.3單位在處理勞動(dòng)爭(zhēng)議、社會(huì)保險(xiǎn)繳納等問題時(shí)，應(yīng)當(dāng)以勞動(dòng)者職業(yè)檔案為依據(jù)。5.4單位不得泄露勞動(dòng)者職業(yè)檔案中的個(gè)人信息，不得將檔案用于非法用途。第六條職業(yè)檔案的移交和刪除6.1勞動(dòng)者與單位解除或者終止勞動(dòng)關(guān)系后，單位應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將勞動(dòng)者的職業(yè)檔案移交勞動(dòng)者本人或者其新單位。6.2勞動(dòng)者或者其新單位應(yīng)當(dāng)在收到職業(yè)檔案后，對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性進(jìn)行核實(shí)，如有異議，可以向原單位提出核實(shí)或者補(bǔ)充要求。6.3單位應(yīng)當(dāng)在勞動(dòng)者或者其新單位確認(rèn)職業(yè)檔案無異議后，及時(shí)刪除原檔案中的個(gè)人信息。第七條法律責(zé)任7.1單位違反本規(guī)定的，由有關(guān)部門責(zé)令改正，并處一千元以上一萬(wàn)元以下的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的，并處一萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下的罰款。7.2單位泄露勞動(dòng)者個(gè)人信息的，依法承擔(dān)民事責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。7.3單位違反本規(guī)定，給勞動(dòng)者造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。8.1本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。8.2本規(guī)定由中華人民共和國(guó)人力資源和社會(huì)保障部負(fù)責(zé)解釋。附件：職業(yè)檔案管理流程圖（以下為職業(yè)檔案管理流程圖）注：本規(guī)定僅為示例，實(shí)際合同或協(xié)議內(nèi)容需根據(jù)具體情況進(jìn)行調(diào)整。如需正式使用，請(qǐng)務(wù)必征求法律專業(yè)人士的意見。特殊應(yīng)用場(chǎng)合及增加條款：1.應(yīng)用場(chǎng)合：跨國(guó)公司外籍員工職業(yè)檔案管理-9.1單位應(yīng)當(dāng)遵循國(guó)際法律法規(guī)，確保外籍員工職業(yè)檔案的收集、整理、保管和使用符合所在國(guó)家或地區(qū)的法律法規(guī)要求。-9.2外籍員工職業(yè)檔案的收集和整理，應(yīng)當(dāng)尊重其文化背景和隱私權(quán)，避免涉及無關(guān)個(gè)人信息。-9.3單位應(yīng)當(dāng)將外籍員工職業(yè)檔案的正本存放于中國(guó)境內(nèi)，同時(shí)提供副本供外籍員工所在國(guó)家的分支機(jī)構(gòu)使用。-9.4外籍員工與單位解除或者終止勞動(dòng)關(guān)系后，單位應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將職業(yè)檔案移交外籍員工本人或者其新單位，或按照所在國(guó)家法律法規(guī)進(jìn)行處理。2.應(yīng)用場(chǎng)合：高新技術(shù)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)-10.1單位應(yīng)當(dāng)收集和保管員工在任職期間所涉及的知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)資料，包括專利、著作權(quán)、技術(shù)秘密等。-10.2員工在離職時(shí)，應(yīng)當(dāng)將所有涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的資料移交給單位，并簽署相應(yīng)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬聲明。-10.3單位應(yīng)當(dāng)對(duì)涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案進(jìn)行特殊標(biāo)記，限制查閱權(quán)限，確保信息安全性。-10.4單位在使用員工知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)法律法規(guī)，尊重員工的合法權(quán)益。3.應(yīng)用場(chǎng)合：金融機(jī)構(gòu)反洗錢合規(guī)-11.1單位應(yīng)當(dāng)收集員工的身份信息、工作經(jīng)歷、教育背景等，以確保員工符合金融機(jī)構(gòu)反洗錢法規(guī)的要求。-11.2單位應(yīng)當(dāng)對(duì)員工進(jìn)行反洗錢培訓(xùn)，記錄培訓(xùn)時(shí)間和內(nèi)容，并將培訓(xùn)檔案納入職業(yè)檔案管理。-11.3單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)員工職業(yè)檔案進(jìn)行審核，確保員工未涉及任何反洗錢違規(guī)行為。-11.4如有員工涉及反洗錢違規(guī)行為，單位應(yīng)當(dāng)立即啟動(dòng)調(diào)查程序，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果采取相應(yīng)措施。4.應(yīng)用場(chǎng)合：教育機(jī)構(gòu)教師職業(yè)發(fā)展-12.1單位應(yīng)當(dāng)收集和整理教師的學(xué)歷、職稱、教學(xué)成果、科研項(xiàng)目等相關(guān)資料，為教師職業(yè)發(fā)展提供依據(jù)。-12.2單位應(yīng)當(dāng)為教師建立教學(xué)和科研檔案，記錄教師的教學(xué)質(zhì)量、學(xué)生評(píng)價(jià)、科研成果等信息。-12.3單位應(yīng)當(dāng)為教師提供檔案查詢服務(wù)，方便教師了解自己的職業(yè)發(fā)展情況，并為職稱評(píng)定、晉升等提供支持。-12.4教師與單位解除或者終止勞動(dòng)關(guān)系后，單位應(yīng)當(dāng)將教師的教學(xué)和科研檔案移交教師本人或者其新單位。5.應(yīng)用場(chǎng)合：餐飲業(yè)員工技能培訓(xùn)-13.1單位應(yīng)當(dāng)收集員工的技能培訓(xùn)檔案，包括烹飪技能、服務(wù)技巧、食品安全知識(shí)等。-13.2單位應(yīng)當(dāng)定期組織員工參加技能培訓(xùn)，并將培訓(xùn)檔案納入員工職業(yè)檔案管理。-13.3單位應(yīng)當(dāng)對(duì)員工的技能水平進(jìn)行評(píng)估，將評(píng)估結(jié)果記錄在職業(yè)檔案中，作為員工晉升、薪酬調(diào)整的依據(jù)。-13.4員工與單位解除或者終止勞動(dòng)關(guān)系后，單位應(yīng)當(dāng)將員工的技能培訓(xùn)檔案移交員工本人或者其新單位。附件列表及要求：1.附件一：勞動(dòng)者身份證復(fù)印件要求：清晰、完整，需注明“僅供職業(yè)檔案使用，不得用于其他目的”。2.附件二：學(xué)歷證明復(fù)印件要求：清晰、完整，需注明“僅供職業(yè)檔案使用，不得用于其他目的”。3.附件三：職業(yè)資格證書復(fù)印件要求：清晰、完整，需注明“僅供職業(yè)檔案使用，不得用于其他目的”。4.附件四：工作經(jīng)歷證明要求：由前單位出具，注明工作時(shí)間、職位、工作表現(xiàn)等，需注明“僅供職業(yè)檔案使用，不得用于其他目的”。5.附件五：培訓(xùn)證明要求：清晰、完整，記錄培訓(xùn)時(shí)間、內(nèi)容、成績(jī)等，需注明“僅供職業(yè)檔案使用，不得用于其他目的”。6.附件六：績(jī)效考核記錄要求：清晰、完整，記錄年度績(jī)效考核結(jié)果，需注明“僅供職業(yè)檔案使用，不得用于其他目的”。7.附件七：獎(jiǎng)懲記錄要求：清晰、完整，記錄獲獎(jiǎng)情況及違規(guī)違紀(jì)行為，需注明“僅供職業(yè)檔案使用，不得用于其他目的”。注意事項(xiàng)及解決辦法：1.確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。解決辦法：對(duì)檔案進(jìn)行定期審核，要求員工簽字確認(rèn)檔案內(nèi)容的真實(shí)性。2.保護(hù)勞動(dòng)者隱私權(quán)。解決辦法：限制檔案后續(xù)問題及解決辦法：1.問題：檔案丟失或損壞-定期對(duì)檔案進(jìn)行備份，并存放在安全的地方。-建立檔案的副本，以便在原件丟失或損壞時(shí)可以使用副本。-建立檔案的電子化數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的電子備份安全可靠。2.問題：檔案內(nèi)容不完整或不準(zhǔn)確-定期對(duì)檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。-要求員工簽字確認(rèn)檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。-對(duì)于不完整或不準(zhǔn)確的檔案，要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和更正。3.問題：檔案泄露或?yàn)E用-加強(qiáng)對(duì)檔案的保密管理，限制查閱檔案的權(quán)限。-定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高他們的保密意識(shí)。-對(duì)于檔案的使用，要進(jìn)行記錄和監(jiān)控，確保檔案不被濫用。4.問題：跨國(guó)公司的檔案管理不符合當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)-了解并遵守所在國(guó)家或地區(qū)的法律法規(guī)，確保檔案管理符合當(dāng)?shù)氐囊蟆?建立跨國(guó)公司的檔案管理協(xié)調(diào)機(jī)制，確保全球檔案管理的一致性。-對(duì)于跨國(guó)公司的檔案管理，可以尋求專業(yè)律師的建議和指導(dǎo)。5.問題：知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的管理和轉(zhuǎn)移-建立知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的專門管理機(jī)制，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。-在員工離職時(shí)，明確要求員工移交涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案，并簽署知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬聲明。-對(duì)于涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的檔案，要進(jìn)行特殊標(biāo)記和限制查閱，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。6.問題：反洗錢檔案的審核和調(diào)查-建立反洗錢檔案的專門管理機(jī)制，確保反洗錢檔案的完整性和準(zhǔn)確性。-定期對(duì)反洗錢檔案進(jìn)行審核，確保員工未涉及任何反洗錢違規(guī)行為。-在懷疑員工涉及反洗錢違規(guī)時(shí)，立即啟動(dòng)調(diào)查程序，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果采取相應(yīng)措施。7.問題：教育培訓(xùn)檔案的管理和轉(zhuǎn)移-建立教育培訓(xùn)檔案的專門管理機(jī)制，確保教育培訓(xùn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。-在員工離職時(shí)，明確要求員工移交教育培訓(xùn)檔案，以便于新單位了解員工的職業(yè)發(fā)展情況。-對(duì)于教育培訓(xùn)檔案，要進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)記和分類，方便查詢