辦公設(shè)備與用品采購制度

辦公設(shè)備與用品采購制度一、制度目的本制度旨在規(guī)范公司辦公設(shè)備與用品的采購流程，確保采購過程透亮、公正，合理利用公司資源，提高辦公效率，保證公司各部門的正常運行。二、適用范圍本制度適用于公司的全部部門和員工，在采購辦公設(shè)備與用品時必需遵守本制度的規(guī)定。三、采購需求的提出各部門在提出采購需求前，應(yīng)充分評估使用需求，并盡量選擇與現(xiàn)有設(shè)備和用品兼容的型號和規(guī)格；采購需求應(yīng)由部門經(jīng)理或相關(guān)負(fù)責(zé)人書面提出，并認(rèn)真描述所需設(shè)備或用品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、品牌等信息；提出采購需求時，部門經(jīng)理或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)明確用途和預(yù)算，并與財務(wù)部門進(jìn)行溝通和協(xié)商；四、采購方案編制財務(wù)部門應(yīng)依據(jù)采購需求提出的信息，組織專業(yè)人員編制采購方案；采購方案應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：采購目的和背景；采購內(nèi)容及規(guī)格要求；預(yù)算及資金來源；采購方式和供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)；采購時間布置；采購合同的簽訂和履行布置；采購評價和驗收標(biāo)準(zhǔn)；其他相關(guān)事項；采購方案應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審核和批準(zhǔn)后方可進(jìn)入下一步審批程序；五、采購審批程序采購方案的審批程序如下：部門經(jīng)理審批；財務(wù)部門審批；總經(jīng)理審批；行政部門備案；涉及較大金額或緊要設(shè)備的采購，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，還需提交董事會審批；任何與供應(yīng)商存在利益關(guān)聯(lián)的員工不得參加相關(guān)采購項目的審批程序，以免影響公正性和透亮度；采購方案經(jīng)全部審批部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行招標(biāo)和報價程序；六、供應(yīng)商選擇與評審采購部門應(yīng)依據(jù)采購方案的要求，組織招標(biāo)和報價程序；供應(yīng)商選擇的原則是公開、公平、公正、誠實守信；采購部門應(yīng)依據(jù)供應(yīng)商的信譽、實力、價格、服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估，并編制供應(yīng)商評審報告；供應(yīng)商評審報告應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：供應(yīng)商的基本信息，如名稱、注冊資本、年度銷售額等；供應(yīng)商的信譽、資質(zhì)及經(jīng)驗情況；供應(yīng)商的價格和服務(wù)方案；采購部門的評審看法；供應(yīng)商評審報告應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核和批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行合同簽訂程序；七、合同簽訂與履行采購合同應(yīng)由采購部門與供應(yīng)商共同商訂，并由法務(wù)部門進(jìn)行審查和修改；采購合同應(yīng)認(rèn)真記錄采購設(shè)備或用品的名稱、數(shù)量、規(guī)格、價格、付款方式、交貨時間、售后服務(wù)等重要條款；采購合同的簽訂應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并由公司代表與供應(yīng)商代表共同簽字蓋章；采購合同的履行情況應(yīng)由采購部門進(jìn)行監(jiān)督，確保供應(yīng)商依照合同商定的時間和質(zhì)量要求履行；合同履行過程中如有更改，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理和法務(wù)部門的審批，并及時通知供應(yīng)商，確保更改的合法性和合規(guī)性；八、采購評價與驗收采購部門應(yīng)組織對采購項目進(jìn)行評價和驗收；采購評價應(yīng)包含但不限于以下內(nèi)容：采購過程是否符合規(guī)定流程；供應(yīng)商履行合同的情況；采購設(shè)備或用品的性能和質(zhì)量是否符合要求；采購費用的使用情況；采購效果的評估；采購驗收應(yīng)由采購部門與使用部門共同完成；采購驗收時，應(yīng)檢查設(shè)備或用品的數(shù)量、規(guī)格、性能、質(zhì)量等是否符合采購合同的要求；驗收合格后，采購部門應(yīng)及時通知財務(wù)部門進(jìn)行付款，并將驗收記錄歸檔；驗收不合格的設(shè)備或用品，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理；九、設(shè)備與用品管理各部門應(yīng)加強對采購的設(shè)備與用品的管理，確保其安全、有效地使用；設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)應(yīng)依照操作規(guī)程進(jìn)行，并做好相應(yīng)的記錄；設(shè)備的報廢和處理應(yīng)及時進(jìn)行，并做好相應(yīng)的備案；設(shè)備的租賃或外借應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好相應(yīng)的記錄，確保設(shè)備的安全和追溯性；用品的分發(fā)和使用應(yīng)依照實際需求進(jìn)行，確保合理利用和節(jié)省資源；設(shè)備和用品的定期清點和盤點應(yīng)由財務(wù)部門組織，并做好相應(yīng)的記錄；對于設(shè)備和用品的管理不善、損壞或遺失，應(yīng)進(jìn)行責(zé)任追究，并從相關(guān)部門或個人中追回相應(yīng)費用；十、違紀(jì)與懲罰對違反本制度的行為，將依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)處理，包含但不限于批判教育、警告、記過、降職、辭退等；對于有意挪用、私自銷售公司采購的設(shè)備和用品等行為，將追究刑事責(zé)任；十一、制度的解釋與修訂本制度的解釋權(quán)歸公司負(fù)責(zé)人全部；如有需要，本制度可依據(jù)實際情況進(jìn)行修訂和增補，修訂和增補內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后生效；本制度的修訂和增補