項目監(jiān)理信息管理措施及程序

第第頁項目監(jiān)理信息管理措施及程序項目監(jiān)理信息管理措施及程序提要：工程建設監(jiān)理信息系統(tǒng)是一個信息處理體系，它為不同的監(jiān)理職能和不同的監(jiān)理層次提供信息服務，其基本結構如下圖

項目監(jiān)理信息管理措施及程序

1、信息的概念及特征

（一）信息的概念

信息被理解為預先不知道的事件或事物的報道或者指在觀察中得到的數(shù)據(jù)、新聞和知識。

一般來講，信息可以界定為由信息源（如自然界、人類社會等）發(fā)出的被使用者接受和理解的各種信號。作為一個社會概念信息可以理解為人類共享的一切知識或社會發(fā)展趨勢，以及從客觀現(xiàn)象中提煉出來的各種消息之和。

在管理科學領域中，信息通常被認為是一種已被加工或處理成特定形式的數(shù)據(jù)。或者說信息是反映客觀事物規(guī)律的一些數(shù)據(jù)，因此是我們進行決策的依據(jù)在工程建設監(jiān)理工作中信息是一項極其重要的資源，而且還可反復使用。

信息并非事物本身，而是表征事物之間聯(lián)系的消息、情報、指令、數(shù)據(jù)和信號。

信息和數(shù)據(jù)的區(qū)別是，數(shù)據(jù)是未加工的信息而信息是數(shù)據(jù)經(jīng)過加工以后的、能為某個目的使用的數(shù)據(jù)。

信息一詞的定義，目前沒有統(tǒng)一的提法，如信息是指可以用語言、文件、數(shù)據(jù)、圖表、圖形或其他可以讓使用者識別的信號來表示的。并可以進行傳遞、處理及應用的對象；信息是幫助人們做出正確決策的知識等等。信息與決策密切相關，信息通過決策體現(xiàn)其自身的價值，正確的決策必須依靠足夠的可靠信息。

（二）信息的特征

(1)信息是可以識別的人們可以通過感觀或各種檢測物段，直接或間接地識別。經(jīng)過識別的信息可以用語言、文字、圖像、數(shù)據(jù)等表示出來。

(2)信息是可以轉換的它可以從一種信息形式轉換成另一種信息形式。如語言、文字、圖像、數(shù)據(jù)等信息形式也可轉換成計算機代碼、電訊號信息反之，亦可。

(3)信息是可以存貯的計算機可借助于內存儲器和外存儲器兩部分來實現(xiàn)信息的存貯。

(4)信息是可以處理的計算機通過人編的計算機軟件來實現(xiàn)信息的自動化處理。

(5)信息是可以傳遞借助于電子數(shù)據(jù)管理技術和計算機網(wǎng)絡技術，使信息可以傳遞并實現(xiàn)信息資源共享。

(6)信息是可以再生的信息經(jīng)計算機處理后可以用顯示、打印、繪圖等形式再生

(7)信息具有有效性和無效性即自己工作范圍內的信息是有效的，自己關心的信息是有效的，否則是無效的。當然，對別人來說也可能是有效的。

2、監(jiān)理信息分類、構成及特點

（一）監(jiān)理信息的分類

為了有效地管理和應用工程建設監(jiān)理信息，需將信息進行分類。按照不同的分類標準可將工程建設監(jiān)理信息分為不同的類型，具體分類

（1）按照工程建設監(jiān)理職能劃分為：

①投入控制信息

內容：如各種投入估算指標，類似工程造價，物價指數(shù)，概（預）算定額，建設項目投入估算，設計概預算，合同價，工程進度款支付單竣工結算與決算，原材料價格，機械臺班費，人工費，運雜費，投入控制的風險分析等。

②質量控制信息

內容：如國家有關的質量政策及質量標準，項目建設標準，質量目標的分解結果，質量控制工作流程，質量控制工作制度，質量控制的風險分析，質量抽樣檢查結果等。

③進度控制信息

內容：如工期定額，項目總進度計劃，進度目標分解結果，進度控制工作流程，進度控制工作制度，進度控制風險分析，某段時間的施工進度記錄等。

④合同管理信息

內容：如國家有關法律規(guī)定，建設工程招標投標管理辦法，建設工程施工合同管理辦法，工程建設監(jiān)理合同，建設工程勘察設計合同，建設工程施工承包合同，土木工程施工合同條件，合同變更協(xié)議，建設工程中標通知書，投票書和招標文件等。

⑤行政事務管理信息。

內容：如上級主管部門、設計單位、承包商、業(yè)主來函文件，有關技術資料等。

（2）按照工程建設監(jiān)理信息來源劃分為：

①工程建設內部信息

內容：內部信息取自建設項目本身。如工程概況，可行性研究報告，設計文件，施工組織設計，施工方案，合同文件，信息資料的編碼系統(tǒng)，全文制度監(jiān)理組織機構，監(jiān)理工作制度監(jiān)理委托合同，監(jiān)理規(guī)劃，項目的投入目標，項目的質量目標，項目的進度目標，項目的質量目標，項目的進度目標等。

②工程建設外部信息

內容：來自建設項目外部環(huán)境的信息稱為外部信息。如國家有關的政策及法規(guī)，國內及國際市場上原材料及設備價格，物價指數(shù)，類似工程的造價，類似工程進度，投標單位的實力，投票單位的信譽，毗鄰單位的有關情況等。

（3）按照工程建設監(jiān)理信息穩(wěn)定劃分為：

①固定信息

內容：固定信息是指那些具有相對穩(wěn)定性的信息，或者在一段時間內，可以在各項監(jiān)理工作中重復使用而不發(fā)生質的變化的信息，它是工程建設監(jiān)理工作的重要依據(jù)。這類信息有：

a定額標準信息。這類信息內容很廣，主要是指各類定額和標準。如概預算定額，施工定額，原材料消耗定額，投入估算指標，生產(chǎn)作業(yè)計劃標準，監(jiān)理工作制度等；

b計劃合同信息。指計劃指標體系，合同文件等；

c查詢信息。指國家標準，行業(yè)標準，部分標準，設計規(guī)范，施工規(guī)范，監(jiān)理工程師的人事卡片等。

②流動信息

內容：即作業(yè)統(tǒng)計信息，它是反映工程項目建設實際進程的實際狀態(tài)的信息，它隨著工程項目的進展而不斷更新。這類信息時間性較強，一般只有一次使用價值。如項目實施階段的質量、投入及進度統(tǒng)計信息，就是反映情況在某一時刻項目建設的實際進程及計劃完成情況。再如，項目實施階段的原材料消耗量、機械臺班數(shù)、人工工日數(shù)等。及時收集這類信息并與計劃信息進行對比分析是實施項目目標控制的重要依據(jù)是不失時機的發(fā)現(xiàn)、克服薄弱環(huán)節(jié)的重要手段。在工程建設監(jiān)理過程中，這類信息的主要表現(xiàn)形式是統(tǒng)計報表。

(4)按照工程建設監(jiān)理活動層次劃分為：

①總監(jiān)理工程師所需信息

內容：如有關工程建設監(jiān)理的程序和制度監(jiān)理目標和范圍，監(jiān)理組織機構的設置善承包商提交的施工組織設計和施工技術方案，建設監(jiān)理委托合同，施工承包合同等。

②各專業(yè)監(jiān)理工程師所需信息

內容：如工程建設的計劃信息，實際進展信息，實際進展與計劃的對比分析結果等，監(jiān)理工程師通過掌握這些信息可以及進了解工程建設是否達到預期目標并指導其采取必要措施，以實現(xiàn)預定目標。

③監(jiān)理檢查員所需信息

內容：主要是工程建設實際進展信息，如工程項目的日進展情況。這類信息較具體、詳細，精度較高，使用頻率也高。

(5)按照工程建設監(jiān)理階段劃分：

①設計階段

內容：如可行性研究報告及設計任務書，工程地質和水文地質勘察報告，地形測量圖，氣象和地震烈度等自然條件資料，礦藏資源報告，規(guī)定的設計標準國家或地方有關技術經(jīng)濟指標和定額，國家地主的監(jiān)理法規(guī)等。

②施工招標階段

內容：如國家批準的概算，有關施工圖紙及技術資料，國家規(guī)定的技術經(jīng)濟標準、定額及規(guī)范，投標單位的實力，投標單位的信譽，國家和地方頒布的招投票管理辦法等。

③施工階段

內容：如施工承包合同，施工組織設計、施工技術方案和施工進度計劃，工程技術標準工程建設實際進展情況報告，工程進度款支付申請，施工圖紙及技術資料，工程質量檢查驗收報告，工程建設監(jiān)理合同國家和地方的監(jiān)理法規(guī)等。

（二）監(jiān)理信息的構成

（1）文字圖形信息：勘察、測繪、設計圖紙及說明書、計算書、合同、工作條例及規(guī)定施工組織設計、情況報告、原始記錄、統(tǒng)計圖表、報表、信函等。

（2）語言信息：口頭分配任務、指示、匯報、工作檢查、介紹情況、談判交涉、建議、工作討論和研究、會議等。

（3）新技術信息：通過網(wǎng)絡、電話、電報、電傳、計算機、電視、錄像、錄音、廣播等現(xiàn)代化手段及處理信息。

（三）監(jiān)理信息的特點

（1）信息量大

因為監(jiān)理的工程項目管理涉及多部門、多專業(yè)、多環(huán)節(jié)、多渠道，而且工程建設中的情況多變化，處理的方式又多樣化，因此信息量也特別大。

（2）信息系統(tǒng)性強

由于工程項目往往是一次性（或單件性）；即使是同類型的項目，也往往因為地點、施工單位或其他情況的變化而變化。因此雖然信息量大，但卻都集中于所管理的項目對象上，這就為信息系統(tǒng)的建設和應用創(chuàng)造了條件。

（3）信息傳遞中的障礙多

傳遞中的障礙來息于地區(qū)的間隔、部門的分散、專業(yè)的隔閡，或傳遞的手段落后，或對信息的重視與理解能力、經(jīng)驗、知識的限制。

（4）信息的滯后現(xiàn)象

信息往往是在項目建設和管理過程中產(chǎn)生的，信息反饋一般要經(jīng)過加工整理傳遞以后才能到達決策者手中，因此是滯后的，倘若信息反饋不及時，容易影響信息作用的發(fā)揮而造成失誤。

3、信息對監(jiān)理工作的作用

（一）監(jiān)理決策的依據(jù)

決策是建設監(jiān)理的首要職能，它的正確與否，直接影響到工程項目建設總目標的實現(xiàn)及監(jiān)理單位的信譽。建設監(jiān)理決策正確與否，又取決于各種因素，其中最重要的因素之一就是信息。沒有可靠的、充分的、系統(tǒng)的信息作為依據(jù)，就不可能做出正確的決策。

（二）信息是監(jiān)理工程師實施控制的基礎

控制的主要任務是指計劃執(zhí)行情況與計劃目標進行比較，找出差異，對比較的結果進行分析，排除和預防產(chǎn)生差異的原因，使總體目標得以實現(xiàn)。

為了進行有效的控制，監(jiān)理工程師必須得到充分的、可靠的信息。為了進行比較分析及采取措施來控制工程項目投入目標、質量目標及進度目標，監(jiān)理工程師首先應掌握有關項目三大目標的計劃值，它們是控制的依據(jù)；再者，監(jiān)理工程師還應了解三大目標的執(zhí)行情況。只有這兩個方面的信息都充分掌握了，監(jiān)理工程師才能正確實施控制工作。

3、監(jiān)理信息的管理

（一）建設信息管理系統(tǒng)

信息管理系統(tǒng)是指對信息的收集、整理、處理、儲存、傳遞與應用等一系列工作的總稱。信息管理的目的就是根據(jù)信息的特點，有計劃地組織信息溝通，以保持決策者能及時、準確地獲得相應的信息。為了達到信息管理的目的，必須把握信息管理的各個環(huán)節(jié)；正確運用信息管理手段；掌握好信息處理過程中每個環(huán)節(jié)，包括收集、加工、傳遞、存貯、提供等，這就是構成了信息管理系統(tǒng)。

信息管理系統(tǒng)包括設計信息溝通渠道、建立信息管理組織和信息管理制度等。

設計信息溝通渠道的目的是保證信息流暢通無阻；信息管理組織和管理制度是系統(tǒng)管理所必須的條件。信息管理組織有人工管理信息系統(tǒng)和計算機管理信息系統(tǒng)。

（二）掌握信息來源，進行信息收集

收集監(jiān)理原始信息是很重要的基礎工作。監(jiān)理信息管理工作的質量優(yōu)劣，很大程度上取決于原始資料的全面性和可靠性。

施工階段的信息收集，可從施工準備期、施工期、竣工保修期三個子階段分別進行。

①施工準備期

施工準備期是指從建設工程合同簽訂到項目開工階段，在施工招投標階段監(jiān)理未介入時，本階段是施工階段監(jiān)理信息收集的關鍵階段，監(jiān)理工程師應該從如下幾點入手收集信息：

a監(jiān)理大約，施工圖設計及施工圖預算，特別要掌握結構特點，掌握工程難點、要點、特點、掌握工業(yè)工程的工藝流程特點、設備特點，了解工程預算體系（按單位工程、分部工程、分項工程分解），了解施工合同。

b施工單位項目經(jīng)理部組成，進場人員資質；進廠設備的規(guī)格型號、保修記錄；施工場地的準備情況；施工單位質量保證體系及施工單位的施工組織設計，特殊工程的技術方案，施工進度網(wǎng)絡計劃圖表；進場材料、構件管理制度；安全保安措施；數(shù)據(jù)和信息管理制度；監(jiān)測和檢驗、試驗程序和設備；承包單位和分包單位的資質等施工單位信息。

c建設工程場地的地質、水文、測量、氣象數(shù)據(jù)；地上、地下管線，地下洞室，地上原有建筑物及周圍建筑物、樹木、道路；建筑紅線，標高，坐標；水、電、氣管道的引入標志；地質勘察報告，地形測量圖及標樁等環(huán)境信息。

d施工圖的會審和交底記錄；開工前監(jiān)理交底記錄；對施工單位提交的施工組織設計按照項目監(jiān)理部要求進行修改的情況；施工單位提交的開工報告及實際準備情況。

e本工程需遵循的相關建筑法律、法規(guī)、規(guī)范和規(guī)程，有關質量檢驗、控制的技術法規(guī)和質量驗收標準。

②施工實施期

施工實施期收集的信息應該分類并由專門的部門或專為分級管理，項目監(jiān)理工程師可從以下方面收集信息；

a施工單位從員，設備，水、電、氣等能源的動態(tài)信息。

b施工期氣象情況的中長期趨勢及同期歷史數(shù)據(jù)，每天不同時段動態(tài)信息，特別是在氣候對施工質量影響較大情況下，更要加強收集氣象數(shù)據(jù)。

c建筑原材料、半成品，成品、構配件等工程物資的進場，加工、保管、使用等信息。

d項目經(jīng)理部管理程序；質量、進度、投入的事前、事中、事后控制措施；數(shù)據(jù)采集來源及采集、處理、存儲、傳遞方式；工序間交接制度事故處理制度施工組織設計及技術方案執(zhí)行的情況；工地文明施工及安全措施等。

e施工中需要執(zhí)行的國家和地方規(guī)范、規(guī)程、標準；施工合同執(zhí)行情況。

f施工中發(fā)生的工程數(shù)據(jù)。如地基驗槽及處理記錄，工序間交接記錄，隱蔽工程檢查記錄等。

g建設材料測試項目有關信息：如水泥、磚、砂石、鋼筋、外加劑、混凝土、防水材料、回填土等。

h設備安裝的試運行和測試項目有關的信息：如電氣接地電阻、絕緣電阻測試，管道通水、通氣、通風試驗等。

i施工索賠相關信息索賠程序，索賠依據(jù)、索賠證據(jù)索賠處理意見等。

②竣工保修期

竣工保修期階段要收集的信息有：

a工程準備階段文件如立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，開工審批文件等。

b監(jiān)理文件如監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理實施細則，有關質量問題和質量事故的相關記錄，監(jiān)理工作總結以及監(jiān)理過程中各種控制和審批文件等。

c施工資料分為建筑安裝工程和市政基礎設施工程兩大類分別收集。

d竣工圖分建筑安裝工程和市政基礎設施工程兩大類分別收集。

e竣工驗收資料如工程竣工總結、竣工驗收備案表、電子檔案等。

在竣工保修期，監(jiān)理單位按照現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2023）收集監(jiān)理文件，并協(xié)助建設單位督促施工單位完善全部資