介紹信管理制度

介紹信管理制度公司介紹信使用管理規(guī)定第一部分：公司介紹信使用管理辦法鑒于公司介紹信的管理與使用亟需規(guī)范，以確保審批流程的嚴(yán)謹(jǐn)性，特此制定本管理辦法。第一章總則第一條介紹信乃公司派遣員工外出接洽工作或商討事務(wù)時(shí)的正式憑證。第二條介紹信的管理工作歸屬于公司綜合管理部門，由專人負(fù)責(zé)。第二章介紹信的管理與使用第三條介紹信由信文與存根兩部分組成，信文交由攜帶者，存根則留存于本單位備查。第四條若介紹信發(fā)出后未被使用，應(yīng)歸還至管理人員，并粘貼于存根之上。第五條介紹信內(nèi)容須明確具體，并務(wù)必注明有效期限。第六條介紹信管理人員對所開具的介紹信負(fù)有責(zé)任，如由他人代填，需核對其內(nèi)容的一致性。第七條應(yīng)嚴(yán)格限制使用空白介紹信。第三章介紹信的審批流程第八條申請使用介紹信需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第九條對于不涉及重大事務(wù)的日常事務(wù)，可由綜合部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)或授權(quán)介紹信管理人員掌握使用。第十條介紹信管理人員在開具介紹信時(shí)，必須在存根上注明批準(zhǔn)人的姓名、批準(zhǔn)日期等信息。第十一條特殊情況下需使用空白介紹信時(shí)，須由公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四章附則本管理辦法由公司綜合部門負(fù)責(zé)解釋，自公布之日起生效。第二部分：介紹信管理制度企業(yè)的介紹信是企業(yè)派遣員工前往其他單位進(jìn)行工作聯(lián)系或執(zhí)行任務(wù)時(shí)所使用的正式信函。介紹信不僅用于證明持證人的身份，還用于說明聯(lián)系事務(wù)的性質(zhì)。企業(yè)應(yīng)備有相應(yīng)的介紹信，以便在需要時(shí)使用。一、介紹信的種類企業(yè)所使用的介紹信大致可分為以下幾種：1.業(yè)務(wù)介紹信用于企業(yè)對外進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，通常因特定業(yè)務(wù)需要而開具，內(nèi)容較為詳細(xì)，常采用手寫或打印在信箋上，并裝入信封。2.專用介紹信用于特定事務(wù)的辦理，如購買機(jī)票、辦理出國手續(xù)等。企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門也常備有專用的業(yè)務(wù)介紹信，用于經(jīng)常性業(yè)務(wù)的介紹與辦理。專用介紹信內(nèi)容和格式固定，可一次性印制多份，填寫、蓋章后即生效。3.存根介紹信此類介紹信為鉛印，分為存根和外出使用的介紹信兩聯(lián)，兩聯(lián)均有編號，便于查對。兩聯(lián)之間有縫線，開具時(shí)需加蓋騎縫章以供核對。4.證明信可由企業(yè)、機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人出具，用以證明特定組織、團(tuán)體、個(gè)人或相關(guān)事項(xiàng)的真實(shí)情況。若以個(gè)人名義出具，除個(gè)人簽字或蓋章外，還需所在組織加蓋公章以證明其身份。二、加強(qiáng)介紹信管理的措施1.印制的介紹信應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，企業(yè)級介紹信由企業(yè)辦公室秘書保管，部門級介紹信由部門指定人員保管，不得分發(fā)空白介紹信或私自保留空白介紹信。2.出具介紹信時(shí)應(yīng)注明單位落款、出具時(shí)間和有效期限。存根介紹信還需加蓋騎縫章，存根部分除包含與持出部分相同內(nèi)容外，還應(yīng)有批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)簽字和經(jīng)辦人信息。介紹信內(nèi)容應(yīng)具體明確，避免使用模糊字眼。3.開具介紹信需嚴(yán)格遵守審批手續(xù)。申請人需在介紹信簽批單上填寫完整信息，上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。秘書根據(jù)簽批單填寫介紹信并蓋章后發(fā)放。開具介紹信需履行簽批程序，以便單位領(lǐng)導(dǎo)掌握使用情況，防止濫用。4.填寫介紹信時(shí)應(yīng)確保持出部分與存根部分內(nèi)容一致。5.介紹信應(yīng)用毛筆、鋼筆或簽字筆書寫，字跡清晰、準(zhǔn)確，不得涂改。如有涂改，應(yīng)加蓋公章以示非私自改動(dòng)。6.應(yīng)先開具介紹信后加蓋印章，不得在空白介紹信上預(yù)先蓋印，也不得將空白介紹信發(fā)放給外出人員自行填寫。如確需開具空白介紹信，應(yīng)控制數(shù)量，并注明有效期限，外出人員返回后應(yīng)收回未使用的空白介紹信。7.秘書人員不得私自為他人開具介紹信。8.接待外單位人員時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核查其介紹信。事務(wù)辦理完畢后，應(yīng)保留來人介紹信，并請其在介紹信背面簽字確認(rèn)辦理情況，以便日后查對。如發(fā)現(xiàn)介紹信存在問題，應(yīng)與來人單位聯(lián)系，核實(shí)介紹信及來人真?zhèn)巍?.對于因情況變化