《access數(shù)據(jù)庫設(shè)計》課件第7章 報表

第7章報表7.1報表概述7.2創(chuàng)建報表7.3報表排序和分組7.4使用計算控件需要思考的問題1.報表與窗體的主要區(qū)別是什么？2.報表設(shè)計器各節(jié)的主要功能是什么？3.報表的4中視圖的功能分別是什么？4.如何設(shè)計每一種類型的報表？7.1報表概述7.1.1報表的組成在默認情況下，Access將報表設(shè)計視圖分為三個節(jié)，分別為報“頁面頁眉”、“主體”、“頁面頁腳”，通過右擊報表設(shè)計視圖任意位置，在彈出的快捷菜單中選擇“報表頁眉/頁腳”選項，可加上“報表頁眉”和“報表頁腳”。在報表分組顯示時，還可以增加相應(yīng)的組頁眉和組頁腳。7.1.2報表的類型常見的報表類型五種：縱欄式報表：在報表中將數(shù)據(jù)以一列的文本框排列的形式顯示出來。表格式報表：在報表中將數(shù)據(jù)以行列的形式顯示出來。圖表式報表：在報表中將數(shù)據(jù)以圖表的形式顯示出來，多為餅形圖或柱形比例圖、曲線趨勢圖等。標(biāo)簽式報表：在報表中將數(shù)據(jù)以信封或商品標(biāo)簽形式顯示出來。一般標(biāo)簽式報表呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)比較緊湊，直接表現(xiàn)每個記錄的數(shù)據(jù)，而不附加其他信息。主/從式報表：在報表中顯示一個記錄的數(shù)據(jù)后，將該記錄相關(guān)的一組數(shù)據(jù)以子報表的形式顯示出來。7.1.3報表的視圖報表有四種視圖：報表視圖：是報表設(shè)計完成后，最終被打印的視圖。打印預(yù)覽視圖：可以查看顯示在報表上的每一頁數(shù)據(jù)，也可以查看報表的版面設(shè)置。布局視圖：在顯示數(shù)據(jù)的情況下，調(diào)整報表設(shè)計，可以根據(jù)實際報表數(shù)據(jù)調(diào)整列寬，將列重新排列并添加分組級別和匯總。設(shè)計視圖：可以創(chuàng)建報表或修改現(xiàn)有的報表。7.2創(chuàng)建報表Access創(chuàng)建報表的許多方法和創(chuàng)建窗體基本相同，可以使用“報表”、“報表設(shè)計”、“空報表”、“報表向?qū)А焙汀皹?biāo)簽”等方法來創(chuàng)建報表。在“創(chuàng)建”選項卡中“報表”組提供了這些創(chuàng)建報表的按鈕。7.2.1使用“報表”工具創(chuàng)建報表【例7-1】以教師基本信息表為數(shù)據(jù)源，使用“報表”工具創(chuàng)建報表，命名為“教師基本信息報表”。操作步驟如下：（1）打開“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，在“導(dǎo)航”窗格中，選中“教師基本信息表”表。（2）在“創(chuàng)建”選項卡的“報表”組中，單擊“報表”按鈕，基于“教師基本信息表”的報表立即創(chuàng)建完成，并且切換到布局視圖，以“教師基本信息報表”為名保存報表。7.2.2使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表【例7-2】基于“教師基本信息表”，使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建“按學(xué)院統(tǒng)計教師信息”報表。操作步驟如下：打開“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，在“導(dǎo)航”窗格中，選擇“教師基本信息表”表。7.2.3使用“報表設(shè)計”創(chuàng)建報表【例7-3】以表“學(xué)生基本信息表”為數(shù)據(jù)源，使用“報表設(shè)計”創(chuàng)建“打印學(xué)生基本信息”報表。操作步驟如下：（1）啟動Access2010，打開“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫。（2）在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫工作界面的功能區(qū)，選擇“創(chuàng)建”命令選項卡，在“報表”命令組中點擊“報表設(shè)計”按鈕，打開報表設(shè)計視圖窗口。7.2.4使用“空報表”工具創(chuàng)建報表【例7-4】以表“課程基本信息表”為數(shù)據(jù)源，使用“空報表”工具創(chuàng)建“打印課程基本信息”報表。操作步驟如下：（1）打開“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，在“創(chuàng)建”選項卡的“報表”組中，單擊“空報表”按鈕，彈出帶字段列表的空報表窗口。請看老師的演示操作。7.2.5使用“標(biāo)簽”向?qū)?chuàng)建報表【例7-5】以表“學(xué)生基本信息表”為數(shù)據(jù)源，使用“標(biāo)簽”向?qū)?chuàng)建“打印學(xué)生卡片”報表。操作步驟如下：（1）啟動Access2010，打開“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，在“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫工作界面的導(dǎo)航窗格中，選中“學(xué)生基本信息表”表。（2）在功能區(qū)的“創(chuàng)建”選項卡的“報表”組中，單擊“標(biāo)簽”按鈕，打開“標(biāo)簽向?qū)А钡摹坝脕碇付?biāo)簽尺寸”對話框，，在其中選擇一種所需要的尺寸（如果不能滿足需要，可以單擊“自定義”按鈕自行設(shè)計標(biāo)簽尺寸。7.3報表排序和分組對報表的記錄進行排序和分組時，可以對一個字段進行，也可以對多個字段分別進行。7.3.1記錄排序【例7-6】對報表“教師基本信息報表”，按“所屬學(xué)院”進行排序。操作步驟如下：（1）打開“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中的“教師基本信息報表”報表，然后切換到設(shè)計視圖。（2）在“設(shè)計”選項卡的“分組和匯總”組中，單擊“分組和排序”按鈕，在報表下部出現(xiàn)了“添加組”和“添加排序”兩個按鈕，請看老師的演示。7.3.2記錄分組分組是將報表中具有共同特征的相關(guān)記錄排列在一起。【例7-7】對“打印課程基本信息”報表，按“考核方式”字段進行分組。操作步驟如下：（1）打開“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫中的“打印課程基本信息”報表，然后切換到設(shè)計視圖。（2）在“設(shè)計”選項卡的“分組和匯總”組中，單擊“分組和排序”按鈕，在報表下部出現(xiàn)了“添加組”和“添加排序”兩個按鈕。7.4使用計算控件7.4.1報表添加計算控件【例7-8】在“打印學(xué)生基本信息”報表中添加計算控件計算學(xué)生年齡。操作步驟如下：（1）打開“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，然后以設(shè)計視圖打開“打印學(xué)生基本信息”報表。（2）將主體節(jié)中的所有標(biāo)簽移動到頁面頁眉中，并調(diào)整主體節(jié)中的文本框與相應(yīng)的頁面頁眉中的標(biāo)簽對齊，請看老師的演示。7.4.2報表統(tǒng)計計算【例7-10】基于“學(xué)生成績表”，使用“報表”工具創(chuàng)建“選課情況”報表，對該報表進行按課程分組匯總和對整個選課學(xué)生人數(shù)進行匯總。操作步驟如下：（1）打開“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，基于“學(xué)生成績表”，使用“報表”工具創(chuàng)建“學(xué)生選課”報表，然后切換到設(shè)計視圖。（2）在“設(shè)計”選項卡的“分組和匯總”分組中，單擊“分組和排序”按鈕，在報表下部出現(xiàn)“添加組”和“添加排序”按鈕。單擊“添加組”按鈕后，打開“字段列表”，選擇按“課程編碼”字段進行分組。7.4.3報表常用函數(shù)對報表進行統(tǒng)計匯總是按照系統(tǒng)提供的計算函數(shù)完成的。【例7-11】基于“選課情況”報表，利用報表函數(shù)，計算每一門課程的平均分。操作步驟如下：（1）打開“學(xué)生管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫，以設(shè)計視圖方式打開“選課情況”報表。（2）在功能區(qū)的“設(shè)計”選項卡里的“控件”組中，單擊“文本框”按鈕，在“課程編碼頁腳”節(jié)中，添加一個文本框，設(shè)置附加標(biāo)簽的標(biāo)題為“平均分”，在文本框中，輸入“=Avg([分數(shù)])”本章小結(jié)報表是用于按指定格式輸出數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫對象。報表的數(shù)據(jù)源可以是表或查詢。常見的報表類型有：縱欄式報表、表格式報表、圖表式報表、標(biāo)簽報表和主/從式報表。創(chuàng)建報表和窗體的操作方法有許多是相同的。二者不