文書檔案管理制度樣本

檔案管理制度

一、文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則

第一條為加強(qiáng)本企業(yè)文書立卷工作，特制訂本制度。

第二條歸檔文件材料必需按年度立卷，本企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成多種有保留價(jià)值文件材料，全部要根據(jù)本制度要求，分別立卷歸檔。

第三條公文承接部門或承接人員應(yīng)確保經(jīng)辦文件系統(tǒng)完整(公文上多種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后立即歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦文件材料向接辦人員交接清楚，不得私自帶走或銷毀。

(二)文件材料搜集管理

第四條堅(jiān)持部門搜集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)負(fù)責(zé)管理本部門文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)立即通知行政部。

第五條凡本企業(yè)繕印發(fā)出公文(含定稿和兩份打印正件和附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)原件)一律由行政部統(tǒng)一搜集管理。

第六條一項(xiàng)工作由多個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成文件材料，由主辦部門搜集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門搜集歸卷。

1.企業(yè)工作人員外出出差、調(diào)查研究、參與上級機(jī)關(guān)召開會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必需將會(huì)議關(guān)鍵文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給核報(bào)差旅費(fèi)。

2.本企業(yè)召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專員將會(huì)議材料、聲像檔案等向行政部門辦理歸檔手續(xù)。

第七條行政部門專職文書職責(zé)：

1.了解企業(yè)工作業(yè)務(wù)，掌握本企業(yè)文件材料歸檔范圍，搜集管理企業(yè)文件材料。

2.認(rèn)真實(shí)施平時(shí)歸檔制度，對企業(yè)承接文件材料立即搜集歸卷，每十二個(gè)月三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完成，并向行政部門辦好交接簽收手續(xù)。

3.承接人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)主動(dòng)地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

(三)歸檔范圍

第八條關(guān)鍵會(huì)議材料，包含會(huì)議通知、匯報(bào)、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、經(jīng)典講話、會(huì)議簡報(bào)、會(huì)議統(tǒng)計(jì)等。

第九條上級機(jī)關(guān)發(fā)來和本企業(yè)相關(guān)決定、決議、指示、命令、條例、要求、計(jì)劃等文件材料。

第十條本企業(yè)對外正式發(fā)文文書。

第十一條本企業(yè)請示和上級機(jī)關(guān)批復(fù)。

第十二條本企業(yè)反應(yīng)關(guān)鍵職能活動(dòng)匯報(bào)、總結(jié)。

第十三條本企業(yè)多種工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、請示、批復(fù)、會(huì)議統(tǒng)計(jì)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

第十四條信訪工作材料。

第十五條本企業(yè)和相關(guān)單位簽署協(xié)議、協(xié)議書等文件材料。

第十六條本企業(yè)干部任免文件材料和相關(guān)職員獎(jiǎng)勵(lì)、處分文件材料。

第十七條本企業(yè)職員勞動(dòng)、工資、福利方面文件材料。

第十八條本企業(yè)歷史沿革、大事記及反應(yīng)本企業(yè)關(guān)鍵活動(dòng)剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

(四)平時(shí)歸卷

第十九條各部門全部要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完成或批存文件材料集中統(tǒng)一保管。

第二十條各部門應(yīng)依據(jù)本部門業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用"案卷類目"。"案卷類目"條款必需簡明確切，并編上條款號(hào)。

第二十一條行政部公文承接人員應(yīng)立即將辦理完成或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存文件材料，搜集齊全，加以整理，送交歸卷。

第二十二條行政部文書人員應(yīng)立即將已歸卷文件材料，根據(jù)"案卷類目"條款，放入平時(shí)保留文件卷夾內(nèi)"對號(hào)入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。

(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)

第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，確保案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部門配合，行政部門負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十四條案卷質(zhì)量總要求是：遵照文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間有機(jī)聯(lián)絡(luò)，區(qū)分不一樣價(jià)值，便于保管和利用。

第二十五條歸檔文件材料種數(shù)、份數(shù)和每份文件頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十六條在歸檔文件材料中，應(yīng)將每份文件正件和附件、印件和定稿、請示和批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件和原件、多個(gè)文字形成同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)一般文電假如和絕密文有親密聯(lián)絡(luò)，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條不一樣年度文件通常不得放在一起立卷，但跨年度請示和批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文，放在請示年立卷；跨年度計(jì)劃放在針正確第十二個(gè)月立卷；跨年度總結(jié)放在針正確最終十二個(gè)月立卷；跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件立卷根據(jù)相關(guān)要求實(shí)施。

第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)分不一樣情況進(jìn)行排列，密不可分文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間親密聯(lián)絡(luò)并進(jìn)行系統(tǒng)排列。

第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列次序，依次編寫頁號(hào)。裝訂案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字每頁材料正面右上角后面左上角打印頁號(hào)。

第三十條永久、長久和短期案卷必需按要求格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條相關(guān)卷內(nèi)文件材料情況說明，全部應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢驗(yàn)人姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十二條案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按要求用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清楚。

第三十三條案卷裝訂和案卷各部分排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散應(yīng)復(fù)制并和原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)方法裝訂。

第三十四