房地產(chǎn)公司總務管理制度匯編

傳真機使用規(guī)定傳真機系公司對外聯(lián)絡的一種現(xiàn)代辦公設施，公司人員應備加愛惜，妥善使用。一、傳真機應由公司前臺文員專人保管，其他任何人不得使用傳真機。二、前臺文員秉著責任心、保密性嚴格履行公司傳真機的使用規(guī)定。三、各部門發(fā)送市內(nèi)傳真先須將文件資料交前臺文員，并由部門主管簽字，前臺登錄后方可發(fā)出。四、國際、國內(nèi)長途傳真的發(fā)送，應由總經(jīng)理簽核，方可操作。五、傳真機的所有收發(fā)文應由前臺文員登記、簽收，并于月底前交管理部經(jīng)理審核。六、前臺文員應嚴格遵守上述各款，否則予以連帶處罰。七、前臺文員應按操作規(guī)程使用傳真機，保證公司對外聯(lián)絡。八、前臺文員應嚴格控制，禁止任何人使用傳真機電話，違者按行政規(guī)定處罰。

復印機使用規(guī)定各部門復印應由管理部文員復印，其它任何員工嚴禁使用復印機。二、嚴禁復印公司機密文件和個人材料（復印機密文件需經(jīng)公司副總以上級領導批準），違者除給違紀者處罰外，對公司前臺文員也給予連帶處罰。四、復印機由前臺文員專人保管使用，其它人員非經(jīng)允許不得自行開機。五、復印機由管理部設置密碼交行政文員操作使用，同時將密碼知會各部門主管，便于下班后，各部急需使用時操作。六、復印機為公司貴重辦公設施，行政文員使用時應倍力愛惜，下班時，應切斷電源，防意外事故發(fā)生。七、使用時應節(jié)約用紙，避免人為浪費，并詳細做好復印登記。

書刊、雜志管理規(guī)定一、各部門根據(jù)業(yè)務需要購買圖書、雜志類須在月資金預算中羅列申請款項。二、預算內(nèi)圖書雜志款項由各部門自行購買，超過預算部分須按請款形式報銷。三、一次性購置圖書超一千元，須報總經(jīng)理室同意后執(zhí)行。四、各部門所購圖書須先至管理部登記、蓋章、分類編號后由各部門主管簽名、領用（屬個人保管行為，遺失者賠償）五、前臺文員兼圖書雜志登記、蓋章、分類、發(fā)放之工作之職。六、公司圖書雜志不得隨意帶出公司，專業(yè)雜志帶出公司時先報管理部批準。七、外借圖書一旦丟失，丟失人員照價賠償。外借圖書如有破損，由管理部經(jīng)理酌情全權處置。八、公司管理部每半年對公司圖書進行整理、核對，并將清查結果報總經(jīng)理室及財務。

辦公用品的領用規(guī)定一、辦公用品的領用應本著節(jié)約、合理、滿足工作需要之原則，反對鋪張浪費。二、辦公用品是工作用品，嚴禁公物私用，妥善保管。三、辦公用品分為易耗品、耐耗品和管制消耗品及管制品四大類，分別如下：1、消耗品：鉛筆、刀片、膠帶、膠水、漿糊、大頭針、圖釘、回形針、橡皮筋、練習本、橡皮、鐵夾子、信封、信紙、標簽、卷宗、檔案袋、原珠筆、訂書針、印油、復寫紙等。2、耐耗品：簽字筆、白板筆、螢光筆、修正液、電池、燕尾夾、彈簧夾、活頁夾、透明拉鏈袋、文件夾、文件架等。3、管制消耗品：傳真紙、復印紙、文件箱、剪刀、美工刀、訂書機、打洞機、算盤、鋼筆、打碼機、日期章、計算器、比例尺、筆筒、軟盤、米尺、印泥、印臺等。4、管制品：電腦、打印機、復印機、（網(wǎng)絡服務器）、裝訂打洞機、碎紙機、傳真機、電話機等辦公設施用品均屬管制辦公用品。四、辦公用品的領用分為個人領用和部門領用兩類，個人領用系由個人使用保管的用品，如鉛筆、橡皮、膠水等。部門領用為部門共同使用的用品，它們分別是打洞機、計算機、剪刀等。部門領用行為由部門經(jīng)理進行監(jiān)管、負責。五、個人使用文具用品限工作時使用，公司前臺文員有責任將個人領用辦公用品發(fā)放至公司新人員，如須補充由使用者提出申請，前臺文員做好發(fā)放登帳工作。六、耐耗品、管制消耗品應限定人員使用，領用此類文具用品應報各部主管簽字、核定，第二次領用時須以舊換新，此項規(guī)定由管理部予以監(jiān)管。七、管制品應由管理部統(tǒng)一登帳造冊，予以管理，并納入固定資產(chǎn)統(tǒng)計范圍，做好維護、保養(yǎng)工作，有權督促各部有效管理部內(nèi)管制品（特殊辦公設施）。八、各部領用管制用品行為屬于部內(nèi)責任保管范圍，各部主管有權要求部內(nèi)人員愛惜公司財物，嚴格按照不同配套設置操作要求操作，嚴禁違規(guī)行為，責任后果者自負。九、管制辦公用品的發(fā)放和領用由管理部進行操作，各部領用須登記造冊，如有損壞和故障，應及時報告公司管理部，人為損失或遺失由責任人和部門主管負責，酌情賠償。

名片、快遞、鑰匙等事項管理規(guī)定一、公司各案場業(yè)務員因工作需要印制的名片由公司統(tǒng)一組織落實，并予以發(fā)放。辦公人員原則上不予印制名片，特殊情況報總經(jīng)理批準，予以實施。二、公司主任、經(jīng)理的名片由公司統(tǒng)一組織落實，予以發(fā)放。三、所有印制公司名片的員工退工時，應交還公司，不得留用。四、因業(yè)務需要，進行快遞的文件，應填寫“快遞業(yè)務申請單”，由各部主管初核，由管理部主管核定后，由前臺文員負責聯(lián)系和登錄，登錄文本每周交管理部經(jīng)理審核。五、公司出資購置的礦泉水和飲水機，員工使用時應備加愛惜，嚴禁用礦泉水洗碗、洗杯，嚴禁向飲水機傾倒雜物，飲水機水桶斷水應主動更換。六、飲水機儲水盤應隨時清理，不得滿溢。七、公司所有鑰匙均由管理部統(tǒng)籌管理，公司大門鑰匙各部主管配置領用，不得隨意轉借、復制，特殊情況時向管理部提出申請，根據(jù)實際情況予以復制、發(fā)放，公司人員不得隨意復制公司鑰匙，辦公桌、柜等辦公設施鑰匙使用人手執(zhí)一把，公司管理部備有一把，員工離職時，應將鑰匙歸還公司，鑰匙遺失時，應向管理部提出復配申請，否則將追究鑰匙保管人的一切責任。八、本管理辦法中未盡事宜將不斷修正，修正后補充。

電話、BP機、手機使用規(guī)定1、如無特殊情況，禁止利用公司電話機長時間撥打私人電話。2、凡屬因公打長途（或發(fā)傳真）的，需在公司指定處撥打，并在“長途電話登錄本”上登錄，打國際長途需報總經(jīng)理確認。3、凡因特殊情況確需私人撥打長途電話者，應報各部主管初核，管理部經(jīng)理核定后，方可撥打，并照時間及各區(qū)收費標準收費。4、原則上公司不提供手機和BP機，如確因工作需要配備，公司將給予考慮，并到總管理部辦領登記、購買及領用手續(xù)。5、各專案及主任以上級干部在公司服務期間，BP機的服務費由公司承擔，管理部統(tǒng)一辦理。6、無論自備（或公司配備）的手機，其手機費公司按其職級分類比照公司福利制度按月付給。（詳見公司福利制度章）7、在本公司工作期間，凡公司配備的BP機、手機，遺失及維修費均由個人照價支付。8、各專案及公司主任以上主管人員的BP機必須按規(guī)定正確使用，不得隨意關機，接到公司呼叫信號后立即復電，特殊情況無法回電，事后必須說明情況。連續(xù)三次（含三次）以上接到呼叫信號無故不復電者，根據(jù)實際情況給予不同的行政處分

電腦使用及軟盤文件管理規(guī)定為規(guī)范公司所有電腦設備的使用和電腦軟盤文件的管理，使公司電腦設備有序化、合理化、規(guī)范化循進，特制定如下規(guī)定：1、各部門電腦有專人專用責任制形式，未經(jīng)部門經(jīng)理同意，其他人員不得使用該部門電腦，禁止調(diào)用、拷貝其中文件、資料，嚴禁泄露公司機密。2、公司各部須常期保存的打印文件，須在原稿上加以注明，如無注明，將被視作一般文件，予以保存兩周。3、公司各部需要打印的文件資料，原則上由各部電腦操作人員操作存盤，須管理部協(xié)辦時，由管理部專職電腦員予以操作。4、電腦操作人員應在須常期保存的文件定稿后一周內(nèi)做好軟盤備份，并在“文件打印登錄本”中詳細登記該文件的標題、目錄名、軟盤號、打印日期等。5、公司各部門在做好軟盤備份后，連同所有原本由各部門保管的軟盤，包括管理部、市場部、企劃部、規(guī)劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進行登錄歸檔。*財務部之軟盤由財務電腦專員自行登錄，并將信息知會總經(jīng)理室即可。電腦程序員有義務將工作情況向管理部經(jīng)理知會，不得泄露公司機密。6、各部因業(yè)務特性，而認為無須與其它部門共享的部分信息、資料，可填寫“密碼設置申請單”向公司提出申請，被批準之密碼設置部分將不列入信息共享范圍，但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設置范圍。7、公司各部門電腦操作員應及時整理、刪除硬盤內(nèi)的文件資料，以便充分利用可讀信息空間。8、各部如須調(diào)閱已由管理部歸檔并已設置密碼的軟盤資料時，應書面提出申請，調(diào)閱后知會電腦程序員，重新回歸密令狀態(tài)。9、未經(jīng)許可不得將公司的軟盤文件轉借他人及帶出公司，違者按公司規(guī)章制度予以嚴懲。10、各種耗材（軟盤、色帶墨粉）應由管理部記錄品名、規(guī)格、數(shù)量、購買和領用記錄，管理部將每一臺設備單獨設立檔案，記錄設備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼（不公開）、維修記錄、專業(yè)軟件名稱及調(diào)動方法等等，經(jīng)保管人員簽名，由管理部統(tǒng)一保管，在設備移交時，由接受人、原保管人確認無誤，簽名后完成整個移交過程。11、對于外部采購的軟件，使用人應遵照使用手冊操作，自行開發(fā)的軟件，開發(fā)者應在開發(fā)各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項，如應開發(fā)者未詳盡告知，而引起的數(shù)據(jù)損失，開發(fā)者應承擔相應責任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項，而引起的數(shù)據(jù)丟失，由使用人負責。軟件故障排除后，按責任大小作相應的處理。12、因使用軟件而做備份的軟盤應由使用人編號，禁止帶出，該軟盤使用期滿后，將原盤數(shù)據(jù)復制于新盤，原盤編號不變。13、電腦使用過程中出現(xiàn)故障時，使用人應及時口頭報告電腦程序員，并記錄現(xiàn)場情況，報公司管理部，以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規(guī)定，而人為造成機器故障的，則視故障情況處罰當事人。14、電腦程序員有責任對公司電腦網(wǎng)絡系統(tǒng)正常運作負責，如遇電腦發(fā)生故障，應詳細詢問使用人電腦故障情況，及時處置排除，當故障原因無法確定時，應知會管理部經(jīng)理，并及時與供應商取得聯(lián)絡，最短時間使電腦恢復正常。15、與外界交流的軟盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用，或帶出本公司，嚴格禁止運行任何游戲軟件，公司軟盤應與外界交流需要帶出時，應事先向管理部報告。16、設備使用范圍(1)禁止在驅(qū)動器燈亮時插入、取出軟盤。(2)禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。(3)下班時應切斷電源，套上“防靜電電腦保護套”。(4)禁止在設備電源開著時，移動設備。(5)電源開啟順序為：接線板→UPS→顯示屏→電腦→打印機，關閉的順序相反。(6)打印時應使用打印紙或復印紙，禁止打印時拔紙。(7)禁止帶電時插、拔插頭。(8)共享打印機時，應按規(guī)定填制“打印登記表”(9)電腦上網(wǎng)非業(yè)務用途不得私自上網(wǎng)。17、個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼，不得擅自轉讓或借與他人使用。（案場上由行政專案或行政助理保管）。18、下班前必須按正確操作退出系統(tǒng)并關機。管理部將不定期的進行檢查，凡違反第1、16、17條規(guī)定者，將被處以50-200元的罰款。

計算機管理暫行辦法一、管理條例：（一）軟件操作：1、每位計算機用戶須安裝軟件，填寫《軟件安裝申請單》至管理部，經(jīng)審批后，由網(wǎng)管負責安裝。2、禁止用戶私自安裝軟件。3、嚴禁安裝游戲軟件；（二）硬件保護：1、使用人在離開前應退出系統(tǒng)并關機；2、任何人未經(jīng)保管人同意，不得使用他人的電腦。3、除硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的微機或相關的電腦設備；4、所有人員不得無故搬動計算機及相關設備。5、硬件維護人員在拆卸微機時，必須采取必要的防靜電措施；6、硬件維護人員在作業(yè)完成后或準備離去時，必須將所拆卸的設備復原；7、不得擅自攜帶計算機及其相關設備離開，若有特殊需要，書面申請至管理部，經(jīng)審核后方可帶離。（三）互聯(lián)網(wǎng)操作：1、用戶負責本人帳號、口令管理，并自行保密，不得擅自轉讓帳戶，不得借與他人使用，2、用戶不得擅自下載軟件。3、用戶只瀏覽與工作相關網(wǎng)頁，如在網(wǎng)上發(fā)表有違國家法律、法規(guī)的言論，后果自負。（四）文件存儲：1、對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準的情況下，不得向計算機網(wǎng)絡拷入軟件或文檔；2、數(shù)據(jù)的備份由相關網(wǎng)絡管理員管理，備份用的軟盤由網(wǎng)絡管理員提供；3、各類盤片（軟盤、光盤等）做到先殺毒、后使用，確保無病毒。4、除蘋果機外，所有計算機內(nèi)數(shù)據(jù)存儲在公司服務器內(nèi)相應位置上。5、計算機管理人員每逢雙月中旬將服務器內(nèi)數(shù)據(jù)刻入光盤內(nèi)。6、刻錄光盤需至管理部登記備案，備份光盤由管理部保管，需借出時，填寫《借盤單》經(jīng)借入方部門經(jīng)理審核確認后方能帶離。7、文稿打印由服務器實行監(jiān)控，以打印稿方式外泄，經(jīng)查證后，必將嚴懲不貸。8、打印文稿優(yōu)先考慮用再生紙。二、處罰細則1、私自安裝軟件，罰款：100元2、發(fā)現(xiàn)在計算機內(nèi)安裝有游戲軟件，罰款：300元。3、發(fā)現(xiàn)上班期間玩游戲，參與者罰款：300元，圍觀者罰款：100元4、未經(jīng)保管人同意，私自使用他人計算機，罰款：100元5、私自拆卸計算機而造成硬件損壞，除照價賠償外，還將接受行政處分，并處已損硬件本身價值兩倍的罰款。6、擅自帶離計算機及相關設備，罰款：500元7、擅自將本人帳號泄露與他人，當事雙方各罰款：100元8、擅自下載軟件，罰款：100元9、軟盤使用前未經(jīng)殺毒處理，罰款：100元10、使用盤片前未殺毒，罰款：50元。11、通過計算機及其相關設備外泄公司機密將接受公司行政處分，后果嚴重者將受法律起訴。11、不愛惜公司計算機設備，野蠻使用，違背常規(guī)操作方式的，罰款：200元。注：本辦法解釋權歸公司管理部，自即日起升效，上述條例中未詳盡之處日后隨時添加。

安防措施結合本公司是租用辦公用房的實際情況，為了做好租房期間的安防工作，保證所租用設施的完好及公司的正常工作，特制定如下安防措施。一、提高對安防工作的思想認識：安防工作是完成正常工作的根本保證