流程圖繪制的方法及技巧課件教材講義

流程圖繪制的方法及技巧流程圖繪制目標(biāo)及基本知識(shí)講解流程圖的繪制流程圖交付要求什么是業(yè)務(wù)流程？

業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)”的一系列相關(guān)的活動(dòng)業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個(gè)單一的功能或者單一的部門業(yè)務(wù)流程能夠貫穿始終地反映經(jīng)營(yíng)情況流程與業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)息息相關(guān)并向客戶提供價(jià)值.如果企業(yè)能夠?qū)⑷藶閷?shí)現(xiàn)的流程和通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的流程進(jìn)行無(wú)縫整合,企業(yè)將因此獲得核心的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)業(yè)務(wù)流程重組業(yè)務(wù)流程重組(BPR)是一種改進(jìn),它的目標(biāo)是通過(guò)重新設(shè)計(jì)組織經(jīng)營(yíng)的流程,使流程的增值內(nèi)容最大化,非增值內(nèi)容最小化(包括降低營(yíng)運(yùn)成本,控制營(yíng)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn),提高營(yíng)運(yùn)效率三方面),從而獲得績(jī)效的改進(jìn)部門內(nèi)部逐步改進(jìn)與完善公司業(yè)務(wù)流程重組戰(zhàn)略重組什么是業(yè)務(wù)流程重組？流程繪制目標(biāo)理解現(xiàn)有流程和資源分配闡明企業(yè)關(guān)鍵問(wèn)題識(shí)別改進(jìn)的良機(jī)流程圖是一種工具，可用來(lái)了解、分析和歸檔公司的流程和活動(dòng)，幫助確定改善機(jī)會(huì)一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所需輸出結(jié)果的一系列步驟什么是流程圖？流程圖繪制流程圖繪制主要包括以下三項(xiàng)內(nèi)容：理解流程編制流程圖完善流程圖流程圖繪制流程圖繪制基礎(chǔ)有明確定義的開(kāi)端和結(jié)束有輸入必有輸出在整個(gè)企業(yè)組織中“流動(dòng)”不局限于單一的功能和部門流程輸入輸出流程圖繪制－

管理要素的劃分營(yíng)運(yùn)流程管

理

支

持

流

程采購(gòu)管理營(yíng)銷管理發(fā)電管理輸電管理配電管理技術(shù)、電能質(zhì)量管理行政事務(wù)管理預(yù)算管理財(cái)務(wù)管理投資管理信息系統(tǒng)管理人力資源管理固定資產(chǎn)管理檢修計(jì)劃管理

下列為繪制流程圖所需考慮的要素信息：行為

責(zé)任

輸入

在流程中的關(guān)鍵行為流程中的關(guān)鍵責(zé)任

每一行為的主要輸入來(lái)源輸出

顧客

時(shí)間和成本每一行為的關(guān)鍵交付成果每一行為輸出的接受者每一行為所需的時(shí)

（內(nèi)部和外部）

間/成本

畫流程圖需了解的信息文件/表格：該標(biāo)識(shí)文件，包括表格、字母和報(bào)告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌?biāo)識(shí)上寫下標(biāo)題用以代表特定的文件。系統(tǒng)/數(shù)據(jù)庫(kù)：該標(biāo)識(shí)用于表明信息從現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中流入或流出。該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入、處理或輸出?？稍跇?biāo)識(shí)中寫明特定的系統(tǒng)名稱。流程圖繪制標(biāo)識(shí)一套標(biāo)準(zhǔn)的符號(hào)能幫助快速并且一致地通過(guò)流程圖進(jìn)行溝通流程操作：該標(biāo)識(shí)用于指示一項(xiàng)需要人工處理的活動(dòng)，例如手工處理一個(gè)文件（如手寫的采購(gòu)單），或人工檢查一個(gè)文件。流程參見(jiàn):該標(biāo)識(shí)用于指示從一個(gè)流程轉(zhuǎn)向下一個(gè)流程。流程圖繪制標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)信息:該標(biāo)識(shí)用于指示輸入流程的數(shù)據(jù)和信息。決定批復(fù)：該菱形框代表一個(gè)決定或批復(fù)。它給人以強(qiáng)烈的視覺(jué)提示，即此處需要作出決定或批復(fù)。該標(biāo)識(shí)經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況。方向標(biāo)記：流向箭頭代表任務(wù)執(zhí)行時(shí)的次序，它們引導(dǎo)著流程。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務(wù)被完成。流程圖繪制標(biāo)識(shí)存檔:該框代表一個(gè)文檔在此處需要被存檔。開(kāi)始/結(jié)束:該框用以表示一個(gè)流程的開(kāi)始和結(jié)束。流程圖繪制標(biāo)識(shí)流程圖連接標(biāo)識(shí)：該標(biāo)識(shí)用于同一流程圖中頁(yè)和頁(yè)的連續(xù)或者用于同頁(yè)內(nèi)從一個(gè)動(dòng)作框轉(zhuǎn)到另一個(gè)動(dòng)作框。當(dāng)畫到頁(yè)底時(shí)，可以在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用連接標(biāo)識(shí)。連接標(biāo)識(shí)的畫法：在標(biāo)識(shí)內(nèi)以大寫的英文字母表示（A-Z)，然后在需要接入的地方畫上同樣的流程連接標(biāo)識(shí)，在該標(biāo)識(shí)上寫下相同的英文大寫字母。流程圖繪制標(biāo)識(shí)A繼續(xù)“是”情況下的流程是否狀況表是

否被批準(zhǔn)?A對(duì)狀況表

作修改在決定框之前使用手工操作標(biāo)識(shí)：如果流程分叉為是/否，則有人作出決定。用決定框來(lái)表示。由于所作的決定和批復(fù)很少無(wú)效，因此在決定框之前通常有人工活動(dòng)標(biāo)識(shí)。是否是否有效？流程圖繪制標(biāo)識(shí)驗(yàn)證統(tǒng)計(jì)

數(shù)據(jù)的有效性流程圖繪制詢問(wèn)一個(gè)流程活動(dòng)的問(wèn)題包括：

流程/任務(wù)生成什么？職員怎樣執(zhí)行它？為什么要這樣做？何時(shí)、由誰(shuí)對(duì)它進(jìn)行復(fù)核？流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？流程活動(dòng)何時(shí)需要？錯(cuò)誤/問(wèn)題的種類、頻率和發(fā)生原因是什么？怎樣處理錯(cuò)誤/問(wèn)題/例外？輸出什么？輸出多少？輸出至哪里？流程范圍控制目標(biāo)主要控制點(diǎn)涉及部門及表格流程流轉(zhuǎn)時(shí)間特定政策建議步驟:從一個(gè)高層次的流程開(kāi)始,如有必要,到下一層次的流程確定每個(gè)子流程的開(kāi)始和結(jié)束(保持重點(diǎn))

確定關(guān)鍵輸入和輸出按步驟進(jìn)行每個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)子流程節(jié)約時(shí)間:如果陷入困境,休息一下或跳到另一方面采用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號(hào)在流程繪制過(guò)程中或在每一子流程的結(jié)束確認(rèn)流程和技術(shù)改進(jìn)機(jī)會(huì)核查流程的準(zhǔn)確性流程圖繪制的技巧需要

按實(shí)際情況繪制流程

需要

在整個(gè)組織內(nèi)思考流程需要

與流程牽涉的人員交流需要

在開(kāi)始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束

需要

高層次的流程圖不能

按照自己的想象繪制流程

不能

把流程圖局限在自己的部門

不能閉門造車，在真空中工作

不能

在確認(rèn)流程范圍前繪制流程不能

陷入太多的細(xì)節(jié)

流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn)總結(jié)流程圖的格式宋體標(biāo)題采用14號(hào)字體、加粗、中間對(duì)齊部門采用10號(hào)字體、加粗、下劃線、中間對(duì)齊框內(nèi)采用6－8號(hào)字體、普通不加粗、中間對(duì)齊連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對(duì)齊盡量避免相交線業(yè)務(wù)流程圖交付要求業(yè)務(wù)流程圖交付要求流程圖的組成流程圖標(biāo)題涉及部門部門分隔線標(biāo)識(shí)符連線框內(nèi)的字宋體6－8號(hào)普通不加粗中間對(duì)齊標(biāo)題宋體14號(hào)加粗中間對(duì)齊部門宋體10號(hào)加粗下劃線中間對(duì)齊連線盡量避免交叉、有時(shí)可以適當(dāng)合并以求簡(jiǎn)單明了不同的選項(xiàng)在連線上標(biāo)明，與框內(nèi)的字體同樣要求將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室將單據(jù)傳遞給辦公室起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和流程對(duì)象必須清晰輸入和輸出應(yīng)當(dāng)明確應(yīng)當(dāng)在合適的地方標(biāo)出估計(jì)時(shí)間（該項(xiàng)流程作業(yè)所需的時(shí)間）為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/負(fù)責(zé)的范圍做到對(duì)流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉地讀懂流程圖詳細(xì)程度應(yīng)達(dá)到足以識(shí)別無(wú)效率的活動(dòng)量化目前的關(guān)鍵績(jī)效考評(píng)指標(biāo)業(yè)務(wù)流程圖交付要求現(xiàn)狀流程圖樣張

樣張找出流程本身存在的問(wèn)題尋求通過(guò)信息技術(shù)系統(tǒng)的應(yīng)用提高流程效率的機(jī)會(huì)制定速效方案解決當(dāng)務(wù)之急在流程繪制過(guò)程中,我們不僅應(yīng)該理解現(xiàn)有的流程,更要識(shí)別流程改進(jìn)的機(jī)會(huì),建議的步驟如下:流程改進(jìn)原則缺少關(guān)鍵步驟重復(fù)勞動(dòng)(一個(gè)流程內(nèi)或是跨部門)不必要的文書(shū)工作不完全或冗余的審查過(guò)程不必要的延誤與其它流程、部門、顧客或供應(yīng)商的接口不夠清晰