公司辦公用品管理核心制度含表單

貴州中鑫經(jīng)貿(mào)有限責(zé)任企業(yè)辦公用品管理制度目標(biāo)為規(guī)范辦公用具管理，使之既滿足職員工作需要又杜絕鋪張浪費(fèi)，針對(duì)企業(yè)具體辦公用具使用情況特制訂本制度。適用范圍適適用于企業(yè)辦公用具采購(gòu)、保管、領(lǐng)用及報(bào)廢等管理。管理權(quán)責(zé)綜合管理部：負(fù)責(zé)審核、匯總各部門每個(gè)月辦公用具領(lǐng)用情況并依據(jù)當(dāng)月庫(kù)存情況進(jìn)行采購(gòu)申報(bào)、入庫(kù)、領(lǐng)用登記等。各部門:負(fù)責(zé)做好本部門每個(gè)月辦公用具需求匯總、申報(bào)、領(lǐng)用和發(fā)放等工作。采購(gòu)部：負(fù)責(zé)每個(gè)月辦公用具采購(gòu)及費(fèi)用報(bào)銷。企業(yè)副總經(jīng)理：負(fù)責(zé)審批每個(gè)月辦公用具申購(gòu)和報(bào)銷。定義:辦公用具分類：辦公用具分為消耗品、耐用具及特殊用具三類。消耗品：系指輕易消耗，無(wú)法反復(fù)使用用具，如:水筆、圓珠筆、鉛筆、螢光筆、筆記本、橡皮擦、回形針、釘書(shū)針、打印墨盒、蠟紙、硒鼓等。耐用具：系指能反復(fù)使用并能保持原有形態(tài)和性能用具。耐用具文具如有遺失應(yīng)由個(gè)人自購(gòu)。平時(shí)使用如有故障或損壞，應(yīng)以舊品換新品，如：U盤(pán)、訂書(shū)機(jī)、啟釘器、計(jì)算器、筆筒、小刀、尺子等。耐用具文具需列入離崗移交范圍：服務(wù)年限1年以內(nèi)（含），如有遺失，照價(jià)賠償；服務(wù)年限1年以上，耐用具單價(jià)在500元（含）以上，如有遺失，照價(jià)賠償。特殊用具：系指一些部門人員為進(jìn)行其專業(yè)工作需要特殊用具。如：財(cái)務(wù)部常見(jiàn)憑證等。領(lǐng)用分類：依據(jù)辦公用具使用性質(zhì)，將辦公用具分為公用具和私用具兩類，私用具由使用人個(gè)人領(lǐng)用，公用具由部門專門指定人員統(tǒng)一領(lǐng)用。個(gè)人領(lǐng)用：系個(gè)人使用保管用具，如水筆、橡皮擦、筆記本、筆芯等。部門領(lǐng)用：系本部門共同使用用具，如打印紙、打印墨盒等。管理要求辦公用具申購(gòu)各部門應(yīng)于每個(gè)月25日前依據(jù)工作需要編制下月辦公用具需求計(jì)劃，填寫(xiě)《辦公用具采購(gòu)申請(qǐng)單》,經(jīng)部門責(zé)任人審核,分管領(lǐng)導(dǎo)審批后交綜合管理部。綜合管理部統(tǒng)一匯總、整理各部門采購(gòu)申請(qǐng)，并經(jīng)核查庫(kù)存情況后填寫(xiě)《辦公用具采購(gòu)申請(qǐng)單》，于次月1日前經(jīng)綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后，交采購(gòu)部采購(gòu)。各部門辦公用具領(lǐng)用經(jīng)辦人依據(jù)本部門《辦公用具采購(gòu)申請(qǐng)單》所列明細(xì)，于每個(gè)月5日前向綜合管理部領(lǐng)用并發(fā)放到本部門職員手中。各部門若需采購(gòu)臨時(shí)急需辦公用具，由部門填寫(xiě)《辦公用具采購(gòu)申請(qǐng)單》，并在備注欄內(nèi)注明急需采購(gòu)原因，經(jīng)部門責(zé)任人、綜合管理部經(jīng)理審核、副總經(jīng)理審批后，由采購(gòu)部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。辦公用具采購(gòu)為有效完成采購(gòu)任務(wù)，標(biāo)準(zhǔn)上由采購(gòu)部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。對(duì)專業(yè)性辦公用具采購(gòu)，由所需部門幫助采購(gòu)部共同進(jìn)行采購(gòu)。臨時(shí)急需辦公用具可經(jīng)綜合管理部和采購(gòu)部同意后由使用部門自行采購(gòu)。對(duì)單價(jià)大于500元以上辦公用具采購(gòu)，應(yīng)優(yōu)異行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，并將最終議定價(jià)格呈報(bào)副總經(jīng)理同意后，方可實(shí)施采購(gòu)任務(wù)。辦公用具入庫(kù)辦公用具入庫(kù)前由綜合管理部指定專員進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)于符合要求要求，由綜合管理部辦公用具管理人員登記入庫(kù)，并填寫(xiě)《辦公用具入庫(kù)記錄表》；對(duì)不符合要求，由采購(gòu)人員負(fù)責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。辦公用具采購(gòu)發(fā)票應(yīng)由綜合管理部經(jīng)理簽字確定入庫(kù)后，方可報(bào)銷。辦公用具領(lǐng)用職員領(lǐng)用辦公用具應(yīng)填寫(xiě)《辦公用具領(lǐng)用記錄表》。職員領(lǐng)用單價(jià)在人民幣500元以上辦公用具，須填寫(xiě)《固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)表》，說(shuō)明申購(gòu)理由，經(jīng)部門主管、部門分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部審核，副總經(jīng)理審批。辦公用具使用嚴(yán)禁職員將辦公用具帶出企業(yè)挪作私用。凡屬各部門或部門內(nèi)職員共用辦公用具應(yīng)指定專員負(fù)責(zé)保管。企業(yè)職員使用辦公用具必需堅(jiān)持科學(xué)、合理、節(jié)省、珍惜標(biāo)準(zhǔn)，節(jié)省使用易耗品，正確使用非易耗品。對(duì)于企業(yè)內(nèi)部文件資料，提倡使用二手紙。辦公用具若被人為損壞，應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償。辦公用具報(bào)廢非消耗性辦公用具因使用時(shí)間過(guò)長(zhǎng)需要報(bào)廢注銷時(shí)，使用人應(yīng)提出辦公用具報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)部門主管審核，并副總經(jīng)理同意同意后，到綜合管理部辦理報(bào)廢注銷手續(xù)。辦公用具回收職員離職時(shí)，應(yīng)依《財(cái)產(chǎn)個(gè)人保管卡》所領(lǐng)耐用具一并退回綜合管理部，并辦理好移交手續(xù)。回收再利用辦公用具列入庫(kù)存。辦公用具倉(cāng)庫(kù)管理綜合管理部建立辦公用具購(gòu)置和領(lǐng)用登記臺(tái)帳，并做好購(gòu)置和領(lǐng)用臺(tái)帳登記工作。綜合管理部應(yīng)每個(gè)月結(jié)算各部門月需求量及金額，對(duì)異常情況提出書(shū)面分析反饋。其它辦公用具每三個(gè)月盤(pán)點(diǎn)一次，每次盤(pán)點(diǎn)結(jié)果統(tǒng)計(jì)在《辦公用具季報(bào)表》，并報(bào)財(cái)務(wù)部立案。相關(guān)表單:《辦公用具需求計(jì)劃表》（編號(hào)：）《辦公用具采購(gòu)申請(qǐng)單》（編號(hào)：）《辦公用具庫(kù)存記錄表》（編號(hào)：）《辦公用具領(lǐng)用記錄表》（編號(hào)：）《辦公用具處理、報(bào)廢單》（編號(hào)：）10．附則10.1本制度經(jīng)總經(jīng)理同意,自20年月日實(shí)施。10.2本制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部,修訂時(shí)亦同。

附表一：年月辦公用具采購(gòu)需求計(jì)劃表單位：編號(hào)：需求人員名稱型號(hào)單位數(shù)量估計(jì)金額備注說(shuō)明：每個(gè)月25日前，各部門依據(jù)需要編制下月辦公用具需求，報(bào)綜合管理部。審批人：部門責(zé)任人：申購(gòu)人：

附表二：辦公用具采購(gòu)申請(qǐng)單編號(hào):填表日期:年月日品名規(guī)格數(shù)量單位金額使用人備注綜合管理部意見(jiàn)副總經(jīng)理意見(jiàn)注：本表由綜合管理部填寫(xiě) 申請(qǐng)人:

附表三：庫(kù)存記錄表日期來(lái)源入庫(kù)日期數(shù)量單價(jià)出庫(kù)情況結(jié)余驗(yàn)證人部門數(shù)量年月年月年月年月年月年月年月年月年月年月年月年月年月年月年月年月年月

附表四：辦公用具領(lǐng)用記錄表部門：領(lǐng)用日期名稱數(shù)量領(lǐng)用人備注

附表五：辦公用具處理、報(bào)廢單申請(qǐng)部門申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期辦公用具名稱規(guī)格型號(hào)申請(qǐng)?jiān)蛘f(shuō)明辦公用具使用人部門主管意見(jiàn)綜合管理部辦公用具名稱辦公用具編號(hào)規(guī)