老年活動(dòng)策劃與組織流程

活動(dòng)調(diào)研階段確定調(diào)研專(zhuān)題制定調(diào)研計(jì)劃實(shí)施調(diào)研計(jì)劃撰寫(xiě)調(diào)查報(bào)告活動(dòng)調(diào)研是一種有計(jì)劃、有組織的策劃活動(dòng)，必須遵照一定的工作程序。準(zhǔn)確的市場(chǎng)調(diào)研有助于減少風(fēng)險(xiǎn)。活動(dòng)開(kāi)始前的市場(chǎng)調(diào)研做得越好，越能達(dá)到組織者的期待。制定調(diào)研專(zhuān)題找出關(guān)鍵性問(wèn)題，回答5個(gè)W，確定調(diào)研的專(zhuān)題。Why為什么要舉辦這個(gè)活動(dòng)，設(shè)計(jì)一系列能夠表明舉辦本次活動(dòng)的重要性等方面的原因。Who本次活動(dòng)的利益相關(guān)者是誰(shuí)，包括內(nèi)部管理者、外部媒體、上級(jí)政府及參加活動(dòng)的相關(guān)人(老年人、親屬、監(jiān)護(hù)者、鄰居、朋友等)。When必須要判斷對(duì)相應(yīng)規(guī)模的活動(dòng)而言，現(xiàn)有的調(diào)查時(shí)間是否可行。Where充分了解舉辦地的優(yōu)缺點(diǎn)。What舉辦一次什么樣的活動(dòng)和活動(dòng)定位，這要取決于收集的調(diào)查信息決定的活動(dòng)參與對(duì)象和潛在對(duì)象的要求：活動(dòng)規(guī)模，活動(dòng)的參加單位數(shù)量，參加的觀眾，活動(dòng)的場(chǎng)館面積。制定調(diào)研計(jì)劃調(diào)研計(jì)劃主要包括調(diào)研渠道和調(diào)查方法。調(diào)研渠道事先向相關(guān)政府管理部門(mén)，如民政部門(mén)、街道社區(qū)、老干部局等了解歷史性的活動(dòng)或同類(lèi)活動(dòng)的舉辦情況。向各類(lèi)老年社團(tuán)、老年協(xié)會(huì)、老干部之家、老干部大學(xué)、老干部活動(dòng)中心、退休職工活動(dòng)中心、各老年藝術(shù)團(tuán)體、文化藝術(shù)機(jī)構(gòu)等獲悉可利用的活動(dòng)人力、物力、課程、技術(shù)等資源。到涉老網(wǎng)站、廣播、報(bào)紙期刊、電視欄目、微信公眾號(hào)等探索可行的宣傳途徑。123制定調(diào)研計(jì)劃調(diào)研計(jì)劃主要包括調(diào)研渠道和調(diào)查方法。調(diào)查方法1.典型調(diào)查是指從調(diào)查對(duì)象的總體中選取一個(gè)或幾個(gè)具有代表性的單位，如個(gè)人、群體、組織、社區(qū)等，進(jìn)行全面、深入的調(diào)查。目的：通過(guò)直接地、深人地調(diào)查研究個(gè)別典型。來(lái)認(rèn)識(shí)同類(lèi)事物的一般屬性和規(guī)律。

2.重點(diǎn)調(diào)查是通過(guò)對(duì)重點(diǎn)樣本的調(diào)查來(lái)大致地掌握總體的基本數(shù)量情況的調(diào)查方式。所謂“重點(diǎn)”。是指總體中那些在某一或某些數(shù)量指標(biāo)上占有較大比重的單位或個(gè)體。3.抽樣調(diào)查是指從調(diào)查對(duì)象的總體中抽取一些個(gè)人或單位作為樣本，通過(guò)對(duì)樣本的調(diào)查研究來(lái)推論總體的狀況。抽樣調(diào)查的調(diào)查對(duì)象一般要求采取隨機(jī)抽樣的方法確定。隨機(jī)樣本的代表性較少受到抽樣者主觀因素的影響，其代表性是由隨機(jī)抽樣方法來(lái)保證的。實(shí)施調(diào)研計(jì)劃實(shí)施調(diào)研計(jì)劃是收集信息、加工信息和分析信息的過(guò)程。為了便于以后的加工、貯存和傳遞，在進(jìn)行信息收集以前，要按照信息收集的目的和要求設(shè)計(jì)出合理的收集提綱和表格，編制調(diào)查問(wèn)卷和調(diào)查表。提綱是搜集資料的依據(jù)。調(diào)查過(guò)程中有時(shí)提綱要不斷修改，提綱編寫(xiě)好后，要根據(jù)提綱要求設(shè)計(jì)必要的調(diào)查表和問(wèn)卷。最后以調(diào)查報(bào)告、資料摘編、數(shù)據(jù)圖表等形式把獲得的信息整理出來(lái)，并將這些信息資料與收集計(jì)劃進(jìn)行對(duì)比分析，如不符合要求，還要進(jìn)行補(bǔ)充收集。1.前言撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告調(diào)查報(bào)告是將調(diào)查數(shù)據(jù)分析結(jié)果書(shū)面化的形式，也是對(duì)整個(gè)調(diào)查工作的總結(jié)。調(diào)查報(bào)告一般由標(biāo)題和正文兩部分組成。(一)標(biāo)題規(guī)范化的標(biāo)題格式，即“發(fā)文主題”加“文種”。自由式標(biāo)題，包括陳述式、提問(wèn)式和正副題結(jié)合使用三種。(二)正文（2）寫(xiě)明調(diào)查對(duì)象的歷史背景、大致發(fā)展經(jīng)過(guò)、現(xiàn)實(shí)狀況、主要成績(jī)、突出問(wèn)題等基本情況，進(jìn)而提出中心問(wèn)題或主要觀點(diǎn)來(lái);（3）直接概括出調(diào)查的結(jié)果。如肯定做法、指出問(wèn)題、提示影響、說(shuō)明中心內(nèi)容等。（1）寫(xiě)明調(diào)查的起因或目的、時(shí)間和地點(diǎn)、對(duì)象或范圍、經(jīng)過(guò)與方法。以及人員組成等調(diào)查本身的情況，從中引出中心問(wèn)題或基本結(jié)論來(lái);2.主體撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告是調(diào)查報(bào)告最主要的部分，這部分詳述調(diào)查研究的基本情況、做法、經(jīng)驗(yàn)，以及分析調(diào)查研究所得材料中得出的各種具體認(rèn)識(shí)、觀點(diǎn)和基本結(jié)論。3.結(jié)尾（1）提出解決問(wèn)題的方法、對(duì)策或下一步改進(jìn)工作的建議;（2）總結(jié)全文的主要觀點(diǎn)，進(jìn)一步深化主題;或提出問(wèn)題，引發(fā)人們的進(jìn)一步思考。小結(jié)確定調(diào)研專(zhuān)題01制定調(diào)研計(jì)劃02實(shí)施調(diào)研計(jì)劃03撰寫(xiě)調(diào)研報(bào)告04活動(dòng)主題策劃CONTENTS目錄活動(dòng)主題1子主題活動(dòng)設(shè)計(jì)2主題環(huán)境設(shè)計(jì)3活動(dòng)主題PART01活動(dòng)主題(一)主題突出明確在策劃老年活動(dòng)主題時(shí)，工作人員往往會(huì)根據(jù)時(shí)間性進(jìn)行策劃。春天到來(lái)，老年的團(tuán)體活動(dòng)主題可以與春天緊密相關(guān)，如“春游”“春季養(yǎng)生”“春之園藝”“風(fēng)箏涂色”“樹(shù)葉貼畫(huà)”等主題。遇到節(jié)慶日，活動(dòng)主題則一般圍繞著節(jié)慶主題來(lái)展開(kāi)。比如七月一日黨主題活動(dòng)，重陽(yáng)節(jié)的重陽(yáng)主題活動(dòng)，老年人集體生日的生日主題活動(dòng)等?；顒?dòng)主題緊扣時(shí)間性的好處，是為了讓老年人緊跟時(shí)代步伐，獲得生活上的節(jié)奏感。除去重大重要的節(jié)日之外，可以在活動(dòng)調(diào)研階段發(fā)現(xiàn)老年人的需要，了解他們關(guān)心的話題，結(jié)合時(shí)下熱點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)其他的活動(dòng)主題并且進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)。比如懷舊主題、保健主題、紅歌主題、棋牌主題等都是老年人活動(dòng)中喜聞樂(lè)見(jiàn)的主題類(lèi)型?；顒?dòng)主題(二)關(guān)聯(lián)主題物品尤其是大型活動(dòng)一般應(yīng)有與活動(dòng)主題相吻合的具體實(shí)物。濰坊風(fēng)箏節(jié)的“風(fēng)箏”，大連國(guó)際服裝文化節(jié)的“服裝”，青島啤酒節(jié)的“啤酒”，余姚楊梅節(jié)的“楊梅”等，這些物品就是主題物品，它們是整個(gè)活動(dòng)的靈魂和載體，承載著大型活動(dòng)的主題內(nèi)容?；顒?dòng)主題(三)引用主題典故無(wú)論是節(jié)假日還是其他節(jié)慶，都有自己的典故。根據(jù)活動(dòng)的主題，挖掘出相關(guān)的典故與趣聞，有利于烘托整個(gè)活動(dòng)的主題，提升活動(dòng)的文化品位，增強(qiáng)活動(dòng)的吸引力。如中國(guó)特有的七夕情人節(jié)，其典故就妙趣橫生，充滿(mǎn)了人文色彩和美好情趣。如果在老年活動(dòng)中將這些典故整理成為一個(gè)個(gè)完整的故事，形象地展示出來(lái)，可以烘托活動(dòng)主題的文化品位，可以滿(mǎn)足活動(dòng)參與對(duì)象的求知心理，更好地達(dá)到活動(dòng)的舉辦目的。子活動(dòng)主題設(shè)計(jì)主題是一個(gè)系統(tǒng)，是貫穿活動(dòng)內(nèi)容和項(xiàng)目的一條主線，由許多子主題活動(dòng)構(gòu)成。子主題活動(dòng)設(shè)計(jì)時(shí)，不能隨意安排，每個(gè)子活動(dòng)一定是圍繞主題開(kāi)展的，不應(yīng)安排與主題無(wú)關(guān)的，或關(guān)聯(lián)度不高的子活動(dòng)?？紤]到老年活動(dòng)單次時(shí)間一般最多不超過(guò)2小時(shí)，通常為1～1.5小時(shí)為宜。或者開(kāi)展主題活動(dòng)月，分散在一個(gè)月份內(nèi)的多個(gè)日子舉辦。也可以在一次活動(dòng)中，設(shè)計(jì)若干個(gè)子活動(dòng)?；蛘叽┎逡恍┯螒颍總€(gè)子活動(dòng)的時(shí)間以30分鐘為宜，整體活動(dòng)時(shí)間依然不超過(guò)2小時(shí)，避免老年人過(guò)度勞累。圍繞主題開(kāi)展主題活動(dòng)周，分布在一周內(nèi)的多個(gè)時(shí)間段興辦;主題環(huán)境設(shè)計(jì)活動(dòng)的主題性表現(xiàn)于活動(dòng)氛圍的營(yíng)造，即基于某種文化理念而營(yíng)造出來(lái)的場(chǎng)面特色，包括活動(dòng)場(chǎng)地的基調(diào)、音樂(lè)音響和裝飾色調(diào)、香氛等。對(duì)于烘托活動(dòng)的現(xiàn)場(chǎng)氣氛、影響公眾的歡快心態(tài)，具有重要的作用。主題環(huán)境設(shè)計(jì)1.聽(tīng)覺(jué)環(huán)境設(shè)計(jì)音響系統(tǒng)和音響效果是制造活動(dòng)良好聽(tīng)覺(jué)環(huán)境的基本要素，聽(tīng)覺(jué)環(huán)境包括背景音樂(lè)、主題音樂(lè)和演講擴(kuò)音效果，應(yīng)該與活動(dòng)的主題協(xié)調(diào)一致，產(chǎn)生獨(dú)特和強(qiáng)烈的聽(tīng)覺(jué)感染效果。2.視覺(jué)環(huán)境設(shè)計(jì)視覺(jué)環(huán)境主要包括各種標(biāo)牌、標(biāo)語(yǔ)和標(biāo)識(shí)，能夠引導(dǎo)活動(dòng)參與者體驗(yàn)和感受活動(dòng)主題，燈光能增添興趣的氣氛，營(yíng)造出戲劇效果和浪漫色彩。3.觸覺(jué)環(huán)境設(shè)計(jì)觸覺(jué)環(huán)境設(shè)計(jì)由可觸摸感覺(jué)的物質(zhì)材料系統(tǒng)所構(gòu)成，主要包括活動(dòng)節(jié)目單、宣傳單、桌布、餐巾、餐具、紀(jì)念品等，引導(dǎo)活動(dòng)參與者感受活動(dòng)的規(guī)格和風(fēng)格，烘托主題。主題環(huán)境設(shè)計(jì)4.嗅覺(jué)環(huán)境設(shè)計(jì)嗅覺(jué)環(huán)境由人造或自然氣味來(lái)營(yíng)造，在活動(dòng)的不同階段和不同場(chǎng)合，嗅覺(jué)環(huán)境應(yīng)有所變化。香水和蠟燭的使用有助于營(yíng)造心理交談的私密，植物和花卉的使用有助于營(yíng)造原生態(tài)。水果和巧克力香料有助于營(yíng)造宴會(huì)氛圍。5.味覺(jué)環(huán)境設(shè)計(jì)味覺(jué)環(huán)境主要由食品和飲料系列構(gòu)成。食品和飲料的選擇既要滿(mǎn)足活動(dòng)參與者嘗鮮的需要與飲食習(xí)慣的需要，又要反映活動(dòng)的主題與背景特征。主題環(huán)境設(shè)計(jì)環(huán)境設(shè)計(jì)要符合并烘托活動(dòng)主題，運(yùn)用環(huán)境設(shè)計(jì)的五種感覺(jué)手段時(shí)，注意彼此的協(xié)調(diào)和最終的綜合效果?；顒?dòng)參與者因文化、年齡、性別等方面的差異對(duì)五種感覺(jué)的反應(yīng)各有不同，要求活動(dòng)設(shè)計(jì)者針對(duì)具體活動(dòng)人群進(jìn)行調(diào)查，確定主體感覺(jué)手段，圍繞主體感覺(jué)手段協(xié)調(diào)次要感覺(jué)手段，最終實(shí)現(xiàn)最佳的綜合感覺(jué)效果。小結(jié)主題的選取01子主題的設(shè)計(jì)02主題的環(huán)境設(shè)計(jì)03活動(dòng)地點(diǎn)安排CONTENTS目錄發(fā)揮想象力1了解活動(dòng)地點(diǎn)2其他注意事項(xiàng)3發(fā)揮想象力生活中接觸到的老年活動(dòng)大多放在居委會(huì)、社區(qū)，或者禮堂、會(huì)議室等墨守成規(guī)的地方，往往使得參加活動(dòng)的老年人感受不到新意，沒(méi)有動(dòng)力去參加活動(dòng)。發(fā)揮想象力，活動(dòng)可選擇的地點(diǎn)就不限于飯店、會(huì)議室、老年活動(dòng)中心、操場(chǎng)、會(huì)議室也許可以租用高級(jí)餐館、當(dāng)?shù)仫L(fēng)景名勝、溜冰場(chǎng)、室內(nèi)排球場(chǎng)，可以借用校園操場(chǎng)、博物館、歷史遺址、公共綠地等。烘托一些活動(dòng)主題和特點(diǎn)：租用幼兒園、學(xué)校、水族館等舉行懷舊主題、童趣主題、隔代撫養(yǎng)主題的活動(dòng)：勾起老年人的童年往事，與老年人懷舊的心理特征暗合。租用一些時(shí)髦的老年服飾用品店，舉行老年與時(shí)裝美的主題活動(dòng)，活動(dòng)結(jié)束后就地舉行一場(chǎng)老年人時(shí)裝表演。高級(jí)餐館：舉行老年人對(duì)現(xiàn)代生活體驗(yàn)的主題活動(dòng)。舉辦自然、歷史與藝術(shù)主題的活動(dòng)：藝術(shù)劇院、歷史遺址、當(dāng)?shù)仫L(fēng)景名勝能增加老年人對(duì)自然和歷史氣息的投人。了解活動(dòng)地點(diǎn)活動(dòng)地點(diǎn)的特征，往往與季節(jié)性緊密相關(guān)。(一)掌握活動(dòng)地點(diǎn)的特征冰雪主題的活動(dòng)自然要選擇在冬季的度假勝地水上活動(dòng)最好選擇在夏季的度假勝地泡溫泉活動(dòng)最好選擇在除夏季之外的其他季節(jié)在策劃時(shí)，根據(jù)地點(diǎn)的季節(jié)性來(lái)選擇活動(dòng)地點(diǎn)，設(shè)計(jì)不同的活動(dòng)。了解活動(dòng)地點(diǎn)(二)熟知活動(dòng)場(chǎng)所的容量老年聚餐活動(dòng)中，讓9個(gè)人坐10個(gè)人桌并且留出休息區(qū)是較好的選擇，確保桌與桌之間有足夠的距離，讓人們能夠輕松地出入其間不能在一個(gè)大廳里寥寥地?cái)[上幾桌，這樣也會(huì)影響活動(dòng)的氣氛。要做到空間疏密適度、氣氛熱烈活潑。選擇活動(dòng)地點(diǎn)：根據(jù)活動(dòng)規(guī)模，參加活動(dòng)的大致人數(shù)來(lái)考察活動(dòng)具體場(chǎng)所的容量。考察活動(dòng)地點(diǎn)：詢(xún)問(wèn)并了解每一個(gè)場(chǎng)地的容量并遵守規(guī)定是很重要的一項(xiàng)準(zhǔn)備工作。了解活動(dòng)地點(diǎn)

(三)檢查活動(dòng)的場(chǎng)所設(shè)備為老年人組織的活動(dòng)時(shí)——從安全性出發(fā)，無(wú)障礙設(shè)施和場(chǎng)地的細(xì)節(jié)要求比較高。當(dāng)選擇地點(diǎn)時(shí)——要對(duì)活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行全面規(guī)劃。確定室內(nèi)是否有足夠的無(wú)障礙設(shè)施，是否有良好的衛(wèi)生間設(shè)備，地面是否防滑，桌椅是否能移動(dòng)，空間動(dòng)線應(yīng)如何設(shè)計(jì)，可以避免擁堵碰擦?；顒?dòng)前，要認(rèn)真檢查室內(nèi)場(chǎng)所的每個(gè)地方，減少安全隱患?；顒?dòng)場(chǎng)所——有無(wú)殘疾人專(zhuān)用通道，人口處有沒(méi)有障礙，門(mén)是否足夠?qū)?，是否可以通過(guò)輪椅，門(mén)是全自動(dòng)還是使用按鈕。了解活動(dòng)地點(diǎn)

(三)檢查活動(dòng)的場(chǎng)所設(shè)備所有需要有電源插座的地方，確定如果所有電器同時(shí)工作，場(chǎng)地的電量是否夠用。活動(dòng)中考慮安排視聽(tīng)活動(dòng)，需特別注意觀眾的視線范圍有沒(méi)有被大柱子或從天花板垂落下來(lái)的東西擋住視線。離活動(dòng)場(chǎng)所最近的停車(chē)場(chǎng)在哪里?路線怎么走?附近街道是否能停車(chē)?能停放多少車(chē)?是否需要提供停車(chē)引導(dǎo)服務(wù)?能否開(kāi)辟專(zhuān)門(mén)的停車(chē)區(qū)域、預(yù)留車(chē)位?活動(dòng)期間大致的容量是多少?這些細(xì)節(jié)都需要工作人員事無(wú)巨細(xì)，并且實(shí)地考察。其他注意事項(xiàng)(一)了解活動(dòng)對(duì)象的需求和狀況在舉辦活動(dòng)，尤其是外出活動(dòng)時(shí)，要充分考慮老年人的年齡與活動(dòng)地點(diǎn)的匹配程度?？紤]的首要因素是老年人的年齡和身體健康狀況，在策劃時(shí)則以安全性為主。社區(qū)中有一個(gè)組織多年的遠(yuǎn)足俱樂(lè)部，低齡老年人的身體狀況都非常好，經(jīng)常有外出行動(dòng)，可以將活動(dòng)地點(diǎn)定為有一定運(yùn)動(dòng)量和難度的山。如果社區(qū)老年人多在70歲以上，日常并沒(méi)有鍛煉的習(xí)慣，在策劃時(shí)則以安全性為主，活動(dòng)地點(diǎn)宜選擇容易上下，并且高度和坡度都較小的有山的公園，便于勞逸結(jié)合地安排外出活動(dòng)。其他注意事項(xiàng)(二)了解活動(dòng)地點(diǎn)的限制性規(guī)定在活動(dòng)舉辦前，要弄清楚該地點(diǎn)什么事能做，什么事不能做。舉辦腰鼓演出活動(dòng)，場(chǎng)所位于居民區(qū)，那么可能會(huì)有限制噪音的規(guī)定，這一點(diǎn)會(huì)影響到活動(dòng)可以進(jìn)行到多晚，音樂(lè)在哪里可以播放，音量可以開(kāi)到多大。租用室內(nèi)場(chǎng)地，如美術(shù)館、歷史遺址等，可能不允許吸煙，不能在墻上掛東西，可以看不能摸，不能使用閃光燈拍照等；知道如果增加些衛(wèi)生間設(shè)施會(huì)對(duì)場(chǎng)地的消防產(chǎn)生什么影響，哪些門(mén)必須保持通暢、不可鎖牢，以備火災(zāi)時(shí)疏散人群。其他注意事項(xiàng)(三)了解活動(dòng)地點(diǎn)的綜合情況了解在活動(dòng)的前后該場(chǎng)地安排活動(dòng)的情況，開(kāi)始布置和裝飾會(huì)場(chǎng)的時(shí)間在合同上必須明確規(guī)定，如果要在此地舉辦活動(dòng)，要提前知道該場(chǎng)地的安排，以確保有足夠的過(guò)渡時(shí)間。在定奪活動(dòng)地點(diǎn)前，工作人員應(yīng)全面了解該活動(dòng)地點(diǎn)的歷史接待情況，是否舉辦過(guò)類(lèi)似規(guī)模的活動(dòng)，活動(dòng)的效果和過(guò)程如何?小結(jié)發(fā)揮想象力01了解活動(dòng)地點(diǎn)02其他注意事項(xiàng)03活動(dòng)時(shí)間管理CONTENTS目錄活動(dòng)時(shí)間策劃1制定活動(dòng)進(jìn)度表2活動(dòng)時(shí)間策劃(一)活動(dòng)的開(kāi)放時(shí)間活動(dòng)時(shí)間有三個(gè)方面的含義，包括活動(dòng)的開(kāi)放時(shí)間、活動(dòng)的籌備時(shí)間、活動(dòng)的撤除時(shí)間?；顒?dòng)獲得成功的一個(gè)重要條件是挑選一個(gè)合適的時(shí)間，保證大多數(shù)人能出席并且出席的質(zhì)量較高。地點(diǎn)的季節(jié)性因素，是時(shí)間策劃與地點(diǎn)策劃緊密相扣的點(diǎn)，要高度關(guān)注活動(dòng)時(shí)間的季節(jié)因素歸納起來(lái)，在工作人員最后確定活動(dòng)日期之前，應(yīng)該拿出日歷仔細(xì)研究一下多個(gè)因素，看看它們是否對(duì)此次活動(dòng)有所影響。一天中具體哪個(gè)時(shí)間更合適呢?那就需要工作人員經(jīng)過(guò)充分調(diào)研后，了解活動(dòng)對(duì)象的時(shí)間，排除活動(dòng)對(duì)象繁忙或休息的時(shí)間段，方能進(jìn)行合理安排。如老年旅游的目的地是否正處于一年當(dāng)中雷雨和山洪的多發(fā)期?路面交通如何?如何讓老年人的活動(dòng)避開(kāi)酷暑和冰天雪地，選擇目的地最有魅力的季節(jié)?同時(shí)關(guān)注節(jié)假日因素:計(jì)劃的活動(dòng)時(shí)間是否與某些重要的節(jié)假日發(fā)生沖突?活動(dòng)時(shí)間策劃(二)活動(dòng)的籌備時(shí)間活動(dòng)時(shí)間有三個(gè)方面的含義，包括活動(dòng)的開(kāi)放時(shí)間、活動(dòng)的籌備時(shí)間、活動(dòng)的撤除時(shí)間。有條不紊和注重細(xì)節(jié)是成功舉辦活動(dòng)的兩個(gè)關(guān)鍵，工作人員在活動(dòng)中為了確保所有事情不出紕漏，必須要有充足的活動(dòng)籌備時(shí)間?；顒?dòng)籌備時(shí)間的長(zhǎng)短受活動(dòng)規(guī)模、工作人員的組織經(jīng)驗(yàn)、活動(dòng)資源獲取的能力和行政管理程序等多方面因素控制?；顒?dòng)時(shí)間策劃

(三)活動(dòng)的撤除時(shí)間活動(dòng)時(shí)間有三個(gè)方面的含義，包括活動(dòng)的開(kāi)放時(shí)間、活動(dòng)的籌備時(shí)間、活動(dòng)的撤除時(shí)間。在現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)結(jié)束后，活動(dòng)并沒(méi)有完全結(jié)束。撤場(chǎng)打掃、歸還租用設(shè)備、寫(xiě)通訊稿、媒體(網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等)發(fā)布、清理賬目、鳴謝相關(guān)組織單位、給捐助人寄發(fā)收據(jù)和感謝信、激勵(lì)志愿者、對(duì)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)估并寫(xiě)出評(píng)估報(bào)告等。一系列的工作都需要在現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)結(jié)束后，緊鑼密鼓地開(kāi)展,最短時(shí)間內(nèi)完成所有收尾工作，有足夠的精力投入下一場(chǎng)工作或活動(dòng)中去。制定活動(dòng)進(jìn)度表1.確定活動(dòng)任務(wù)活動(dòng)時(shí)間進(jìn)度表的制訂就是根據(jù)活動(dòng)的組織目標(biāo)，按照時(shí)間線索、關(guān)鍵任務(wù)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，對(duì)活動(dòng)組織的各種要素進(jìn)行合理調(diào)度與配置，以保證活動(dòng)的各項(xiàng)任務(wù)如期進(jìn)行。一些任務(wù)是明顯的，完成活動(dòng)所必需的工作，另一些則具有一定的院蔽性，所以要以工作組的經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)。確保不任何環(huán)節(jié)遺漏，將所有活動(dòng)列成一個(gè)明確的活動(dòng)清單。將整體工作進(jìn)程分解為更小，易管理的任務(wù)，這些小的活動(dòng)任務(wù)是能夠保障活動(dòng)完成的可實(shí)施的詳細(xì)任務(wù)。組織若干個(gè)骨干參加的小組，在各小組中開(kāi)展頭腦風(fēng)暴式討論會(huì)，討論組織某項(xiàng)活動(dòng)所必須進(jìn)行的各項(xiàng)工作，尤其是關(guān)鍵性任務(wù)。把各小組的討論結(jié)果進(jìn)行對(duì)比與匯總。制定活動(dòng)進(jìn)度表2.活動(dòng)任務(wù)排序在活動(dòng)清單的基礎(chǔ)上，要找出任務(wù)之間的依賴(lài)關(guān)系和特殊領(lǐng)域的依賴(lài)關(guān)系工作順序，考慮團(tuán)隊(duì)內(nèi)部希望的特殊順序和優(yōu)先邏輯關(guān)系，考慮內(nèi)部與外部、外部與外部的各種依賴(lài)關(guān)系以及為完成活動(dòng)所要做的一些相關(guān)工作。3.活動(dòng)工期估算確定活動(dòng)工期，規(guī)劃出每個(gè)任務(wù)要占用的時(shí)間，是活動(dòng)計(jì)劃中的一個(gè)重要問(wèn)題。活動(dòng)工期估算是根據(jù)活動(dòng)范圍、資源狀況計(jì)劃、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)值等列出活動(dòng)所需要的工期。估算的工期應(yīng)該現(xiàn)實(shí)、有效并能保證質(zhì)量。在估算工期時(shí)要充分考慮活動(dòng)清單、合理的資源需求人員的能力因素以及環(huán)境因素對(duì)項(xiàng)目工期的影響。在對(duì)每項(xiàng)活動(dòng)的工期估算中應(yīng)充分考慮風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)工期的影響，要充分估計(jì)各項(xiàng)工作所需時(shí)間，在時(shí)間安排上應(yīng)適當(dāng)“留有余地”一般認(rèn)為應(yīng)該按估計(jì)時(shí)間的120%安排工作時(shí)間，即預(yù)留20%的工作時(shí)間。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提前完成某項(xiàng)工作，不會(huì)給活動(dòng)組織帶來(lái)太大的負(fù)面影響，但是如果不能在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成某項(xiàng)任務(wù)。則必然會(huì)影響活動(dòng)的順利進(jìn)行。制定活動(dòng)進(jìn)度表4.安排進(jìn)度表明確每項(xiàng)任務(wù)的開(kāi)始和結(jié)束日期，這是一個(gè)反復(fù)確認(rèn)的過(guò)程，根據(jù)估算的活動(dòng)工期、資源共享情況、工作日歷、活動(dòng)特征等統(tǒng)一考慮。①明確每項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人，進(jìn)度表必須讓工作組的每一一個(gè)成員能夠清楚有多少工作需要處理。每一項(xiàng)關(guān)鍵任務(wù)都必須指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，須注明各項(xiàng)工作由一人單獨(dú)還是多人合作承擔(dān)。有些工作相對(duì)獨(dú)立，有些工作則彼此關(guān)聯(lián)。對(duì)于相互關(guān)聯(lián)的工作，必須明確其先后順序，并使先期工作的組織者了解其工作對(duì)后續(xù)工作的影響。②小結(jié)活動(dòng)時(shí)間策劃01制定活動(dòng)進(jìn)度表02組織人員管理CONTENTS目錄運(yùn)行組織1形式組織機(jī)構(gòu)2運(yùn)行組織1.組織委員會(huì)活動(dòng)的運(yùn)行組織是負(fù)責(zé)項(xiàng)目運(yùn)行的實(shí)際組織指揮系統(tǒng)，它一般表現(xiàn)為活動(dòng)組織委員會(huì)形式。對(duì)于規(guī)模較大、時(shí)間較長(zhǎng)的活動(dòng)，還在組委會(huì)下設(shè)置若干專(zhuān)門(mén)委員會(huì)。活動(dòng)一旦立項(xiàng)，即交由臨時(shí)組建的組織委員會(huì)負(fù)責(zé)運(yùn)行，統(tǒng)籌組織和實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃?；顒?dòng)的組織委員會(huì)是組織、管理、實(shí)施活動(dòng)項(xiàng)目的臨時(shí)性專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)。主要由主辦單位和承辦單位指定的代表構(gòu)成，同時(shí)也吸收少量協(xié)辦和贊助單位代表參加。運(yùn)行組織專(zhuān)門(mén)委員會(huì)一般是大型的活動(dòng)組委會(huì)下設(shè)的專(zhuān)業(yè)職能機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制訂和組織實(shí)施特定專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體實(shí)施方案。專(zhuān)門(mén)委員會(huì)的數(shù)量取決于活動(dòng)的性質(zhì)、規(guī)模、時(shí)間跨度和組織工作的復(fù)雜程度，其主要工作類(lèi)型和職能可以概括為宣傳、財(cái)務(wù)、餐飲、接待、票務(wù)、設(shè)計(jì)、人力資源等專(zhuān)門(mén)委員會(huì)。2.專(zhuān)門(mén)委員會(huì)(職能部門(mén))運(yùn)行組織

2.專(zhuān)門(mén)委員會(huì)(職能部門(mén))宣傳委員會(huì)：負(fù)責(zé)制訂和執(zhí)行宣傳與市場(chǎng)促銷(xiāo)實(shí)施方案組織各種公眾宣傳和商業(yè)廣告起草活動(dòng)各類(lèi)文件提供活動(dòng)舉辦地信息設(shè)計(jì)活動(dòng)標(biāo)識(shí)、圖片、海報(bào)、招貼畫(huà)、傳單等發(fā)布活動(dòng)新聞和公告制訂禮儀規(guī)范、組織翻譯設(shè)計(jì)和印刷活動(dòng)日程和節(jié)目單起草、印刷和寄送感謝信等運(yùn)行組織

2.專(zhuān)門(mén)委員會(huì)(職能部門(mén))財(cái)務(wù)委員會(huì)：負(fù)責(zé)起草和執(zhí)行預(yù)算監(jiān)督和控制收費(fèi)與支出記賬支付勞務(wù)報(bào)酬籌集資金收取并轉(zhuǎn)存支票制作財(cái)務(wù)報(bào)告招徠贊助商和展覽商運(yùn)行組織

2.專(zhuān)門(mén)委員會(huì)(職能部門(mén))餐飲委員會(huì)：負(fù)責(zé)制訂和執(zhí)行活動(dòng)中的餐飲服務(wù)實(shí)施方案設(shè)計(jì)菜單采購(gòu)食品組織菜肴制作與供應(yīng)租用和安排餐飲設(shè)施與設(shè)備運(yùn)行組織

2.專(zhuān)門(mén)委員會(huì)(職能部門(mén))接待委員會(huì)：負(fù)責(zé)制訂和執(zhí)行接待服務(wù)實(shí)施方案設(shè)計(jì)和組織實(shí)施活動(dòng)評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)與評(píng)獎(jiǎng)方案選擇定點(diǎn)飯店接待來(lái)賓并安排住宿安排活動(dòng)期間的社交活動(dòng)、交通出行方式、慶典形式運(yùn)行組織

2.專(zhuān)門(mén)委員會(huì)(職能部門(mén))票務(wù)委員會(huì)：負(fù)責(zé)制訂和執(zhí)行門(mén)票銷(xiāo)售、分配計(jì)劃門(mén)票需求預(yù)測(cè)門(mén)票設(shè)計(jì)門(mén)票訂制售票和座位控制運(yùn)行組織

2.專(zhuān)門(mén)委員會(huì)(職能部門(mén))設(shè)計(jì)委員會(huì)：負(fù)責(zé)制訂和實(shí)施活動(dòng)主題設(shè)計(jì)方案開(kāi)發(fā)和細(xì)化主題篩選并確定子主題根據(jù)主題進(jìn)行舞臺(tái)的布置、場(chǎng)地的安排運(yùn)行組織

2.專(zhuān)門(mén)委員會(huì)(職能部門(mén))人力資源委員會(huì)：負(fù)責(zé)制訂和組織實(shí)施活動(dòng)中所需的人力資源計(jì)劃志愿者、實(shí)習(xí)生、各組織機(jī)構(gòu)的工作人員協(xié)調(diào)形式組織機(jī)構(gòu)1.主辦單位形式組織結(jié)構(gòu)上一般設(shè)立主辦單位、協(xié)辦單位，承辦單位、贊助單位等，在組織實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生復(fù)雜的協(xié)調(diào)關(guān)系。主辦單位指項(xiàng)目、活動(dòng)的發(fā)起單位，在法理上應(yīng)當(dāng)是計(jì)劃項(xiàng)目的主要策劃、制訂和實(shí)施者，對(duì)活動(dòng)的實(shí)施承擔(dān)主要權(quán)利和義務(wù)，并承擔(dān)舉辦活動(dòng)的主要責(zé)任。在活動(dòng)實(shí)踐中，主辦單位的角色多數(shù)由相應(yīng)級(jí)別政府或政府主管部門(mén)擔(dān)當(dāng)政府同時(shí)扮演了活動(dòng)項(xiàng)目的宏觀行政管理和企業(yè)微觀管理雙重角色形式組織機(jī)構(gòu)2.協(xié)辦單位協(xié)辦單位指活動(dòng)、項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中提供協(xié)助的單位。一般協(xié)辦單位是為活動(dòng)提供政策、咨詢(xún)、技術(shù)、組織等支持的政府相關(guān)管理部門(mén)、相關(guān)行業(yè)組織和承辦單位的業(yè)務(wù)合作伙伴。一般不承擔(dān)財(cái)務(wù)責(zé)任，不承擔(dān)活動(dòng)的主要服務(wù)和營(yíng)銷(xiāo)工作形式組織機(jī)構(gòu)3.承辦單位承辦單位指受主辦單位委托具體執(zhí)行和實(shí)施計(jì)劃項(xiàng)目的機(jī)構(gòu)，可以獨(dú)家承辦，也可多家合作承辦。承辦單位通常是活動(dòng)真正的策劃、制訂和實(shí)施者。在老年活動(dòng)中，一般為社工機(jī)構(gòu)、養(yǎng)老機(jī)構(gòu)、文化公司居家養(yǎng)老服務(wù)中心、社區(qū)服務(wù)中心等單位和社會(huì)組織擔(dān)任承辦單位形式組織機(jī)構(gòu)4.贊助單位贊助已經(jīng)成為活動(dòng)營(yíng)銷(xiāo)的一種普遍形式，是老年活動(dòng)中很重要的一個(gè)收入渠道。贊助單位要求提供的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)全額用于老年人的某次或某類(lèi)專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)。對(duì)于活動(dòng)的贊助單位來(lái)說(shuō)，贊助是一個(gè)絕佳的投資與營(yíng)銷(xiāo)機(jī)會(huì)，通過(guò)贊助過(guò)程可以獲得潛在的商機(jī)和利潤(rùn)，運(yùn)用標(biāo)志、促銷(xiāo)手段和媒體策略等向盡可能多的潛在服務(wù)對(duì)象宣傳企業(yè)或者產(chǎn)品，并將品牌和觀眾等服務(wù)對(duì)象最喜歡的活動(dòng)相聯(lián)系，建立、提升或者改變品牌的形象和名譽(yù)小結(jié)運(yùn)行組織01組織機(jī)構(gòu)02編制活動(dòng)預(yù)算編制活動(dòng)預(yù)算編制活動(dòng)預(yù)算是管理者在活動(dòng)目標(biāo)的指導(dǎo)下，對(duì)未來(lái)活動(dòng)和相應(yīng)的財(cái)務(wù)結(jié)果進(jìn)行充分、全面的預(yù)測(cè)與籌劃，以幫助活動(dòng)管理者更有效地管理活動(dòng)和最大程度實(shí)現(xiàn)活動(dòng)目標(biāo)編制活動(dòng)預(yù)算資源計(jì)劃要完成一項(xiàng)活動(dòng)，首要的工作是在活動(dòng)目標(biāo)明確的前提下獲取開(kāi)展活動(dòng)所需要的資源?；顒?dòng)組織者：盡可能考慮所能獲得的活動(dòng)資源平衡協(xié)調(diào)各種資源降低資源使用不當(dāng)導(dǎo)致的成本增加活動(dòng)資源計(jì)劃書(shū)的編制是確定完成活動(dòng)所需要的物質(zhì)資源及需求量資源計(jì)劃資源計(jì)劃編制主要依據(jù)下列因素：1.活動(dòng)任務(wù)分解活動(dòng)任務(wù)分解：把一項(xiàng)活動(dòng)按一定的原則分解成每一小的任務(wù)，再將任務(wù)分解成每一項(xiàng)工作，直到分解不下去為止。比如，針對(duì)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)舉辦的老年人活動(dòng)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)項(xiàng)目的引進(jìn)及批示;綜合管理辦公室負(fù)責(zé)活動(dòng)組織與實(shí)施的總體監(jiān)控;策劃部負(fù)責(zé)活動(dòng)策劃、落實(shí)與開(kāi)展;后勤部聯(lián)系物品采購(gòu)、后勤保障等;宣傳部要負(fù)責(zé)宣傳廣告的