合同檔案管理制度樣本

合同檔案管理制度樣本第一章總則第一條目的和依據(jù)為加強(qiáng)公司合同管理工作，規(guī)范合同檔案的整理、歸檔和保管，保護(hù)公司合同權(quán)益，提高工作效率，特訂立本《合同檔案管理制度》（以下簡稱“制度”）。本制度依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理制度，適用于公司內(nèi)全部合同管理相關(guān)人員。第二條適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部部門和員工參加的合同管理活動(dòng)。第三條定義合同：指公司與外部實(shí)體或個(gè)人簽訂的具有法律效力的文件，包含但不限于采購合同、銷售合同、租賃合同、借款合同等。合同檔案：指已歸檔并依照規(guī)定進(jìn)行管理的合同文件。合同管理人員：指公司內(nèi)負(fù)責(zé)合同管理的特地人員或具有合同管理職責(zé)的相關(guān)崗位人員。第二章合同檔案管理流程第四條合同登記合同管理人員應(yīng)及時(shí)登記新簽訂的合同信息，包含合同名稱、合同編號、簽訂日期、合同類型、合同主體、金額和簽訂部門等。登記信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并在合同管理系統(tǒng)中進(jìn)行錄入。合同管理人員須保證合同的安全性和保密性，嚴(yán)禁泄露合同信息。第五條合同審查合同管理人員應(yīng)依據(jù)公司規(guī)定的合同審批流程進(jìn)行合同審查，確保合同內(nèi)容符合公司政策和法律法規(guī)要求。審查合同內(nèi)容包含但不限于合同條款、金額、履約義務(wù)、違約責(zé)任等。對于涉及金額較大、履約周期較長或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，應(yīng)及時(shí)將合同轉(zhuǎn)達(dá)至上級進(jìn)行審批。第六條合同執(zhí)行在合同履行過程中，合同管理人員應(yīng)連續(xù)跟蹤合同執(zhí)行情況，并適時(shí)通知相關(guān)部門和人員履行合同義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)對方違反合同商定的情況，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施，如發(fā)出通知、要求挽救等。合同管理人員應(yīng)與公司內(nèi)相關(guān)部門或外部律師咨詢，保護(hù)公司利益，維護(hù)合同的完整和效力。第七條合同歸檔合同管理人員應(yīng)依據(jù)合同檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行合同歸檔工作。合同歸檔應(yīng)依照合同編號和合同類型進(jìn)行分類，以便管理和檢索。歸檔的合同文件應(yīng)依照規(guī)定的文件命名規(guī)定命名，并保管在統(tǒng)一的合同檔案庫中。第八條合同保管期限合同保管期限依據(jù)合同類型和法律法規(guī)要求確定，一般不少于五年。合同管理人員應(yīng)依據(jù)保管期限，對到期的合同及時(shí)進(jìn)行合同清理工作。清理后的合同應(yīng)依照規(guī)定進(jìn)行銷毀，確保信息安全，防止泄露。第三章合同檔案管理制度監(jiān)督與違約懲罰第九條監(jiān)督檢查公司內(nèi)部將定期進(jìn)行合同管理制度的監(jiān)督檢查，以確保制度的有效實(shí)施。監(jiān)督檢查重要包含對合同登記、審查、執(zhí)行、歸檔等環(huán)節(jié)的合規(guī)性及合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性的抽查。第十條違約懲罰合同管理人員在履行職責(zé)過程中如有以下違規(guī)行為，將受到相應(yīng)的懲罰：登記合同信息不全或存在錯(cuò)誤的，將被視為失職，責(zé)令進(jìn)行整改，并記入個(gè)人檔案。未按規(guī)定時(shí)限進(jìn)行合同審查或?qū)彶椴粐?yán)謹(jǐn)?shù)?，?zé)令重新審查，扣除績效或進(jìn)行警告處理。未履行合同跟蹤和執(zhí)行職責(zé)，導(dǎo)致公司利益損失的，將承當(dāng)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，并進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分。未按規(guī)定將合同歸檔或?qū)⒑贤９芷谙薜狡诘暮贤催M(jìn)行及時(shí)清理的，責(zé)令進(jìn)行整改，并進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分。第四章附則第十一條修訂和解釋本制度的修改和解釋權(quán)歸公司管理負(fù)責(zé)人全部。本制度的修改或修訂需經(jīng)公司管理層審批。第十二條生效日期本制度自發(fā)布之日起生效，作廢