會議管理規(guī)定

8-會議管理規(guī)定物業(yè)保障部會議管理規(guī)定物業(yè)行字為了規(guī)范部門的會議制度、會議紀(jì)律、會議精神的傳達(dá)與執(zhí)行等，特制定會議管理規(guī)定。本管理規(guī)定適用于本部門所有的會議管理。一、職責(zé)1.部門經(jīng)理負(fù)責(zé)主持召開主管工作例會、全體員工大會、安全工作會議、體系工作會議；資料員負(fù)責(zé)對會議內(nèi)容進(jìn)行記錄，并保存資料；2.各班組主管負(fù)責(zé)主持召開班前、班后工作例會、臨時工作會議。二、會議類型1.正式會議：指主管工作例會、全體員工大會、安全工作會議、體系工作會議等有固定對象參加，專門為達(dá)到某項目的由部門經(jīng)理組織召開的會議；2.非正式會議：指班前例會、臨時工作會議等日常性工作會議，一般由主管組織召開；三、會議時間、頻次和參加人員1.班前每天各召開二次，班前例會每日早晨7：00召開，下午14：30召開。參加人員：部門員工；2.安全、體系工作例會根據(jù)工作的需要適時召開，參加人員視會議內(nèi)容和性質(zhì)而定；3.主管工作例會定期召開，一般每周召開一次，特殊情況可適時調(diào)整。參加人員：主管級以上人員；4.臨時工作會議，根據(jù)實際工作的需要臨時組織召開，次數(shù)不定，參加人員：相關(guān)崗位和人員。四、會議控制要求1.要嚴(yán)格遵守會議的時間，參會人員應(yīng)提前5分鐘到達(dá)會場；不準(zhǔn)遲到、早退；因故不能參加會議者，須提前請假，說明事由；因工作原因或身體原因需暫時離場，須向主管領(lǐng)導(dǎo)請示，征得同意后方可離開。2.正式會議一律采用簽到制考勤。3.凡正式會議必須至少提前一天通知與會人員，需要與會者研究討論的事項，應(yīng)事先通知與會者進(jìn)行準(zhǔn)備；如會議須提交與會人員名單，則名單至少須在會議召開前半天提交。4.對一些需邀請公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，應(yīng)提前一天向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示，得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可后再進(jìn)行安排。5.保持會場安靜，會議期間不準(zhǔn)談天說笑，不打嗑睡，不準(zhǔn)接聽手機、會客或做一切與會議無關(guān)的事。6.各種會議應(yīng)合理安排時間，以免影響正常工作；在遇到特殊接待任務(wù)的前提下，會議可靈活變更。7.開會要講究效率，解決實實在在的問題，應(yīng)盡量減少正式會議召開的頻率，對一些可開可不開的會議堅決不開。8.會議主持者應(yīng)在開會前準(zhǔn)備好會議稿；對重要會議，與會人員應(yīng)做好筆記，以便于貫徹落實。9.會議紀(jì)要由資料管理員形成記錄（見附B）。五、會議內(nèi)容1.班前例會班前例會一般由主管主持，安排當(dāng)天工作事項、一切準(zhǔn)備工作和提出具體要求，必要時經(jīng)理主持，安排特殊任務(wù)；2.安全、體系工作例會和主管級例會（1）傳達(dá)公司安全、體系工作精神，提出具體落實意見；（2）對體系工作（如：文件的編寫、體系工作的運行情況、監(jiān)督檢查情況等的完成情況）進(jìn)行討論與總結(jié)；（3）就體系工作和安全工作中的不合格項進(jìn)行討論，提出整改意見；對下一步的安全、體系工作進(jìn)行安排；（4）各班組總結(jié)匯報上周工作，提出、討論、解決各班組工作中存在的問題，部署下周工作。六、會議紀(jì)律、會議決議的執(zhí)行與考核1.考勤未到者，按遲到處理，遲到一次扣款1分；對已經(jīng)接到會議通知，應(yīng)到會而無故缺席者，按曠工處理（詳見物業(yè)行字物業(yè)保障部員工考評制度）；2.一般會議精神應(yīng)在24小時之內(nèi)傳達(dá)到規(guī)定的范圍（緊急會議會后立即傳達(dá)），對在會議上形成的決議，必須按決議要求執(zhí)行；在會議上形成的較復(fù)雜的決議，在會后制定具體實施計劃與措施，然后按照計劃與措施執(zhí)行；3.違規(guī)處罰由于對部門應(yīng)該傳達(dá)的會議精神不傳達(dá)，給部門正常工作造成影響，給部門帶來損失，對負(fù)責(zé)傳達(dá)會議精神的管理人員，第一次發(fā)生給予警告并扣5分；第二次發(fā)生給予以嚴(yán)重警告過并扣10分。七、記錄附錄A物業(yè)行字07.A物業(yè)保障部會議簽到表附錄B物業(yè)行字07.B物業(yè)保障部會議紀(jì)要以上表格由體系管理員編制，資料員保管，保存期一年。編制：審核：批準(zhǔn)：年月日更改記錄頁次更改單號更改標(biāo)記更改人/日期附錄A物業(yè)保障部會議簽到表物業(yè)行字07.A序號：會議時間會議地點會議主持會議記錄會議內(nèi)容姓名班組崗位備注記錄: