混凝土有限公司文件、資料管理規(guī)定

混凝土有限公司文件、資料管理規(guī)定1.工作流程2.總則公司的文件、資料實(shí)行分級管理，辦公室對外收文、內(nèi)發(fā)文負(fù)責(zé)總管理，各部門資料員負(fù)責(zé)涉及本部門的文件資料的管理工作。文件主經(jīng)辦人員有責(zé)任將文件涉及的相關(guān)資料收集齊全，妥善保管。人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將個(gè)人保管的文件資料向部門移交，任何人員不得隨便丟棄文件資料。3.收文管理3.1辦公室負(fù)責(zé)公司外來文件的簽收工作。收到公文后，辦公室要先對文件資料進(jìn)行登記、編號，然后呈公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱或交相關(guān)部門處理。3.2電子文件資料要視其內(nèi)容及時(shí)發(fā)送到公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員的信箱。重要的事項(xiàng)應(yīng)提醒領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員及時(shí)批閱、閱處。3.3文件經(jīng)總經(jīng)理、副總經(jīng)理閱批后，需有關(guān)部門辦理的，由辦公室做好記錄并負(fù)責(zé)將文件資料送交相關(guān)部門專(兼)職資料員，各部門資料員做好登記工作后，交有關(guān)人員辦理并負(fù)責(zé)督促及時(shí)閱處。3.4各部門閱處的文件，應(yīng)及時(shí)處理，傳閱的文件在各部門停留時(shí)間最長不得超過兩天，需辦理的文件在部門停留時(shí)間一般不超過一周。辦文時(shí)間較長或較重要的文件，辦文部門可將文件復(fù)印留存，原件退辦公室。3.5文件閱后應(yīng)簽字，不能橫傳，已辦理完畢的應(yīng)附簡單說明退辦公室。3.6各部門收到的外來文件和本部門形成的文件資料等，可由各部門資料員進(jìn)行登記、保管。涉及其他部門的外來文應(yīng)交辦公室登記。3.7涉及密級的文件須妥善保管，并在辦公室閱辦。閱辦人要注意文件的安全、保密、完整、避免遺失。不得私自帶回家中或轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、抄錄。3.8凡能通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、傳遞的文件資料，應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、傳遞。所有工作人員每天都應(yīng)查看個(gè)人信箱，以便及時(shí)閱知、處理有關(guān)事宜。4.發(fā)文管理辦公室負(fù)責(zé)公司發(fā)文的管理工作，文件編號由辦公室統(tǒng)一編號。行文格式、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行國家及公司相應(yīng)的行文規(guī)定。4.1公司發(fā)文種類及適用范圍分為：4.1.1公司發(fā)文。文號：XX字[]XX號適用于發(fā)布公司重要的決定、通知：轉(zhuǎn)發(fā)帶有普遍指導(dǎo)意義的上級文件，向公司系統(tǒng)外的主管單位請示有關(guān)問題，辦理申請，批轉(zhuǎn)、批復(fù)的下級必要的請示、報(bào)告等。4.1.2部門發(fā)文。文號：XXX字[]XX號適用于通知、發(fā)布、批復(fù)各部職責(zé)范圍之內(nèi)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，轉(zhuǎn)達(dá)發(fā)上級業(yè)務(wù)主管部門的文件，催要有關(guān)重要情況、材料、報(bào)表以及聯(lián)系工作等。各部門文號：辦公室----XX辦字生產(chǎn)部----XX生字營銷部----XX營字財(cái)務(wù)部----XX財(cái)字試驗(yàn)室----XX試字4.1.3便函。文號：XX便字[]XX號適用于不相隸屬關(guān)系單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。4.1.4報(bào)告。適用于向上級單位匯報(bào)工作，反映情況，提出建議，或答復(fù)有關(guān)的詢問?！鞍最^文”適用于不便或不必正式行文而又需公司領(lǐng)導(dǎo)批示、批復(fù)或有關(guān)部門閱知的事項(xiàng)。4.1.5會議紀(jì)要。適用于記載、傳達(dá)會議情況和決定事項(xiàng)。4.1.6其它公文。保函、授權(quán)書、證明等。4.2行文要求4.2.1各部門發(fā)文時(shí)應(yīng)按辦公室提供的公文模版行文。正式行文的文件用紙采用A4型紙。文件標(biāo)題采用加粗宋體2號或小2號字，文號及正文采用仿宋3號字。4.2.2對外發(fā)送的公文，原件需交辦公室歸檔保存，擬稿人留存一份成稿。4.2.3白頭文由辦公室送交公司領(lǐng)導(dǎo)閱示或交公司相關(guān)部門。閱批辦理完畢的重要白頭文原件要交辦公室保存，部門需要可留存復(fù)印件。5.文件的分發(fā)5.1公司發(fā)文主送\抄送范圍為：各有關(guān)單位、公司各部門?？筛鶕?jù)文件情況縮減或擴(kuò)大主、抄送范圍。6.發(fā)送與接收6.1可以通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送的文件通過電子郵件形式發(fā)送，并注明簽發(fā)人;發(fā)送電子文件應(yīng)確認(rèn)。6.2紙頁文件發(fā)送由經(jīng)辦部門自行發(fā)送。發(fā)送時(shí)間為每日上午九時(shí)三十分之前、下午二時(shí)之前交前臺統(tǒng)一對外發(fā)送。7.記錄7.1表格樣式7.1.1表式：AM-4-001《收文登記表》7.1.2表式：AM-4-002《發(fā)文登記表》7.1.3表式：AM-4-003《文件會簽單》7.1.4表式：AM-4-004《