某集團(tuán)公司行政綜合管理實(shí)施辦法

頁附件3:文書檔案保管期限表一、綜合類1、黨組織(黨委、支部,下同)、會(huì)議記錄永久2、黨員學(xué)習(xí)、組織生活、民主評議黨員等會(huì)議、記錄、有關(guān)工作安排、總結(jié)報(bào)告30年3、黨組織召開重要會(huì)議文件材料⑴通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會(huì)發(fā)言、選舉結(jié)果、決議紀(jì)要永久⑵會(huì)議未通過的材料10年4、黨組織召開一般性會(huì)議文件材料⑴通知、名單、議程、講話、報(bào)告、總結(jié)、記錄30年⑵個(gè)人發(fā)言、參考材料10年5、黨組織換屆、領(lǐng)導(dǎo)任免、增補(bǔ)成員的文件材料永久6、黨、紀(jì)檢監(jiān)察年度工作安排、總結(jié)、重要報(bào)告等文件材料永久7、黨組織、黨員受到上級(jí)黨組織表彰的文件材料⑴省級(jí)以上的(含省級(jí))永久⑵地縣(市)級(jí)以下的30年8、黨員違紀(jì)受處分文件材料⑴影響較大的、嚴(yán)重的永久⑵一般性的30年9、接收預(yù)備黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的文件材料永久10、黨組織年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表、黨員花名冊永久11、黨員組織關(guān)系介紹信及存根永久12、黨費(fèi)收繳名單、收據(jù)等10年13、黨組織編輯的史志、組織沿革、大事紀(jì)匯編等永久14、黨組織貫徹上級(jí)黨組織方針政策、文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、指示等精神的安排、情況報(bào)告10年15、公司行政會(huì)議記錄,董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、管委會(huì)、監(jiān)事會(huì)、員工代表大會(huì)、股東會(huì)等公司性會(huì)議記錄永久16、各部門會(huì)議記錄10年17、參加政府召開的重要會(huì)議文件材料⑴重要的 10年⑵公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的發(fā)言材料10年⑶一般的10年18、公司召開的工作會(huì)議和重要專業(yè)會(huì)議文件材料⑴報(bào)告、講話、紀(jì)要、重要照片、錄音永久⑵典型材料發(fā)言10年19、政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件材料⑴屬于公司主要業(yè)務(wù)執(zhí)行的重要法規(guī)、條例、命令的文件永久⑵屬于公司主要業(yè)務(wù)執(zhí)行的有關(guān)規(guī)定、辦法、細(xì)則30年⑶需要執(zhí)行的一般性文件材料10年20、公司綜合性、重要專題性的調(diào)查報(bào)告⑴一般性單項(xiàng)調(diào)查報(bào)告10年永久21、公司制發(fā)的文件材料⑴具有方針、政策、法規(guī)性的文件永久⑵一般性業(yè)務(wù)問題的30年⑶事務(wù)性具有參考價(jià)值的10年22、公司生產(chǎn)經(jīng)營工作活動(dòng)總結(jié)報(bào)告⑴年度生產(chǎn)經(jīng)營工作相關(guān)計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、報(bào)告、經(jīng)營大綱永久⑵半年的、季度、月度的、一般專題的相關(guān)計(jì)劃、規(guī)劃、報(bào)告30年23、公司各項(xiàng)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表⑴匯總的、年度和年度以上的專題的永久⑵季度、月份的10年24、公司生產(chǎn)經(jīng)營工作受政府表彰文件材料⑴省級(jí)以上的(含省級(jí))永久⑵地、縣(市)以下的30年25、公司與有關(guān)業(yè)務(wù)單位簽訂的合同合約、協(xié)定、協(xié)議書等⑴有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的永久⑵重要的30年⑶一般的10年26、處理群眾來信來訪的文件材料⑴有政府領(lǐng)導(dǎo)人和公司領(lǐng)導(dǎo)重要批示和擬處理結(jié)果的30年⑵沒有處理結(jié)果的10年27、公司各部門報(bào)送的工作總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表⑴年度和年度以上的,重大問題的報(bào)告30年⑵年度以下的,一般問題或?qū)ｎ}報(bào)告10年28、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等交接憑證、清冊⑴公司的30年⑵部門的10年29、公司編輯的史志、組織沿革、大事紀(jì)匯編等永久30、公司制訂的各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、合適的方案、條例等⑴綜合性的永久⑵單項(xiàng)的30年31、公司名稱、章程、股東、注冊資本、各類證照及證照的變更、員工出資認(rèn)股等相關(guān)的文件材料永久32、公司生產(chǎn)經(jīng)營重大調(diào)整、合（兼）并、改（重）組、整合等相關(guān)的文件材料永久33、收、發(fā)文簿10年34、公司報(bào)刊10年二、人力資源類1、公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、高層管理管控人員（股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)營班子成員）調(diào)整、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信的文件材料永久2、⑴公司的永久⑵部門的30年3、干部職務(wù)任免文件材料⑴公司領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)任免文件材料永久⑵公司內(nèi)部科室、負(fù)責(zé)人及一般干部行政職務(wù)任免30年4、員工被評為勞動(dòng)模范、先進(jìn)生產(chǎn)(工作)者的文件⑴省級(jí)以上的永久⑵地、縣(市)及本公司的30年5、違紀(jì)人員的處分材料⑴影響較大的永久⑵一般性問題30年6、員工錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、復(fù)轉(zhuǎn)、撫恤、死亡等文件材料永久7、員工專業(yè)技術(shù)職務(wù)的評審、考評(核)的文件材料永久8、員工調(diào)動(dòng)、分配工作、行政、工資介紹信及存根永久9、人力資源、勞動(dòng)保障、工資、財(cái)務(wù)等年度報(bào)表、職工花名冊永久三、業(yè)務(wù)類1、公司生產(chǎn)經(jīng)營工作活動(dòng)文件材料⑴年度生產(chǎn)相關(guān)計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、報(bào)告永久⑵半年的、季度、月度的生產(chǎn)相關(guān)計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、報(bào)告30年2、上級(jí)頒發(fā)的關(guān)于公司相關(guān)工業(yè)科技方面的決議、指示、命令、規(guī)定、意見、通知等文件材料⑴頒發(fā)機(jī)關(guān)30年⑵執(zhí)行單位10年⑴頒發(fā)機(jī)關(guān)30年⑵執(zhí)行機(jī)關(guān)10年4、公司就有關(guān)科學(xué)、技術(shù)、產(chǎn)品、生產(chǎn)問題向上級(jí)請示及上級(jí)對請示問題的批復(fù)等⑴重要的永久⑵一般的30年5、上級(jí)召開的各種類型關(guān)于技術(shù)工藝、標(biāo)準(zhǔn)、科技方面專業(yè)性會(huì)議報(bào)告、決議、總結(jié)等文件⑴重要的永久或30年⑵一般的10年6、關(guān)于制藥、醫(yī)藥、藥包材技術(shù)學(xué)會(huì)方面的文件⑴會(huì)議簡報(bào)、紀(jì)要、總結(jié)、記錄以及會(huì)議報(bào)告論文等30年⑵會(huì)議中交流的技術(shù)文件等10年公司三廢利用成果、污染監(jiān)測資料和環(huán)保技術(shù)成果，治理相關(guān)項(xiàng)目驗(yàn)收等資料。⑴重要的永久⑵一般的30年8、公司編制的安全生產(chǎn)技術(shù)監(jiān)察文件、制度、辦法⑴重要的30年⑵一般的10年說明：1、凡記錄和反映本公司主要職能活動(dòng)的，在生產(chǎn)經(jīng)營工作中需要長遠(yuǎn)利用的，應(yīng)為永久保管；凡長時(shí)間內(nèi)具有利用價(jià)值的，為30年保管；在短時(shí)間內(nèi)需查考利用的，定為10年保管。2、凡介于兩個(gè)保管之間的保管期限從長。附件4:科技檔案分類、立卷、歸檔方法1、基建檔案（JJ）：按工程相關(guān)項(xiàng)目分類，即將一個(gè)獨(dú)立的基建（建筑）工程相關(guān)項(xiàng)目的全部檔案材料作為一類立卷歸檔。如：固體制劑（三樓）車間（包括水、電、暖線等）、浴室、門房、科技樓、供電、上下水、供氣、煙窗、院墻等獨(dú)立的工程相關(guān)項(xiàng)目。每個(gè)工程具體歸檔合適的內(nèi)容包括：選址、地質(zhì)、水文、土地征購報(bào)告、批復(fù)及協(xié)議、施工合同合約、協(xié)議或重要施工記錄（地下情況、隱蔽工程），會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要，圖紙（平面圖、結(jié)構(gòu)圖、基礎(chǔ)圖、施工圖、竣工圖等）、材料驗(yàn)收合格證，重要構(gòu)件試驗(yàn)記錄、報(bào)告，設(shè)施安裝調(diào)試記錄，設(shè)計(jì)更改單、通知單、全套施工、竣工圖樣（土建、管道、電氣、上下水、工藝布置）、竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程概預(yù)算、決算報(bào)告和重要的大修、加固、改建、擴(kuò)建相關(guān)項(xiàng)目的科技文件材料。2、產(chǎn)品檔案（CP）：按產(chǎn)品的名稱、規(guī)格和時(shí)間順序立卷歸檔。3、新品研制（YF）：按產(chǎn)品的名稱、規(guī)格和時(shí)間順序立卷歸檔。具體立卷歸檔合適的內(nèi)容包括：（1）原始依據(jù)性材料、可行性報(bào)告書、建議書、任務(wù)書、協(xié)議書、專題會(huì)議紀(jì)要，來往函電，各種調(diào)研材料、工藝配方、研制相關(guān)計(jì)劃、大綱、臨床資料及總結(jié)、各種研發(fā)上報(bào)資料、批復(fù)、標(biāo)準(zhǔn)、證書等。（2）中間性材料：設(shè)計(jì)計(jì)算文件（計(jì)算方法、程序、結(jié)果、報(bào)告等），關(guān)鍵技術(shù)問題，專題分析報(bào)告，技術(shù)總結(jié)等。（3）成果性材料：全套工藝、配方設(shè)計(jì)定型文件材料、技術(shù)文件、定型驗(yàn)收、認(rèn)證文件等。4、產(chǎn)品生產(chǎn)（SC）：具體立卷歸檔合適的內(nèi)容包括：任務(wù)來源、各種協(xié)議、報(bào)告、批復(fù)、全套產(chǎn)品試生產(chǎn)、正式生產(chǎn)及定型文件材料、批號(hào)、生產(chǎn)指令、記錄、技術(shù)文件、更改單及更改、補(bǔ)充文件、工藝合適的方案，工藝、產(chǎn)品說明書，工藝專題技術(shù)總結(jié)與工藝裝備圖樣，原輔包裝材料、產(chǎn)品的重要試驗(yàn)記錄報(bào)告、檢驗(yàn)、化驗(yàn)、質(zhì)量報(bào)告、技術(shù)攻關(guān)記錄、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、生產(chǎn)定型報(bào)告與批復(fù)等。5、設(shè)備儀器檔案（SB）：具體立卷歸檔合適的內(nèi)容包括：（1）專用設(shè)備儀器隨機(jī)的說明書、圖樣、履歷表、照片、鑒定書等。（2）通用、專用設(shè)備、檢測設(shè)施和固定資產(chǎn)設(shè)備的調(diào)撥、停用、報(bào)廢、新增、啟用等情況的材料、報(bào)表。（3）自行研制設(shè)備按科研檔案進(jìn)行歸檔，歸檔范圍參照產(chǎn)品研制合適的內(nèi)容。（4）各種設(shè)備在使用維護(hù)中形成的記錄和其他技術(shù)文件，也應(yīng)整理歸檔，由設(shè)備管理管控部門保存使用。6、科研專題檔案（KY）：具體立卷歸檔合適的內(nèi)容包括：任務(wù)書、專題調(diào)研報(bào)告、研制相關(guān)計(jì)劃、大綱、合適的方案論證報(bào)告、計(jì)算、驗(yàn)收記錄及報(bào)告，技術(shù)圖樣等有關(guān)成果性技術(shù)文件材料、技術(shù)鑒定、認(rèn)證、專題研究工作總結(jié)，使用效果等。7、相關(guān)項(xiàng)目（XM）：按相關(guān)項(xiàng)目的名稱和時(shí)間順序立卷歸檔。8、其它檔案：（1）質(zhì)檢（ZJ）：各類產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、考核指標(biāo)，各級(jí)實(shí)物質(zhì)量測試，產(chǎn)品關(guān)鍵相關(guān)項(xiàng)目合格率，原輔材料、產(chǎn)品化驗(yàn)報(bào)告，產(chǎn)品升級(jí)評定書，質(zhì)量工作動(dòng)態(tài)，事故分析處理，有關(guān)提高質(zhì)量的會(huì)議記錄，用戶座談會(huì)紀(jì)要和產(chǎn)品批號(hào)、注冊商標(biāo)照片，QC、QA小組活動(dòng)成果等有關(guān)質(zhì)量方面的技術(shù)文件材料。（2）環(huán)保、計(jì)量（HBJL）：本公司污染監(jiān)測資料和本公司環(huán)保技術(shù)成果，治理相關(guān)項(xiàng)目驗(yàn)收、上報(bào)等資料。對新開箱啟用的儀器、儀表相關(guān)的說明圖冊（表）、圖紙、檢測、鑒定書等資料。（3）安全、能源等方面的圖紙、圖表、制度、辦法、有關(guān)技術(shù)性的文件材料等。（4）同外單位協(xié)作相關(guān)項(xiàng)目，只歸檔本公司承擔(dān)任務(wù)部分的科技文件材料。（5）公司通過文書渠道上報(bào)下達(dá)的技術(shù)性文件，應(yīng)送交檔案室歸類科技檔案并存檔兩份；上級(jí)下達(dá)、兄弟單位發(fā)來有關(guān)技術(shù)性的文件，檔案室應(yīng)定期復(fù)制配套歸類科技檔案并存檔兩份。附件5：科技檔案歸檔的范圍、保管期限和歸檔時(shí)間表序號(hào)歸檔范圍的名稱、條約條款保管期限歸檔時(shí)間1上級(jí)頒發(fā)的關(guān)于公司相關(guān)工業(yè)科技方面的決議、指示、命令、規(guī)定、意見、通知等文件材料。⑴頒發(fā)機(jī)關(guān)⑵執(zhí)行單位永久永久(長期)收文后及時(shí)歸檔2⑴頒發(fā)機(jī)關(guān)⑵執(zhí)行機(jī)關(guān)永久長期收文后及時(shí)歸檔3本公司就有關(guān)科學(xué)技術(shù)、產(chǎn)品、生產(chǎn)問題向上級(jí)請示及上級(jí)對請示問題的批復(fù)等。⑴重要的⑵一般的永久長期發(fā)文與收文后及時(shí)歸檔4上級(jí)召開的各種類型關(guān)于技術(shù)工藝、標(biāo)準(zhǔn)、科技方面專業(yè)性會(huì)議報(bào)告、決議、總結(jié)等文件。⑴重要的⑵一般的永久長期會(huì)議結(jié)束后一月內(nèi)歸檔5關(guān)于制藥、醫(yī)藥、藥包材技術(shù)學(xué)會(huì)方面的文件

⑴會(huì)議簡報(bào)、紀(jì)要、總結(jié)、記錄以及會(huì)議報(bào)告論文等⑵會(huì)議中交流的技術(shù)文件等永久短期會(huì)議結(jié)束后一月內(nèi)歸檔6本單位編制的各種設(shè)計(jì)大綱、設(shè)計(jì)任務(wù)。⑴重要的⑵一般的永久短期完成后歸檔7⑴重要的⑵一般的永久長期科研完畢后一月內(nèi)歸檔8產(chǎn)品批號(hào)、文號(hào)、產(chǎn)品工藝、配方技術(shù)文件、明細(xì)表、包裝及包裝物的圖樣、產(chǎn)品說明、生產(chǎn)指令、記錄、產(chǎn)品樣本、原輔包裝材料、產(chǎn)品檢化驗(yàn)報(bào)告等⑴重要的⑵一般的永久長期(短期)產(chǎn)品試制(生產(chǎn))鑒定發(fā)證后配套整理歸檔9工藝方面的科技文件材料、工藝設(shè)備、工藝規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)條件、工藝卡片圖樣工藝、工裝等文件材料。⑴重要的⑵一般的長期短期完成后歸檔10購進(jìn)設(shè)備、動(dòng)力設(shè)備、電氣設(shè)備、電機(jī)、機(jī)床儀器、車輛等登記卡、帳，設(shè)備圖紙、出廠證、裝箱單、外觀照片（圖片）圖冊，使用說明書，操作規(guī)程等。永久(長期)安裝驗(yàn)收后一月內(nèi)歸檔11購進(jìn)設(shè)備（重要設(shè)備）安裝、調(diào)試原始記錄、驗(yàn)收證明書、埋件位置、地下管道位置永久(長期)安裝驗(yàn)收后一月內(nèi)歸檔12重要設(shè)備運(yùn)行、維修記錄、大修相關(guān)計(jì)劃、大修記錄、事故處理意見⑵一般設(shè)備

長期短期13自制關(guān)鍵設(shè)備、試制、試驗(yàn)過程中重要的原始記錄及數(shù)據(jù)，革新、改造設(shè)備形成的科技文件材料。永久(長期)研制成功，整理出全套科技文件材料后歸檔14土建設(shè)施⑴重要的⑵一般的

永久(長期)短期完工后一月內(nèi)歸檔15各種電氣設(shè)備、圖紙、使用說明書、安全操作規(guī)程、工藝要求永久(長期)完成后歸檔16安裝原始記錄，各種電氣了設(shè)備技術(shù)數(shù)據(jù)，線路圖、各種電氣設(shè)備大修相關(guān)計(jì)劃、大修記錄、事故處理意見等。永久(長期)安裝驗(yàn)收完畢后歸檔17電路圖、設(shè)備布置圖（平面、側(cè)面、正面圖、效果圖）永久(長期)18建設(shè)工程、設(shè)計(jì)等文件材料⑴建筑工程文件：申請基建的報(bào)告、通知、批復(fù)；征地（地點(diǎn)）報(bào)告、批復(fù)；原料來源、水源動(dòng)力來源，生活供應(yīng)，地質(zhì)調(diào)查、勘測，投資預(yù)決算、相關(guān)計(jì)劃、通知；會(huì)議記錄、匯審紀(jì)要；基建固定資產(chǎn)報(bào)廢批復(fù)，資產(chǎn)評估確認(rèn)、通知，重大質(zhì)量問題分析與措施，工程驗(yàn)收報(bào)告及鑒定書等；a、大樣圖（房內(nèi)大樣構(gòu)造設(shè)備布置圖、放大尺寸等）c、竣工圖⑶預(yù)算、決算造價(jià)報(bào)表重要的永久一般的長期完工或竣工后一月內(nèi)歸檔⑷工程驗(yàn)收合格證、基建工程招標(biāo)、承包合同合約，基建工程施工資料，基建貸款，抵押合同合約、委托書、協(xié)議書、公證書、資金缺口報(bào)告、通知⑸基建工程申請報(bào)告（無批復(fù)）各類臨時(shí)性合同合約、環(huán)境影響報(bào)告書、安全制度等長期短期19擴(kuò)建、改造工程等文件材料⑴設(shè)計(jì)工程相關(guān)計(jì)劃、施工合適的方案、施工預(yù)、決算造價(jià)表永久(長期)完工后一月內(nèi)歸檔20三廢利用成果⑴重要的⑵一般的

永久長期成果、鑒定后歸檔21編制的安全生產(chǎn)技術(shù)監(jiān)察文件、制度、辦法⑴重要的⑵一般的

長期短期編制審批后歸檔22質(zhì)檢：各類產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)，參考指標(biāo)，各級(jí)實(shí)物質(zhì)量測試、產(chǎn)品關(guān)鍵相關(guān)項(xiàng)目合格率，原材料、產(chǎn)品化驗(yàn)報(bào)告，產(chǎn)品升級(jí)評定書、質(zhì)量工作動(dòng)態(tài)，事故分析處理，產(chǎn)品批號(hào)、注冊商標(biāo)、照片、QC、QA小組活動(dòng)成果等有關(guān)質(zhì)量方面的資料。⑴重要的⑵一般的永久長期各項(xiàng)工作、活動(dòng)結(jié)束后一月內(nèi)歸檔23環(huán)保、計(jì)量方面：污染監(jiān)測資料和環(huán)保技術(shù)成果，治理相關(guān)項(xiàng)目驗(yàn)收等資料。新開箱啟用的儀器、儀表、說明書、圖冊、圖紙、鑒定書等資料。⑴重要的⑵一般的永久長期驗(yàn)收后一月內(nèi)歸檔；儀器安裝并驗(yàn)收后歸檔《科技檔案保管期限、歸檔時(shí)間表》說明1、科技檔案的保管期限，原則上分為永久、長期（十五年以上）和短期三種：凡記錄和反映本公司主要職能活動(dòng)的，在生產(chǎn)、建設(shè)中需要長遠(yuǎn)利用的，應(yīng)為就久保管。凡長時(shí)間內(nèi)具有利用價(jià)值的，為長期保管。在短時(shí)間內(nèi)需查考利用的，定為短期保管。凡介于兩個(gè)保管之間的保管期限從長。2、科技檔案的保管期限，由技術(shù)文件材料歸檔時(shí)的年度算起。鑒定保管年限已滿的技術(shù)檔案，需要延長保管年限，從鑒定時(shí)間年度算起。3、表內(nèi)所列的“重要的”和“一般的”區(qū)別是：“重要的”是指本公司主要技術(shù)職能活動(dòng)成果較大的科技問題，而具有歷史價(jià)值的；“一般的”是指主要職能活動(dòng)的成果，一般技術(shù)性問題，科學(xué)歷史價(jià)值不大的檔案工作。附件6：科技檔案分類編號(hào)方法（一）編號(hào)方法1、編號(hào)的確定：科技檔案號(hào)由分類號(hào)、代號(hào)（或型號(hào)）和卷號(hào)三部分組成。如：設(shè)備類SB1C620——010保管單位順序號(hào)設(shè)備型號(hào)設(shè)備檔案分類代字代號(hào)設(shè)備檔案代字（二）文件和圖序號(hào)編排法一個(gè)保管單位，一般文字在前，設(shè)計(jì)附圖按原有圖號(hào)順序排列，統(tǒng)一按順序一次編成，文件編號(hào)在右上角，圖紙背后在左上角。科技檔案分類編號(hào)方法類別代號(hào)類別代字（分類）類別全稱01設(shè)

備（S）機(jī)器汽車儀器水電各種機(jī)器汽車運(yùn)輸設(shè)備各種測試儀器大型水泵及電氣、設(shè)備02基建（J）基本建設(shè)工程類03工藝技術(shù)（G）工藝技術(shù)方面的科技文件材料產(chǎn)品類（C）04產(chǎn)品一產(chǎn)品二產(chǎn)品三其它各種規(guī)格的產(chǎn)品一各種規(guī)格的產(chǎn)品二各種規(guī)格的產(chǎn)品三其它產(chǎn)品制造等綜合類（Z）05管理標(biāo)準(zhǔn)化環(huán)保三廢質(zhì)量技術(shù)管理管控、技術(shù)規(guī)程等文件標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)類三廢利用類全面質(zhì)量管理管控類附件7：檔案、資料、書籍借閱制度一、檔案、資料僅供本公司工作、員工參考學(xué)習(xí)和工作業(yè)務(wù)往來單位查閱之用，一般不外借。外單位如確需查閱的，應(yīng)持單位正式介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)。二、需借閱、查閱有關(guān)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，借閱持登記卡，經(jīng)行政總監(jiān)批準(zhǔn)，方可借閱，并簽注借閱時(shí)間，按借閱時(shí)間歸還，需要延長，應(yīng)提前告知檔案室，另行辦理手續(xù)。三、所借閱的檔案必須精心愛護(hù)，妥善保管。借出檔案，必須保證原狀和完整無缺，不得在檔案上作記號(hào)、涂改、粘污和拆散、剪裁或偷換、撕毀，未經(jīng)許可不能供他人攜帶外出，不能丟失。四、對不遵守借閱制度，不聽勸阻或勸阻無效，檔案管理管控員有權(quán)拒絕借閱。五、借閱歸還檔案，檔案管理管控員要查對合適的內(nèi)容、目錄、張數(shù)和有無損壞現(xiàn)象。否則，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)造成損失的，由當(dāng)事人負(fù)責(zé)賠償并給予嚴(yán)肅處理，觸犯法律的，將提請司法訴訟給予處理。六、對機(jī)密檔案的摘抄、復(fù)制，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，對于摘抄的檔案必須記在保密本上，經(jīng)檔案管理管控員審查后，方可帶走，利用者對摘抄的檔案要妥善保管，并負(fù)完全責(zé)任。七、借出檔案最長期限不得超過五天，若因工作需要，按期不能歸還者，應(yīng)提前告知檔案室，并辦理續(xù)借批準(zhǔn)手續(xù)，若無故長借不歸，每逾期一天罰款30元，情節(jié)嚴(yán)重者，將給予嚴(yán)肅處理。八、對需要復(fù)制檔案的，必須由檔案管理管控員本人復(fù)制，不得由借閱人本人復(fù)制。是本公司員工的須行政總監(jiān)批準(zhǔn)，是外單位的須持本單位正式介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，方可復(fù)制并填寫出處及復(fù)制時(shí)間，加蓋印章。九、資料、書籍均應(yīng)