2023國(guó)家開放大學(xué)電大?？啤掇k公室管理》期末試題及答案

2023國(guó)家開放大學(xué)電大?？啤掇k公室管理》期末試題及答案（試卷號(hào)2180）盜傳必究一、單項(xiàng)選擇題（請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在答題紙上，每小題1分，共10分）辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)選擇下列哪項(xiàng)合適的話題（）。有共同利益的話題夸耀你我的話題貼己的話題秘密的話題文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種？（）初次寫信，或有過激言行的有過激言行或漫罵領(lǐng)導(dǎo)的匿名信已做結(jié)案處理的沒有具體內(nèi)容的匿名信文員進(jìn)行會(huì)議的計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（）o會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定文員按照上司的指示，應(yīng)事先調(diào)查時(shí)間安排對(duì)參加者是否方便什么日期、時(shí)間召開會(huì)議應(yīng)考慮議題的緊急程度文秘人員必須配合會(huì)議議程，詳細(xì)檢查各項(xiàng)工作在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（）,了解要求約會(huì)者的心理。社交的能力說話的技巧聽話的能力聽寫的能力宴會(huì)期間的祝酒，常規(guī)順序應(yīng)該（）o由主人和主賓先碰杯由主賓和主人先碰杯由女賓和男賓先碰杯由男賓和女賓先碰杯以下關(guān)于辦公室職能的說法，哪一種是正確的？（）辦公室為上司服務(wù)，其他職能部門不用顧及辦公室人員只要掌握辦公、辦事、辦會(huì)知識(shí)和技能辦公室事務(wù)管理不僅有被動(dòng)性，體現(xiàn)出來更多的是主動(dòng)性辦公室管理具有集中性和整體性文員對(duì)自己的工作要做到有計(jì)劃地事先予以安排，要有科學(xué)的、明確的工作計(jì)劃。工作計(jì)劃應(yīng)該（）,是錯(cuò)誤的選項(xiàng)。分輕重緩急決定工作次序控制時(shí)間彈性不留余地辦公室，顧名思義，是辦公的場(chǎng)所。下列諸項(xiàng)中（）應(yīng)不屬于辦公室范疇。廠長(zhǎng)室實(shí)驗(yàn)室院長(zhǎng)室經(jīng)理室文員在為上司篩選電話時(shí)，以下做法不正確的是（）。文員在說了迎接詞，對(duì)方發(fā)出聲音之后，要多次確認(rèn)，方可辨昕出對(duì)方了解單位每個(gè)人的工作和職務(wù)，提醒正要接聽轉(zhuǎn)接電話的人，說明情況及轉(zhuǎn)接理由有時(shí)需要文員編織一些“美麗的謊言”以應(yīng)付那些上司不想接待的人來電者尋找你的上司，應(yīng)弄清對(duì)方的身份再通報(bào)上司郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪項(xiàng)因素（）。時(shí)間便利經(jīng)濟(jì)愛好二、判斷題（正確劃"J",錯(cuò)誤劃"X"，每小題1分，共10分）辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（X文員對(duì)上司進(jìn)言，無論是關(guān)于什么事，都應(yīng)該在個(gè)別場(chǎng)合私下表達(dá)。（X正確的郵件信封拆封位置是在信封的右邊側(cè)。（V介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。（V）文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（X）上司和文秘人員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃，或是每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃。（V交際應(yīng)酬要講求時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再補(bǔ)救，不但無法表達(dá)誠(chéng)意，還會(huì)破壞彼此關(guān)系。（V合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。（X）社交交談中，一般忌諱談對(duì)方的個(gè)人私生活話題。（V文本文件是沒有格式控制的純字符文件，在使用時(shí)不受計(jì)算機(jī)軟硬件類型的控制，兼容性好。（V）三、筒答題（每小題10分，共20分）簡(jiǎn)要說明會(huì)議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？答：會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用。（3分）可以用于向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。（3分）有兩種形式.:議決性會(huì)議紀(jì)要。（2分）周知性會(huì)議紀(jì)要。（2分）筒述會(huì)務(wù)管理中對(duì)會(huì)務(wù)工作人員的要求.答：（1）會(huì)前的最后檢查（工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心）；（2分）組織簽到和登記（任勞任怨,能連續(xù)作戰(zhàn)）；（2分）做好聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)（溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)）；（2分）（4）會(huì)議記錄與保密（業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)，有原則）｝ （2分）會(huì)議后勤保障（服從分配，具有協(xié)作意識(shí)）。（2分）四、 設(shè)計(jì)題（每小題15分，共30分）±司在與客人談話，這時(shí)有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員如何向上司傳話？答：（1）用便條把所要傳達(dá)的內(nèi)容逐項(xiàng)書寫：“某公司張總，為急事來訪，請(qǐng)他等幾分鐘，還是請(qǐng)何人代為會(huì)見，要問他哪些事情？”然后將寫好的便條對(duì)折折好。（6分）走入會(huì)客室，在上司背后說一聲：“對(duì)不起，打攪一下”。（4分）±司回頭時(shí)，遞上便條與鉛筆。（3分）退一步，等候指示。（2分）如何接受對(duì)方的名片？答：（1）在接對(duì)方名片時(shí)，務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。（2分）當(dāng)對(duì)方遞出名片時(shí)，應(yīng)點(diǎn)頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。(4分)雙手接過名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對(duì)方，鄭重地讀出名片上的名稱，以確認(rèn)無誤。(4分)遇到名片上有不認(rèn)識(shí)的字，不可輕率錯(cuò)讀，可誠(chéng)懇地請(qǐng)教對(duì)方：“很冒味，可否請(qǐng)問一下，這個(gè)字怎么念？”對(duì)方回答后，可按對(duì)方發(fā)音，重復(fù)一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。(5分)五、案例分析題(每小題15分，共30分)案例題一：愛達(dá)公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，丁秘書聽著對(duì)方的聲音，辨別出又是那位推銷員朱磊打來的電話。第一次他來電時(shí)，丁秘書聽著朱磊的自我介紹，判斷這電話不是經(jīng)理正在等的電話，也不是緊急要事。于是她說：“很抱歉，經(jīng)理不在。請(qǐng)你留下姓名、地址、回電號(hào)碼，我會(huì)轉(zhuǎn)達(dá)給經(jīng)理的?！笨蓪?duì)方非要找經(jīng)理本人不可。掛斷電話，丁秘書就此事匯報(bào)了經(jīng)理。經(jīng)理聽后，告訴她，曾在一次交易會(huì)上見過此人，印象不佳，不想和他有生意上的來往。十天前，朱磊又來了電話，丁秘書說:“對(duì)不起，經(jīng)理仍然不在。我已將你的情況和要求轉(zhuǎn)告經(jīng)理，目前他非常繁忙，這事以后再說吧！”隨即,主動(dòng)掛斷了電話。現(xiàn)在，朱磊第三次來電，丁秘書應(yīng)該怎么辦？問題：(1)文秘人員接聽電話時(shí)，首先應(yīng)做些什么？電話結(jié)束后又應(yīng)該怎么做？假如你是丁秘書，針對(duì)朱磊第三次來電，你怎樣說？(3)文秘人員怎樣審查來電？具體做法怎樣？(4)文秘人員替上司審查來電的態(tài)度和技巧是怎樣的？答：(1)文秘人員接聽電話時(shí)，首先應(yīng)自報(bào)家門。掛斷電話應(yīng)遵循“誰(shuí)先打出誰(shuí)先掛”的原則。丁秘書做錯(cuò)了。(3分)T秘書在朱磊第二次來電時(shí)，就應(yīng)告知對(duì)方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時(shí)，秘書應(yīng)該說：“你的事情，我已經(jīng)與經(jīng)理匯報(bào)過了，對(duì)你們的生意經(jīng)理無意參與，尚未考慮與你聯(lián)系。請(qǐng)你以后不要來電話了。如果情況有了變化，我會(huì)主動(dòng)與你聯(lián)系的。謝謝！”(5分)審查來電時(shí)應(yīng)詢問對(duì)方的姓名、單位、來電事由、回電號(hào)碼，然后請(qǐng)示上司是否想與對(duì)方通話。如上司同意通話，可打回電或請(qǐng)對(duì)方再打過來；如上司不想通話，應(yīng)想辦法拒絕對(duì)方。(5分)在電話中應(yīng)怎樣既做到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕”，又不得在言語(yǔ)、行動(dòng)上失禮，冒犯對(duì)方。(2分)案例題二：小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接待公司的一位重要客人。雙方見面后，小李寒喧到：“歡迎、歡迎”，嘴里說著，卻并不主動(dòng)伸手；等客人伸手了，小李才與之相握。接著小李一把拿過客人的行李，放入轎車后邊的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說：“坐在這里視野好?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么問題：小李的很多做法不合乎禮儀，小李應(yīng)該怎么做才是正確的？答：（1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手。（2分）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意：“我