建設工程文件檔案資料管理

第四章建設工程文件檔案資料管理第一節(jié)建設工程文件檔案資料管理第二節(jié)建設工程文件檔案資料的歸檔與組卷

第三節(jié)建設工程文件檔案資料的驗收、移交與分類第四節(jié)建設工程監(jiān)理文件檔案資料管理學習目標：熟練掌握建設工程文件檔案資料管理的基本概念熟悉參建各方的檔案資料編制質(zhì)量要求與組卷方法熟練掌握建設工程檔案資料的驗收、移交基本程序和了解建設工程檔案資料分類熟悉建設工程監(jiān)理的文件檔案管理方法和分類熟練掌握建設工程監(jiān)理規(guī)范規(guī)定的建設工程報表體系和建設工程文件歸檔整理規(guī)范規(guī)定的建設工程文件歸檔要求第一節(jié)建設工程文件和檔案資料概述（一）建設工程文件（constructionprojectdocument）是指在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。工程準備階段文件（seedtimedocumentofaconstructionproject）是指在工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形成的文件。一、建設工程文件和檔案資料的概念監(jiān)理文件（projectmanagementdocument）是指監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件；施工文件（constructingdocument）是指施工單位在工程施工過程中形成的文件；竣工圖（asbuilddrawing）是指在工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結(jié)果的圖樣；竣工驗收文件（handingoverdocument）是指在建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。（二）建設工程檔案（projectarchive）是指在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱為工程檔案。建設工程文件檔案資料是由建設工程文件和檔案組成的，是指規(guī)劃文件資料、建設文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。資料是一個相對性、動態(tài)性極強的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支持價值，無論其具體是什么，均可視為資料。（三）檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件（或叫文書）轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。文件轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的。主要有以下三點：

（1）辦理完畢（或叫處理完畢）的文件才能作為檔案。（2）對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。（3）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。(四)建設工程文件檔案資料載體(1)紙質(zhì)載體：以紙張為基礎(chǔ)的載體形式。(2)縮微品載體：以膠片為基礎(chǔ)，利用縮微技術(shù)對工程資料進行保存的載體形式。(3)光盤載體：以光盤為基礎(chǔ)，利用計算機技術(shù)對工程資料進行存儲的形式。(4)磁性載體：以磁性記錄材料(磁帶、磁盤等)為基礎(chǔ)，對工程資料的電子文件、聲音、圖像進行存儲的方式。真實性和全面性分散性和復雜性繼承性和時效性隨機性多專業(yè)性和綜合性（五）建設工程文件和檔案資料的特征(六)建設工程文件檔案資料管理在實際工程中，許多信息由文件檔案資料給出。建設工程文件檔案資料管理指的是在建設工程信息管理過程中對作為信息載體的資料有序地進行收集、加工、分解、編目、存檔，并為項目各參加單位和參加者提供專用和常用信息的過程。(七)工程文件歸檔范圍

（1）對與工程建設有關(guān)的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。（2）工程文件的具體歸檔范圍按照現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）中“建設工程文件歸檔范圍和保管期限表”共5大類執(zhí)行。（1）按照規(guī)范的要求積累而成的完整、真實、具體的工程技術(shù)資料，是工程竣工驗收交付的必備條件；（2）工程技術(shù)資料為工程的檢查、維護、改造、擴建提供可靠的依據(jù)；二、建設工程文件和檔案資料管理的意義與職責（一）建設工程文件和檔案資料管理的意義（3）一個質(zhì)量合格的工程必須要有一份內(nèi)容齊全、原始技術(shù)資料完整、文字記載真實可靠的技術(shù)資料；（4）對于優(yōu)良工程的評定，更有賴于技術(shù)資料的完整無缺；（5）做好建設工程文件和檔案資料管理工作也是項目管理的重要內(nèi)容；（6）建設工程文件和檔案資料是建設單位對建設工程管理的依據(jù)。（二）建設工程文件檔案資料管理職責建設工程檔案資料的管理涉及到建設單位、監(jiān)理單位、施工單位等以及地方城建檔案管理部門。對于一個建設工程而言，歸檔(puttingintorecord)有三方面含義：

(1)建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設過程中形成的文件向本單位檔案管理機構(gòu)移交；

(2)勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設過程中形成的文件向建設單位檔案管理機構(gòu)移交；

(3)建設單位按照現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB／T50328—2001)要求將匯總的該建設工程文件檔案向地方城建檔案管理部門移交。

(一)通用職責(1)工程各參建單位填寫的建設工程檔案應以施工及驗收規(guī)范、工程合同、設計文件、工程施工質(zhì)量驗收統(tǒng)一標準等為依據(jù)。(2)工程檔案資料應隨工程進度及時收集、整理，并應按專業(yè)歸類，認真書寫，字跡清楚，項目齊全、準確、真實，無未了事項。表格應采用統(tǒng)一表格，特殊要求需增加的表格應統(tǒng)一歸類。(3)工程檔案資料進行分級管理，建設工程項目各單位技術(shù)負責人負責本單位工程檔案資料的全過程組織工作并負責審核，各相關(guān)單位檔案管理員負責工程檔案資料的收集、整理工作。(4)對工程檔案資料進行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等，應按有關(guān)規(guī)定予以處罰，情節(jié)嚴重的，應依法追究法律責任。

(二)建設單位職責(1)在工程招標及與勘察、設計、監(jiān)理、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時，應對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；(2)收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應進行立卷歸檔；(3)負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；也可委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作；(4)收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案；(5)在組織工程竣工驗收前，應提請當?shù)爻墙n案管理部門對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收；(6)對列入當?shù)爻墙n案管理部門接收范圍的工程，工程竣工驗收3個月內(nèi)，向當?shù)爻墙n案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程文件；(7)必須向參與工程建設的勘察設計、施工、監(jiān)理等單位提供與建設工程有關(guān)的原始資料，原始資料必須真實、準確、齊全；(8)可委托承包單位、監(jiān)理單位組織工程檔案的編制工作；負責組織竣工圖的繪制工作，也可委托承包單位、監(jiān)理單位、設計單位完成，收費標準按照所在地相關(guān)文件執(zhí)行。(三)監(jiān)理單位職責(1)應設專人負責監(jiān)理資料的收集、整理和歸檔工作，在項目監(jiān)理部，監(jiān)理資料的管理應由總監(jiān)理工程師負責，并指定專人具體實施，監(jiān)理資料應在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔。(2)監(jiān)理資料必須及時整理、真實完整、分類有序。在設計階段，對勘察、測繪、設計單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查；在施工階段，對施工單位的工程文件的形成、積累、立卷歸檔進行監(jiān)督、檢查。(3)可以按照委托監(jiān)理合同的約定，接受建設單位的委托，監(jiān)督、檢查工程文件的形成積累和立卷歸檔工作；(4)編制的監(jiān)理文件的套數(shù)、提交內(nèi)容，提交時間，應按照現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB／T50328--2001)和各地城建檔案管理部門的要求，編制移交清單，雙方簽字、蓋章后，及時移交建設單位，由建設單位收集和匯總。監(jiān)理公司檔案部門需要的監(jiān)理檔案，按照《建設工程監(jiān)理規(guī)范》(GB50319--2000)的要求，及時由項目監(jiān)理部提供。(四)施工單位職責(1)實行技術(shù)負責人負責制，逐級建立、健全施工文件管理崗位責任制，配備專職檔案管理員，負責施工資料的管理工作。工程項目的施工文件應設專門的部門(專人)負責收集和整理。(2)建設工程實行總承包的，總承包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，各分包單位應將本單位形成的工程文件整理、立卷后及時移交總承包單位。建設工程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、控理、立卷其承包項目的工程文件，并應及時向建設單位移交，各承包單位應保證歸檔文件的完整、準確、系統(tǒng)，能夠全面反映工程建設活動的全過程。(3)可以按照施工合同的約定，接受建設單位的委托進行工程檔案的組織、編制工作。(4)按要求在竣工前將施工文件整理匯總完畢，再移交建設單位進行工程竣工驗收。(5)負責編制的施工文件的套數(shù)不得少于地方城建檔案管理部門要求，但應有完整施工文件移交建設單位及自行保存，保存期可根據(jù)工程性質(zhì)以及地方城建檔案管理部門有關(guān)要求確定。如建設單位對施工文件的編制套數(shù)有特殊要求的，可另行約定。(五)地方城建檔案管理部門職責(1)負責接收和保管所轄范圍應當永久和長期保存的工程檔案和有關(guān)資料。(2)負責對城建檔案工作進行業(yè)務指導，監(jiān)督和檢查有關(guān)城建檔案法規(guī)的實施。(3)列入向本部門報送工程檔案范圍的工程項目，其竣工驗收應有本部門參加并負責對移交的工程檔案進行驗收。

一、建設工程文件歸檔是指工程文件形成單位完成其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。對一個建設工程而言，歸檔有兩方面含義：一是建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設過程中形成的文件向本單位檔案管理機構(gòu)移交；二是勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位將本單位在工程建設過程中形成的文件向建設單位檔案管理機構(gòu)移交。第二節(jié)建設工程文件和檔案資料的歸檔與組卷（一）歸檔應符合下列規(guī)定：（1）歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反映工程建設活動的全過程。（2）根據(jù)建設程序和工程特點，歸檔可以分階段進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。（3）勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并整理立卷后，建設單位、監(jiān)理單位應根據(jù)城建管理機構(gòu)的要求對檔案文件的完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查，審查合格后向建設單位移交。（4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設單位保管，一套（原件）移交當?shù)爻墙n案館（室）。（5）勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位向建設單位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。（6）凡設計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應按國家有關(guān)規(guī)定和要求單獨立卷歸檔。歸檔范圍的基本原則是：對與工程建設有關(guān)的重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。（二）建設工程文件和檔案資料的歸檔范圍（1）歸檔的工程文件應為原件。（2）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。（3）工程文件的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。（4）工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。（三）建設工程文件和檔案資料的質(zhì)量要求（5）工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm），圖標露在外面。圖紙宜采用國家標準圖幅，如下頁圖。（7）工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強的紙張。（8）所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。幅面及圖框尺寸尺寸代號幅面大小A0A1A2A3A4B*L841*1189594*841420*594297*420210*297c

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25（9）竣工圖章的基本內(nèi)容應包括“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)?？⒐D章尺寸為50mm×80mm。竣工圖章應使用不易褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。竣工圖章示例如圖1.1。（10）利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。（11）不同幅面的工程圖紙應按《技術(shù)制圖復制圖的折疊方法》（GB/106093—89）統(tǒng)一折疊成A4幅面（297mm×210mm），圖標欄露在外面。

圖1.1竣工圖章式樣立卷（filing）是指按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件分門別類地整理成案卷，亦稱組卷。案卷（file）是指由互有聯(lián)系的若干文件組成的檔案保管單位。立卷的基本原則為：立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷。二、建設工程文件和檔案資料的組卷（一）立卷的原則和方法立卷的方法為：工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。工程準備階段文件可按建設程序、專業(yè)、形成單位等組卷；監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。立卷過程中宜遵循以下要求：案卷不宜過厚，一般不超過40mm。案卷內(nèi)不應有重份文件；不同載體的文件一般應分別組卷。文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主體與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。（二）卷內(nèi)文件的排列（1）編制卷內(nèi)文件頁號應符合下列規(guī)定：①卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。②頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。③成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。④案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。（四）案卷的編目（2）卷內(nèi)目錄的編制應符合下列規(guī)定：①卷內(nèi)目錄式樣宜符合圖1.2的要求。②序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。③責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。④文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。⑤文件題名：填寫文件標題的全稱。⑥日期：填寫文件形成的日期。⑦頁次：填寫文件在卷內(nèi)文件首頁之前。⑧卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首面之前。（3）卷內(nèi)備考表的編制應符合下列規(guī)定：①卷內(nèi)備考表的式樣宜符合圖1.3的要求。②卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。③卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。說明：案卷備考表的說明，主要說明卷內(nèi)文件復印件情況、頁碼錯誤情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的事項可不必填寫說明。（4）案卷封面的編制應符合下列規(guī)定：①案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合圖1.4的要求。②案卷封面的內(nèi)容應包括檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。③檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。④檔案館代號應填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。⑤案卷題名應簡明、準確地提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。⑥編制單位應填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者。⑦起止日期應填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。⑧保管期限分為永久、長期、短期三種期限。⑨密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。（5）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應采用70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。圖1.2卷內(nèi)目錄式樣圖1.3卷內(nèi)備考表式樣圖1.4案卷封面式樣

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。裝訂應采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，便于保管和利用。裝訂時必須剔除金屬物。案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒的外表尺寸為310mm×220mm，厚度分別為20mm、30mm、40mm、50mm。卷夾的外表尺寸為310mm×220mm，厚度一般為20~30