印章使用與管理核心制度

管理制度同意生效日期：10月23日文件名稱：印章使用和管理制度頒發(fā)部門：分發(fā)部門文件編碼：□新訂□修訂□復(fù)審原文件編碼：無編寫人審核人同意人日期日期日期2第一條目標(biāo)印章是企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中行使職權(quán)，明確企業(yè)多種權(quán)利義務(wù)關(guān)系關(guān)鍵憑證和工具，為明確使用人和管理人員責(zé)權(quán)，確保印章使用正當(dāng)性、嚴(yán)厲性和可靠性，杜絕違法行為，維護(hù)企業(yè)利益，特制訂本管理制度。第二條適用范圍本制度適適用于集團(tuán)總部及下轄各分線、各子企業(yè)。第三條印章刻制企業(yè)印章包含：公章、法人私章、協(xié)議章、財(cái)務(wù)章及各職能部門章、相關(guān)業(yè)務(wù)章（報(bào)關(guān)專用章、清關(guān)專用章等）。1、企業(yè)印章刻制均須填寫OA《印章證照申報(bào)制作申請單》，按步驟同意后，由集團(tuán)總部行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)印章制作機(jī)構(gòu)制作。所刻印章如需到公安機(jī)關(guān)辦理立案手續(xù)，由集團(tuán)總部行政部到公安部門辦理立案手續(xù)，取得準(zhǔn)予刻制介紹信后，到指定刻章機(jī)構(gòu)刻制。2、各子企業(yè)印章刻制，根據(jù)OA步驟申請審批后，如需在中國制作，由總部行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)制作；如在分企業(yè)當(dāng)?shù)刂谱?，由分企業(yè)行政人員負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)制作，并將印鑒圖樣發(fā)掃描件交總部行政部立案。3、新分企業(yè)成立，基礎(chǔ)印章（公章、協(xié)議章、法人私章、財(cái)務(wù)章）刻制，應(yīng)由分企業(yè)指定印章管理人員負(fù)責(zé)刻制，并提交印章章模掃描件給總部行政部立案。4、因業(yè)務(wù)發(fā)展需要，各職能部門申請專用章時(shí)，由需求部門填寫OA《印章證照申報(bào)制作申請單》，按步驟審批核準(zhǔn)后交行政部安排刻制，部門章通常為橢圓章。5、印章形體和規(guī)格，按國家相關(guān)要求和分企業(yè)具體要求實(shí)施。第四條印章使用和保管印章管理應(yīng)做到分散管理、相互制約。1、任何部門在啟用印章前，均需到行政部辦理領(lǐng)取手續(xù)，接收對應(yīng)責(zé)權(quán)通知，推行《印章簽收手續(xù)》并立案。2、公章：由企業(yè)財(cái)務(wù)部經(jīng)理或?qū)T保管。各部門需要蓋公章文件、通知等，須OA填寫《印章證照使用申請單》，經(jīng)審批核準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部蓋章使用。分企業(yè)公章，由分企業(yè)財(cái)務(wù)經(jīng)理保管，用章申請人須事先OA填寫《印章證照使用申請單》，經(jīng)部門責(zé)任人和分企業(yè)MD審批后，分企業(yè)財(cái)務(wù)經(jīng)理憑審批后OA單辦理蓋章。3、協(xié)議章：協(xié)議章由企業(yè)財(cái)務(wù)部經(jīng)理保管。關(guān)鍵用于企業(yè)簽署各類對外協(xié)議，蓋章前須先OA填寫《印章證照使用申請單》，經(jīng)審批核準(zhǔn)后，方可蓋章。分企業(yè)協(xié)議章使用一樣按此步驟操作。4、法人私章：法人私章由企業(yè)銀行出納保管，關(guān)鍵用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務(wù)，使用時(shí)憑審批支付申請或取匯款憑證方可蓋章。5、財(cái)務(wù)章：由企業(yè)財(cái)務(wù)部經(jīng)理保管，關(guān)鍵用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)或發(fā)票上使用；發(fā)票專用章關(guān)鍵用于發(fā)票蓋章，發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部專員保管。6、其它職能部門章，關(guān)鍵適適用于各部門內(nèi)部使用，已經(jīng)刻制職能部門章，由部門責(zé)任人進(jìn)行保管并嚴(yán)格遵守印章使用和管理制度。7、嚴(yán)禁職員私自將企業(yè)印章帶出企業(yè)使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用，由用印人OA填寫《印章證照使用申請單》，并經(jīng)企業(yè)關(guān)鍵責(zé)任人同意，由印章保管人陪同前往辦理。如確因印章保管人不便陪同，由借用人填寫借據(jù)，經(jīng)企業(yè)關(guān)鍵責(zé)任人同意，方可帶離企業(yè)。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章使用后果負(fù)擔(dān)一切責(zé)任。8、印章保管人因事離崗時(shí)，須由部門責(zé)任人指定人員臨時(shí)代管，以免貽誤工作。9、印章保管必需安全可靠，加鎖保留，不可私自委托她人代管。10、印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場，立即匯報(bào)，配合查處。11、印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證實(shí)，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。12、嚴(yán)禁在空白協(xié)議、協(xié)議、證實(shí)及介紹信上用印。因工作特殊確需用印時(shí)，須經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可；待工作結(jié)束后，必需立即向企業(yè)簽字用印領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)用印空白文件使用情況，未使用必需立即收回作廢，已使用協(xié)議協(xié)議類文件須報(bào)印章管理部門立案。第五條銀行印鑒章管理1、法人私章和財(cái)務(wù)印鑒章必需分開保管，不可一人同時(shí)保管使用，通常情況，財(cái)務(wù)責(zé)任人和會(huì)計(jì)各保管一枚印鑒章。2、上班時(shí)間，印鑒章必需放在帶鎖抽屜中，休息或離開位置時(shí)必需上鎖；下班時(shí)印鑒章必需入柜，不得隨意擺放。3、印鑒章帶離財(cái)務(wù)部門，必需進(jìn)行登記注明用途，財(cái)務(wù)責(zé)任人審核，同時(shí)報(bào)企業(yè)關(guān)鍵責(zé)任人或分企業(yè)MD審批。4、印鑒章加蓋在非銀行票據(jù)紙質(zhì)文件，必需報(bào)財(cái)務(wù)責(zé)任人審核，企業(yè)關(guān)鍵責(zé)任人或分企業(yè)MD同意，并進(jìn)行登記。5、印鑒章加蓋在非銀行票據(jù)紙質(zhì)單據(jù)（如收據(jù)、優(yōu)惠券等）上，必需有本企業(yè)相關(guān)文件要求，財(cái)務(wù)責(zé)任人同意后給予蓋章。6、刻制印鑒章，須經(jīng)財(cái)務(wù)責(zé)任人書面申請，企業(yè)關(guān)鍵責(zé)任人或分企業(yè)MD審核，報(bào)集團(tuán)企業(yè)審批后，方可給予刻制。第六條印章停用有下列情況，相關(guān)印章須停用：1、企業(yè)名稱變動(dòng)；2、印章使用損壞；3、印章遺失或被竊，申明作廢。4、印章停用時(shí)須經(jīng)企業(yè)關(guān)鍵責(zé)任人或分企業(yè)MD同意，立即將停用印章送集團(tuán)總部行政部或子企業(yè)行政部封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀登記檔案。第七條印章廢止、更換1、廢止或繳銷印章應(yīng)由保管人員填寫《印章廢止申請單》，由總經(jīng)理核準(zhǔn)后交由行政部統(tǒng)一廢止或繳銷。分企業(yè)印章廢止或繳銷由分企業(yè)MD核準(zhǔn)后，由分企業(yè)行政部廢止或繳銷，并向總部行政部報(bào)備。2、遺失印章時(shí)應(yīng)由印章保管人員填寫《印章廢止申請單》，由總經(jīng)理核準(zhǔn)并簽批遺失處理措施后，交由行政部按指示處理；分企業(yè)印章遺失由分企業(yè)MD核準(zhǔn)并簽批后，由分企業(yè)行政部按指示處理，并向總部行政部報(bào)備。如遺失企業(yè)基礎(chǔ)印章時(shí)必需按要求登報(bào)申明。3、更換印章時(shí)應(yīng)由印章保管人員依據(jù)相關(guān)文件填寫《印章廢止申請單》，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后，交由行政部按指示處理。同時(shí)更換印章部門須OA填寫《印章證照申報(bào)制作申請單》，申請制作新印章。分企業(yè)更換印章時(shí)由分企業(yè)MD核準(zhǔn)，印章如需在中國制作，由更換印章部門提議OA申請，向總部行政部申請制作；無需在中國制作，由更換印章部門提議OA申請，由分企業(yè)行政部負(fù)責(zé)制作，并向總部行政部報(bào)備。第八條印章保管人責(zé)權(quán)企業(yè)印章管理，應(yīng)遵照分散管理、相互監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)。印章保管人含有使用、監(jiān)督、保管等多重責(zé)任和權(quán)力，具體劃分以下：1、職能部門印章保管人對印章含有獨(dú)立使用權(quán)力，同時(shí)負(fù)全部使用責(zé)任。2、公章、財(cái)務(wù)章保管人無獨(dú)立使用權(quán)力，但含有監(jiān)督及許可使用權(quán)力，所以公章、財(cái)務(wù)章審批人對蓋章事項(xiàng)真實(shí)性及使用結(jié)果負(fù)責(zé)，保管人依據(jù)審批單使用印章。如未經(jīng)審批同意私自使用印章，保管人對使用結(jié)果負(fù)全部責(zé)任并按企業(yè)相關(guān)要求進(jìn)行處分。3、法人私章保管者是出納，既是保管者又是使用者，但其無獨(dú)立使用權(quán)力，需依據(jù)財(cái)務(wù)部責(zé)任人審批支付申請或取匯款憑證方可使用，不然負(fù)全部責(zé)任。第九條企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)因異地實(shí)施重大項(xiàng)目或完成關(guān)鍵業(yè)務(wù)，需要攜帶企業(yè)印章出差，須經(jīng)企業(yè)董事長或總經(jīng)理審批（分企業(yè)由MD審批）并立即歸還。第十條開具個(gè)人相關(guān)證實(shí)需用到公章，需由分管副總經(jīng)理以上簽批后（分企業(yè)由MD簽批）方能使用，如包含到個(gè)人經(jīng)濟(jì)擔(dān)保和證實(shí)時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)上一律不予證實(shí)，其不良結(jié)