公司辦公室建構、崗位職責

公司辦公室手冊工作手冊主要包含五大要素：部門簡介、崗位職責（后附各崗位工作記錄表）、崗位工作流程、工作標準、部門管理規(guī)章。一、辦公室簡介辦公室是一個綜合性的職能部門，它承擔了人力與物資協(xié)調(diào)分配及后勤工作，它的職能分為：負責公司規(guī)章制度的建立、健全與完善，并監(jiān)督各項目對規(guī)章制度的執(zhí)行。對公司的行政總務，后勤保障工作負責。做好各種會議的組織、準備工作負責起草公司相關公文，保證公文的程序化和規(guī)范化。負責公司各項目的工作協(xié)調(diào)，建立公司與項目部之間的橫向、縱向交流溝通，使上情下達、下情上明、推動公司的整體工作高效運轉。負責公司檔案的保管與使用。負責辦公用品及物料的采購及下發(fā)。負責公司的企業(yè)文化的建立、業(yè)余文化生活的豐富和團隊精神的打造等工作。公司總經(jīng)理賦予的其他工作職能。二、組織架構圖人力總監(jiān)人力總監(jiān)辦公室主任行政專員人事專員三、辦公室崗位職責（一）辦公室主任工作職責崗位說明書隸屬部門：總部辦公室崗位名稱：辦公室主任崗位編號：崗位等級：直接領導：人力資源總監(jiān)直接下級：人事專員任職資格教育背景:◆人事、行政等相關專業(yè)大專以上學歷。培訓經(jīng)歷:◆受過文書寫作、物業(yè)管理等方面的培訓。經(jīng)驗:◆5年以上行政人事及相關物業(yè)行業(yè)的工作經(jīng)驗。技能技巧:◆熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。態(tài)度:◆工作細致認真，謹慎細心，熱情，積極主動；◆工作效率高，責任心強，具有團隊精神；◆保密意識強。崗位職責負責本部門的日常工作的安排與開展。對公司的行政總務后勤保障工作負責。協(xié)助總公司管理人事、行政管理工作。負責建立、健全、完善公司的相關規(guī)章制度。5、負責組織制定和實施部門年度和月度工作計劃。6、負責控制本部門的不合格或潛在不合格，并針對不合格或潛在不合格開展糾正措施或預防措施活動。7、負責公司的會議組織，催辦會議交辦事項，檢查落實效果。8、負責公司的文控工作，包括公文起草、收發(fā)，檔案的保管與使用。9、負責公司及各項目的辦公用品、物料用品的報批及采購監(jiān)督的管理工作。10、負責按《培訓管理辦法》的要求完成公司及項目年度計劃制訂，監(jiān)督各項目內(nèi)部培訓工作。11、完成公司領導交辦的其他工作。崗位權限1、具有公司業(yè)務的建議權。2、具有發(fā)現(xiàn)問題及時上報上級領導的權利；3、具有經(jīng)上級主管授意起草公文的權利；報表報告報告內(nèi)容報告對象頻次備注月度工作計劃直接領導月每月25日前上交月度工作總結直接領導月每月5日前上交季度工作總結直接領導季度年度工作計劃和總結直接領導度各項目采購費用匯總表直接領導月度上級要求的各種臨時報告上級不定(二)行政專員工作職責崗位說明書隸屬部門：總部辦公室崗位名稱：行政專員崗位編號：崗位等級：直接領導：辦公室主任直接下級：無任職資格教育背景:◆行政等相關專業(yè)大專以上學歷。培訓經(jīng)歷:◆受過文書寫作、行政管理、電腦制圖等方面的培訓。經(jīng)驗:◆2年以上行政、電腦軟件行業(yè)的工作經(jīng)驗。技能技巧:◆熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。態(tài)度:◆工作細致認真，謹慎細心，熱情，積極主動；◆工作效率高，責任心強，具有團隊精神；◆保密意識強。崗位職責1、負責行政的日常管理工作。2、負責協(xié)助部門經(jīng)理制定行政管理的工作計劃，并組織實施。3、負責總公司檔案管理監(jiān)督檢查工作。4、負責辦公用品的申購、采購、發(fā)放、盤點等工作。5、負責員工工服的盤點、清洗、發(fā)放、申購等管理工作。6、負責庫房及采購的監(jiān)督管理工作。7、負責公司內(nèi)部會議的組織、安排工作。8、負責公司的對外宣傳工作9、完成領導交辦的其他工作任務。崗位權限具有審核物料、辦公用品供貨商的資質(zhì)的權限具有檢查項目庫存的權限報表報告報告內(nèi)容報告對象頻次備注月度工作計劃直接領導月每月25日前上交月度工作總結直接領導月每月5日前上交季度工作總結直接領導季度年度工作計劃和總結直接領導度各項目采購費用匯總表直接領導月度上級要求的各種臨時報告上級不定(三)人事專員工作職責崗位說明書隸屬部門：總部辦公室崗位名稱：人事專員崗位編號：崗位等級：直接領導：辦公室主任直接下級：無任職資格教育背景:◆人事、行政等相關專業(yè)大專以上學歷。培訓經(jīng)歷:◆受過人事資源等方面的培訓。經(jīng)驗:◆3年以上人力資源的相關工作經(jīng)驗。技能技巧:◆熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。態(tài)度:◆工作細致認真，謹慎細心，熱情，積極主動；◆工作效率高，責任心強，具有團隊精神；◆保密意識強。崗位職責1、負責員工的招聘與面試。2、負責人事?lián)醢傅慕?、歸檔。3、協(xié)助成本專員做好合同的簽訂及錄用手續(xù)的辦理。4、負責員工入司、離職手續(xù)的辦理。5、一周不少以一次中心員工進行抽查與考核并反饋總結。6、負責培訓資料、檔案的收集、建立和管理。7、負責人事的日常管理工作。8、負責人員招聘工作，保證物業(yè)服務中心各部門的人員配備能夠滿足現(xiàn)場管理工作需求，保證各部門日常工作的正常開展。9、負責處理、解釋與勞動人事相關問題與疑問。10、負責物業(yè)服務中心內(nèi)部人才選拔工作。11、負責項目排班的核對工作。12、負責招聘網(wǎng)站、人才單位的維護工作。13、負責每月工資的核算及按時發(fā)放14、完成領導交辦的其它任務。崗位權限具有審核項目考勤的權限具有檢查項目人員出勤的權限具有建立、查看人員檔案的權限報表報告報告內(nèi)容報告對象頻次備注月度工作計劃直接領導月月度工作總結直接領導月季度工作總結直接領導季度年度工作計劃和總結直接領導度各項目采購費用匯總表直接領導月度上級要求的各種臨時報告上級不定招聘流程通過各種方式發(fā)布招聘信息選擇招聘渠道，發(fā)布招聘信息項目根據(jù)需要提出招聘需求人事審核是通過各種方式發(fā)布招聘信息選擇招聘渠道，發(fā)布招聘信息項目根據(jù)需要提出招聘需求人事審核是否符合編制無編制，項目增補編制有編制上報審核審批合格 網(wǎng)站、校園、職介、內(nèi)部推薦網(wǎng)站、校園、職介、內(nèi)部推薦篩選簡歷，約人員面試推薦合格人員進行復試項目進行復試篩選簡歷，約人員面試推薦合格人員進行復試項目進行復試主管級以上人員需要營運部經(jīng)理復試總經(jīng)理復試合格人員辦理入職手續(xù)入職流程通知面試合格人員辦理入職通知面試合格人員辦理入職主管以上人員在公司辦理入職，一般員工在項目辦理入職員工攜帶身份證：1、原件及影印件1份。2、學歷證件：原件及影印件1份。3、職稱證件：原件及影印件1份。4、一寸照片2張。5、外地員工應出示《暫住證》：原件及影印件1份。6、戶口簿復印件及其他經(jīng)指定繳驗的表格。7、特殊工種操作證8、原單位離職證明9、銀行卡復印件（北京銀行工資卡建立員工檔案，檔案包括：員工身份證影印件建立員工檔案，檔案包括：員工身份證影印件、員工學歷證影印件員工資格職稱及相關證明、員工照片、員工面試評估表員工入職審批表、員工試用期考核表、勞動合同員工培訓檔案、員工考核、獎懲檔案收齊新入職人員資料后，人事組織相關、人員進行新員工入職培訓，介紹企業(yè)文化、公司規(guī)章管理制度、企業(yè)產(chǎn)品、企業(yè)組織結構、產(chǎn)品市場情況等公司情況并填寫相關入職表格簽訂勞動合同。轉正流程對轉正審批通過的員工，即時發(fā)《試用期轉正通知書》；試用期滿前十天，員工所在部門負責人對轉正審批通過的員工，即時發(fā)《試用期轉正通知書》；試用期滿前十天，員工所在部門負責人通知辦理轉正審批手續(xù)，發(fā)放《試用期員工轉正審批表》；組織進行轉正面談，具體面談分工如下：經(jīng)理級（含）以上員工：由總部辦公室進行轉正初審，由公司總經(jīng)理負責做轉正面談；經(jīng)理助理級（含）以下員工：領班級（含）以下員工：由各部門（項目）經(jīng)理負責做轉正面談對轉正審批未通過的員工，及時將審批處理意見反饋至相關人員（包括員工、員工所在部門負責人等），辦理延時轉正手續(xù)及終止試用手續(xù)；對轉正審批未通過的員工，及時將審批處理意見反饋至相關人員（包括員工、員工所在部門負責人等），辦理延時轉正手續(xù)及終止試用手續(xù)；轉正審批結果反饋轉正審批結果反饋 離職流程員工離職手續(xù)辦理完畢后，總部辦公室回收《辭職申請書》與《員工離職表》，存檔記錄。在離職交接日，用工部門發(fā)放《員工離職表》，依據(jù)表單內(nèi)容協(xié)助離職員工辦理離職手續(xù)員工離職手續(xù)辦理完畢后，總部辦公室回收《辭職申請書》與《員工離職表》，存檔記錄。在離職交接日，用工部門發(fā)放《員工離職表》，依據(jù)表單內(nèi)容協(xié)助離職員工辦理離職手續(xù)。員工辭職必須