公司辦公室建構(gòu)、崗位職責(zé)

公司辦公室手冊(cè)工作手冊(cè)主要包含五大要素：部門(mén)簡(jiǎn)介、崗位職責(zé)（后附各崗位工作記錄表）、崗位工作流程、工作標(biāo)準(zhǔn)、部門(mén)管理規(guī)章。一、辦公室簡(jiǎn)介辦公室是一個(gè)綜合性的職能部門(mén)，它承擔(dān)了人力與物資協(xié)調(diào)分配及后勤工作，它的職能分為：負(fù)責(zé)公司規(guī)章制度的建立、健全與完善，并監(jiān)督各項(xiàng)目對(duì)規(guī)章制度的執(zhí)行。對(duì)公司的行政總務(wù)，后勤保障工作負(fù)責(zé)。做好各種會(huì)議的組織、準(zhǔn)備工作負(fù)責(zé)起草公司相關(guān)公文，保證公文的程序化和規(guī)范化。負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)目的工作協(xié)調(diào)，建立公司與項(xiàng)目部之間的橫向、縱向交流溝通，使上情下達(dá)、下情上明、推動(dòng)公司的整體工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。負(fù)責(zé)公司檔案的保管與使用。負(fù)責(zé)辦公用品及物料的采購(gòu)及下發(fā)。負(fù)責(zé)公司的企業(yè)文化的建立、業(yè)余文化生活的豐富和團(tuán)隊(duì)精神的打造等工作。公司總經(jīng)理賦予的其他工作職能。二、組織架構(gòu)圖人力總監(jiān)人力總監(jiān)辦公室主任行政專員人事專員三、辦公室崗位職責(zé)（一）辦公室主任工作職責(zé)崗位說(shuō)明書(shū)隸屬部門(mén)：總部辦公室崗位名稱：辦公室主任崗位編號(hào)：崗位等級(jí)：直接領(lǐng)導(dǎo)：人力資源總監(jiān)直接下級(jí)：人事專員任職資格教育背景:◆人事、行政等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷。培訓(xùn)經(jīng)歷:◆受過(guò)文書(shū)寫(xiě)作、物業(yè)管理等方面的培訓(xùn)。經(jīng)驗(yàn):◆5年以上行政人事及相關(guān)物業(yè)行業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)。技能技巧:◆熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。態(tài)度:◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，熱情，積極主動(dòng)；◆工作效率高，責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)精神；◆保密意識(shí)強(qiáng)。崗位職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)的日常工作的安排與開(kāi)展。對(duì)公司的行政總務(wù)后勤保障工作負(fù)責(zé)。協(xié)助總公司管理人事、行政管理工作。負(fù)責(zé)建立、健全、完善公司的相關(guān)規(guī)章制度。5、負(fù)責(zé)組織制定和實(shí)施部門(mén)年度和月度工作計(jì)劃。6、負(fù)責(zé)控制本部門(mén)的不合格或潛在不合格，并針對(duì)不合格或潛在不合格開(kāi)展糾正措施或預(yù)防措施活動(dòng)。7、負(fù)責(zé)公司的會(huì)議組織，催辦會(huì)議交辦事項(xiàng)，檢查落實(shí)效果。8、負(fù)責(zé)公司的文控工作，包括公文起草、收發(fā)，檔案的保管與使用。9、負(fù)責(zé)公司及各項(xiàng)目的辦公用品、物料用品的報(bào)批及采購(gòu)監(jiān)督的管理工作。10、負(fù)責(zé)按《培訓(xùn)管理辦法》的要求完成公司及項(xiàng)目年度計(jì)劃制訂，監(jiān)督各項(xiàng)目?jī)?nèi)部培訓(xùn)工作。11、完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。崗位權(quán)限1、具有公司業(yè)務(wù)的建議權(quán)。2、具有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)利；3、具有經(jīng)上級(jí)主管授意起草公文的權(quán)利；報(bào)表報(bào)告報(bào)告內(nèi)容報(bào)告對(duì)象頻次備注月度工作計(jì)劃直接領(lǐng)導(dǎo)月每月25日前上交月度工作總結(jié)直接領(lǐng)導(dǎo)月每月5日前上交季度工作總結(jié)直接領(lǐng)導(dǎo)季度年度工作計(jì)劃和總結(jié)直接領(lǐng)導(dǎo)度各項(xiàng)目采購(gòu)費(fèi)用匯總表直接領(lǐng)導(dǎo)月度上級(jí)要求的各種臨時(shí)報(bào)告上級(jí)不定(二)行政專員工作職責(zé)崗位說(shuō)明書(shū)隸屬部門(mén)：總部辦公室崗位名稱：行政專員崗位編號(hào)：崗位等級(jí)：直接領(lǐng)導(dǎo)：辦公室主任直接下級(jí)：無(wú)任職資格教育背景:◆行政等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷。培訓(xùn)經(jīng)歷:◆受過(guò)文書(shū)寫(xiě)作、行政管理、電腦制圖等方面的培訓(xùn)。經(jīng)驗(yàn):◆2年以上行政、電腦軟件行業(yè)的工作經(jīng)驗(yàn)。技能技巧:◆熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。態(tài)度:◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，熱情，積極主動(dòng)；◆工作效率高，責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)精神；◆保密意識(shí)強(qiáng)。崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)行政的日常管理工作。2、負(fù)責(zé)協(xié)助部門(mén)經(jīng)理制定行政管理的工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3、負(fù)責(zé)總公司檔案管理監(jiān)督檢查工作。4、負(fù)責(zé)辦公用品的申購(gòu)、采購(gòu)、發(fā)放、盤(pán)點(diǎn)等工作。5、負(fù)責(zé)員工工服的盤(pán)點(diǎn)、清洗、發(fā)放、申購(gòu)等管理工作。6、負(fù)責(zé)庫(kù)房及采購(gòu)的監(jiān)督管理工作。7、負(fù)責(zé)公司內(nèi)部會(huì)議的組織、安排工作。8、負(fù)責(zé)公司的對(duì)外宣傳工作9、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。崗位權(quán)限具有審核物料、辦公用品供貨商的資質(zhì)的權(quán)限具有檢查項(xiàng)目庫(kù)存的權(quán)限報(bào)表報(bào)告報(bào)告內(nèi)容報(bào)告對(duì)象頻次備注月度工作計(jì)劃直接領(lǐng)導(dǎo)月每月25日前上交月度工作總結(jié)直接領(lǐng)導(dǎo)月每月5日前上交季度工作總結(jié)直接領(lǐng)導(dǎo)季度年度工作計(jì)劃和總結(jié)直接領(lǐng)導(dǎo)度各項(xiàng)目采購(gòu)費(fèi)用匯總表直接領(lǐng)導(dǎo)月度上級(jí)要求的各種臨時(shí)報(bào)告上級(jí)不定(三)人事專員工作職責(zé)崗位說(shuō)明書(shū)隸屬部門(mén)：總部辦公室崗位名稱：人事專員崗位編號(hào)：崗位等級(jí)：直接領(lǐng)導(dǎo)：辦公室主任直接下級(jí)：無(wú)任職資格教育背景:◆人事、行政等相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷。培訓(xùn)經(jīng)歷:◆受過(guò)人事資源等方面的培訓(xùn)。經(jīng)驗(yàn):◆3年以上人力資源的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)。技能技巧:◆熟練使用辦公軟件、辦公自動(dòng)化設(shè)備。態(tài)度:◆工作細(xì)致認(rèn)真，謹(jǐn)慎細(xì)心，熱情，積極主動(dòng)；◆工作效率高，責(zé)任心強(qiáng)，具有團(tuán)隊(duì)精神；◆保密意識(shí)強(qiáng)。崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)員工的招聘與面試。2、負(fù)責(zé)人事?lián)醢傅慕?、歸檔。3、協(xié)助成本專員做好合同的簽訂及錄用手續(xù)的辦理。4、負(fù)責(zé)員工入司、離職手續(xù)的辦理。5、一周不少以一次中心員工進(jìn)行抽查與考核并反饋總結(jié)。6、負(fù)責(zé)培訓(xùn)資料、檔案的收集、建立和管理。7、負(fù)責(zé)人事的日常管理工作。8、負(fù)責(zé)人員招聘工作，保證物業(yè)服務(wù)中心各部門(mén)的人員配備能夠滿足現(xiàn)場(chǎng)管理工作需求，保證各部門(mén)日常工作的正常開(kāi)展。9、負(fù)責(zé)處理、解釋與勞動(dòng)人事相關(guān)問(wèn)題與疑問(wèn)。10、負(fù)責(zé)物業(yè)服務(wù)中心內(nèi)部人才選拔工作。11、負(fù)責(zé)項(xiàng)目排班的核對(duì)工作。12、負(fù)責(zé)招聘網(wǎng)站、人才單位的維護(hù)工作。13、負(fù)責(zé)每月工資的核算及按時(shí)發(fā)放14、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。崗位權(quán)限具有審核項(xiàng)目考勤的權(quán)限具有檢查項(xiàng)目人員出勤的權(quán)限具有建立、查看人員檔案的權(quán)限報(bào)表報(bào)告報(bào)告內(nèi)容報(bào)告對(duì)象頻次備注月度工作計(jì)劃直接領(lǐng)導(dǎo)月月度工作總結(jié)直接領(lǐng)導(dǎo)月季度工作總結(jié)直接領(lǐng)導(dǎo)季度年度工作計(jì)劃和總結(jié)直接領(lǐng)導(dǎo)度各項(xiàng)目采購(gòu)費(fèi)用匯總表直接領(lǐng)導(dǎo)月度上級(jí)要求的各種臨時(shí)報(bào)告上級(jí)不定招聘流程通過(guò)各種方式發(fā)布招聘信息選擇招聘渠道，發(fā)布招聘信息項(xiàng)目根據(jù)需要提出招聘需求人事審核是通過(guò)各種方式發(fā)布招聘信息選擇招聘渠道，發(fā)布招聘信息項(xiàng)目根據(jù)需要提出招聘需求人事審核是否符合編制無(wú)編制，項(xiàng)目增補(bǔ)編制有編制上報(bào)審核審批合格 網(wǎng)站、校園、職介、內(nèi)部推薦網(wǎng)站、校園、職介、內(nèi)部推薦篩選簡(jiǎn)歷，約人員面試推薦合格人員進(jìn)行復(fù)試項(xiàng)目進(jìn)行復(fù)試篩選簡(jiǎn)歷，約人員面試推薦合格人員進(jìn)行復(fù)試項(xiàng)目進(jìn)行復(fù)試主管級(jí)以上人員需要營(yíng)運(yùn)部經(jīng)理復(fù)試總經(jīng)理復(fù)試合格人員辦理入職手續(xù)入職流程通知面試合格人員辦理入職通知面試合格人員辦理入職主管以上人員在公司辦理入職，一般員工在項(xiàng)目辦理入職員工攜帶身份證：1、原件及影印件1份。2、學(xué)歷證件：原件及影印件1份。3、職稱證件：原件及影印件1份。4、一寸照片2張。5、外地員工應(yīng)出示《暫住證》：原件及影印件1份。6、戶口簿復(fù)印件及其他經(jīng)指定繳驗(yàn)的表格。7、特殊工種操作證8、原單位離職證明9、銀行卡復(fù)印件（北京銀行工資卡建立員工檔案，檔案包括：?jiǎn)T工身份證影印件建立員工檔案，檔案包括：?jiǎn)T工身份證影印件、員工學(xué)歷證影印件員工資格職稱及相關(guān)證明、員工照片、員工面試評(píng)估表員工入職審批表、員工試用期考核表、勞動(dòng)合同員工培訓(xùn)檔案、員工考核、獎(jiǎng)懲檔案收齊新入職人員資料后，人事組織相關(guān)、人員進(jìn)行新員工入職培訓(xùn)，介紹企業(yè)文化、公司規(guī)章管理制度、企業(yè)產(chǎn)品、企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品市場(chǎng)情況等公司情況并填寫(xiě)相關(guān)入職表格簽訂勞動(dòng)合同。轉(zhuǎn)正流程對(duì)轉(zhuǎn)正審批通過(guò)的員工，即時(shí)發(fā)《試用期轉(zhuǎn)正通知書(shū)》；試用期滿前十天，員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)轉(zhuǎn)正審批通過(guò)的員工，即時(shí)發(fā)《試用期轉(zhuǎn)正通知書(shū)》；試用期滿前十天，員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人通知辦理轉(zhuǎn)正審批手續(xù)，發(fā)放《試用期員工轉(zhuǎn)正審批表》；組織進(jìn)行轉(zhuǎn)正面談，具體面談分工如下：經(jīng)理級(jí)（含）以上員工：由總部辦公室進(jìn)行轉(zhuǎn)正初審，由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)做轉(zhuǎn)正面談；經(jīng)理助理級(jí)（含）以下員工：領(lǐng)班級(jí)（含）以下員工：由各部門(mén)（項(xiàng)目）經(jīng)理負(fù)責(zé)做轉(zhuǎn)正面談對(duì)轉(zhuǎn)正審批未通過(guò)的員工，及時(shí)將審批處理意見(jiàn)反饋至相關(guān)人員（包括員工、員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人等），辦理延時(shí)轉(zhuǎn)正手續(xù)及終止試用手續(xù)；對(duì)轉(zhuǎn)正審批未通過(guò)的員工，及時(shí)將審批處理意見(jiàn)反饋至相關(guān)人員（包括員工、員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人等），辦理延時(shí)轉(zhuǎn)正手續(xù)及終止試用手續(xù)；轉(zhuǎn)正審批結(jié)果反饋轉(zhuǎn)正審批結(jié)果反饋 離職流程員工離職手續(xù)辦理完畢后，總部辦公室回收《辭職申請(qǐng)書(shū)》與《員工離職表》，存檔記錄。在離職交接日，用工部門(mén)發(fā)放《員工離職表》，依據(jù)表單內(nèi)容協(xié)助離職員工辦理離職手續(xù)員工離職手續(xù)辦理完畢后，總部辦公室回收《辭職申請(qǐng)書(shū)》與《員工離職表》，存檔記錄。在離職交接日，用工部門(mén)發(fā)放《員工離職表》，依據(jù)表單內(nèi)容協(xié)助離職員工辦理離職手續(xù)。員工辭職必須