秘書實務(wù)第六章 差旅安排

第六章差旅安排案例導(dǎo)入第六章差旅安排第一節(jié)國內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備第二節(jié)出國商務(wù)旅行的準(zhǔn)備第三節(jié)出國商務(wù)旅行的禮節(jié)第一節(jié)國內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備一、需要了解的情況 當(dāng)秘書得知近期上司要有商務(wù)旅行的信息以后，要了解下述內(nèi)容：〔一〕商務(wù)旅行的目的〔二〕地點〔三〕時間〔四〕人員安排二、應(yīng)該做的準(zhǔn)備工作〔一〕選擇、預(yù)定交通工具 根據(jù)上司的要求和工作的需要選擇交通工具，可以采用預(yù)定、上網(wǎng)預(yù)訂等方法。1.預(yù)定車票 2.預(yù)定飛機票 3.索要報銷單據(jù) 4.明確接送工具〔二〕預(yù)定旅館 給上司預(yù)定什么等級的旅館和房間，首先要根據(jù)公司的規(guī)定，然后還要照顧到上司的習(xí)慣。 1.預(yù)定途徑 可以通過旅行社、各旅游網(wǎng)、目的地的商會或當(dāng)?shù)嘏c我方有合作關(guān)系的公司預(yù)定。某些航空公司也有旅館預(yù)訂業(yè)務(wù)。 2.預(yù)定方法 告訴旅館客人姓名、性別、到達(dá)和離開的時間，預(yù)定房間的類型、朝向以及其他要求。有時需要提前幾個月預(yù)訂?！踩愁A(yù)支差旅費 有些公司采取預(yù)支差旅費制度，秘書事先要寫申請才能預(yù)支差旅費。支付差旅費可以采用現(xiàn)金、旅行支票、信用卡等方式都可以?！菜摹硿?zhǔn)備資料和行裝 1.根據(jù)商務(wù)活動內(nèi)容選擇所需資料 2.辦公用品 3.旅行資料 4.個人用品〔五〕制定商務(wù)旅行方案和日程表 1.商務(wù)旅行方案 商務(wù)旅行方案要比日程安排更全面，涉及的內(nèi)容更多。秘書應(yīng)把方案復(fù)制三份，一份給上司及其家屬，一份存檔，一份留給自己。 2.日程表 日程表不是出訪者一方就能制定的，實際操作過程一般是雙方先商議出訪的時間、會談的主要內(nèi)容、考察的重點對象等事宜，然后由接待方一方擬定日程表，發(fā)給出訪一方，看是否需要增減，經(jīng)過出訪方的認(rèn)可，日程表才正式定下來。商務(wù)旅行方案例如日程表例如第二節(jié)出國商務(wù)旅行的準(zhǔn)備一、出國手續(xù) 當(dāng)秘書得知上司要出國商務(wù)旅行時，除了了解根本情況、做與國內(nèi)商務(wù)旅行一樣的準(zhǔn)備工作之外，還要進行如下準(zhǔn)備工作：〔一〕辦理護照護照是一個國家的公民出入本國國境和在外旅游或居住時，由本國發(fā)給的，證明該公民身份的合法證件。凡出國人員均應(yīng)持有本國政府頒發(fā)的護照。 1.撰寫出國申請 2.辦理護照手續(xù)〔二〕辦理簽證 要由出國人員本人親自持護照、對方公司邀請信和其他申請簽證的材料，到所去國駐我國大使館或領(lǐng)事館申辦簽證；或是委托可靠的簽證代辦機構(gòu)代辦；也可以委托發(fā)出邀請的公司在其所在國的有關(guān)部門辦理?！踩侈k理?國際預(yù)防接種證書? 因為該證書是黃色封皮，所以俗稱“黃皮書〞。它是世界衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的身體健康、防止流行病的傳播而采取的衛(wèi)生檢疫措施。

三、其他準(zhǔn)備 其他準(zhǔn)備與在國內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備內(nèi)容根本相同。但需特別注意以下幾點：〔一〕掌握時差換算 秘書要清楚各國之間的時差換算方法。國際上按經(jīng)線把地球外表平分為24時區(qū)。每一區(qū)跨15度，叫做一個標(biāo)準(zhǔn)時區(qū)。 飛機航班時刻表，一般注有兩種時間，當(dāng)?shù)貢r間和標(biāo)準(zhǔn)時間。而機場標(biāo)出的飛機起飛和降落的時間都是當(dāng)?shù)貢r間?！捕硟稉Q外幣 要根據(jù)國家規(guī)定的數(shù)額兌換外幣。如果能換一點零錢更好，因為到達(dá)目的地后有零錢會比較方便，比方在街上打、去洗手間、乘坐公共汽車或地鐵等。

〔三〕準(zhǔn)備適當(dāng)?shù)亩Y物 商務(wù)活動不比送貴重禮品，國際商務(wù)活動中準(zhǔn)備一些有公司標(biāo)志的小禮物和有地方特色的工藝品比較常見。〔四〕了解所到國的背景資料 要對所有國家的文化、風(fēng)俗、禮儀、根本國情有所了解，使我們在國際交往中既不失尊嚴(yán)，又彬彬有禮，不卑不亢，有泱泱大國之風(fēng)。〔五〕準(zhǔn)備資料和各種證件〔六〕準(zhǔn)備行裝〔七〕制定用品行裝一覽表 為了保證不落下重要的東西，秘書應(yīng)該把應(yīng)帶的東西分類并列表打印出來，發(fā)給每個出國人員一份，自己留一份。國內(nèi)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備——視頻連接第三節(jié)出國商務(wù)旅行的禮節(jié)一、乘飛機的禮節(jié)〔一〕侯機時的禮節(jié) 不要和同伴大聲談笑。當(dāng)座椅不夠用時，不要讓自己的行李占據(jù)座位。要把食品剩余物、包裝袋、看過不要的報紙放進垃圾箱里。〔二〕在飛機上的禮節(jié)二、下榻賓館的禮節(jié)〔一〕接待來訪的客人 在賓館接待來訪的客人，最好的地方是在大廳或咖啡廳?！捕匙∷薅Y節(jié)〔三〕正確使用設(shè)備〔四〕本卷須知禮節(jié)三、公共場合的禮節(jié)〔一〕與他人保持適當(dāng)距離 在人口較少的國家，在公共場所，人與人保持的距離經(jīng)常在三米?！捕晨坑倚凶摺踩吃谝磺泄矆龊隙家３职察o四、關(guān)于小費〔一〕正確認(rèn)識小費〔二〕具體付費情況在這一章里，我們介紹了進行國內(nèi)、國際商務(wù)旅行的種種準(zhǔn)備工作，以及國外旅行的一些禮節(jié)。通過介紹，我們可以體會到，商務(wù)旅行的目的是否能順利到達(dá)，上司的業(yè)務(wù)水平固然重要，秘書的準(zhǔn)備工作也不可無視。一個細(xì)節(jié)沒有做好，可能就會影響全局。做國際商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作需要更多的專業(yè)知識和清醒的頭腦。學(xué)會做一些表格將能幫助你理清紛繁的頭緒，使工作有條不紊地進行。國外旅行的禮節(jié)是不可不知的，沒有這些常識，就做不了受人歡送的客人。本章小結(jié)

案例評點你認(rèn)為國內(nèi)商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作中最重要的是什么？秘書應(yīng)怎樣管理上司的行裝？怎樣讓上司知道重要資料放于何處？在得知上司要做一次出國商務(wù)旅行時，秘書的首要工作是什么？辦理出國手續(xù)的程序是怎樣的？可以穿著睡衣去前臺嗎？課堂練習(xí)題國內(nèi)商務(wù)旅行需準(zhǔn)備哪些資料？國際商務(wù)旅行需要哪些證件？申請因公護照需要哪些