秘書實務第六章 差旅安排

第六章差旅安排案例導入第六章差旅安排第一節(jié)國內商務旅行的準備第二節(jié)出國商務旅行的準備第三節(jié)出國商務旅行的禮節(jié)第一節(jié)國內商務旅行的準備一、需要了解的情況 當秘書得知近期上司要有商務旅行的信息以后，要了解下述內容：〔一〕商務旅行的目的〔二〕地點〔三〕時間〔四〕人員安排二、應該做的準備工作〔一〕選擇、預定交通工具 根據上司的要求和工作的需要選擇交通工具，可以采用預定、上網預訂等方法。1.預定車票 2.預定飛機票 3.索要報銷單據 4.明確接送工具〔二〕預定旅館 給上司預定什么等級的旅館和房間，首先要根據公司的規(guī)定，然后還要照顧到上司的習慣。 1.預定途徑 可以通過旅行社、各旅游網、目的地的商會或當地與我方有合作關系的公司預定。某些航空公司也有旅館預訂業(yè)務。 2.預定方法 告訴旅館客人姓名、性別、到達和離開的時間，預定房間的類型、朝向以及其他要求。有時需要提前幾個月預訂?！踩愁A支差旅費 有些公司采取預支差旅費制度，秘書事先要寫申請才能預支差旅費。支付差旅費可以采用現金、旅行支票、信用卡等方式都可以?！菜摹硿蕚滟Y料和行裝 1.根據商務活動內容選擇所需資料 2.辦公用品 3.旅行資料 4.個人用品〔五〕制定商務旅行方案和日程表 1.商務旅行方案 商務旅行方案要比日程安排更全面，涉及的內容更多。秘書應把方案復制三份，一份給上司及其家屬，一份存檔，一份留給自己。 2.日程表 日程表不是出訪者一方就能制定的，實際操作過程一般是雙方先商議出訪的時間、會談的主要內容、考察的重點對象等事宜，然后由接待方一方擬定日程表，發(fā)給出訪一方，看是否需要增減，經過出訪方的認可，日程表才正式定下來。商務旅行方案例如日程表例如第二節(jié)出國商務旅行的準備一、出國手續(xù) 當秘書得知上司要出國商務旅行時，除了了解根本情況、做與國內商務旅行一樣的準備工作之外，還要進行如下準備工作：〔一〕辦理護照護照是一個國家的公民出入本國國境和在外旅游或居住時，由本國發(fā)給的，證明該公民身份的合法證件。凡出國人員均應持有本國政府頒發(fā)的護照。 1.撰寫出國申請 2.辦理護照手續(xù)〔二〕辦理簽證 要由出國人員本人親自持護照、對方公司邀請信和其他申請簽證的材料，到所去國駐我國大使館或領事館申辦簽證；或是委托可靠的簽證代辦機構代辦；也可以委托發(fā)出邀請的公司在其所在國的有關部門辦理?！踩侈k理?國際預防接種證書? 因為該證書是黃色封皮，所以俗稱“黃皮書〞。它是世界衛(wèi)生組織為了保障出入國境人員的身體健康、防止流行病的傳播而采取的衛(wèi)生檢疫措施。

三、其他準備 其他準備與在國內商務旅行的準備內容根本相同。但需特別注意以下幾點：〔一〕掌握時差換算 秘書要清楚各國之間的時差換算方法。國際上按經線把地球外表平分為24時區(qū)。每一區(qū)跨15度，叫做一個標準時區(qū)。 飛機航班時刻表，一般注有兩種時間，當地時間和標準時間。而機場標出的飛機起飛和降落的時間都是當地時間?！捕硟稉Q外幣 要根據國家規(guī)定的數額兌換外幣。如果能換一點零錢更好，因為到達目的地后有零錢會比較方便，比方在街上打、去洗手間、乘坐公共汽車或地鐵等。

〔三〕準備適當的禮物 商務活動不比送貴重禮品，國際商務活動中準備一些有公司標志的小禮物和有地方特色的工藝品比較常見?！菜摹沉私馑絿谋尘百Y料 要對所有國家的文化、風俗、禮儀、根本國情有所了解，使我們在國際交往中既不失尊嚴，又彬彬有禮，不卑不亢，有泱泱大國之風?！参濉硿蕚滟Y料和各種證件〔六〕準備行裝〔七〕制定用品行裝一覽表 為了保證不落下重要的東西，秘書應該把應帶的東西分類并列表打印出來，發(fā)給每個出國人員一份，自己留一份。國內商務旅行的準備——視頻連接第三節(jié)出國商務旅行的禮節(jié)一、乘飛機的禮節(jié)〔一〕侯機時的禮節(jié) 不要和同伴大聲談笑。當座椅不夠用時，不要讓自己的行李占據座位。要把食品剩余物、包裝袋、看過不要的報紙放進垃圾箱里。〔二〕在飛機上的禮節(jié)二、下榻賓館的禮節(jié)〔一〕接待來訪的客人 在賓館接待來訪的客人，最好的地方是在大廳或咖啡廳。〔二〕住宿禮節(jié)〔三〕正確使用設備〔四〕本卷須知禮節(jié)三、公共場合的禮節(jié)〔一〕與他人保持適當距離 在人口較少的國家，在公共場所，人與人保持的距離經常在三米?！捕晨坑倚凶摺踩吃谝磺泄矆龊隙家３职察o四、關于小費〔一〕正確認識小費〔二〕具體付費情況在這一章里，我們介紹了進行國內、國際商務旅行的種種準備工作，以及國外旅行的一些禮節(jié)。通過介紹，我們可以體會到，商務旅行的目的是否能順利到達，上司的業(yè)務水平固然重要，秘書的準備工作也不可無視。一個細節(jié)沒有做好，可能就會影響全局。做國際商務旅行的準備工作需要更多的專業(yè)知識和清醒的頭腦。學會做一些表格將能幫助你理清紛繁的頭緒，使工作有條不紊地進行。國外旅行的禮節(jié)是不可不知的，沒有這些常識，就做不了受人歡送的客人。本章小結

案例評點你認為國內商務旅行準備工作中最重要的是什么？秘書應怎樣管理上司的行裝？怎樣讓上司知道重要資料放于何處？在得知上司要做一次出國商務旅行時，秘書的首要工作是什么？辦理出國手續(xù)的程序是怎樣的？可以穿著睡衣去前臺嗎？課堂練習題國內商務旅行需準備哪些資料？國際商務旅行需要哪些證件？申請因公護照需要哪些