公司前臺的管理核心制度

企業(yè)前臺工作規(guī)范和管理制度第一章總則企業(yè)前臺作為企業(yè)涉外窗口，常常性和用戶接觸，含有較重大責(zé)任，前臺接待直接代表企業(yè)形象和服務(wù)質(zhì)量，所以，企業(yè)前臺接待必需嚴(yán)格遵守接待工作規(guī)范。反之，則會給企業(yè)形象造成嚴(yán)重不良影響。有鑒于此，為提升企業(yè)外在形象和服務(wù)水平，統(tǒng)一規(guī)范前臺工作秩序和職員行為及操作程序，特制訂前臺工作規(guī)范和管理制度，對前臺工作進(jìn)行細(xì)化、具體化。適合范圍：本制度適適用于前臺工作人員。管理部門：企業(yè)行政部。電話接待步驟及話術(shù)電話接聽：接聽電話時，首先要熱情、精神飽滿，因?yàn)槲覀兇碇髽I(yè)形象。電話鈴響第二聲到第三聲時候，接起電話。話術(shù)：“您好，蟻?zhàn)寰W(wǎng)?！薄罢垎柲夷奈唬俊辈灰浴拔埂遍_頭，使用禮貌用語。接電話語氣要不緊不慢，并一直保持輕松愉悅聲調(diào)，嚴(yán)禁在接聽電話時，使用不文明語言，或不耐煩語氣語氣。應(yīng)調(diào)整好表情，微笑是能夠經(jīng)過電話傳輸，多使用禮貌用語，如：“謝謝您”、“請問還有什么能夠幫您嗎？”、“不用謝”等等。來電轉(zhuǎn)接：來電轉(zhuǎn)接時，首先要確定接聽人在座位上，而且確定其能夠接聽電話（是否在接聽手機(jī)或和領(lǐng)導(dǎo)匯報工作）。盡可能不要通知來電者企業(yè)人員電話，盡可能采取留下聯(lián)絡(luò)方法通知企業(yè)同事，回電給對方形式。話術(shù)：“好，請您稍等，幫您轉(zhuǎn)接?！保ù_定能夠接聽）“不好意思，她現(xiàn)在不在座位上/正在接聽電話/現(xiàn)在外出不在企業(yè)，不方便轉(zhuǎn)接。是否需要幫您留言，或留下您聯(lián)絡(luò)方法，稍后請她回電給您？”（不方便接聽或不在位子上）。對方找假如是總經(jīng)理，又知道總經(jīng)理姓氏，則需要禮貌問清楚對方姓名、企業(yè)，要有一定分辨能力，分辨無關(guān)電話和關(guān)鍵電話區(qū)分。關(guān)鍵電話來電轉(zhuǎn)接，做好統(tǒng)計，如遇推銷，無法說出需轉(zhuǎn)接者姓名電話，或和企業(yè)無關(guān)來電，就要以禮貌借口拒絕。婉拒話術(shù)：“請留下您聯(lián)絡(luò)方法，假如需要我們會和您聯(lián)絡(luò)?！眮黼娊y(tǒng)計：做好來電統(tǒng)計，關(guān)鍵是需要留言來電和需要回電來電統(tǒng)計。填寫“電話留言條”（來電者姓名、企業(yè)、轉(zhuǎn)達(dá)事宜、聯(lián)絡(luò)電話、來電時間）放在顯著位置，并提醒同事。留言一定要立即轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)部門或相關(guān)人員。其它注意事項：讓對方先掛線。在接聽電話、打電話給用戶或打電話給上級領(lǐng)導(dǎo)時，應(yīng)有禮貌等候?qū)Ψ较仁站€，這么整個電話才算圓滿結(jié)束。假如沒有在前臺，要留心前臺電話鈴響，要立即用周圍電話接起，并禮貌接聽。假如要離開企業(yè)或臨時不能接聽電話，需要提前通知上一級領(lǐng)導(dǎo)或同事代為留心接聽電話。訪客接待規(guī)范外來訪客接待：碰到有訪客來，應(yīng)立即起身招呼來訪客人。面朝一直訪者點(diǎn)頭，微笑致意?！澳茫≌垎柲夷奈?？您貴姓？是否有預(yù)約？”如有需要，要填寫“來訪記錄表”。了解其所造訪對象，請來訪者到洽談間或會議室等候，立即聯(lián)絡(luò)被造訪者或相關(guān)人員，并為客人倒水。假如來訪者等候時間過長，被訪者還在忙，要主動關(guān)照一下來訪者，并向其說明一下，并提醒被訪者，問詢是否需要相關(guān)其它人員先接待等。接待來訪客人時，應(yīng)盡可能避免來訪者經(jīng)過或滯留在辦公區(qū)域，假如經(jīng)接洽者許可，能夠有前臺引導(dǎo)來訪者進(jìn)入辦公區(qū)域。假如碰到造訪對象不在，應(yīng)讓來訪者在洽談間等候，立即聯(lián)絡(luò)被訪者，通知其有來訪者，看是需要來訪者等候，還是另約時間。再委婉通知來訪者。送客：客人離開時，要起身、面帶微笑禮貌送客。話術(shù)：“請您慢走”、“您辛勞了”、“再見?！钡鹊?。客人走后，要立即將客人使用過一次性杯子清理，桌椅擺回原位。保持會議室和洽談間整齊。對內(nèi)同事接待：早上上班有主動和同事，尤其是領(lǐng)導(dǎo)打招呼問好。話術(shù)：“早上好”、“早”、“某總/姓名+早上好！”。下班也要和同事打招呼。話術(shù)：“辛勞了，我先走了，明天見?！薄邦I(lǐng)導(dǎo)，請問您這邊還有什么需要我做工作嗎，（假如沒有）那我先走了，領(lǐng)導(dǎo)再見！”等等。前臺要保持有些人在位置上，假如有事離開，需要主動交代同事幫助接聽電話或接待訪客，首先是同部門同事，其次是其它部門同事。禮貌對待其它同事或領(lǐng)導(dǎo)安排工作。話術(shù)：“能夠，不過我要先和我部門主管說明一下，因?yàn)槲椰F(xiàn)在有工作在做，所以時間上和部門主管確定一下，再回復(fù)您，是否能夠完成，和完成時間，您看能夠嗎？或，您直接和我們部門主管說一下，讓她安排？”（工作量較大，一小時內(nèi)無法完成工作。）“好，能夠?！保軌蝽樖謳椭瓿晒ぷ鳎Ｗ⒁?，對待同事一定要謙和有禮，能夠幫忙盡可能幫忙，一時不能做到或完成有困難，不直接決絕，能夠向其說明現(xiàn)在工作情況，并立即向部門主管匯報，合理調(diào)整配置工作。第四章快遞、信件、物品收發(fā)管理規(guī)范快遞、信件、報紙收發(fā)：發(fā)件：在收到企業(yè)職員要寄文件資料、物品時，要在快遞記錄表進(jìn)行登記，注明發(fā)件人姓名、交發(fā)物品名稱，交寄時間，收件人地址等及其它尤其要求，經(jīng)確定無誤后，再統(tǒng)一辦理寄出。寄件人所填寫快遞單需留一頁在前臺存底已便查詢。收件：前臺收件后須進(jìn)行歸類、登記并立即通知收件人領(lǐng)取或發(fā)放，收件人領(lǐng)取時須在記錄表上簽字。企業(yè)物品收發(fā)和管理：盤庫：每個月25-30日對庫存辦公用具進(jìn)行全方面盤點(diǎn)，制作“辦公用具庫存統(tǒng)計表”提交行政主管審查。若有用具數(shù)量不足或已領(lǐng)用完，即時上報，進(jìn)行補(bǔ)充；購置：每個月25-30日通知企業(yè)各部門提交下月所需辦公用具清單，統(tǒng)計出“購置清單”后報行政主管審批。同意后，聯(lián)絡(luò)辦公用具供給商送貨；.領(lǐng)用：職員領(lǐng)用所需辦公用具時，讓其填寫“辦公用具領(lǐng)用表”并簽字，然后給發(fā)放；歸還：職員辦理離職手續(xù)時，需歸還已領(lǐng)用企業(yè)物品（易耗品除外），如有遺失、損毀需立即上報；第五章日常工作要求前臺接待人員應(yīng)該遵守愈加嚴(yán)格作息時間，要在正常工作時間提前10分鐘到崗，推遲10分鐘下班。

前臺接待人員在見到入門領(lǐng)導(dǎo)、同事、來賓后須微笑打招呼問好。

工作時間內(nèi)嚴(yán)禁脫崗、串崗、提前離崗等行為，前臺接待人職員作特殊性決定了其離座不應(yīng)該太久，通常不能超出10分鐘。如工作中因公務(wù)需暫離工作崗位時，需立即通知其它行政人員替崗，并交待清楚接聽電話、接待貴賓方法等；在替班人員抵達(dá)前臺后方可離開。保持前臺工作區(qū)清潔、整齊，維持前臺工作秩序，不瀏覽和工作不相干網(wǎng)頁、不聊天、不吃零食、不大聲喧嘩。前臺工作人員儀表儀容要求整齊、端莊做到服裝整齊、規(guī)范，言行舉止溫和、謙恭，使用文明用語，坐姿端正，站姿屹立。不得翹二郎腿，不得用手支著下巴或做其它不雅動作，要時刻注意塑造良好職業(yè)形象。臺人員不應(yīng)使用前臺電話撥打或接聽私人電話，如接聽私人電話，應(yīng)盡可能快結(jié)束通話。辦公桌面不得堆放和工作無關(guān)私人物品，如水杯、私人照片、化妝鏡、藥品等，隨時保持前臺桌面潔凈整齊。定時整理多種文件、報紙、雜志等物品，按部門及物品種類進(jìn)行分類，物品柜中公私物品要分類放置。

要熱情、大方、活潑、自然，有問有答、待人禮貌，能辦理事項明確回復(fù)，對不能辦理說明理由。第六章儀態(tài)禮儀前臺人員應(yīng)著職業(yè)套裝等正裝，同時保持個人清潔衛(wèi)生：頭發(fā)梳理整齊，以盤發(fā)為主，不帶復(fù)雜首飾；面部保持清潔，不化濃妝，唇部潤澤，口氣清新；手部潔凈，不留長指甲，指甲修剪整齊，不涂抹鮮艷指甲油；能夠使用清新、淡雅香水。應(yīng)禮貌用語并保持開朗心態(tài)，在接待過程中一直面帶笑容，這么愈加有利于和人交往，給來訪客人留下良好印象。

站姿：

應(yīng)表現(xiàn)出柔和和輕盈，抬頭挺胸，重心自然落于腳中間，肩膀放松，丁字步站立。談話時，要面對對方，保持一定距離。盡可能保持身體挺直，不可歪斜。依靠著墻壁、桌椅而站；雙腿分開距離過大、交叉，全部是不雅觀和失禮行為。手中也不要玩弄物品，那樣顯心不在焉，是不禮貌行為。

眼光：接待貴賓少不了眼光接觸，正確利用眼光傳達(dá)信息，能夠有效地塑造專業(yè)形象。談話時眼光應(yīng)保持平視，談話中應(yīng)用眼睛輕松柔和地注視對方眼睛，同時配以微笑。

微笑：

微笑要不露牙齒，嘴角兩端略起，發(fā)自內(nèi)心，自然坦誠，切不可假笑。

手勢：

經(jīng)過手勢，能夠表示介紹、引領(lǐng)、請、再見等等多個含義。手勢一定要柔和，不能拖泥帶水。在領(lǐng)路和指導(dǎo)