會議運營管理第八章 會議項目管理

會議運營管理第八章會議工程管理第一節(jié)會議工程管理概述第二節(jié)會議工程啟動第三節(jié)會議工程方案第四節(jié)會議工程執(zhí)行與控制第五節(jié)會議工程評估第六節(jié)會議工程財務(wù)管理第七節(jié)會議工程風險管理本章核心問題包括：〔1〕會議工程管理的定義；〔2〕會議工程管理的方法；〔3〕會議工程的執(zhí)行與控制；〔4〕會議工程評估；〔5〕會議工程財務(wù)管理；〔6〕會議工程風險管理。引入案例主視覺采用主要元素加輔助元素的籌劃思路，以三千年古蜀遺跡“太陽神鳥〞為第一主要元素，以歷史悠久的中國蜀繡“芙蓉錦鯉〞為第二主要元素，以蜀錦“喜相逢〞、子母熊貓、翠竹、蓋碗為輔助元素，以國際大會通行的商務(wù)藍為主色調(diào)，輔之以大方沉穩(wěn)的白色和灰色，并配以中國紅點綴。注重發(fā)揮世紀城星光大道的導(dǎo)入功能與形象功能，充分使用兩側(cè)燈箱、傳播大會主視覺。周全、綜合考慮入住洲際酒店與兩個假日酒店的嘉賓與媒體的步行需求、分散在城市中央?yún)^(qū)入住的嘉賓搭乘大巴車的需求，并且滿足高規(guī)格警衛(wèi)安保的需求，將落客區(qū)分為首長通道、步行通道與乘車通道，從而確保抵達與離開的秩序和平安。開幕式與主論壇遵循國際會議、政府會議莊重、大方、整齊、典雅的風格，主舞臺采用巨幅三聯(lián)屏幕、三面環(huán)繞臺階。充分考慮場館空曠巨大、聲音回響嚴重等自身缺陷，采取兩側(cè)、雙層、四個落地銀幕設(shè)計，高清、高真視頻音頻播放設(shè)備并形成環(huán)繞立體聲結(jié)構(gòu)。布置國際專業(yè)級燈光設(shè)備，滿足大會不同環(huán)節(jié)的照明與裝飾需要。嚴格安排、部署首長最正確進出路線。采取劇院式布局，劃分VVIP、VIP、與會嘉賓三級坐席，確保來賓秩序出入。以商務(wù)藍為主色調(diào)，兩邊側(cè)屏與中央主屏形成統(tǒng)一、照應(yīng)的長幅畫面，以成都市標志元素“太陽神鳥〞和代表元素“芙蓉錦鯉〞為裝飾元素，中屏保持主形象不變，側(cè)屏實時呈現(xiàn)現(xiàn)場畫面。同時在主場館中后部懸掛極具中國風格的印有“太陽神鳥〞的燈籠組合，形成世界華商相融共聚的情感氣氛。大會平安保障，是會務(wù)組織實施重點環(huán)節(jié)，針對會議代表規(guī)模大、層次高、活動涉及場館點多面廣、日程活動多樣緊湊、時間節(jié)點流程嚴密等特點，制定了周密詳細的組織實施方案，確保各個環(huán)節(jié)的無縫對接與高效溝通，有效保障了各項活動的順利開展。主會場占用世紀城公共區(qū)域、館前區(qū)域、4個展館共計近達10萬平米，在主會場內(nèi)歷時2天須完成2次安檢、開幕式與主論壇、1次自助午餐、萬余平米政府及商業(yè)展覽展示、閉幕式與閉幕晚宴及演出等多個重大事項，包含門頭、通道、墻體、地毯、舞臺、屏幕、聲光音電、桌椅排位以及鮮花綠植、桌簽座簽的搭建、調(diào)試與運營等體量巨大、數(shù)量眾多的準備工作，在工期、材質(zhì)、工藝、消防、安監(jiān)、警衛(wèi)等方面有嚴格標準，要求效勞方必須具備高超的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與即時應(yīng)變能力，工程組夜以繼日的修改圖紙、檢驗材料、核準數(shù)量、檢查質(zhì)量、審核內(nèi)容，以極高的專業(yè)水準、極優(yōu)的職業(yè)素養(yǎng)和極佳的效勞態(tài)度確保了大會的順利召開并贏得了政府領(lǐng)導(dǎo)的當場贊譽。開幕式與閉幕式相隔不到2天在同一會場舉辦，并且在風格、內(nèi)容與流程上不盡相同，以巨幅LED屏幕作為主舞臺背景畫面及大會內(nèi)容展示介質(zhì)是經(jīng)過推敲后確定的唯一最正確方式，數(shù)以百計的塊狀電子屏整體、無縫拼接，并承載實時同傳呈現(xiàn)國家領(lǐng)導(dǎo)人致辭演講畫面、展示政府形象宣傳片、贊助商廣告與文藝演出等功用，萬分之一黑屏的幾率都是不可補救的敗筆，工程組在無數(shù)次的調(diào)試與驗證后交出的是最滿意的答卷，全程沒有點滴漏洞。大會前的彩排工作也是重中之重，工程組在十余次的演練與調(diào)整中，實現(xiàn)了流暢的環(huán)節(jié)銜接、精準的走位路線、準確的主持串詞、實時的屏幕呈現(xiàn)、適合的音響與光線配合，由此大會現(xiàn)場萬無一失。工程評估2021年9月，新加坡、臺北、香港三大國際機場張貼出第十二屆世界華商大會巨幅燈箱公益廣告，成都雙流機場高速公路與天府大道、世紀城周邊等城市主干道飄揚、輝映著大會的道旗與燈箱，3000年古蜀標志“太陽神鳥〞圖案與中國蜀繡“芙蓉錦鯉〞圖案訴說著中國成都這座名城傳統(tǒng)與現(xiàn)代的完美對話。全城沸騰，以響徹世界的中國西部崛起之聲迎接普及全世界3000名華商的到來。9月24日至26日，第十二屆世界華商大會在中國四川成都世紀城新會展中心與世紀城國際會議中心隆重召開，三天時間里，舉辦了“華緣林〞植樹活動、開幕式與中國經(jīng)濟論壇、15個專題分論壇、展覽展示、考察交流、工程洽談簽約儀式、會旗交接儀式與閉幕晚宴等多項活動。本屆華商大會共有來自105個國家和地區(qū)的3000余名中外代表參會，246名、71家境內(nèi)外媒體注冊參會。其覆蓋國家、地區(qū)和代表人數(shù)創(chuàng)歷屆華商大會之最，謝國民、許榮茂、劉錦庭、蔡其生、蔡冠深、紀輝琦等知名僑商和100余個海外僑商組織的僑商代表蒞會。9月25日中央電視臺新聞聯(lián)播為大會開幕播出長達4分鐘的頭條新聞，新華社、中新社、人民日報、光明日報、四川日報、四川電視臺、華西都市報、成都日報、成都電視臺等所有重要媒體均刊出專題報道。9月26日晚，大會圓滿落幕?！瞾碓矗褐袊鴷h產(chǎn)業(yè)網(wǎng)：〕思考：請結(jié)合案例分析世界華商大會的工程管理都涉及哪些內(nèi)容？一、會議工程管理概念二、會議工程管理過程三、會議工程管理方法第一節(jié)會議工程管理概述美國工程管理學會〔ProjectManagementInstitute，PMI〕認為,“工程是為創(chuàng)立獨特的產(chǎn)品、效勞或成果而進行的臨時性工作〞。英國工程管理協(xié)會〔AssociationofProjectManagement,APM〕認為，“工程是努力為實現(xiàn)方案目標而進行的特殊的臨時性工作〞。會議工程，顧名思義，就是努力為創(chuàng)立和實現(xiàn)會議產(chǎn)品、效勞而進行的臨時性活動。一、會議工程管理概念1、工程的定義工程都是一次性的，都要求在一定的期限內(nèi)完成，不得超過一定的費用，并有一定的性能要求等。無論何種工程，都具有以下典型特征：第一，一次性；第二，獨特性；第三，目的性；第四，組織的臨時性；第五，生命周期性；第六，約束性；第七，結(jié)果不可挽回性。2、工程的特征3、工程管理的定義和特征〔1〕定義：會議工程管理就是以會議工程為對象的系統(tǒng)管理方法，通過一個臨時性的會議工程組織，對會議工程進行高效率的方案、組織、指導(dǎo)和控制，以實現(xiàn)會議工程全過程的動態(tài)管理和工程目標綜合協(xié)調(diào)與優(yōu)化的各項活動的總稱?！?〕根本要素第一，工程環(huán)境第二，工程環(huán)境第三，可利用的資源第四，要達成的目標第五，需求和期望4、會議工程管理二、會議工程管理過程計劃啟動收尾與評估執(zhí)行與控制三、會議工程管理方法一、會議工程可行性研究二、會議工程組織規(guī)劃與管理第二節(jié)會議工程啟動一、會議工程可行性研究〔1〕開始階段〔2〕調(diào)研階段〔3〕優(yōu)化和選擇方案階段〔4〕詳細研究階段〔5〕編制可行性研究報告階段〔1〕定義：組織設(shè)計是管理者為了實現(xiàn)組織的目標而對組織活動和組織結(jié)構(gòu)進行設(shè)計的活動，在特定的環(huán)境中，把組織的任務(wù)與組織的職能、部門、職權(quán)和標準進行有效的結(jié)構(gòu)性配合的過程?！?〕原那么：組織設(shè)計的原那么包括分工協(xié)作原那么、經(jīng)營目標導(dǎo)向原那么、有效制約原那么、控制管理幅度原那么和動態(tài)適應(yīng)原那么等。二、會議工程組織規(guī)劃與管理1、工程組織設(shè)計〔1〕直線制組織結(jié)構(gòu)每一個工作部門只有唯一的一個上級領(lǐng)導(dǎo)部門。優(yōu)點：遵循了統(tǒng)一指揮原那么，防止了令出多門、多頭領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)象；結(jié)構(gòu)簡單，信息傳遞迅速，利于決策；權(quán)力集中，責任明確。缺點：沒有設(shè)置職能機構(gòu)，權(quán)力過于集中，管理者受個人能力、精力限制往往難于應(yīng)付繁雜事務(wù)；各部門關(guān)心本部門利益，相互之間缺乏協(xié)調(diào)。2、工程組織結(jié)構(gòu)〔3〕直線職能制組織結(jié)構(gòu)優(yōu)點：綜合了直線制和職能制組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點，既保證了集中統(tǒng)一指揮，又能發(fā)揮各種專家業(yè)務(wù)管理的作用，其職能高度集中、職責清楚、秩序井然、工作效率較高，整個組織有較高的穩(wěn)定性。缺點：下級部門主動性和積極性的發(fā)揮受到限制；各部門自成體系，不重視信息的橫向溝通，工作容易重復(fù)；當職能部門和直線部門之間目標不一致時，容易產(chǎn)生矛盾；整個組織系統(tǒng)的適應(yīng)性較差，還會增加管理費用?！?〕事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)優(yōu)點：一是實現(xiàn)了有效分權(quán)，將高層管理者從瑣碎管理事務(wù)中解放出來；二是實現(xiàn)了企業(yè)多元化擴張與專業(yè)化經(jīng)營的統(tǒng)一；三是實現(xiàn)了管理的靈活性和適應(yīng)性。缺點：一是職能機構(gòu)重疊，造成資源浪費、經(jīng)營本錢上升；二是加大了總公司和事業(yè)部、各事業(yè)部之間的關(guān)系協(xié)調(diào)難度?！?〕矩陣制組織結(jié)構(gòu)優(yōu)點：強化了組織的縱向與橫向的聯(lián)系；增強了組織的機動性和對環(huán)境變化的適應(yīng)性；強化了跨部門、跨專業(yè)之間的溝通。缺點：組織的縱橫聯(lián)系增加了資源管理方面的復(fù)雜性；組織結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性差；權(quán)責不清，每個小組成員都要接受兩個或兩個以上的上級領(lǐng)導(dǎo)，職權(quán)關(guān)系容易出現(xiàn)混亂與沖突，降低工作效率。團隊是制定路線圖的組織保障。團隊是指為了實現(xiàn)某一目標而相互協(xié)作的個體所組成的正式組織。團隊組建可以描述為這樣一個過程，聚集具有不同需要、背景和專業(yè)的個人，把他們變成一個整體的、有效的工作單元。根據(jù)管理學家梅瑞德斯·貝爾賓〔MeredithBelbin〕的理論，成功的團隊必須具備九種行為特征或是九種“團隊角色〞。3、工程團隊建設(shè)表8-2貝爾賓團隊角色理論來源：MeredithBelbin.TeamRolesAtWork.2nded.ElsevierLtd.2021:p22.〔英〕韋斯〔AntonioE.Weiss〕著.劉靜,劉鵬,王雪峰譯.經(jīng)理人成功密鑰工作環(huán)節(jié)全剖析[M].北京:清華大學出版社,2021:163.第一，人力資源規(guī)劃第二，工程團隊組建第三，工程團隊開發(fā)第四，工程團隊管理4、工程人力資源管理一、會議工程范圍方案二、會議工程進度方案三、會議工程資源方案第三節(jié)會議工程方案一、會議工程范圍方案〔1〕定義：會議工程范圍是指為了到達會議目標所做的各項工作的內(nèi)容，包括要交付的產(chǎn)品或效勞應(yīng)該具有什么樣的特征和功能，以及為了實現(xiàn)該產(chǎn)品或效勞所需要完成的工作內(nèi)容。

1、定義會議工程范圍〔2〕會議工程范圍：①確定參會者的類型、層次、數(shù)量；②制定適宜的宣傳戰(zhàn)略，擴大會議影響力；③確定會議效勞范圍，與會議效勞總承包商或分包商簽訂合同，為參會者提供各種效勞；④會議現(xiàn)場管理工作，在會議現(xiàn)場的組織和協(xié)調(diào)工作，確保會議順利進行。⑤會議評估工作，會議結(jié)束后要對會議環(huán)境、工作、效果進行評估。1、會議工程范圍方案的內(nèi)容〔1〕會議工程范圍管理方案的定義工程范圍管理方案是工程或工程集方案的組成局部，描述如何定義、制定、監(jiān)督、控制和確認工程范圍。

3、會議工程范圍管理方案〔2〕工程范圍管理方案的步驟第一，確認整個團隊都已參與到需求過程中；第二，記錄每個團隊成員在工程中承擔的角色和職責；第三，定義收集需求的可交付物和時間框架；第四，定義過程并確定使用何種技巧：訪談、會議、研討會等；第五，簡要說明現(xiàn)有業(yè)務(wù)需求。獲取或制定工作流、業(yè)務(wù)流程圖等過程結(jié)果；第六，安排研討會和需求收集會，啟動收集需求過程；第七，安排需求審核會議，確保真正的需求被完整收集；第八，為需求建立一個變更控制過程；第九，建立需求追蹤矩陣或追蹤系統(tǒng)。會議工程進度方案就是描述會議工程中各項工作開展順序、開始和完成時間以及相互銜接關(guān)系的方案。按照進度方案所包含的內(nèi)容不同，可分為總體進度方案、分項進度方案、年度進度方案等。二、會議工程進度方案會議工程描述將工程目標、工程范圍、工程執(zhí)行、工程方案等內(nèi)容以表格形式列舉出來，主要包括工程名稱、工程目標、交付物、交付物完成準那么、工作描述、工作標準、所需資源估計、重大里程碑、工程負責人及其審核意見等。1、工程描述〔1〕工程分解的概念①定義：會議工程描述完成后，需要把整個工程分解成為便于執(zhí)行的各個具體的工作任務(wù)，以便工程的執(zhí)行與控制。工程分解所采用的工具是工作分解結(jié)構(gòu)圖〔WBS〕。②WBS分解工作的一般步驟：第一，畫出響應(yīng)的WBS結(jié)構(gòu)分解圖。第二，規(guī)劃工作時間。第三，建立編碼系統(tǒng)。2、工程分解〔2〕工程工作分解結(jié)構(gòu)的形式①樹狀形式，又稱組織結(jié)構(gòu)圖形式。樹狀形式的WBS圖層次清楚，缺點是復(fù)雜、不易修改且難以展示工程的全貌。②列表形式，又稱縮進圖形式。列表形式雖不及樹狀形式直觀，但優(yōu)點是易于修改且能夠反映工程全貌。

③氣泡形式。優(yōu)點是可以任意修改、添加，缺點也是不夠直觀?！?〕WBS編碼WBS中的每一項工作都要準確而唯一確實定一個編碼。這個編碼可以提供兩點信息，首先，界定工作的類屬，通過編碼直接讀出該工作的分級等次，及其往上各層的隸屬關(guān)系；其次，表達WBS系統(tǒng)內(nèi)部各項工作邏輯關(guān)系的根本識別信息。WBS編碼數(shù)字位數(shù)視工程復(fù)雜程度而定。工作描述是在對會議工程工作分解圖的根底上，對每項工作的具體內(nèi)容和要求進行描述，使工程小組成員可以加深對工程工作的了解?！?〕工作描述表工作描述表是圍繞任務(wù)交付物對相關(guān)工作標準及相關(guān)條件進行描述的表格形式。3、工作描述〔2〕工程工作列表如果把每項工作描述表進行匯總，就可以用列表的形式，表示出所有工作的根本流程。①工作編碼。WBS編碼中為每項工作編制的代碼是唯一的。②工作名稱。各項任務(wù)的名稱。③輸入。完本錢項任務(wù)的前提條件。④輸出。完成該任務(wù)后的可交付成果。⑤內(nèi)容。即本項任務(wù)需要做的工作和具體流程。⑥負責單位。負責本項任務(wù)的單位或部門。⑦協(xié)作單位。完本錢項任務(wù)的協(xié)作單位或部門。⑧相關(guān)單位。與本工作相關(guān)聯(lián)的單位或部門。工作責任分配表是將分解的工作落實到有關(guān)部門和個人，并且明確表示出有關(guān)部門或者個人對各項工作的關(guān)系、責任和地位。責任分配表可以有多種表現(xiàn)形式，責任人在工程中的地位可以用圖例符號也可以用字母或數(shù)字來表示。4、工作責任分配表工程中有些工作完成之后才能進行下一項工作，工作任務(wù)之間有嚴格的先后順序，有些工作需要或者可以同時進行，具有一定的交叉關(guān)系?！?〕順序圖法順序圖法也叫節(jié)點網(wǎng)絡(luò)圖法，用節(jié)點表示工程活動，每項活動用一個方框表示，對工程活動的描述或者命名一般直接寫在方框內(nèi)，工程活動之間的關(guān)系用節(jié)點之間的箭線表示。5、工作先后關(guān)系確認工程活動之間的依賴關(guān)系包括四種類型：①結(jié)束—開始型A活動必須結(jié)束，B活動才可以開始，即B在A結(jié)束之前不能開始，這是最常見的邏輯相關(guān)關(guān)系。②開始—開始型B活動開始前A活動必須開始，即B在A開始前不能開始。這種邏輯關(guān)系允許活動A和其后的活動B在某種程度上同時進行。③結(jié)束—結(jié)束型B活動結(jié)束前A活動必須結(jié)束，即B在A結(jié)束前不能結(jié)束。此種邏輯關(guān)系允許活動A和其今后的活動B在某種程度上可以同時結(jié)束。④開始—結(jié)束型B活動結(jié)束前A活動必須開始，即B在A開始前不能結(jié)束。此種邏輯關(guān)系很少使用。一般地，每個節(jié)點的活動會有以下幾個時間。①最早開始時間〔ES〕：能夠到達該節(jié)點的最早時間。②最遲開始時間〔LS〕：為使工程在限定日期內(nèi)完成，該節(jié)點的活動開始的最遲時間。③最早結(jié)束時間〔EF〕：某活動能夠完成的最早時間。④最遲結(jié)束時間〔LF〕：為使工程在限定日期內(nèi)完成，該節(jié)點的活動完成的最遲時間。⑤持續(xù)時間〔Dur〕：活動持續(xù)時間長度。⑥時差〔SL〕：在不影響后續(xù)活動最早開始時間的前提下，本活動所具有的機動時間。⑦關(guān)鍵路徑〔CP〕：網(wǎng)絡(luò)中最長活動的路徑，如果延遲會延誤整個工程?！?〕箭線圖法箭線圖法又稱為雙代號網(wǎng)絡(luò)圖法，它以一條橫線表示一項活動，活動的描述或命名可以寫在箭線上方，以帶編號的節(jié)點連接活動。箭線圖的繪制有以下一些規(guī)那么。①不能出現(xiàn)回路?；芈繁硎具壿嬌系腻e誤，會導(dǎo)致計算進入死循環(huán)。②繪制方向為從左向右。③每個節(jié)點都要編號，增加圖形的可讀性和清晰型。編號要按照前后順序不斷增大，可以不連續(xù)但不能重復(fù)。④編號要預(yù)留一定的間隔，為后續(xù)新增活動預(yù)留空間。⑤表示活動的線條一般要使用箭頭，也可以不用。⑥箭線圖要開始于一個節(jié)點，并且結(jié)束于一個節(jié)點。⑦連線不能相交，如果相交無法防止，要采用過橋法或者指向法防止混淆。工作時間估計就是依據(jù)工作列表、工程約束條件和假設(shè)前提、資源數(shù)量要求和質(zhì)量要求、歷史信息等資料，估算已確定出的會議工程活動所需要的工作時間。估算方法主要有：〔1〕專家判斷法〔2〕類比估算法〔3〕德爾菲法〔4〕定量估算活動持續(xù)時間的方法①時間定額估算法②三點估算法6、工作時間估計〔1〕甘特圖甘特圖是進度方案最常用的一種工具，用橫軸表示時間，縱軸表示活動，線條表示在整個期間上方案和實際的活動完成情況。它具有簡單明了、易于編制的特點。但是，由于甘特圖不表示各項活動之間的關(guān)系，也不指出影響工程生命周期的關(guān)鍵所在。7、進度安排〔3〕里程碑方案里程碑方案是以工程中具有歷史性的重要事件的完成或者開始的時間作為一個基準點所形成的工程方案，是一個工程完成的框架性方案，通常配合甘特圖使用?！?〕工程進度表工程進度表是關(guān)于會議進度的詳細安排，能夠直觀的表示出每項工作的開始時間、持續(xù)時間和完成時間。每種進度方案都有各自的優(yōu)缺點和適用對象，實際應(yīng)用中，要根據(jù)工程的不同特征和實際需要選擇編制工程進度方案的方法，主要考慮的因素有會議規(guī)模、復(fù)雜程度、會議細節(jié)的掌握程度。表8-8工程進度方案編制方法的優(yōu)缺點會議工程資源方案制訂依據(jù)主要是工程工作分解結(jié)構(gòu)、工程工作進度方案、歷史信息和資源安排描述等。資源方案編制方法主要有：〔1〕專家判斷法〔2〕頭腦風暴法〔3〕資源平衡法三、會議工程資源方案1、資源方案制定的方法〔1〕資源矩陣資源矩陣用于說明完成會議工程中的各項工作需要用到的各種資源的情況。表8-9給出了人力資源矩陣的一個例子。表中左邊列出了會議各項工作任務(wù)，上面的行給出了所用到的人力資源的名字，行列交叉處即為會議工程各項工作所需要的各種資源狀況，其中P為主要資源，S為次要資源。2、資源方案制定的工具〔2〕資源數(shù)據(jù)表資源數(shù)據(jù)表用以說明各種資源在工程周期內(nèi)各時間段上的數(shù)量的需求情況。表8-10是資源數(shù)據(jù)表的例子，表示會議期間各項工作所需財務(wù)資源的數(shù)量?！?〕資源甘特圖資源甘特圖反映的是各種資源在工程周期各階段用于完成哪些工作的情況。圖8-17給出了人力資源在工程全周期中完成工作的情況的一個例子?！?〕資源負荷圖資源負荷圖一般以條形圖的形式反映工程進度及工程周期內(nèi)的資源需求情況。圖8-18為某會議人力資源負荷圖。一、會議工程執(zhí)行二、會議工程控制第四節(jié)會議工程執(zhí)行與控制一、會議工程執(zhí)行〔1〕會議相關(guān)文件證件準備〔2〕會議設(shè)施與會場布置準備①會議通知準備①會議設(shè)施與會議用品②會議請柬②會場布置③會議邀請函③會前檢查④會議文件準備⑤會議回執(zhí)與會議報名申請表⑥會議相關(guān)證件1、會議準備〔1〕會議接待準備〔7〕安排住宿和飲食〔2〕擬定會議接待方案〔8〕安排作息時間〔3〕培訓接待人員〔9〕文藝招待〔4〕落實接待事項〔10〕組織參觀、考察、游覽〔5〕接站與引導(dǎo)〔11〕返離工作〔6〕報到與簽到2、會議接待管理〔1〕會議主持工作〔2〕會議效勞相關(guān)工作〔3〕會議出席、發(fā)言與討論工作〔4〕收尾工作3、會議現(xiàn)場效勞管理二、會議工程控制會議工程控制是對會議組織內(nèi)部的管理活動及其效果進行衡量與校正，確保組織目標和擬訂方案如期實現(xiàn)的過程，是會議工程管理的根本職能之一。〔1〕工程進度控制的類型①工程總進度控制。②工程主進度控制。③工程詳細進度控制。1、會議進度控制〔2〕會議進度控制的環(huán)節(jié)〔3〕工程進度控制方法①準備階段進度控制①工程進度記錄②執(zhí)行階段進度控制②進度偏差分析③后續(xù)階段進度控制

將工程的實際進度與方案進度進行比照，尋找偏差及偏差出現(xiàn)的原因。一般采用橫道圖比較法，即將在工程執(zhí)行過程中觀測、檢查和搜集到的信息整理后，用不同顏色或不同粗細的實線橫道線并列于原方案的橫道圖上，進行直觀比對，然后分析偏差原因?！?〕籌備階段在工程籌備階段，需要從宏觀上進行本錢控制，制定詳細的財務(wù)預(yù)算方案。工程開始前，結(jié)合工程的特點和實際情況，建立科學、可行的本錢管理制度，包括數(shù)量、質(zhì)量、費用、責任、職責、獎懲方法等，并落實到每個部門每個人，按照規(guī)章制度進行操作。2、工程本錢控制〔2〕執(zhí)行階段工程執(zhí)行階段是本錢控制的核心。這個階段涉及的費用項比較多，表8-12是會議工程費用狀態(tài)的一個例子，其中的任何一個環(huán)節(jié)都必須嚴格按照財務(wù)預(yù)算來執(zhí)行，并且要加強檢查監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時處理和解決，從而到達控制整個工程本錢的目的。會議工程是會展企業(yè)的產(chǎn)品，其質(zhì)量包含兩方面內(nèi)容：一是工程本身的質(zhì)量；二是工程工作人員的工作質(zhì)量。

〔1〕會議工作質(zhì)量控制的重點影響會議質(zhì)量影響的因素主要有兩方面：一是會議宏觀控制工作質(zhì)量二是會議微觀組織管理工作質(zhì)量3、工程質(zhì)量控制【1】影響會議宏觀控制工作質(zhì)量的主要因素有四個方面：①會議數(shù)量②規(guī)模③時間④經(jīng)費的控制；【2】會議微觀組織管理工作質(zhì)量的重要影響因素有：①會議籌備工作機構(gòu)履行職責的情況②會議籌備工作的成效③會議效勞工作的成效④會議生活效勞工作的成效⑤為代表送行工作的成效⑥會場內(nèi)外善后工作的成效〔2〕質(zhì)量控制的方法①IPA評價模型IPA評價模型又稱“重要性——績效〞模型。通過調(diào)研和訪談的方法列出所有績效指標，然后對每個績效指標設(shè)定重要性和滿意度兩個屬性，根據(jù)顧客對該績效指標的重要程度及滿意程度的打分，將影響企業(yè)滿意度的各種因素歸入四個象限內(nèi)，會議主辦方根據(jù)歸類結(jié)果對這些因素進行處理。橫軸表示顧客對所評價指標的滿意度的得分情況，縱軸表示所評價指標的重要性的得分情況。A區(qū)——優(yōu)勢區(qū)〔滿意度高，重要性高〕B區(qū)——修補區(qū)〔高重要性，低滿意度〕C區(qū)——時機區(qū)〔低重要性，低滿意度〕D區(qū)——維持區(qū)〔低重要性，高滿意度〕②質(zhì)量檢查表質(zhì)量檢查表是一種按擬定的要求對過程實施系統(tǒng)化檢查的工具。實施時對所檢查的工程事先列表，然后依據(jù)列表逐條檢查并記錄結(jié)果。通過編制質(zhì)量檢查表，可以對會議工程質(zhì)量進行動態(tài)跟蹤調(diào)查，從而保證工程質(zhì)量到達預(yù)期標準。③魚骨圖魚骨圖〔FishboneDiagram〕又稱魚刺圖、特性要因圖、因果圖、石川圖。魚骨圖是一種用于分析質(zhì)量特性〔結(jié)果或問題〕與可能影響特性的因素〔原因〕的一種工具該方法將問題或缺陷標在魚頭上，召集同事共同討論可能導(dǎo)致問題出現(xiàn)的原因，并進行分類寫在魚骨上，層層深入，列出產(chǎn)生這些問題的原因并提出多種解決方法。一、會議工程評估的內(nèi)容二、會議工程評估的方法第五節(jié)會議工程評估一、會議工程評估的內(nèi)容〔1〕會議議程及會議主題、議題的恰當性〔8〕會議飲水、茶歇效勞的質(zhì)量〔2〕會議議程安排的合理性〔9〕會議同聲傳譯質(zhì)量〔3〕會議發(fā)言人選擇的得當性〔10〕會議住宿、餐飲質(zhì)量〔4〕分組討論的充分性〔11〕會議環(huán)境質(zhì)量和會議目的地形象〔5〕會議各項活動〔12〕會議宣傳促銷工作的成效〔6〕會議場所設(shè)施、效勞與環(huán)境是否適當〔13〕會議接待工作的質(zhì)量〔7〕會議場所指引系統(tǒng)是否到位〔14〕會議總體效果二、會議工程評估的方法〔1〕調(diào)查問卷〔2〕面談〔3〕調(diào)查會議結(jié)束后打給調(diào)查對象，征求他們對會議的意見，并請他們對會議做出評估?！?〕現(xiàn)場觀察〔5〕述職報告會議結(jié)束后，要求每個會議工作人員對自己在會議的整個過程中所做的工作做出述職報告，從側(cè)面了解會議的情況，對會議進行評估。一、管理對象與目標二、財務(wù)預(yù)測三、財務(wù)預(yù)算四、資金籌集與本錢控制第六節(jié)會議工程財務(wù)管理一、管理對象與目標會議財務(wù)管理主要研究會議運營過程中資金活動的過程和規(guī)律，是利用價值形式對會議財務(wù)活動管理。會議財務(wù)管理對象包括資金籌集、運用和分配等，也即資金的循環(huán)和周轉(zhuǎn)；管理內(nèi)容主要是財務(wù)預(yù)測、財務(wù)預(yù)算和籌資與本錢控制。1、管理對象2、管理目標二、財務(wù)預(yù)測會議預(yù)算是以參加會議的人數(shù)為最主要數(shù)據(jù)編制的。

會議支出最終形成兩大局部本錢：固定本錢和變動本錢。固定本錢是不隨會議人數(shù)變化而變化的支出。議的變動本錢是指那些隨會議舉辦期間參加人數(shù)的增加而增加的本錢。1、會議規(guī)模預(yù)測2、會議固定本錢與可變本錢預(yù)測會議最根本的財務(wù)目標是收支平衡，不出現(xiàn)虧損。會議工程本錢包括固定本錢和可變本錢，即使參會人數(shù)為零，固定本錢也是存在的，隨著與會人數(shù)的增加，會議收入會增加，同時可變本錢也增加，當與會人數(shù)增加到一定數(shù)目時，收入與可變本錢的差額可以完全彌補固定本錢，如果人數(shù)繼續(xù)增加，那么利潤就會出現(xiàn)，這就是會議本錢、收入和利潤之間的量本利分析。3、會議盈虧平衡點預(yù)測F代表固定本錢，V代表總本錢，S代表收入。在原點處，收入為零，總本錢為固定本錢，虧損額為固定本錢。在到達P點之前，收入是小于總本錢的，工程依然是虧損狀態(tài)。在P點，收入與總本錢持平，到達盈虧平衡點。當人數(shù)繼續(xù)增加時，收入大于總本錢，會獲得利潤，因此，通常用一定的參會人數(shù)來表示盈虧臨界點。盈虧臨界點人數(shù)=固定本錢/〔注冊費-每位代表的變動本錢〕注冊費是會議各項收入中相比照較穩(wěn)定的收入來源，只要人數(shù)預(yù)測準確，預(yù)算的收入和實際收入不會有很大差異。但其他收入，比方國際會議中的旅游收入，會由于與會人員的經(jīng)濟因素而有差異，贊助費成為目前會議的一項重要來源，因此，對贊助費的預(yù)測也是至關(guān)重要的?；I備大型會議往往需要一年甚至數(shù)年時間，在這期間經(jīng)濟環(huán)境的變化和各種社會因素最終都會通過價格反映到會議的財務(wù)報表中。4、會議收入預(yù)測5、會議籌備期經(jīng)濟環(huán)境因素預(yù)測三、財務(wù)預(yù)算〔1〕會議收入預(yù)算〔2〕會議支出預(yù)算①撥款①營銷公共類費用②注冊費/參會費②會議場地租賃費③贊助費③會議工程管理費④參展費④效勞費用⑤廣告收入⑤其他費用⑥效勞收入1、收支預(yù)算財務(wù)預(yù)算是以財務(wù)預(yù)測為根底的，而隨著時間的推移實際預(yù)算會有一定的出入，因此，預(yù)算要有一定的彈性，作為控制本錢支出的工具。在方案開始時，彈性預(yù)算提供控制本錢所需要的依據(jù)；在方案結(jié)束后，彈性預(yù)算又可評價和考核實際本錢。2、彈性預(yù)算四、資金籌集與本錢控制如何獲得會議工程所需要的資金是籌資管理所要解決的問題，常見的籌資方式有：〔1〕行政事業(yè)費〔2〕專業(yè)會議管理機構(gòu)墊支〔3〕企業(yè)自有資金〔4〕商業(yè)贊助〔5〕市場開發(fā)〔6〕負債籌資1、資金籌集會議工程的本錢控制貫穿于工程籌劃、規(guī)劃、啟動、執(zhí)行的整個過程。與實施方案一樣，本錢控制也要從宏觀到微觀、從粗放到細致的過程。在財務(wù)預(yù)測、財務(wù)預(yù)算的根底上，根據(jù)工程的執(zhí)行情況產(chǎn)生本錢方案和實際本錢情況，本錢控制就是要對上述過程進行監(jiān)控，監(jiān)控的目的是力求在會議過程中，使人、財、物發(fā)揮良好的經(jīng)濟收益和社會效益。2、本錢控制〔1〕定義掙值分析法是對工程進行的本錢估算和工程實際進行的工作中投入的資金進行比照，從而了解整個工程是否超出本錢，然后做出適當?shù)恼{(diào)整。掙值分析法包含三個主要變量：PV表示按照預(yù)算價格和方案工作量計算的本錢。AC表示按照實際發(fā)生的本錢計算得到的實際已完成工作量的本錢。EV表示按照預(yù)算價格所計算的某工程實際已完成工作的本錢?！?〕主要步驟①三個主要變量的計算②評估的標準計量③繪制掙值評價曲線【掙值分析法】主要步驟一、風險與風險管理二、會議工程風險管理規(guī)劃三、會議工程風險識別四、會議工程風險評估五、會議工程風險控制第七節(jié)會議工程風險管理一、風險與風險管理風險是客觀存在的，不取決于人們的意識；二是風險的本質(zhì)是不確定性，即風險事件發(fā)生具有不確定性，影響的結(jié)果也具有不確定性；三是影響的不確定性是指對預(yù)期的偏離，正偏離和負偏離都稱作不確定性。會議工程的風險可分為系統(tǒng)風險、經(jīng)營風險、財務(wù)風險和合作風險。1、風險工程風險管理就是指工程管理機構(gòu)對可能遇到的風險進行規(guī)劃、識別、估計、應(yīng)對和監(jiān)控等一系列活動，以科學的管理方法實現(xiàn)工程最大平安保障的過程。根據(jù)我國會議工程管理的實踐，本書將風險管理過程集中在四個方面進行，分別是風險管理規(guī)劃、風險識別、風險評估和風險控制。2、風險管理二、會議工程風險管理規(guī)劃風險管理規(guī)劃是工程風險管理的戰(zhàn)略性和全生命周期的指導(dǎo)性綱領(lǐng)。主要包括定義工程組及成員風險管理的行動方案及方式、選擇適宜的風險管理方法、確定風險判斷的依據(jù)等，主要考慮的因素有工程圖表、風險管理策略、預(yù)定義角色和職責、業(yè)主的風險容忍度、風險管理模板和工作分解結(jié)構(gòu)圖等。1、風險管理規(guī)劃的概念〔1〕工程范圍〔2〕組織管理知識〔3〕工程管理方案〔4〕工程干系人的風險容忍度〔5〕環(huán)境因素〔1〕確定人員職責〔2〕確定風險管理部門內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)及部門合作機制〔3〕時間周期及類型說明〔4〕跟蹤控制2、風險管理規(guī)劃制定依據(jù)3、風險管理規(guī)劃的內(nèi)容〔1〕風險管理圖表風險管理圖表是將輸入轉(zhuǎn)變?yōu)檩敵鲞^程中所用的工具，包括風險核對表、風險管理表格和風險數(shù)據(jù)庫模式三個重要圖表，用于幫助人們清楚的了解風險信息的組織方式。①風險核對表：風險核對表將所有類型的可能分析進行分類記錄和描述。②風險管理表格：風險管理表格是一種系統(tǒng)記錄風險信息并跟蹤到底的方式。③風險數(shù)據(jù)庫模式：風險數(shù)據(jù)庫將風險信息組織起來供工程組查詢、跟蹤、排序和產(chǎn)生報告?！?〕工程工作分解結(jié)構(gòu)工作分解結(jié)構(gòu)圖將工程風險進行細分，現(xiàn)將工程按類別和層次分解為假設(shè)干個子工程，分別找出各自的風險因素，然后進一步分解子工程，直到能根本確定全部風險因素為止，最后進行綜合，繪制工程風險分解結(jié)構(gòu)圖，一般分為六級或更多級別。三、會議工程風險識別風險識別是會議工程管理者識別分析來源、確定風險發(fā)生條件、描述風險特征并評價風險影響的過程，可以將風險識別過程歸納為以下工程風險識別過程圖。〔1〕風險管理規(guī)劃〔2〕工程規(guī)劃〔3〕歷史記錄〔4〕外界條件〔1〕確定目標及關(guān)鍵參與者〔2〕收集資料和數(shù)據(jù)〔3〕分析資料并估計風險形勢〔4〕識別潛在風險1、風險識別的依據(jù)2、風險識別的過程〔1〕德爾菲法〔2〕頭腦風暴法〔3〕情景分析法〔4〕核對表法〔5〕面談法〔1〕風險記錄手冊〔2〕風險征兆〔3〕風險類別3、風險識別的方法4、風險識別的成果四、會議工程風險評估會議工程風險評估就是估計和量化工程中將會出現(xiàn)的各種不確定性及其可能造成的各種影響和影響程度的活動，其目的主要是評估風險發(fā)生概率和風險發(fā)生引起的影響程度。〔1〕建立風險評價基準〔2〕估計風險發(fā)生概率〔3〕估計風險影響后果〔4〕比較風險水平和評價基準1、風險評估步驟〔1〕定性分析方法定性風險分析是對風險發(fā)生的概率和影響進行主觀評估和匯總，進而對風險進行排序，以便采取相應(yīng)措施，其步驟主要有：①列出所有的風險因素；②將風險因素出現(xiàn)的可能性按從小到大順序分為“極小〞“較小〞“中等〞“較大〞“極大〞五個等級；③將風險因素一旦出現(xiàn)對工程產(chǎn)生的影響程度按從小到大順序分為“極小〞“較小〞“中等〞“較大〞“極大〞五個等級。④將各識別的風險因素的可能性、影響程度進行歸類，確定風險等級，形成定性風險分析表。2、風險評估方法③決策樹分析決策樹分析法是利用圖解的形式，將風險因素層層分解，繪制成樹狀圖，逐項計算其概率和期望值，進行風險評估和方案的比較和選擇。④蒙特卡洛模擬蒙特卡洛模擬法是指隨機的從某個不確定因素中抽取樣本，進行一次關(guān)于整個工程的計算，重復(fù)進行成百上千次，模擬各種情況下的不確定性組合，獲得各種組合下的大量數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)進行處理。五、會議工程風險控制風險控制是工程組對工程中的風險施加影響的過程和行為。

〔1〕回避風險〔2〕降低風險〔3〕轉(zhuǎn)移