《文書與檔案管理》第一章 文書與文書工作

第一章文書與文書工作

第一節(jié)文書與文書工作的基礎(chǔ)

第一節(jié)文書工作的歷史沿革

第三節(jié)文書工作的組織

（一）認(rèn)知文書與文書工作“文書”概念歷史的梳理“文書”概念現(xiàn)實的判定“文書”含義的正確理解“文書工作”含義的正確理解“文書”含義的正確理解①文書首先是一種文字材料，即書面材料。②文書有特定的格式。③文書具有應(yīng)用性。④文書具有很強的目的性、針對性。⑤文書的形成和使用有特定的主體?！拔臅ぷ鳌焙x的正確理解文書工作，主要指公務(wù)文書的形成、處理和管理的程序、手續(xù)等，是機關(guān)內(nèi)部和機關(guān)之間，按照統(tǒng)一制度進行正常工作與活動的聯(lián)系紐帶。不同時期，不同的機關(guān)單位，文書工作的內(nèi)容是不一樣的。不同類型的公文，也有不同的處理程序和手續(xù)。（二）公文的特點與作用1．公文的特點2．公文的作用1．公文的特點（1）法定的權(quán)威性這種權(quán)威性是由于公文傳達了公文制發(fā)機關(guān)的決策與意圖，體現(xiàn)出制發(fā)機關(guān)的意志與權(quán)力，此外，公務(wù)具有其他文獻無法替代的憑證功能，也保證了其權(quán)威性。在權(quán)威性的要求下，公文在法定的時間與空間范圍內(nèi)能對受文者產(chǎn)生強制性影響，強制貫徹執(zhí)行，強制予以閱讀與辦理，要求予以回復(fù)等。（2）鮮明的政治性公文具有傳達貫徹方針政策、處理行政公務(wù)、黨務(wù)的重要職能，其內(nèi)容具有鮮明的政治性。有些公文直接代表了黨和國家的政治立場和原則，而所有公文都不能背離黨和國家的法律規(guī)定。（3）程序的嚴(yán)格性《黨政機關(guān)公文處理工作條例》對發(fā)文的撰寫、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)和收文的簽收、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等公文處理程序嚴(yán)格明確規(guī)定，任何機關(guān)單位都必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。（4）體式的規(guī)范性公文的體式，是公文文體、格式、用紙、裝訂以及各種標(biāo)記等內(nèi)容的統(tǒng)稱，這些內(nèi)容都有原則性的規(guī)定。（5）作者的法定性公文由法定作者制成并發(fā)布，所謂法定作者，是指依據(jù)法律法規(guī)成立并能以自己的名義行使職權(quán)、承擔(dān)義務(wù)的國家機構(gòu)和其他社會組織。公文必須以法定作者或其代表人的名義制發(fā)，其他人無權(quán)制發(fā)。在公文上載有憑證取信生效的標(biāo)志以證明法定作者的職能地位并賦予公文以法定的效力。1．公文的特點2．公文的作用（1）領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)作用（2）行為規(guī)范作用（3）聯(lián)系知照作用（4）憑證記載作用（5）宣傳教育作用（三）文書工作的特點與原則1．文書工作的特點2．文書工作的原則1．文書工作的特點（1）政治性文書工作作為管理活動的一部分，體現(xiàn)管理者的意志，必然表現(xiàn)出強烈的政治性。在我們社會主義制度下，文書工作要為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，全面體現(xiàn)并傳達黨和國家的路線、方針、政策，違背了這一點，其他方面工作做得再好，也只能起反面作用。（2）機要性文書工作的機要性主要體現(xiàn)在以下兩個方面:①文書工作的機密性。②文書工作的重要性。1．文書工作的特點（3）有序性文書工作的有序性，是指處理文書的每一個工作環(huán)節(jié)都是緊密銜接的，不允許隨意割裂、顛倒。從收文階段來看，如果沒有外收發(fā)的第一次驗收，就不可能進行內(nèi)收發(fā)的第二次審核，如果沒有文秘部門的擬辦意見和機關(guān)負(fù)責(zé)人的批辦，就不可能有承辦等后續(xù)文書處理工作。所以，文書工作的各個環(huán)節(jié)緊密相連、前后有序，不能隨意減省或顛倒。（4）規(guī)范性文書工作的規(guī)范性，主要是通過以下幾個方面體現(xiàn)的：一是體現(xiàn)在文書的形成上，文書的形成除了在行文方面有必須遵循的規(guī)則之外，在公文的文面格式、印裝格式等方面，都有規(guī)范的要求；二是體現(xiàn)在文書處理上，包括文書的辦理、整理、歸檔等方面，也都有規(guī)范性的操作要求，只有堅持文書處理工作的規(guī)范性，才能使文書工作科學(xué)、有序、高效地運行；三是體現(xiàn)在文書的管理上，包括文書的管理利用、清退、銷毀等，都分別有規(guī)范的要求。只有按規(guī)范操作去做，才能對文書工作進行統(tǒng)一管理，才有利于文書工作的自動化處理。2．文書工作的原則（1）準(zhǔn)確周密（2）及時迅速（3）精簡實用（4）保守機密（一）先秦時期的文書與文書工作文書一經(jīng)產(chǎn)生，便成為社會組織的領(lǐng)導(dǎo)部門頒布命令、實施管理、制定制度、記錄事項的重要工具。（二）封建社會的文書與文書工作秦代創(chuàng)設(shè)了一整套中央集權(quán)的國家行政機構(gòu)，促進了文書與文書工作的進一步規(guī)范與發(fā)展。首先是對文種的使用有了較為固定的規(guī)范。其次是文書工作已經(jīng)具備一定的規(guī)模，由尚書負(fù)責(zé)皇帝的文書工作，所有的詔、令須經(jīng)尚書轉(zhuǎn)達丞相府頒布施行，所有的章、奏也要由尚書轉(zhuǎn)呈皇帝。漢代的文書及文書工作，上承秦制，并加以發(fā)展和補充。（二）封建社會的文書與文書工作魏晉南北朝時期雖然戰(zhàn)亂不休，但在秦漢舊制的基礎(chǔ)上繼續(xù)發(fā)展，已顯得比較成熟，取得了較大的進步，主要表現(xiàn)在文書工作機構(gòu)已經(jīng)比較健全，隨著文書工作的發(fā)展，產(chǎn)生了許多撰寫文書的專門人才，而且統(tǒng)治階級在思想上對文書工作也給予了很大的重視。唐代的三省制更加完善，同時，門下省的職權(quán)趨于加強，專門負(fù)責(zé)對文書進行審議和封駁。唐代在文種的使用上又有了新的規(guī)定。唐代的文書制度也十分嚴(yán)密，諸如避諱制度、收發(fā)制度、封駁制度、用印制度、登記制度、傳遞催辦制度、一事一文制度、謄寫審查制度、移交制度、保密制度等。同時，唐代還設(shè)有甲庫，設(shè)置了甲庫令史，專司文書的管理工作。（二）封建社會的文書與文書工作宋元時期，文書種類進一步完善，文書制度進一步規(guī)范化。宋代在文書程式方面，開了文書摘要之先河，實行“引黃”之制。同時，宋代還設(shè)有通進司、進奏院、開拆房、催驅(qū)房，負(fù)責(zé)文書的收發(fā)、登記、傳遞和催辦。明朝對中央機構(gòu)做了較大調(diào)整，廢除了三省制，由內(nèi)閣掌管中央的文書工作，由內(nèi)閣大學(xué)士協(xié)助皇帝處理政務(wù)。明洪武十年（1377），設(shè)立了通政使司，掌內(nèi)外章奏、封駁和臣民密封申訴之事，成為明代中央重要的收發(fā)文機構(gòu)。明朝還建立了一套完整的文書工作制度。清初沿明制，由內(nèi)閣負(fù)責(zé)文書工作。通政使司仍然負(fù)責(zé)文書的收發(fā)。另設(shè)奏事處，專司機密奏折和詔令的收發(fā)。還設(shè)有南書房、軍機處，“掌書諭旨”，掌管軍國之要。（三）民國以后的文書與文書工作辛亥革命后，臨時政府很快明確宣布廢止封建王朝的舊式文書制度，廢除封建社會沿襲了幾千年的制、詔、誥、敕、奏、議、疏、題等舊式文書種類，公布了體現(xiàn)資產(chǎn)階級民主精神的新文種，如令、咨、呈、示、狀、批、公函、布告等，同時對封建王朝的公文處理程序進行了徹底的改革。南京國民政府時期，政府機關(guān)的文書工作趨于健全。對文書檔案的機構(gòu)及相關(guān)制度予以進一步完善，中央各部以機關(guān)為單位在文書的收集、整理、鑒定、保管和利用等方面都有了具體實踐，并制定了較為詳細(xì)的規(guī)定。（四）新中國成立后的文書與文書工作新中國成立后，標(biāo)志著我國的文書與文書工作進入了一個嶄新的階段，既對舊政權(quán)機關(guān)的文書工作進行徹底改造，迅速掃除舊公文程式與文書處理的弊端，又吸取了革命根據(jù)地的文書工作經(jīng)驗，借鑒了其他社會主義國家的文書工作制度，并結(jié)合我國不同歷史時期的實際，制定并出臺了一系列的政策、措施、辦法和規(guī)定。新中國成立后不久，中央人民政府政務(wù)院于1951年9月21日頒布了《公文處理暫行辦法》。1955年11月17日，經(jīng)中共中央批準(zhǔn)，頒布了《中國共產(chǎn)黨中央和?。ㄊ校┘墮C關(guān)文書處理工作和檔案工作暫行條例》。1956年4月6日，國務(wù)院做出了“全面推行文書處理部門立卷，以建立統(tǒng)一的歸檔制度”的決定。（一）文書工作的組織形式與機構(gòu)設(shè)置1．文書工作組織形式的類別2．文書工作組織形式的選擇3．文書工作的機構(gòu)設(shè)置1.文書工作組織形式的類別（1）集中形式集中形式，就是把文書工作中除文件承辦外的其他環(huán)節(jié)的工作，都集中由文書部門處理。換言之，在一個機關(guān)內(nèi)，除了文件承辦外，文書處理的其他各個環(huán)節(jié)都集中在機關(guān)的中心機構(gòu)進行。其他業(yè)務(wù)部門不再設(shè)置文書工作機構(gòu)或?qū)?、兼職文書人員。（2）分散形式分散形式，是指將一個機關(guān)的文書處理工作分別由機關(guān)的中心機構(gòu)（即各機關(guān)的辦公室、廳）和各業(yè)務(wù)機構(gòu)的文書部門和文書工作人員，各負(fù)責(zé)一部分文書處理工作。這種形式一般適用于比較大的機關(guān)或部分中等機關(guān)。分散形式的具體組織又可分為以下兩種情況。①把文書處理的不同工作環(huán)節(jié)，一部分集中在中心機構(gòu)，另一部分放在各業(yè)務(wù)部門。②按文書的內(nèi)容和各部門的業(yè)務(wù)進行分工。2.文書工作組織形式的選擇（1）選擇文書工作組織形式的原則①要有利于機關(guān)工作。②要保持相對的穩(wěn)定。（2）選擇文書工作組織形式的依據(jù)明確文書工作組織形式的選擇原則，只是在選擇時有了總的遵循規(guī)則。在具體選擇時，還要考慮與文書工作組織形式密切相關(guān)的各種情況，以此作為選擇的主要依據(jù)。3.文書工作的機構(gòu)設(shè)置（1）專門機構(gòu)這是對較大的機關(guān)來說，因為它們的文書處理任務(wù)較繁重，而且某些環(huán)節(jié)又具有專門的業(yè)務(wù)技能，所以應(yīng)考慮設(shè)立專門的文書工作部門（機構(gòu)），如文書工作由辦公廳（室）負(fù)責(zé)，下設(shè)秘書處（科、室）或文書處（科），負(fù)責(zé)擬稿、核稿、會議記錄等；設(shè)機要室，負(fù)責(zé)機密文件的管理；設(shè)打印室（文印室）、印刷廠，負(fù)責(zé)打印文件；設(shè)收發(fā)室，負(fù)責(zé)文件的收發(fā)工作等。有的大機關(guān)還設(shè)通信科，專門負(fù)責(zé)機要文書的傳遞工作。（2）專、兼職人員這主要是對較小的機關(guān)來說，由于他們的文書處理工作的任務(wù)較少，就沒有必要成立專門的文書工作部門，一般只在辦公室安排一兩個專、兼職的文書工作人員。大機關(guān)的中間層機構(gòu)的辦公室也往往如此。文書工作人員主要負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、運轉(zhuǎn)、催辦、查辦等工作環(huán)節(jié)，通常簡稱文書人員或按他們的職務(wù)簡稱為文書。（二）文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)與責(zé)任制度1．文書工作的組織領(lǐng)導(dǎo)2．文書工作的責(zé)任制度文書工作崗位責(zé)任制度文書工作崗位責(zé)任制度的具體內(nèi)容應(yīng)包括四個方面：一定任務(wù)，即確定文書工作機構(gòu)的總?cè)蝿?wù)，同時確定其分支機構(gòu)的任務(wù)。二定機構(gòu)，即機關(guān)內(nèi)的文書工作機構(gòu)如何設(shè)置。換言之，是設(shè)專門機構(gòu)，還是設(shè)專職或兼職人員；專門機構(gòu)怎樣設(shè)置，是設(shè)置一個還是多個，機構(gòu)名稱怎樣確定；專職或兼職人員設(shè)在哪個部門等。三定編制，即對已設(shè)置的文書工