i文新協(xié)同管理系統(tǒng)1

i文新協(xié)同管理系統(tǒng)

隨著信息技術(shù)的飛速開展，教育信息化成為勢(shì)必趨勢(shì)。作為教育信息化的重要組成局部，數(shù)字化校內(nèi)建立也日漸引起高校的重視。數(shù)字化校內(nèi)是以網(wǎng)絡(luò)為根底，利用先進(jìn)的信息手段和工具，將學(xué)校的各個(gè)方面，從環(huán)境、資源到活動(dòng)數(shù)字化，形成一個(gè)數(shù)字化的空間，從而使學(xué)校在時(shí)間和空間上都實(shí)現(xiàn)延長。中國石油大學(xué)〔北京〕始終非常關(guān)注教育信息化技術(shù)的開展，并在實(shí)踐中不斷探究推動(dòng)數(shù)字化校內(nèi)建立。本文以辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，即OA〔OfficeAutomation〕協(xié)同管理系統(tǒng)的開發(fā)運(yùn)用為例，來談?wù)剶?shù)字化校內(nèi)建立。

關(guān)于數(shù)字化校內(nèi)建立的相識(shí)

1.建立數(shù)字化校內(nèi)是順應(yīng)時(shí)代開展和提高質(zhì)量的須要

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代。教育信息化已經(jīng)成為教育現(xiàn)代化的重要標(biāo)記。教育信息化拓展了教育的時(shí)空，把學(xué)校教育延長到圍墻之外，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)效勞于教育?！秶抑虚L期教育改革和開展規(guī)劃綱要〔2021-2021年〕》明確指出，到2021年，要根本建成覆蓋城鄉(xiāng)各級(jí)各類學(xué)校的教育信息化體系。高等教育在國民教育體系中處于高端，其教育信息化技術(shù)水平也處于肯定領(lǐng)先地位，加快教育信息化進(jìn)程，高校首當(dāng)其沖。同時(shí)，在信息化的浪潮中，高校的人才造就也應(yīng)順應(yīng)信息化的趨勢(shì)，著力造就符合時(shí)代須要的優(yōu)秀人才。所以，數(shù)字化校內(nèi)建立必需遵循教育教學(xué)與管理規(guī)律，既要順應(yīng)時(shí)代開展須要，又要著力效勞學(xué)校人才造就和辦學(xué)質(zhì)量的提升。

2.加強(qiáng)數(shù)字化校內(nèi)建立必需選好切入點(diǎn)和適宜的軟件平臺(tái)

數(shù)字化校內(nèi)主要包括管理信息系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、數(shù)字圖書系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)效勞系統(tǒng)等子系統(tǒng)。其中，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)學(xué)校的影響最大，也是推廣起來較難的局部，所以學(xué)校在開展數(shù)字化校內(nèi)建立的過程中，應(yīng)把辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建立作為重中之重。就辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來說，當(dāng)前最為流行的就是OA協(xié)同管理系統(tǒng)，這是一個(gè)在理論與技術(shù)上相比照較成熟，在企業(yè)中有過許多勝利案例的應(yīng)用領(lǐng)域。因此，學(xué)校選擇了OA協(xié)同管理系統(tǒng)作為數(shù)字化校內(nèi)建立的突破口。OA協(xié)同管理系統(tǒng)不同于傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)，它更多地強(qiáng)調(diào)跨地域、跨部門之間的協(xié)同工作，而且參加了新的協(xié)作工具，如即時(shí)通訊、工程管理、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、文檔共享等。

OA協(xié)同管理系統(tǒng)的運(yùn)用及效果

數(shù)字化校內(nèi)建立是一項(xiàng)系統(tǒng)而困難的工程，必需進(jìn)展科學(xué)規(guī)劃、細(xì)心組織，不然就會(huì)顧此失彼、費(fèi)時(shí)費(fèi)勁。

第一，在系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)用前堅(jiān)持管用性原那么、先進(jìn)性原那么、平安性原那么和擴(kuò)展性原那么。

其次，在系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)用過程中做好前期打算和調(diào)研工作；在試用后再推廣運(yùn)用；加強(qiáng)運(yùn)行中的管理與維護(hù)，重點(diǎn)是加強(qiáng)運(yùn)用方面的培訓(xùn)。

第三，系統(tǒng)投入運(yùn)用后促進(jìn)了管理理念的轉(zhuǎn)變，特殊增加了同等、開放等管理理念；促進(jìn)了工作效率的提高；推動(dòng)了信息資源建立，特殊是有效地推動(dòng)了數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化建立；增進(jìn)了員工之間的溝通溝通。

關(guān)于數(shù)字化校內(nèi)建立的體會(huì)和思索

1.關(guān)于數(shù)字化校內(nèi)建立的體會(huì)

學(xué)校以O(shè)A系統(tǒng)的推廣運(yùn)用為切入點(diǎn)和突破口，踴躍推動(dòng)校內(nèi)數(shù)字化建立，雖然取得了一些成效，但在實(shí)施過程中，也遇到了一些問題，如運(yùn)用上的不平衡，機(jī)關(guān)教輔運(yùn)用得多、院系老師運(yùn)用得少；對(duì)系統(tǒng)的功能挖掘利用還不夠，自由協(xié)同、信息溝通運(yùn)用較多，而定制表單、公文流轉(zhuǎn)等運(yùn)用較少，學(xué)問管理與積累有待于進(jìn)一步加強(qiáng)。經(jīng)過兩年多的實(shí)踐，我們有如下幾方面的體會(huì)：

第一，領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是前提。數(shù)字化校內(nèi)建立的勝利與否，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和參加程度親密相關(guān)。數(shù)字化校內(nèi)建立是伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的開展而興起的，是一種新生事物，在實(shí)施過程中往往會(huì)遇到這樣或那樣的問題，假如領(lǐng)導(dǎo)不重視，或者不參加，當(dāng)遇到問題或困難時(shí)，就可能推行不下去。學(xué)校為此成立了特地領(lǐng)導(dǎo)組和工作組，分管信息工作的校領(lǐng)導(dǎo)親自抓，并且校領(lǐng)導(dǎo)在處理文件〔非保密文件〕時(shí)，也主要通過OA系統(tǒng)來處理，這樣就有力地推動(dòng)了系統(tǒng)的運(yùn)用。

其次，做好整體規(guī)劃和系統(tǒng)設(shè)計(jì)是關(guān)鍵。數(shù)字化校內(nèi)建立是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，會(huì)涉及到全校師生員工。在建立之初，就要進(jìn)展整體的規(guī)劃，包括長期規(guī)劃和短期規(guī)劃，制訂規(guī)劃時(shí)要全校各單位、各部門廣泛參加，收集各方面的看法和看法，并詢問相關(guān)專家的看法和建議，形成完整的具有權(quán)威性的總體規(guī)劃。同時(shí)在實(shí)施過程中，留意與傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)的連接，不搞“一刀切”，由點(diǎn)及面逐步推廣運(yùn)用，這種“滲透性推廣”取得了較好的效果。

第三，加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)是重要方面。就OA系統(tǒng)的運(yùn)用來說，關(guān)鍵在各個(gè)單位和部門，所以加強(qiáng)與他們的溝通協(xié)調(diào)非常重要。在系統(tǒng)開發(fā)之初的系統(tǒng)需求分析過程中，就組織各部門負(fù)責(zé)人在一起進(jìn)展深化研討，提出有效可行的方案；在實(shí)施過程中，也留意加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，在推廣OA系統(tǒng)的時(shí)候，剛好了解他們的需求以及反映的問題，在改良后再推廣，取得的效果也比擬好。

2.推動(dòng)數(shù)字化校內(nèi)建立應(yīng)重點(diǎn)留意的幾個(gè)方面

信息化是教育將來的開展趨勢(shì)。如何進(jìn)一步發(fā)揮信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢(shì)和潛力，推動(dòng)教育改革，提高辦學(xué)質(zhì)量，是新時(shí)期高校面臨的重要課題。

第一，要進(jìn)一步增加相識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念。要深刻相識(shí)教育信息化建立對(duì)教育事業(yè)的重要影響。要相識(shí)到，沒有教育的信息化，就難以實(shí)現(xiàn)教育的現(xiàn)代化。學(xué)校要將教育信息化作為學(xué)校事業(yè)開展的一項(xiàng)重要根底性工作來抓，制定明確的建立規(guī)劃、建立有力的組織機(jī)構(gòu)、出臺(tái)配套的政策以及賜予相應(yīng)的投入。隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步開展，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，不斷用新的技術(shù)和方法來改良學(xué)校的管理方式、教學(xué)模式以及效勞質(zhì)量，特殊是要培育信息化的理念，以此來指導(dǎo)工作。

其次，要堅(jiān)持統(tǒng)一規(guī)劃、逐步推動(dòng)的原那么。在信息化建立的初期，常因信息化建立缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各單位、各部門在信息化建立方面各自為戰(zhàn)，開發(fā)軟件不相同、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，從而人為地造成許多信息“孤島”，不但導(dǎo)致了校內(nèi)大量低水平重復(fù)建立和資金奢侈，而且還給學(xué)校的管理等工作帶來很大的麻煩，所以在進(jìn)展信息化建立的起始階段，必須要留意整體規(guī)劃、統(tǒng)籌支配。同時(shí)，信息化建立因信息技術(shù)的開展而須要不斷地引入新的技術(shù)，會(huì)面臨許多新的挑戰(zhàn)，也須要巨大的資金投入，所以要堅(jiān)持分期建立、逐步實(shí)施，不要集中上許多工程，而應(yīng)一步一步地往前推動(dòng)。

第三，要加強(qiáng)信息資源及軟件建立。在信息化建立的過程中，除了硬件設(shè)施建立外，要更加留意信息資源及軟件建立。硬件的投入雖大，但只要有了資金，就可以很快建立起來。信息資源和軟件那么不行，假如沒有長時(shí)間的積累以及系統(tǒng)的規(guī)劃，信息資源和軟件建立就難以跟上，也會(huì)干脆影響硬件的運(yùn)用。信息資源建立最主要的有兩個(gè)方面：一是信息資源的積累，就是要形成大量數(shù)字化的信息資源；二是信息資源的標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一、數(shù)據(jù)歸口的統(tǒng)一等。軟件建立除了軟件系統(tǒng)的開發(fā)外，還要加強(qiáng)信息化人才的造就?？梢哉f，在信息化建立的過程中，從事信息工作的人員素養(yǎng)干脆確定了信息技術(shù)應(yīng)用的成效，所以要通過加強(qiáng)培訓(xùn)等方式，建立一支高素養(yǎng)的信息化人才隊(duì)伍，確保信息系統(tǒng)正常穩(wěn)定運(yùn)行。

第四，要結(jié)合實(shí)際，因地制宜，建立符合學(xué)校實(shí)際的數(shù)字化校內(nèi)。信息化建立是提高辦學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平的一種手段，它不能包打天下，也