會議室預(yù)約使用管理制度

會議室預(yù)約使用管理制度第一章總則

為確保會議室的高效利用，規(guī)范會議室的預(yù)約使用管理，提高會議質(zhì)量與效率，特制定本管理制度。

一、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部所有會議室的預(yù)約、使用及管理。

二、基本原則

1.公平公正：會議室資源面向全體員工開放，實(shí)行預(yù)約制度，按照預(yù)約順序安排使用。

2.高效利用：合理規(guī)劃會議室使用時間，提高會議室使用效率，減少閑置時間。

3.環(huán)保節(jié)能：合理使用會議室設(shè)備，降低能耗，減少浪費(fèi)。

4.安全保障：確保會議室設(shè)施設(shè)備安全，預(yù)防安全事故的發(fā)生。

三、責(zé)任部門

1.行政部門負(fù)責(zé)會議室的日常管理、維護(hù)及預(yù)約工作。

2.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)會議室設(shè)備的維護(hù)及技術(shù)支持。

3.各部門負(fù)責(zé)人對本部門會議的召開及會議室使用情況進(jìn)行監(jiān)督和管理。

四、會議室分類

1.大會議室：可容納50人以上，適用于公司級會議、培訓(xùn)、講座等。

2.中會議室：可容納20-50人，適用于部門級會議、小組討論等。

3.小會議室：可容納20人以下，適用于小組討論、面試、洽談等。

五、預(yù)約方式

1.員工通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行會議室預(yù)約。

2.預(yù)約需提前至少1個工作日，特殊情況需提前與行政部門溝通。

3.預(yù)約成功后，預(yù)約人需在會議開始前15分鐘到達(dá)會議室，并確認(rèn)設(shè)施設(shè)備正常。

六、會議紀(jì)律

1.會議召開期間，參會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，如有緊急事項(xiàng)需離場，應(yīng)避免影響會議進(jìn)程。

2.會議結(jié)束后，預(yù)約人負(fù)責(zé)關(guān)閉會議室設(shè)備，整理會場，確保會議室恢復(fù)原狀。

3.嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食、大聲喧嘩，愛護(hù)公共設(shè)施，遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度。

七、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由行政部門負(fù)責(zé)解釋。各部門應(yīng)遵照執(zhí)行，共同維護(hù)良好的會議環(huán)境。

第二章會議流程

為確保會議的順利進(jìn)行，提高會議效率，明確會議流程至關(guān)重要。以下為會議流程的詳細(xì)規(guī)定：

一、會議籌備

1.確定會議主題：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要，明確會議主題，確保會議目的明確、議題集中。

2.確定參會人員：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)會議主題，邀請相關(guān)人員參會，并提前通知參會人員會議時間、地點(diǎn)及議程。

3.會議室預(yù)約：會議發(fā)起人需通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)預(yù)約合適的會議室，并根據(jù)參會人數(shù)選擇適當(dāng)規(guī)模的會議室。

4.會議資料準(zhǔn)備：會議發(fā)起人負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會議所需的資料，并于會議前至少1個工作日發(fā)送給參會人員。

二、會議通知

1.會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點(diǎn)、議程、參會人員等內(nèi)容。

2.會議通知應(yīng)由會議發(fā)起人或行政部門統(tǒng)一發(fā)送，確保參會人員收到并了解會議相關(guān)信息。

3.會議通知發(fā)送后，如需變更會議時間、地點(diǎn)等信息，應(yīng)提前通知參會人員。

三、會議召開

1.會議開始前15分鐘，預(yù)約人應(yīng)到達(dá)會議室，檢查設(shè)施設(shè)備是否正常，并做好會前準(zhǔn)備工作。

2.會議主持人按照議程主持會議，確保會議有序進(jìn)行。

3.會議期間，參會人員應(yīng)積極參與討論，遵守會議紀(jì)律，如有意見或建議，可舉手發(fā)言。

四、會議記錄

1.會議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括會議議程、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，并于1個工作日內(nèi)發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。

3.會議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會議內(nèi)容，作為后續(xù)工作執(zhí)行的依據(jù)。

五、會議決策落實(shí)

1.會議決策結(jié)果應(yīng)由會議主持人或指定責(zé)任人進(jìn)行分解，明確責(zé)任部門及完成時限。

2.各責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議決策，制定具體實(shí)施方案，并按時完成。

3.行政部門應(yīng)跟蹤會議決策的落實(shí)情況，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。

六、會議總結(jié)

1.會議結(jié)束后，會議發(fā)起人應(yīng)組織對本次會議進(jìn)行總結(jié)，分析會議效果、存在的問題及改進(jìn)措施。

2.會議總結(jié)應(yīng)形成書面材料，并于1個工作日內(nèi)報行政部門備案。

3.會議總結(jié)可為今后類似會議提供借鑒，不斷提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

會議紀(jì)要是會議決策和成果的書面記錄，其跟蹤落實(shí)是確保會議目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。以下為會議紀(jì)要跟蹤落實(shí)的相關(guān)規(guī)定：

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容應(yīng)詳實(shí)、準(zhǔn)確，涵蓋會議議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任分配等關(guān)鍵信息。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后24小時內(nèi)完成初稿，并提交給會議主持人審核。

3.會議主持人審核通過后，會議紀(jì)要應(yīng)在1個工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會人員及相關(guān)部門。

二、會議紀(jì)要的審批與存檔

1.會議紀(jì)要需經(jīng)過會議主持人審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。

2.審批后的會議紀(jì)要應(yīng)進(jìn)行編號，并由行政部門統(tǒng)一存檔，以備后續(xù)查詢和使用。

三、會議決策的分解與落實(shí)

1.會議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)應(yīng)進(jìn)行分解，明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要中的決策要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。

3.行政部門應(yīng)建立會議決策跟蹤表，定期檢查決策事項(xiàng)的落實(shí)進(jìn)度，并提供必要的支持和協(xié)調(diào)。

四、會議決策的反饋與監(jiān)督

1.責(zé)任部門在執(zhí)行會議決策過程中，應(yīng)定期向行政部門反饋進(jìn)展情況。

2.行政部門應(yīng)將收集到的反饋信息匯總，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，確保領(lǐng)導(dǎo)層對決策落實(shí)情況的掌握。

3.對于未能按期完成的決策事項(xiàng)，行政部門應(yīng)督促責(zé)任部門采取有效措施，盡快解決問題，避免影響整體工作進(jìn)度。

五、會議紀(jì)要的閉環(huán)管理

1.會議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交完成報告，并由行政部門進(jìn)行驗(yàn)收。

2.驗(yàn)收合格的決策事項(xiàng)，行政部門應(yīng)將其標(biāo)記為已完成，并更新會議決策跟蹤表。

3.對于驗(yàn)收不合格的決策事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，重新制定執(zhí)行計(jì)劃，直至問題解決。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室的高效使用和良好維護(hù)，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)遵循預(yù)約制度，未經(jīng)預(yù)約不得擅自使用。

2.預(yù)約成功后，如需取消或變更會議，應(yīng)至少提前1個工作日通知行政部門，以便于合理安排會議室資源。

3.會議室使用期間，參會人員應(yīng)愛護(hù)公共財產(chǎn)，保持室內(nèi)整潔，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食等不文明行為。

二、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備由信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會議室前，預(yù)約人應(yīng)檢查設(shè)備是否完好，發(fā)現(xiàn)問題及時向行政部門或信息技術(shù)部門報告。

3.會議結(jié)束后，預(yù)約人應(yīng)確保關(guān)閉所有設(shè)備，切斷電源，避免長時間待機(jī)耗電。

三、會議室環(huán)境維護(hù)

1.會議室應(yīng)保持干凈、整潔，行政部門負(fù)責(zé)定期進(jìn)行清潔工作。

2.會議室內(nèi)的家具、設(shè)施應(yīng)定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保使用安全。

3.會議室內(nèi)不得堆放雜物，以免影響正常使用。

四、會議室安全管理

1.會議室使用期間，預(yù)約人應(yīng)確保會議室的安全，遵守公司安全規(guī)定。

2.會議室內(nèi)嚴(yán)禁使用易燃、易爆等危險物品。

3.行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

五、特殊會議室管理

1.對于具有特殊用途的會議室（如視頻會議室、董事會會議室等），使用前需接受專門培訓(xùn)，確保正確操作設(shè)備。

2.特殊會議室的預(yù)約和使用，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定專門的管理規(guī)定，并由行政部門負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或部門，行政部門有權(quán)進(jìn)行提醒、警告，直至取消其會議室使用權(quán)。

2.如因個人或部門原因?qū)е聲h室設(shè)備損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

第五章附則

為確保會議室預(yù)約使用管理制度的有效實(shí)施，特制定以下