上海會議室管理制度上墻

上海會議室管理制度上墻第一章總則

為確保會議的高效、有序進行，提高會議質(zhì)量，加強會議管理，特制定《上海會議室管理制度》。本制度適用于上海地區(qū)公司各級別、各類別會議的管理工作。

一、會議目的

1.提高決策效率，確保公司戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)；

2.加強部門間的溝通與協(xié)作，促進信息共享；

3.解決工作中的問題，推動業(yè)務(wù)發(fā)展；

4.培養(yǎng)團隊凝聚力，提升員工工作積極性。

二、會議類型

1.定期會議：按照規(guī)定的時間、周期召開的會議，如周例會、月度總結(jié)會等；

2.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時組織召開的會議；

3.專題會議：針對某一特定主題或問題召開的會議；

4.總結(jié)會議：對一段時間內(nèi)的工作進行總結(jié)、分析的會議。

三、會議原則

1.精簡高效：嚴格控制會議時間、規(guī)模，確保會議內(nèi)容充實、有針對性；

2.預(yù)約制度：會議召開前需提前預(yù)約會議室，避免資源沖突；

3.保密原則：會議內(nèi)容涉及公司機密，參會人員需嚴格遵守保密規(guī)定；

4.責(zé)任落實：會議決議事項需明確責(zé)任人，確保會議成果的落實。

四、參會人員

1.與會議主題相關(guān)的人員應(yīng)參加相應(yīng)級別的會議；

2.各部門負責(zé)人應(yīng)按時參加上級組織的會議，并向下級傳達會議精神；

3.參會人員應(yīng)保持會議紀律，積極參與討論，遵守會議規(guī)定。

五、會議管理

1.會議組織者負責(zé)會議的籌備、通知、主持等工作；

2.會議記錄人負責(zé)記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要；

3.各部門應(yīng)積極配合會議管理工作，確保會議的順利進行。

六、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調(diào)整。全體員工應(yīng)嚴格遵守本制度，共同維護會議秩序，提高會議質(zhì)量。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)程，特制定以下會議流程。

一、會議籌備

1.確定會議主題：根據(jù)公司工作需要，明確會議的主題和目的，制定會議議程；

2.選擇會議時間：合理安排會議時間，避免影響正常工作，同時確保參會人員能夠按時參加；

3.預(yù)約會議室：提前預(yù)約會議室，確保會議場地及相關(guān)設(shè)備設(shè)施齊全；

4.發(fā)送會議通知：通過郵件、短信等方式，提前向參會人員發(fā)送會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程等。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前10分鐘到達會議室，進行簽到；

2.會議主持人：由主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員；

3.會議發(fā)言：按照會議議程，依次進行發(fā)言，各發(fā)言人應(yīng)嚴格控制發(fā)言時間，確保會議高效進行；

4.會議討論：針對會議主題和發(fā)言內(nèi)容，參會人員進行充分討論，提出建議和意見。

三、會議記錄

1.記錄內(nèi)容：會議記錄人應(yīng)詳細記錄會議主題、議程、參會人員、發(fā)言內(nèi)容、討論結(jié)果等；

2.記錄方式：可采用書面記錄、電子記錄等方式；

3.會議紀要：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)及時整理會議紀要，將會議內(nèi)容、決議等形成書面材料。

四、會議決議

1.決策程序：會議主持人根據(jù)討論情況，提出決策方案，征求參會人員意見；

2.表決程序：如需表決，應(yīng)按照公司規(guī)定進行投票或舉手表決；

3.決議記錄：會議決議應(yīng)記錄在會議紀要中，明確責(zé)任人、完成時限等。

五、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的成果、共識進行總結(jié)；

2.強調(diào)會議決議的執(zhí)行和跟進，確保會議成果的落實；

3.對參會人員的積極參與表示感謝。

六、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，提醒參會人員帶走個人物品；

2.會議記錄人負責(zé)將會議紀要發(fā)送給參會人員，并按照公司規(guī)定進行存檔。

第三章會議紀要的跟蹤落實

為確保會議決議的有效執(zhí)行，加強對會議成果的跟蹤與管理，特制定以下會議紀要跟蹤落實措施。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀要的整理，確保內(nèi)容完整、準確；

2.會議紀要應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決議事項、責(zé)任人及完成時限等；

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核通過后，應(yīng)及時發(fā)送給所有參會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門。

二、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任人接到會議紀要后，應(yīng)按照決議事項及完成時限，制定具體的執(zhí)行計劃；

2.各部門負責(zé)人應(yīng)加強對決議執(zhí)行的監(jiān)督，確保工作進度與質(zhì)量；

3.跟進人員應(yīng)定期向會議主持人匯報決議執(zhí)行情況，如有問題應(yīng)及時反饋，尋求解決方案。

三、會議紀要的存檔與管理

1.會議紀要應(yīng)按照公司規(guī)定進行分類、存檔，便于查詢和追溯；

2.存檔內(nèi)容包括會議紀要原文、參會人員名單、決議執(zhí)行情況等；

3.存檔期限根據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行，一般為五年。

四、會議決議的評估與反饋

1.會議主持人或指定人員應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題，提出改進措施；

2.評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門和責(zé)任人，促進工作改進；

3.對于長期未完成或存在嚴重問題的決議，應(yīng)進行專項督辦，確保會議決議的落實。

五、激勵機制

1.對于積極執(zhí)行會議決議、按時完成任務(wù)的部門和個人，給予表彰和獎勵；

2.對于執(zhí)行不力、工作拖延的部門和個人，視情況給予通報批評、處罰等；

3.激勵機制的落實應(yīng)公平、公正、公開，以激發(fā)員工積極性和工作熱情。

第四章會議室管理規(guī)定

為確保會議室資源的高效利用，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定。

一、會議室預(yù)約

1.會議室預(yù)約采用先到先得的原則，各部門應(yīng)提前預(yù)約所需會議室；

2.預(yù)約時應(yīng)提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便于會議管理部門合理安排會議室資源；

3.如有特殊情況需取消或變更預(yù)約，應(yīng)提前通知會議管理部門，以免造成資源浪費。

二、會議室配置與維護

1.會議室應(yīng)配備必要的會議設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并確保設(shè)備正常運行；

2.會議管理部門負責(zé)定期檢查會議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時報修，確保會議順利進行；

3.會議室應(yīng)保持整潔、安靜，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進食，營造良好的會議環(huán)境。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議召開前，參會人員應(yīng)提前10分鐘到達會議室，做好會議準備工作；

2.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音，如有緊急事項需離開會議室，應(yīng)向主持人請假；

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將座椅歸位、關(guān)閉設(shè)備、整理會議室，保持環(huán)境整潔。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)設(shè)置適當?shù)陌踩胧?，如門禁、監(jiān)控等，確保會議安全；

2.會議內(nèi)容涉及公司機密時，參會人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露；

3.會議記錄、資料等應(yīng)在會議結(jié)束后妥善保管，防止丟失或泄露。

五、會議室資源調(diào)配

1.會議管理部門應(yīng)根據(jù)實際需求，合理調(diào)配會議室資源，提高使用效率；

2.遇有大型會議或重要活動，會議管理部門有權(quán)調(diào)整會議室預(yù)約安排，確保公司重要會議的順利召開；

3.各部門應(yīng)積極配合會議管理部門，共同維護會議室的正常使用秩序。

第五章附則

為確?！渡虾h室管理制度》的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、