公司合規(guī)聯(lián)絡(luò)員及合規(guī)聯(lián)席會(huì)議管理辦法

公司合規(guī)聯(lián)絡(luò)員及合規(guī)聯(lián)席會(huì)議管理辦法第一章總則

第一條目的與原則本公司為加強(qiáng)合規(guī)管理，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)符合法律法規(guī)及內(nèi)部規(guī)章制度，特制定“公司合規(guī)聯(lián)絡(luò)員及合規(guī)聯(lián)席會(huì)議管理辦法”。本辦法旨在明確合規(guī)聯(lián)絡(luò)員與合規(guī)聯(lián)席會(huì)議的職責(zé)、流程及會(huì)議管理制度，保障公司合規(guī)工作的有效實(shí)施。

第二條適用范圍本辦法適用于公司全體員工，尤其是合規(guī)聯(lián)絡(luò)員、合規(guī)管理部門及相關(guān)參與合規(guī)聯(lián)席會(huì)議的部門和人員。

第三條定義本辦法中：

（一）合規(guī)聯(lián)絡(luò)員：指由各部門指定的負(fù)責(zé)本部門日常合規(guī)工作的員工。

（二）合規(guī)聯(lián)席會(huì)議：指由公司合規(guī)管理部門召集，跨部門參與的定期會(huì)議，旨在協(xié)調(diào)、解決公司合規(guī)問題，提升合規(guī)管理水平。

第四條會(huì)議性質(zhì)合規(guī)聯(lián)席會(huì)議是公司內(nèi)部協(xié)調(diào)、溝通、決策的重要平臺(tái)，所有參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，積極參與會(huì)議討論，確保會(huì)議效率與效果。

第五條會(huì)議頻率與形式合規(guī)聯(lián)席會(huì)議應(yīng)定期召開，會(huì)議形式包括但不限于現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議、視頻會(huì)議等。具體召開時(shí)間、地點(diǎn)、議程等由合規(guī)管理部門統(tǒng)籌安排并提前通知。

第六條會(huì)議資料的準(zhǔn)備與提交合規(guī)聯(lián)絡(luò)員負(fù)責(zé)收集、整理本部門合規(guī)工作相關(guān)資料，并在會(huì)議前提交給合規(guī)管理部門。合規(guī)管理部門應(yīng)確保會(huì)議資料的完整性、準(zhǔn)確性，為會(huì)議決策提供依據(jù)。

第七條保密原則合規(guī)聯(lián)席會(huì)議涉及的公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等，所有參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得擅自泄露給無關(guān)人員。

第八條考核與問責(zé)公司對(duì)合規(guī)聯(lián)絡(luò)員及合規(guī)聯(lián)席會(huì)議的參會(huì)人員進(jìn)行考核，對(duì)未履行職責(zé)、違反會(huì)議管理制度的人員，將按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問責(zé)。

第九條持續(xù)改進(jìn)公司鼓勵(lì)全體員工對(duì)合規(guī)聯(lián)絡(luò)員及合規(guī)聯(lián)席會(huì)議管理制度提出意見和建議，合規(guī)管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作，不斷優(yōu)化、完善相關(guān)制度。

第二章會(huì)議流程

第十條會(huì)議籌備

（一）合規(guī)管理部門根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題、議程，并在會(huì)議召開前至少五個(gè)工作日將會(huì)議通知、議程及相關(guān)資料發(fā)送給各合規(guī)聯(lián)絡(luò)員及相關(guān)部門。

（二）合規(guī)聯(lián)絡(luò)員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)與本部門負(fù)責(zé)人溝通，確保參會(huì)人員按時(shí)參會(huì)，并對(duì)會(huì)議議程提出意見和建議。

第十一條會(huì)議議程

（一）合規(guī)聯(lián)席會(huì)議議程應(yīng)包括以下內(nèi)容：

1.上次會(huì)議紀(jì)要的確認(rèn)；

2.各部門合規(guī)工作匯報(bào)；

3.專題討論；

4.合規(guī)管理政策的制定、修訂及解讀；

5.其他需要討論的合規(guī)事項(xiàng)。

（二）合規(guī)管理部門可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議議程。

第十二條會(huì)議召開

（一）合規(guī)聯(lián)席會(huì)議應(yīng)由合規(guī)管理部門負(fù)責(zé)人主持，會(huì)議開始前，主持人應(yīng)簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題、議程及注意事項(xiàng)。

（二）會(huì)議過程中，各合規(guī)聯(lián)絡(luò)員及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)按照議程順序進(jìn)行匯報(bào)和討論。

（三）會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)秩序，積極參與討論，禁止私下交談、玩手機(jī)等行為。

第十三條會(huì)議決策

（一）會(huì)議決策應(yīng)遵循民主集中制原則，充分聽取各方意見，形成共識(shí)。

（二）對(duì)于重大合規(guī)事項(xiàng)，合規(guī)管理部門應(yīng)提請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。

（三）會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要中予以明確，并按照公司規(guī)定進(jìn)行落實(shí)。

第十四條會(huì)議紀(jì)要

（一）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由合規(guī)管理部門指定專人負(fù)責(zé)記錄，內(nèi)容包括但不限于：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、討論情況、決策結(jié)果等。

（二）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給各合規(guī)聯(lián)絡(luò)員及相關(guān)部門進(jìn)行確認(rèn)。

（三）各合規(guī)聯(lián)絡(luò)員及相關(guān)部門應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后兩個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，如有異議，應(yīng)及時(shí)提出并說明原因。

第十五條會(huì)議落實(shí)

（一）合規(guī)聯(lián)絡(luò)員應(yīng)將會(huì)議決策結(jié)果及要求在本部門進(jìn)行傳達(dá)，并確保落實(shí)到位。

（二）合規(guī)管理部門應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤、督促，并在下一次會(huì)議上進(jìn)行匯報(bào)。

第十六條會(huì)議評(píng)估與改進(jìn)

（一）合規(guī)管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議流程、效果進(jìn)行評(píng)估，收集各方意見，查找不足，提出改進(jìn)措施。

（二）對(duì)于會(huì)議流程中存在的問題，合規(guī)管理部門應(yīng)積極進(jìn)行調(diào)整，以提高會(huì)議效率。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十七條紀(jì)要確認(rèn)與發(fā)布

（一）會(huì)議紀(jì)要經(jīng)過參會(huì)人員確認(rèn)無誤后，由合規(guī)管理部門統(tǒng)一發(fā)布。

（二）會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布應(yīng)確保覆蓋所有相關(guān)部門和人員，以保證決策的透明度和執(zhí)行力。

第十八條責(zé)任分配

（一）合規(guī)管理部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

（二）各責(zé)任部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，并指定專人負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)。

第十九條進(jìn)度報(bào)告

（一）各責(zé)任部門應(yīng)定期向合規(guī)管理部門報(bào)告任務(wù)執(zhí)行進(jìn)度，遇到問題應(yīng)及時(shí)溝通解決。

（二）合規(guī)管理部門應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行進(jìn)度跟蹤表，對(duì)各項(xiàng)任務(wù)的完成情況進(jìn)行記錄和監(jiān)控。

第二十條督促與支持

（一）合規(guī)管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對(duì)執(zhí)行不力的部門或個(gè)人進(jìn)行督促。

（二）合規(guī)管理部門應(yīng)提供必要的資源和支持，幫助責(zé)任部門解決執(zhí)行過程中遇到的困難和問題。

第二十一條反饋機(jī)制

（一）建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行反饋機(jī)制，各責(zé)任部門在任務(wù)完成后，應(yīng)對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)，并向合規(guī)管理部門反饋。

（二）合規(guī)管理部門應(yīng)對(duì)反饋信息進(jìn)行分析，對(duì)執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，并提出改進(jìn)建議。

第二十二條變更處理

（一）如遇任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)需要調(diào)整的情況，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)，經(jīng)合規(guī)管理部門評(píng)估后，按照公司規(guī)定程序進(jìn)行審批。

（二）合規(guī)管理部門應(yīng)確保變更信息的及時(shí)更新和傳達(dá)，保證相關(guān)人員了解最新的執(zhí)行要求。

第二十三條結(jié)果應(yīng)用

（一）會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行結(jié)果應(yīng)作為部門及個(gè)人績(jī)效考核的依據(jù)之一。

（二）合規(guī)管理部門應(yīng)定期將會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況向公司領(lǐng)導(dǎo)層報(bào)告，為公司決策提供支持。

第二十四條持續(xù)改進(jìn)

（一）合規(guī)管理部門應(yīng)結(jié)合會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況，不斷優(yōu)化會(huì)議流程和管理制度，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行效率。

（二）鼓勵(lì)員工對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)提出建設(shè)性意見和建議，共同促進(jìn)公司合規(guī)管理水平的提升。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十五條會(huì)議室預(yù)訂

（一）會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政管理部門提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

（二）行政管理部門根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)統(tǒng)籌安排會(huì)議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知預(yù)訂部門。

第二十六條會(huì)議室配置

（一）會(huì)議室應(yīng)配備必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響設(shè)備、白板、會(huì)議桌椅等。

（二）行政管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，確保設(shè)備正常運(yùn)行，滿足會(huì)議需求。

第二十七條會(huì)議室使用

（一）會(huì)議室使用遵循“先預(yù)約、先使用”的原則，未經(jīng)預(yù)約不得擅自使用。

（二）會(huì)議開始前，使用部門應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議室，檢查設(shè)施設(shè)備是否齊全、正常運(yùn)行。

（三）會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，禁止吸煙、亂丟垃圾等行為。

第二十八條會(huì)議室保密

（一）會(huì)議室應(yīng)具備一定的保密性，會(huì)議過程中禁止無關(guān)人員進(jìn)入。

（二）涉及公司機(jī)密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置密碼保護(hù)、使用保密協(xié)議等。

第二十九條會(huì)議室維護(hù)

（一）行政管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常維護(hù)，確保會(huì)議室設(shè)施完好、環(huán)境整潔。

（二）會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，如需搬遷桌椅、清理垃圾等，應(yīng)及時(shí)完成。

第三十條會(huì)議室應(yīng)急處理

（一）行政管理部門應(yīng)制定會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，如設(shè)備故障、電力中斷等。

（二）遇到緊急情況，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政管理部門報(bào)告，以便盡快解決問題，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

第三十一條會(huì)議室使用評(píng)價(jià)

（一）會(huì)議結(jié)束后，使用部門應(yīng)對(duì)會(huì)議室設(shè)施、環(huán)境等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)意見和建議。

（二）行政管理部門應(yīng)收集評(píng)價(jià)信息，針對(duì)問題進(jìn)行整改，不斷提高會(huì)議室管理水平。

本章規(guī)定旨在保障會(huì)議室的高效、有序使用，為公司的會(huì)議活動(dòng)提供良好的硬件環(huán)境和服務(wù)支持。

第五章附則

第三十二條辦法解釋本辦法由公司合規(guī)管理部門負(fù)責(zé)