文秘需掌握的公文的基礎(chǔ)知識

文秘應(yīng)該掌握的公文的基礎(chǔ)知識（經(jīng)典完整版）

公文性質(zhì):公文是行政機關(guān)實施管理的具有法定效力的公務(wù)文書，是行政機關(guān)實施管

理的重要工具。

公文的概念:行政機關(guān)的公文（包括電報）是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法

定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。

黨的公文概念:黨的機關(guān)的公文，是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和

規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請

示和答復(fù)問題、報告和交流情況的工具。公文分類

法定公文:是由法規(guī)性文件規(guī)定的各級機關(guān)要規(guī)范使用的公文文種。

命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會

議紀要

黨的法定公文有14種:決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請

示、批

兩種法定公文，相同的有9種一般性公文復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要

泛指機關(guān)單位除法定性公文外的處理公務(wù)文書。法規(guī)性公文:條例、辦法、規(guī)定、

細則事務(wù)性公文:計劃、總結(jié)、調(diào)查報告會務(wù)性公文:會議紀錄、講話稿等

經(jīng)濟性公文:合同、可行性研究報告、審計報告公文的特點一、應(yīng)用文特點

公文是行政管理的工具，強調(diào)應(yīng)用性，必須圍繞依法行政的需要來寫作。

應(yīng)用性表現(xiàn)在指導(dǎo)工作、發(fā)現(xiàn)問題、提出問題、解決問題等公務(wù)活動上。

應(yīng)用性表現(xiàn)在："行文確有必要，注重效用"。二、行政性特點

法定作者:是機關(guān)單位根據(jù)其法定性的職權(quán)范圍來寫作，不是個人的隨意性寫作。

具有權(quán)威性和約束力

時效性:公文的發(fā)文、辦文有時間規(guī)定

程序性:公文的發(fā)文、收文、歸檔、管理都有嚴格規(guī)定。三、語言特點

（一）明白無歧義（二）準(zhǔn)確表述（三）莊重體現(xiàn)行政機關(guān)的法定權(quán)威

嚴格使用規(guī)范的書面語言，不用口語、方言。（四）風(fēng)格統(tǒng)一使用專用語

1.開頭用語:為了、目前、根據(jù)、按照、

2.承啟用語:特作如下通知（決定、規(guī)定）擬采取如下措施、綜上所述

3.結(jié)尾用語:希認真貫徹執(zhí)行、特此通知以上請示當(dāng)否，請批示

4.稱謂用語:我局、本局、你局、該局、

5.經(jīng)辦用語:經(jīng)、已經(jīng)、現(xiàn)將、研究執(zhí)行參照執(zhí)行、責(zé)成

6.引敘用語:現(xiàn)接、近接、收悉、欣悉

7.表態(tài)用語:可辦、不可、同意、原則同意、應(yīng)8.期請用語:希、望、擬請、懇請、

切吩

10.批轉(zhuǎn)用語:審批、批示、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)1L期復(fù)用語:9.征詢用語:當(dāng)否、妥否、如無

不妥

請回復(fù)、請批示、請予審批

?公文語言主要使用說明性語言、敘述性語言，議論性語言為輔，一般不用抒情性語

言。四、結(jié)構(gòu)特點

公文基本結(jié)構(gòu):開頭部分（事由部分）介紹公文寫作的原因、目的、依據(jù)、意義，要求

簡明扼要，一段為宜。主體部分（事項部分）通常使用結(jié)構(gòu)序數(shù)來分段說明。主體部

分的段落要求均衡、美觀注意掌握每段的主題句結(jié)尾部分:根據(jù)文種的不同，使用

不同的專用結(jié)尾用語。提出執(zhí)行的要求:注意什么問題，采取什么方法等提出希望

和號召

公文處理的原則:堅持實事求是、精簡、高效原則。

及時:指文件的發(fā)文、收文要及時，不能互相推諉、拖延。處理公文要懂得分清輕

重、緩急，急事急辦。

準(zhǔn)確:公文處理過程中要按程序辦，一環(huán)扣一環(huán)，不出差錯和遺漏。

安全保密:嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)。絕密文件不能翻印;銷毀密級文件必須登

記，由二人以上監(jiān)銷等

規(guī)范:指公文處理必須要按照規(guī)定的程序和格式來辦理。發(fā)文、收文、歸檔有嚴格程

序發(fā)文有國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)專門機構(gòu)、專人負責(zé)處理公文。不符合規(guī)范的公文，經(jīng)

辦公廳（室）負責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報單位并說明理由。公文處理機構(gòu)：

各級行政機關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作并

指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。

各級行政機關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員

發(fā)文辦理:發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)

核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

一、草擬公文的要求

（一）符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行

并加以說明。草擬公文

（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)

范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。（三）公文文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)

和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用

外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第

一層為"一、",第二層為"（一）",第三層"1.",第四層為"（1）"。（七）應(yīng)當(dāng)

使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或

其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略

語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

簡稱釋義:規(guī)范化簡稱是指人們公認的簡稱。如國務(wù)院、

省政府。

非規(guī)范化簡稱是指未獲人們公認的稱謂，如"非典""SARS”,第一次使用時必

須標(biāo)示全稱和注明中文含義。"AAS"美國科學(xué)院、澳大利亞科學(xué)院，第一次出現(xiàn)

時注明準(zhǔn)確的中文譯名。公文數(shù)字問題

成文日期使用漢字（小寫）序列。二？？八年六月三十日層次序數(shù)（前示）同:一同、兩

邊、四季

詞組:百花齊放、三水（地名）三峽慣用語:三番四次、四平八穩(wěn)、縮略語:三個代表

四大發(fā)明修辭詞素:三千尺落九天

草擬公文

二、擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門

協(xié)商，取得一致意見后方可行文;如有分歧，主辦部門的主要負責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，

仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門

會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

三、公文送負責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是:是否需要行

文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否

符合規(guī)定等。

四、以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或者主持工作的負責(zé)人簽發(fā);以本機

關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或者主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽

發(fā)。五、公

文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核，重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材

料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。收文辦理

一、收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承

辦、催辦等程序。

二、收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核。審核的重點是:

是否應(yīng)由本機關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)

規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否

規(guī)范。

三、經(jīng)審核，對符合規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負責(zé)人批示或

者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)

明確辦理時限。對不符合規(guī)定的公文，經(jīng)辦公廳（室）負責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報

單位并說明理由。

四、承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按

時限要求辦理，確有困難的應(yīng)當(dāng)及時予以說明。

五、收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責(zé)人批示后

辦理。

六、公文處理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商;

如有分歧，主辦部門負責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)

調(diào)或裁定。

七、審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確

簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的，圈閱表示

已閱知。

八、送負責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負責(zé)催辦，做到緊急公

文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。公文管理

一、歸檔。應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文

的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況。

二、歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

三、擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

四、公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

五、上級機關(guān)公文，除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印的以外，下一級機關(guān)負責(zé)人或者辦公

廳（室）主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范

圍。六、經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

七、公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機關(guān)證明章。

八、公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效

力。

九、不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳（室）負責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷

毀。

十、銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，

銷毀絕密公文（含密碼電報）應(yīng)當(dāng)?shù)怯洝?/p>

公文格式標(biāo)準(zhǔn)

一、現(xiàn)行行政公文格式實行國標(biāo)GB/T9704-1999所規(guī)定的公文格式標(biāo)準(zhǔn)。

二、字，標(biāo)識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。

三、行，標(biāo)識公文中縱向距離的長度單位。以3號字高度加3號字高度7/8倍的距

離為一基準(zhǔn)行。

四、正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

五、公文用紙采用A4型紙，尺寸:210mmx297mm公文用紙?zhí)祛^（上白

邊）37mm;用紙訂口（左白邊）28mm;版心尺寸為：

156mmx225mm（不含頁碼）

六、印刷要求:雙面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm

七、裝訂要求:左側(cè)裝訂，不掉頁

公文格式要素規(guī)則

一、公文要素劃分為眉首、主體、版記三個部分。

置于公文首頁紅色反線（156mm寬度同版心）以上的各要素為眉首;置于紅色反線以

下到主題官司（不含）之間的各要素為主體;置于主題黃］以下的各要素統(tǒng)稱為版記。

（一）眉首

1.公文份數(shù)序號

是指將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標(biāo)識份數(shù)序號，用阿拉伯

數(shù)碼標(biāo)識在版心左上角第1行。位數(shù)以本單位的實際需要加一個虛位。2.秘密等級

如需標(biāo)識秘密等級，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1

字;如需同時標(biāo)識保密期限，秘密等級和保密期限之間用"？"隔開。密級標(biāo)識:絕

密、機密、秘密3.緊急程度

如需標(biāo)識緊急程度，用3號黑體字，頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1

行;如需同時標(biāo)識秘密等級和緊急程度，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角第2行。緊

急程度標(biāo)識為:特急、急件;電報標(biāo)識為:特提、特急、加急、平急。

4.發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加"文件"組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊

緣為25mm,對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

推薦用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識。字號一般應(yīng)小于22mmx15mm。

聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，"文件"二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居

中排布;如聯(lián)合機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。5.發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋

體字，居中排布;年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識;年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號

"U"括入;序號不編虛位，不加"第"字。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字

號O

發(fā)文字號下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。6.簽發(fā)人

上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，

簽發(fā)人姓名居右空1字;簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3

號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起按

發(fā)文機關(guān)排序編排，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名在同一行并使紅色反線與

之的距離為

4mmo

（二）主體1.公文標(biāo)題

公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文

機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

標(biāo)題位于紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布;回行

時，要做到言同意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。

2.主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，最后一個主送機關(guān)后標(biāo)全角冒號。

3正文

主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。4.附

件

公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標(biāo)識"附件"，后標(biāo)全角冒號和名稱。附

件如有序號，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼;附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝

訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識"附件"，有序號時標(biāo)識序號;其序號和名稱的

前后排序應(yīng)一致。如不能與正文一同裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識公文的

發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件和序

號。5.成文時間

以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報

以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全；"零"寫為。6.公文生效標(biāo)識

公文除"會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，

由主辦機關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)加蓋印章。

單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空

4字;加蓋印章應(yīng)上距正文2,4mm,端正、居中下壓成文時間，印章用紅色

當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上。

行話為“騎年蓋月"。

當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字;主辦機關(guān)印章在

前，兩個印章均壓成文時間。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mmo當(dāng)聯(lián)

合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡

稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得

超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章之間互不相交或相切。

在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以

解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識"此頁無正文”的方法解決。7.附

注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標(biāo)識在成文時間下一行。通

常是對公文發(fā)放范圍加以說明，不對公文內(nèi)容作出解釋。

請示在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（三）版記L主題言I

公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題翻I。上行文按照上級機關(guān)要求標(biāo)注主題黃1。主題黃］通常由公文制

發(fā)機關(guān)的最高行政主管機關(guān)負責(zé)制定和發(fā)布。

主題同用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號;詞目用3號小標(biāo)宋體字;詞目

之間空1字。詞目之間不要加

頓號。

主題官司的功能是揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢，是文書部門和檔案部門相互銜

接的一項工作。主題官司的標(biāo)引方法

詞表共由15類1049個主題同組成。

詞表分三個層次:第一層區(qū)域分類，不標(biāo)弓I；第二層類別詞，是具體的分類;第三層是

類屬詞。第二、三層是主題黃I,用于文件的標(biāo)引。

一份文件的標(biāo)引，除類別詞外最多不超過5個主題官司。主題同標(biāo)在文件的抄送欄之

上,頂格寫。

標(biāo)引順序:先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。標(biāo)引類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，（事

由）最后標(biāo)反映文件形式的詞。（文種）

《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》

農(nóng)業(yè)（類別）水土保持（事由）通知（文種）（類屬）一份文件有兩個以上的主題內(nèi)容，先

集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進行標(biāo)引。

《國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》

經(jīng)濟管理（類別）企業(yè)破產(chǎn)勞動（類別）就業(yè)通知

根據(jù)需要可將不同類的主題黃1進行組配標(biāo)引。

《國務(wù)院關(guān)于“九五"期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》標(biāo)弓I：科技10A體制

09B改革01B決定12A

當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~

標(biāo)引。同時將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面，并在該詞的后面加

以便區(qū)別。

列在區(qū)域分類最后，用黑體標(biāo)出的主題官司內(nèi)供檢索用，不用標(biāo)引。

附表中的主題言司與主表中的主題黃］具有同等效力。國務(wù)院主題官司表由國務(wù)院辦公廳

秘書局負責(zé)解釋。

本詞表自1998年12月1日起執(zhí)行，1994年4月修訂的詞表同時廢止。2.抄送

機關(guān)

抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范

化簡稱、統(tǒng)稱。

在主題官司下1行;左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識"抄送"，后標(biāo)全角冒號;抄

送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊;在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句

號。如主送機關(guān)移至主題起I下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。如主送機關(guān)過多，首頁不能

顯示正文;會議紀要需要主送都要在抄送處標(biāo)識主送:XXXX,3.印發(fā)機關(guān)

位于抄送機關(guān)之下，（無抄送機關(guān)在主題短］之下）占1行位置;用3號仿宋體字。

印發(fā)機關(guān)左空1字。印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，一般是各機關(guān)的辦公廳（室）

或文秘部門。沒有專門的辦公廳（室）或文秘部門，也可以標(biāo)識發(fā)文機關(guān)。印發(fā)機關(guān)

如果字數(shù)太多，可以自行簡化。4.印發(fā)日期

標(biāo)識印發(fā)日期是為了準(zhǔn)確反映公文的生成時效。印發(fā)日期以公文付印的時間為準(zhǔn)，

可以界定生效時間與印發(fā)時間的區(qū)別，掌握制發(fā)公文的效率，收文機關(guān)可以掌握公

文傳遞

時間，有利于公文辦理。

印發(fā)時間與印發(fā)機關(guān)同占1行，右空1字用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

"2004年4月15日印發(fā)"5.版記位置

版記應(yīng)置于公文最后一面（封四）版記的最后一個要素置于最后一行。這是為了保證

公文的完整性，在紅頭與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以

確定公文是否完整

公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標(biāo)識版記，此時版記要放在最

后一面，即使前一面完全空白也沒有關(guān)系。

公文的篇幅如果是一個折頁（即有四面）以上，這里公文的頁數(shù)是4的倍數(shù)，此時版

記也一定要放在最后一面，不管前面空白有多少（一般不超過3頁）

公文有附件，如果附件最后空白能夠容下版記，而該頁又是4的倍數(shù)，此時版記應(yīng)

置于該空白處，以免造成浪費。如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，該文件后面也有版記，

此時被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應(yīng)標(biāo)識自己的版記。

6.頁碼

用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放一條4

號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。

空白頁和空白頁以后的頁不標(biāo)識頁碼（包括印有版記的那面），是為了防止在空白頁

處私加文字，有此規(guī)定，便于真假公文對照。

7.公文表格

公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的

左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼的表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在在切口

一邊。公文特定格式信函式格式

發(fā)文機關(guān)上邊緣距上頁邊的距離為30mm,用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定；

發(fā)文機關(guān)全稱下4mm處為一條紅色武文線（上粗下細）,距下頁邊20mm處為一條

文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。發(fā)文機關(guān)名稱

及雙線均印紅色。信函

式格式

發(fā)文機關(guān)名稱后不加文件二字，因此發(fā)文機關(guān)名稱一般不用簡稱

信函式公文的份數(shù)序號、密級、緊急程度可以放在武文線下版心左上角頂格，依次

排列;發(fā)文字號放在武文線下版心右上角頂格。首頁不放頁碼，最后一行（第22行）

文字下邊緣與文武線距離6mm。

公文行文規(guī)則

一、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。

二、政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;除

以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式

行文。如需正式行文，應(yīng)報請本級政府批轉(zhuǎn)或由本級政府辦公廳（室）轉(zhuǎn)發(fā)。因特殊

情況確需向下一級政府正式行文的，

應(yīng)當(dāng)報經(jīng)本級政府批準(zhǔn)，并在文中注明經(jīng)政府同意。部門函

適用于不相隸屬機關(guān)相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

理解:函主要用于平行機關(guān)之間商洽工作，或是請有關(guān)主管部門批準(zhǔn)和有關(guān)主管部門

審批后答復(fù)的公文。要點:平行、不相隸屬

特點:一文一事，用途廣泛。種類:發(fā)函、復(fù)函

從功能角度看:商洽函、詢問函、請批函、答復(fù)函。商洽函

1.明確一文一事，確立函的主旨。2.提煉標(biāo)題3.明確主送機關(guān)4.敘述事由和事項

5.結(jié)尾

事由和事項的寫法靈活多樣，主要考慮如何能夠把事情敘述清楚，語氣平等，相互

商量。提出的事由要考慮周到，要求可行，職責(zé)明確。

詢問函

指詢問有關(guān)事項或問題的函?？梢允潜締挝辉儐栍嘘P(guān)單位，也可以是其他單位詢問

本單位。也可以是上下級之間就一些問題進行咨詢。寫法:1.確立所詢問的事項。

2.擬寫標(biāo)題，可以突出函的種類。

3.只寫要詢問的事情，必須做到簡明扼要。什么事情，應(yīng)如何理解，如何執(zhí)行,這種理

解是否正確、可行。4.結(jié)尾

請批函

指向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)某一事項的函。

理解:有關(guān)主管是指主管某一方面工作的部門，可以是政府或職能部門。

如某市政府要在廣州建立辦事處，就要向廣州市政府行請批函。

在本地范圍內(nèi)的審批，除了由政府審批事項需用請示外，向職能部門請求審批要用

請批函。

特點:寫作請批函，如同寫請示，所不同的是，請示更多是尊重上級，請批函既有尊

重，又有商量意味。寫法：

1.一文一事，因此必須認真確立主旨。

2.標(biāo)題突出請求意味，使對方明白是請批函。3.理由充分，有理有據(jù)地陳述事實

4.在允許范圍內(nèi)，明確提出合理的要求。5.結(jié)尾要求函復(fù)

注意:不要為了對方能夠?qū)徟档捅締挝坏牡匚?，用語不能過于謙卑。

能否審批的關(guān)鍵在于請批事項的合法性和合理性，而不是在于自身要求的迫切。

請求事項用語要突出請求，事項清楚，數(shù)字明確。

答復(fù)函

指就有關(guān)單位的來函而作出回復(fù)的函

理解:對有關(guān)單位（不相隸屬機關(guān)）詢問或?qū)徟鷣砗鞒龃饛?fù)。如是上級的詢問，則要

用報告回復(fù)。寫法：

1.針對來函所問進行回復(fù)，與來函無關(guān)的問題，不作回答，與來函聯(lián)系不密的問

題，不作回答，如需要只作一般性回答。

2.標(biāo)題要顯現(xiàn)來函的事由，用概括性語言在標(biāo)題中表現(xiàn)出來。

3.只寫來函單位為主送機關(guān)。

4.開頭首先表示收到來函。引述來文的標(biāo)題和發(fā)文字號，然后說明依據(jù)，做出了答

復(fù)。

5.具體答復(fù)事項一一列明。如是上級復(fù)函，答復(fù)事項如同工作批示。如是有關(guān)主管

部門，答復(fù)事項如同操作規(guī)定。6.結(jié)尾:特此函復(fù)注意：

先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，不要顛倒或遺漏。注意用好承啟過渡句。

答復(fù)事項必須政策界限清楚，不要產(chǎn)生歧義。答復(fù)事項的理由要充分

函的病文分析

關(guān)于要求XX鎮(zhèn)及其管轄下的鄉(xiāng)村和有關(guān)單位支持協(xié)助建設(shè)新石化城市道路的通知

XX鎮(zhèn)政府：

新石化城市主干道是XX區(qū)三年一中變的交通工程之一，現(xiàn)正在開展測量和鉆探工

作，搜集設(shè)計資料，以便開展本工程的初步設(shè)計和施工圖設(shè)計，敬請XX鎮(zhèn)政府及

其管轄下的鄉(xiāng)、村和有關(guān)單位大力支持和協(xié)助為盼。XX設(shè)計院分析

1.應(yīng)當(dāng)用函，而不能用通知。

2.標(biāo)題過長可改為:關(guān)于支持新石化城市主干道建設(shè)的函3.理由不充分。沒有列出

需要支持解決的問題，原文中沒有反映在建設(shè)中出了什么問題。

4.沒有有力的依據(jù)，應(yīng)當(dāng)列出市政府批準(zhǔn)立項建設(shè)的文件?；蚴怯嘘P(guān)部門的批準(zhǔn)文

件。

5.支持的要求不明確，應(yīng)當(dāng)說明請鎮(zhèn)政府告知有關(guān)單位予以配合。6.缺少結(jié)尾報

告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。特點：

下情上達，為上級機關(guān)提供決策的信息和材料。事后、事中行文。

是上行文，不需要上級批復(fù)。理解：

報告要向上級反映情況、匯報工作、答復(fù)上級的詢問，因此必須如實上報。

上報的內(nèi)容不僅僅是情況，而且更重要的是如何把握情況和處理情況，使上級了解

情況的發(fā)展變化，以便作出決策。要有大局眼光，陳述事情要頭尾清楚，做了什么

主要工作，要交代清楚目的、做法、取得的效果、努力的方向等。種類

工作報告是單位使用最多的報告。主要作用是就某一階段的工作作出專題性的匯

報。重點是說明在上級領(lǐng)導(dǎo)下開展工作的做法、成績、存在問題和今后工作重點。

情況報告，通常是反映重大的問題、事故和新出現(xiàn)的情況，使上級機關(guān)迅速掌握情

況。

答復(fù)報告，主要是回答上級機關(guān)就某一問題的詢問。遞送報告，指向上級報送材料

時所寫的報告。報告寫法

I.標(biāo)題，通常用"關(guān)于XXX的報告”形式。

2.正文結(jié)構(gòu)有多樣，大型報告內(nèi)容多，結(jié)構(gòu)可以用小標(biāo)題式來分成若干部分，也可

以用結(jié)構(gòu)序數(shù)分成若干部分。3.內(nèi)容組成

總體情況的概況說明；做法和取得的效果；今后的工作重點和方向。4.小型的專題

報告情況報告的寫法

何時、何地、何人、何事、結(jié)果做法、措施、取得的效果或成績經(jīng)驗體會或問題

原因分析今后的努力方向或改進措施。病文分析

關(guān)于XX大橋燈具被盜的報告XXX總公司：

我公司承建的XX大橋照明工程，于2002年8月6日通過竣工驗收至今運行正

常，今發(fā)現(xiàn)有5支1000W照明燈被盜，是否需要重新購買,請領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)。

另接線并不銹鋼蓋也有不同程度被盜，是否也要重新購買，

XXXX公司

2004年3月1日分析

1.報告損失情況不夠清楚，只有數(shù)量，沒有價值評估。2.沒有提出公司的解決辦

法。

3.不夠緊湊，一件事分成兩件事表述4.報告夾帶請示事項5.少結(jié)尾用語

6.年、月、日沒有用漢字。

請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

理解:上級機關(guān)一是指行政隸屬的上級機關(guān);二是指有業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上級機關(guān)。

特點:請示是事前行文，不能先斬后奏。

按照職權(quán)范圍來行文請示，在本職權(quán)范圍內(nèi)的事情，無需請示。

要求一文一事，以便上級及時批復(fù)。

1.需要本機關(guān)辦理，但自己又無權(quán)決定的事項。（如本單位的重要決策）

2.本機關(guān)可以辦理，但對上級來文的有關(guān)規(guī)定有不清楚之處，需要請示上級后才能

正確執(zhí)行的事項。3.在人力、財力和物力上需要上級支持幫助的事項。（編制、撥

款、調(diào)撥物資）請示種類：請求批準(zhǔn)的請示

多用于機構(gòu)設(shè)置、重要決定、重大決策重大行動等。寫法：1.圍繞主旨，考慮如何

說明請示事項。2.總體情況概述

3.分類說明，或從不同的方面來說明請示的理由。4.提出請求的事項。5.結(jié)尾

請求指示的請示

有疑難問題，需要上級給予明確指示。

寫法：1.概述總體情況，尤其是歷史的延續(xù)情況。

2.執(zhí)行原有規(guī)定遇到的新問題、新規(guī)定，及出現(xiàn)的矛盾。3.提出本機關(guān)的主張，請

求給予明確指示。4.結(jié)尾

請求支持、幫助的請示寫法:

1.總體情況概述

2.已經(jīng)作出的努力和目前存在的困難3.提出請求幫助的事項4.結(jié)尾歸納：

請示的關(guān)鍵在于情況要明確；理由要充分；

事項要合理，是解決問題的必需。寫作邏輯：

先情況介紹，然后提出合乎邏輯的請求，因此關(guān)鍵在于理由的充分。病文分析

關(guān)于XX橋路燈問題的文XX總公司XX總經(jīng)理：

XX大橋已完工一年多，由于原設(shè)計路燈部分組件為不銹鋼板，已經(jīng)大部分被偷

去，為了美觀和防止再次被盜，我司決定改用其他組件，共需要150塊，請領(lǐng)導(dǎo)按

照實際情況審批

XXXX公司

2004年3月15日病文分析1.文種不正確

2.情況說明不夠清楚，數(shù)量不清楚，責(zé)任表述有誤。"由于……被偷去。"3.請求

事項不夠明確4.缺少結(jié)尾用語批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項

理解:只針對下級機關(guān)的請示，不是針對請示批準(zhǔn)函。特點:行政效力的規(guī)定性。上

級批復(fù)后，無論同意還是不同意，或部分同意，下級機關(guān)都要執(zhí)行。針對性，請示

什么，批復(fù)什么。批復(fù)寫法

標(biāo)題不能直接加書名號引用請示標(biāo)題，因為不是法規(guī)性文件不能另書名號。標(biāo)題

模式有2種

1.關(guān)于XXXXX問題的批復(fù)

把請示的事由部分變?yōu)?XX問題的批復(fù)"主要用于政策性、疑難性問題請示的批

復(fù)。批復(fù)

2.“關(guān)于同意XXXXX的批復(fù)”

主要用于事項請批性的和幫助性的請示。正文

一個主送機關(guān)你市（局）《關(guān)于XXXX的請示》（X市[2004]30號）收悉。經(jīng)研究

（同意）XXX

批復(fù)事項:根據(jù)問題回答，或是分段回答。

批復(fù)內(nèi)容是表態(tài)并作出指示，以便下級機關(guān)開展工作。結(jié)尾用語，可用"此復(fù)"，

也可不用。注意事項：

答復(fù)明確，表態(tài)鮮明，不能模棱兩可。

慎重，批復(fù)具有規(guī)定性和指示性，因而政策界限要清晰，指示要切實可行。

及時，批復(fù)要講時效，不能拖延。批復(fù)的發(fā)文字號通常用"函"號。

決定

適用于對重要事項或重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級機

關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

理解:重要事項和重大行動，首先是在自己職權(quán)范圍內(nèi)的影響全局的政策性決策或工

作安排。

獎懲也是在職權(quán)范圍內(nèi)進行比較，有著重要教育意義的單位和人員。

不適當(dāng)?shù)臎Q定事項,是指下級機關(guān)的錯誤公文，不變更或撤銷就會對工作造成被動

和不良影響。決定行政特點：

決定的權(quán)威性僅次于命令，不受行政級別的限制，因而是各單位在處理重要事項上

常用的文種。

重要事項和重大行動的決定約束性強，下級機關(guān)都必須堅決執(zhí)行。

表彰和懲罰的決定有導(dǎo)向性和教育性。重要的機構(gòu)設(shè)置和人事安排有宣告性

決定寫作要點：

標(biāo)題要用完全性標(biāo)題，以體現(xiàn)和莊重。

重要事項的正文部分通常要說明依據(jù)、意義;分段說明工作部署；

結(jié)尾部分提出執(zhí)行要求。（例三）表彰或懲罰決定有兩種寫法

1.集體性表彰，通常是總述先進事跡，給予組織評價，表彰的決定，號召學(xué)習(xí)。（例

—）

個人性的表彰批評，較細地表述事跡（錯誤事實）組織評價產(chǎn)生的原因，作出組織決

定，號召或警醒。（病文分析）注意事項

突出決策性和權(quán)威性。用語簡明、準(zhǔn)確

把握重要事項和重大行動的范圍，確有需要才制發(fā)。注意制發(fā)單位的權(quán)威性，基層

部門不宜制發(fā)。通常成文日期放在標(biāo)題下。

要用"（為此）決定XXXX。作為承啟過渡。

意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。理解：

重要問題:指涉及全面性的工作問題;下級單位普遍存在的問題;平級單位之間就協(xié)商

的事項全面交換看法;雙方就某一問題無法達成一致意見，交由上級裁定或協(xié)調(diào)。

特點:意見可以是上行文、平行文、下行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文辦理;作

為平行文，提出的意見供對方參考;作為下行文，文中對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下

級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行，無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行。

意見具有建議性和指導(dǎo)性建議性意見

主要用于下級機關(guān)就有關(guān)問題對上級提出工作建議，作為上級決策的參考，并希望

能夠采納。寫法：

1.目的和依據(jù)

2.具體意見。根據(jù)解決問題的需要，分成若干段來說明。意見的內(nèi)容主要是對某項

工作的認識和總體安排。

包括:對此項工作的理解，如何開展工作的做法、措施、步驟，可以預(yù)期的效果等。

3.結(jié)尾:以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各有關(guān)單位執(zhí)行（例文一）指導(dǎo)性意見

上級機關(guān)對下級的工作提出要求，下級按照上級意見執(zhí)行。特點:宏觀性強，多是

提出方向性、原則性