企業(yè)部門會議管理制度

企業(yè)部門會議管理制度第一章總則

為確保企業(yè)各部門會議的有序、高效進行，提高決策質(zhì)量和執(zhí)行力度，特制定本會議管理制度。本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門召開的各類會議。

一、會議目的

1.傳達上級指示，部署工作，協(xié)調(diào)部門間工作關(guān)系。

2.分析問題，研究解決方案，提高工作質(zhì)量和效率。

3.促進團隊成員溝通與協(xié)作，增強團隊凝聚力。

二、會議原則

1.實事求是，充分討論，民主決策。

2.高效務(wù)實，注重執(zhí)行，及時反饋。

3.精簡會議，嚴格控制會議規(guī)模和時間。

三、適用范圍

1.本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門召開的定期、不定期會議。

2.特殊會議可根據(jù)實際情況參照本制度執(zhí)行。

四、會議類型

1.定期會議：如周例會、月度總結(jié)會等。

2.不定期會議：如項目協(xié)調(diào)會、專題研討會等。

3.特殊會議：如年度總結(jié)表彰會、重大決策論證會等。

五、參會人員

1.會議主持人：由會議召集人或部門負責人擔任。

2.與會人員：包括部門全體成員或相關(guān)職責人員。

3.記錄人：由會議主持人指定，負責記錄會議紀要。

六、會議時間

1.定期會議時間：根據(jù)企業(yè)工作計劃和部門工作安排確定。

2.不定期會議時間：根據(jù)工作需要，由會議召集人提前通知。

3.特殊會議時間：根據(jù)實際情況，由企業(yè)領(lǐng)導決定。

七、會議地點

1.會議室：由企業(yè)行政部門負責安排，確保會議設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。

2.外部場地：如需在外部場地召開會議，應(yīng)提前預(yù)訂并報行政部門備案。

八、會議通知

1.會議主持人或記錄人應(yīng)在會議前至少1個工作日向與會人員發(fā)出會議通知，明確會議時間、地點、議題等。

2.與會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)確認是否能參加會議，如有特殊情況不能參加，應(yīng)提前向會議主持人請假。

九、會議紀律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。

2.會議期間，與會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會場秩序。

3.會議內(nèi)容涉及企業(yè)機密，與會人員應(yīng)保守秘密，不得泄露。

十、本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)行政部門。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。各部門應(yīng)認真執(zhí)行本制度，共同維護企業(yè)會議管理秩序。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定議題：會議主持人應(yīng)根據(jù)部門工作需要，提前征集議題，明確會議討論的重點和目標。

2.擬定議程：會議主持人應(yīng)制定詳細的會議議程，包括議題順序、預(yù)計討論時間等，并在會議前至少1個工作日發(fā)送給與會人員。

3.準備材料：會議相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)議題準備好相關(guān)材料，包括報告、數(shù)據(jù)、方案等，并在會議前提交給會議主持人。

4.通知與會人員：會議主持人或記錄人應(yīng)按時發(fā)出會議通知，確保與會人員了解會議相關(guān)信息。

二、會議簽到

1.會議開始前10分鐘，與會人員應(yīng)到達會場，進行簽到。

2.會議主持人或記錄人負責統(tǒng)計與會人員簽到情況，及時向未簽到人員了解原因。

三、會議開場

1.會議主持人宣布會議開始，介紹與會人員。

2.主持人簡要說明會議目的、議程和預(yù)期目標，強調(diào)會議紀律。

四、會議討論

1.按照議程順序，各議題負責人進行匯報、分析和討論。

2.與會人員就議題展開充分討論，提出建議和意見。

3.會議主持人引導討論，確保會議圍繞主題進行，避免跑題。

五、決策與總結(jié)

1.會議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成決策。

2.對重大事項或分歧意見，可采取表決或請示上級領(lǐng)導等方式確定最終決策。

3.會議主持人對會議成果進行總結(jié)，明確責任人和完成時限。

六、會議記錄

1.會議記錄人應(yīng)詳細記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果及與會人員的意見建議。

2.會議紀要應(yīng)在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給與會人員。

七、會議閉幕

1.會議主持人對本次會議進行簡要總結(jié)，對與會人員的參與表示感謝。

2.會議主持人宣布會議結(jié)束，提醒與會人員關(guān)注會議紀要及后續(xù)工作。

八、會后工作

1.會議記錄人負責跟進會議紀要的執(zhí)行情況，及時向會議主持人匯報。

2.與會人員應(yīng)根據(jù)會議決策，按時完成相關(guān)工作任務(wù)。

3.會議主持人應(yīng)關(guān)注會議決策的落實情況，對存在的問題及時協(xié)調(diào)解決。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)準確反映會議討論的內(nèi)容、決策結(jié)果和行動項。

2.會議紀要由會議記錄人負責編制，需在會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)完成初稿。

3.會議紀要初稿提交給會議主持人審核，確保內(nèi)容準確無誤。

4.審核通過的會議紀要應(yīng)及時發(fā)布給所有與會人員和相關(guān)利益方。

二、行動項的明確與分配

1.會議紀要中應(yīng)明確每一項行動的責任人、完成標準和截止日期。

2.行動項分配應(yīng)合理，確保責任人具備完成任務(wù)的資源和能力。

3.責任人收到會議紀要后，應(yīng)對分配給自己的行動項進行確認。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會議記錄人應(yīng)建立行動項跟蹤表，定期更新行動項的完成情況。

2.會議主持人或指定專人負責對行動項的執(zhí)行進度進行監(jiān)督，確保各項工作按計劃推進。

3.對于未按期完成的行動項，責任人需向會議主持人報告原因和后續(xù)計劃。

四、進度匯報與協(xié)調(diào)

1.定期會議應(yīng)包括行動項進度匯報環(huán)節(jié)，責任人需向會議報告工作進展。

2.遇到問題或困難時，責任人應(yīng)及時向會議主持人或相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決。

3.會議主持人應(yīng)根據(jù)進度匯報情況，調(diào)整工作計劃，確保會議決策的有效實施。

五、評估與反饋

1.會議主持人應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓。

2.對執(zhí)行效果良好的行動項，應(yīng)給予表揚和獎勵；對執(zhí)行不力的，應(yīng)分析原因，提出改進措施。

3.評估結(jié)果和反饋意見應(yīng)記錄在案，作為今后改進會議管理和決策執(zhí)行的參考。

六、歸檔與管理

1.會議紀要及其跟蹤表應(yīng)作為重要文件進行歸檔，便于日后查詢和審計。

2.企業(yè)行政部門應(yīng)建立會議紀要管理系統(tǒng)，確保資料的完整性和安全性。

3.對于涉及重要決策和敏感信息的會議紀要，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門需提前向行政部門提交會議室使用申請。

2.申請應(yīng)包括會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、所需設(shè)備等詳細信息。

3.行政部門根據(jù)申請順序和會議室使用情況，合理安排會議室資源。

二、會議室設(shè)施與管理

1.行政部門負責定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)備齊全、功能正常。

2.會議室應(yīng)配備必要的會議用品，如白板、投影儀、音響設(shè)備等。

3.會議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進食，會后需清理垃圾，恢復(fù)原狀。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議召開期間，與會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，不得隨意搬動或損壞。

2.會議室內(nèi)不得大聲喧嘩，手機應(yīng)調(diào)至靜音或振動狀態(tài)，保持良好的會議環(huán)境。

3.如需在會議室內(nèi)召開涉密會議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。

四、會議室安全保障

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施完好。

2.行政部門負責定期對會議室進行安全檢查，消除安全隱患。

3.會議室內(nèi)不得存放易燃、易爆物品，確保與會人員的人身安全。

五、會議室維護與報修

1.如在使用過程中發(fā)現(xiàn)會議室設(shè)施損壞或故障，應(yīng)立即向行政部門報告。

2.行政部門應(yīng)及時安排維修，確保會議室設(shè)施的正常使用。

3.對于故意損壞會議室設(shè)施的行為，將依法追究責任。

六、會議室使用費用

1.企業(yè)內(nèi)部部門使用會議室，原則上不收取費用。

2.如涉及特殊需求或外部租賃，行政部門可根據(jù)實際情況制定收費標準，并報企業(yè)領(lǐng)導審批。

3.會議室使用費用收支應(yīng)透明，定期向企業(yè)領(lǐng)導匯報。

七、會議室管理制度的修訂與完善

1.行政部門應(yīng)定期收集會議室使用過程中的意見與建議，不斷完善會議室管理制度。

2.會議室管理制度修訂版需經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導審批后發(fā)布實施。

3.行政部門負責對會議室管理制度進行宣傳和