設(shè)計(jì)院會議管理制度模板

設(shè)計(jì)院會議管理制度模板第一章總則

一、目的與原則

為了加強(qiáng)設(shè)計(jì)院會議管理，提高會議效率，明確會議目的，確保會議質(zhì)量，制定本制度。會議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，注重會議實(shí)際效果，減少形式主義，確保信息暢通，促進(jìn)決策落實(shí)。

二、適用范圍

本制度適用于設(shè)計(jì)院召開的各類會議，包括但不限于：院務(wù)會、專題會、評審會、協(xié)調(diào)會等。

三、會議分類

1.院務(wù)會：研究決定設(shè)計(jì)院重大事項(xiàng)和重要工作，由院長主持。

2.專題會：針對特定問題或項(xiàng)目進(jìn)行研究討論，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人主持。

3.評審會：對設(shè)計(jì)方案、成果等進(jìn)行評審，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人主持。

4.協(xié)調(diào)會：協(xié)調(diào)解決工作中的矛盾和問題，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人主持。

四、參會人員

1.與會議議題相關(guān)的院領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員。

2.特邀專家、嘉賓。

3.與會議議題無關(guān)的人員，原則上不得參加。

五、會議組織

1.會議的召開、延期、取消由院長或分管領(lǐng)導(dǎo)決定。

2.會議通知由會議組織部門負(fù)責(zé)發(fā)送，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會人員等。

3.會議組織部門負(fù)責(zé)會前準(zhǔn)備、會議簽到、會場布置、會議記錄等工作。

六、會議紀(jì)律

1.參會人員應(yīng)按時(shí)參加會議，確因特殊情況不能參加的，需提前向會議組織部門請假。

2.參會人員應(yīng)保持會場秩序，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音，不得隨意離場。

3.會議內(nèi)容涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

4.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實(shí)會議決策。

七、本制度的解釋權(quán)歸設(shè)計(jì)院院務(wù)會所有。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。設(shè)計(jì)院原有相關(guān)制度與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會前準(zhǔn)備

1.確定議題：會議組織部門應(yīng)根據(jù)院長或分管領(lǐng)導(dǎo)的指示，明確會議議題，并對議題進(jìn)行梳理和分類。

2.制定議程：會議組織部門應(yīng)制定詳細(xì)議程，包括議題順序、討論時(shí)間、匯報(bào)人等，并報(bào)院長或分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.發(fā)送通知：會議組織部門應(yīng)在會議召開前至少3個(gè)工作日，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

4.準(zhǔn)備材料：會議組織部門應(yīng)收集與議題相關(guān)的資料，整理成會議材料，并在會議召開前至少2個(gè)工作日分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議組織部門應(yīng)在會議開始前10分鐘，安排人員負(fù)責(zé)簽到，確保參會人員準(zhǔn)時(shí)參加會議。

2.會場布置：根據(jù)會議類型和參會人數(shù)，合理安排會場座位、音響、投影等設(shè)備，確保會場環(huán)境舒適、設(shè)施齊全。

3.會議主持：由院長或分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任會議主持人，按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論。

4.討論發(fā)言：會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞議題進(jìn)行充分討論，鼓勵發(fā)表建設(shè)性意見，避免跑題和重復(fù)發(fā)言。

三、會議決策

1.形成共識：會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員就議題達(dá)成共識，形成明確的決策意見。

2.記錄決策：會議組織部門應(yīng)指定專人記錄會議決策，包括議題、討論過程、決策結(jié)果等。

3.決策審批：會議決策需報(bào)院長或分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，形成正式會議紀(jì)要。

四、會議紀(jì)要

1.撰寫會議紀(jì)要：會議組織部門應(yīng)在會議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，完成會議紀(jì)要的撰寫，并分發(fā)給參會人員。

2.會議紀(jì)要內(nèi)容：包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、議題、討論過程、決策結(jié)果等。

3.紀(jì)要審批：會議紀(jì)要需報(bào)院長或分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后，以正式文件形式下發(fā)。

五、會后落實(shí)

1.任務(wù)分解：會議組織部門應(yīng)將會議決策分解為具體任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.跟蹤督促：會議組織部門應(yīng)對會議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤督促，確保決策得到有效執(zhí)行。

3.反饋匯報(bào)：責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成工作任務(wù)，并向會議組織部門匯報(bào)落實(shí)情況。

4.總結(jié)評估：會議組織部門應(yīng)定期對會議決策的落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)評估，為改進(jìn)會議管理和提高決策執(zhí)行力提供參考。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.審批通過的會議紀(jì)要應(yīng)以正式文件形式下發(fā)，確保每位參會人員及相關(guān)部門均能收到。

2.會議組織部門應(yīng)通過郵件、院內(nèi)公告等方式，將會議紀(jì)要內(nèi)容傳達(dá)至相關(guān)人員，確保信息暢通。

3.對于涉及多個(gè)部門或重要決策的會議紀(jì)要，會議組織部門應(yīng)組織專題會議進(jìn)行傳達(dá)和解讀。

二、任務(wù)分解與責(zé)任落實(shí)

1.會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的內(nèi)容，將決策事項(xiàng)分解為具體的任務(wù)，明確責(zé)任部門、責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.責(zé)任人應(yīng)主動認(rèn)領(lǐng)任務(wù)，確保對任務(wù)的理解清晰，對完成任務(wù)的路徑和方法有明確的規(guī)劃。

3.會議組織部門應(yīng)建立任務(wù)跟蹤表，對每個(gè)任務(wù)的完成情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

三、落實(shí)情況的監(jiān)督與檢查

1.會議組織部門應(yīng)定期對任務(wù)完成情況進(jìn)行檢查，通過現(xiàn)場查看、聽取匯報(bào)等方式了解工作進(jìn)度。

2.對于進(jìn)度滯后或遇到困難的任務(wù)，應(yīng)及時(shí)分析原因，提供必要的支持和協(xié)助，確保任務(wù)按期完成。

3.對于未按要求完成的任務(wù)，應(yīng)視情況對責(zé)任人進(jìn)行提醒、通報(bào)批評等處理，并納入個(gè)人或部門績效考核。

四、反饋機(jī)制與持續(xù)改進(jìn)

1.責(zé)任人應(yīng)在任務(wù)完成后及時(shí)向會議組織部門反饋落實(shí)情況，包括完成任務(wù)的過程、結(jié)果和存在的問題等。

2.會議組織部門應(yīng)對反饋信息進(jìn)行整理分析，對于普遍性問題或反復(fù)出現(xiàn)的問題，應(yīng)提出改進(jìn)措施，并報(bào)告院長或分管領(lǐng)導(dǎo)。

3.定期組織回顧會議，對會議決策的落實(shí)效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化會議管理流程。

五、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，便于日后查詢和追溯。

2.會議組織部門應(yīng)建立健全會議紀(jì)要檔案管理制度，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。

3.對于涉及敏感內(nèi)容或重要決策的會議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室使用實(shí)行預(yù)訂制度，各部門或個(gè)人需使用會議室時(shí)，應(yīng)提前向會議組織部門提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會人數(shù)、會議類型、所需設(shè)備等信息。

3.會議組織部門根據(jù)預(yù)訂申請，合理安排會議室，確保會議的順利進(jìn)行。

二、會議室配置

1.會議室應(yīng)根據(jù)其規(guī)模和功能，配備相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，如音響、投影儀、白板、會議桌椅等。

2.會議組織部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行，及時(shí)維修或更換損壞設(shè)備。

3.會議室應(yīng)保持整潔，提供良好的會議環(huán)境。

三、會議室使用

1.使用會議室時(shí)，應(yīng)遵守會議室管理規(guī)定，保持秩序，愛護(hù)設(shè)施設(shè)備。

2.會議室使用期間，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，不得隨意移動設(shè)施設(shè)備。

3.會議結(jié)束后，使用部門或個(gè)人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，確保遺留物品和垃圾清理干凈。

四、會議室安全

1.會議室使用期間，應(yīng)確保消防安全通道暢通，消防設(shè)施設(shè)備完好。

2.會議組織部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，排除安全隱患。

3.如遇緊急情況，使用部門或個(gè)人應(yīng)立即采取措施，組織參會人員有序疏散。

五、會議室保密

1.會議室使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的內(nèi)容，參會人員需簽訂保密協(xié)議。

2.會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)督促參會人員妥善保管會議材料，防止泄露。

3.對于涉及敏感信息的會議室，應(yīng)采取加密措施，限制無關(guān)人員進(jìn)入。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個(gè)人，會議組織部門有權(quán)進(jìn)行提醒、通報(bào)批評等處理。

2.對于造成設(shè)施設(shè)備損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償或由責(zé)任部門承擔(dān)維修費(fèi)用。

3.對于嚴(yán)重違反規(guī)定，造成不良影響的，將依法追究相關(guān)責(zé)任。

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