會議服務(wù)制度管理制度

會議服務(wù)制度管理制度第一章

總則

第一條

為規(guī)范會議內(nèi)容和程序，統(tǒng)一會議管理模式，提高會議效率，特制訂本制度。第二章

適用范圍

第二條

本制度適用于XXX院各部門，會議管理事項(xiàng)按照本制度規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。各部門結(jié)合實(shí)際情況，如另有規(guī)定的，經(jīng)院綜合行政部批準(zhǔn)執(zhí)行，并提交行政后勤部備案。第三章

會議分類

第三條

定期會議：即例行會議，指本院各級部門按規(guī)定定期召開的會議。（一）

院長辦公會會議主持：院長時

間：每季度一次地

點(diǎn)：會議室參會人員：行政管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。內(nèi)

容：各部門負(fù)責(zé)人對階段性工作作小結(jié)分析，提出相關(guān)問題。傳達(dá)經(jīng)營戰(zhàn)略、以及相關(guān)問題的解決方案。審議重要規(guī)章制度，對重大問題決策進(jìn)行討論。（二）月度行政例會會議主持：院長

（院長因其他工作，即由副院長主持）時

間：每月一次地

點(diǎn):會議室參會人員:各部門負(fù)責(zé)人內(nèi)

容:通報(bào)上月度管理目標(biāo)完成狀況,部署下月度管理工作重點(diǎn);研究審議會議議題.(三)院辦周例會會議主持:院長時

間:每周一次地

點(diǎn):會議室參會人員：行政管理人員，各部門負(fù)責(zé)人內(nèi)

容:總結(jié)本周工作,提出下周工作計(jì)劃與目標(biāo),對工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問題進(jìn)行討論，協(xié)助部門提出解決方法。（四）半年工作會議會議主持：院長或副院長時

間:半年一次地

點(diǎn):會議室參會人員：全體工作人員（除值班、休息人員外）內(nèi)

容:上半年經(jīng)營管理工作情況總結(jié)、批評與表彰；通報(bào)下半年經(jīng)營管理工作目標(biāo)、計(jì)劃和要求。（五）年度工作會議：由行政后勤統(tǒng)一安排。時

間:每年一次地

點(diǎn):大會議室參會人員：全體員工、（值班人員除外）、老人（自理老人）內(nèi)

容:對上年度經(jīng)營管理工作情況作出總結(jié)與表彰，通報(bào)本年度經(jīng)營管理工作目標(biāo)、計(jì)劃和要求；對年度先進(jìn)工作者及團(tuán)體進(jìn)行表彰。（六）晨會：有各部門統(tǒng)一安排時

間：每日晨間地

點(diǎn)：各部門辦公室參會人員：部門全體工作人員內(nèi)

容：對工作中存在問題的提出和解決，工作交接、部門負(fù)責(zé)人對當(dāng)天工作進(jìn)行安排，同時對部門提出的問題給予幫助解決。第四條

不定期會議：指會議召開時間沒有明確規(guī)定，可根據(jù)實(shí)際需要組織召開的會議。（一）老人代表會議會議主持：院長或副院長地

點(diǎn)：會議室參會人員：全體老人代表、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人內(nèi)

容：廣泛聽取老人對院管理工作及其他工作的建議和意見，同時講解宣傳中心的相關(guān)規(guī)定、對老人提出的建議和問題作出解釋和解決辦法。(二)

院辦會臨時會議會議主持：院長（或委托他人）地

點(diǎn)：會議室內(nèi)

容：XXX院營運(yùn)特殊重大事宜。注：各類會議具體要求詳見《會議安排一覽表》（附件1）

第四章

會議流程

第五條

會議流程包括：會議申請、會前準(zhǔn)備、會議服務(wù)及會議執(zhí)行。詳見《會議流程圖》（附件2）第六條

會議申請：由會議召集人向行政后勤部提出。第七條

會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備工作包括：會議場地、會議通知、會議資料、設(shè)備設(shè)施等。由會議組織部門負(fù)責(zé)落實(shí)，行政后勤部配合執(zhí)行。（一）會議場地1、行政后勤部負(fù)責(zé)會場布置，并安排專人進(jìn)行會場服務(wù)和會場清理工作。2、使用會議室，應(yīng)由會議組織部門到行政后勤部填寫《會議預(yù)約登記表》，明確會議使用時間、會議室布置要求（包括環(huán)境布置、座位安排等）、物質(zhì)準(zhǔn)備等。租賃會議場地，提出書面申請經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政后勤部統(tǒng)一安排。（二）會議通知1、行政后勤部負(fù)責(zé)發(fā)布會議通知。會議通知應(yīng)包括：會議名稱、內(nèi)容、時間、地點(diǎn)、議程、參會人員等內(nèi)容。2、會議組織部門應(yīng)就會的相關(guān)條件、要求、與有關(guān)部門事先協(xié)調(diào)，落實(shí)參加人員，并收集有關(guān)的資料與建議，以提高會議效率；重要會議須提前2天進(jìn)行通知，以確保主要參會人員如期出席。（三）會議資料行政后勤部協(xié)同會議組織部門進(jìn)行會議資料的準(zhǔn)備，包括《會議簽到表》、會議議程及其他相關(guān)資料。（四）設(shè)施設(shè)備1、行政后勤部根據(jù)《會議預(yù)約登記表》的使用要求進(jìn)行設(shè)施設(shè)備準(zhǔn)備。2、使用會議室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，愛護(hù)各類設(shè)施、設(shè)備，一切公物未經(jīng)行政后勤部許可，不得搬離會議室。第八條

會議服務(wù)：包括會前支持、會場服務(wù)、會后清理。（一）會議組織部門應(yīng)將會議要求（包括會議服務(wù)事項(xiàng)、要求及預(yù)算等）提前告知行政后勤部，以便統(tǒng)一安排。（二）行政后勤部根據(jù)會議需求提供會務(wù)支持保障（包括：組織接待、分發(fā)會議資料、錄音、拍照、攝像、會場茶水服務(wù)等。茶水應(yīng)每隔15分鐘添加一次），以確保會議順利進(jìn)行。（三）會議工作人員應(yīng)提前30分鐘到達(dá)會場，檢查會場布置情況（包括：燈光、音響、投影儀等設(shè)備室否正常，席位排列是否有誤，會議資料是否按規(guī)定擺放整齊），發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施。（四）會議結(jié)束后，會議組織部門應(yīng)通知行政后勤部對電源、窗戶、座椅擺放、清潔衛(wèi)生等進(jìn)行檢查、整理。第九條

會議執(zhí)行（一）

會議文件1、會議紀(jì)錄

（1）會議組織部門須指定專人作會議記錄，將會議的的基本精神、發(fā)言情況、討論結(jié)果等事項(xiàng)記錄清楚。

（2）記錄人員應(yīng)按照規(guī)定格式的《會議記錄》進(jìn)行整理后發(fā)至與會人員，并及時歸檔。

（3）應(yīng)根據(jù)會議重要程度及會議記錄情況，整理會議紀(jì)要文件或簡報(bào)。2、會議紀(jì)要

（1）會議紀(jì)要與院規(guī)章管理制度具有同等的效力，詳見《公文管理》辦法。

（2）會議紀(jì)要由會議組織部門負(fù)責(zé)擬寫，與會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)報(bào)院長簽發(fā)。（二）執(zhí)行辦理1、由會議組織部門協(xié)同執(zhí)行部門根據(jù)會議記錄要求、會議紀(jì)要精神傳達(dá)到相關(guān)責(zé)任人，嚴(yán)格落實(shí)會議議定事項(xiàng)。2、會議組織部門對會議執(zhí)行情況進(jìn)行督導(dǎo)并納入績效考核范疇。

第五章

會議紀(jì)律

第十條

要求（一）會議于開始前5分鐘進(jìn)行簽到，與會人員必須按時參加會議。（二）會議前應(yīng)將手機(jī)設(shè)至靜音狀態(tài)，如需接打電話不得影響會議進(jìn)程，違者罰款30元/次。（三）與會人員應(yīng)自覺遵守會議紀(jì)律，不得無故缺席、遲到、早退（參照《考勤管理制度》嚴(yán)格執(zhí)行。其中，無故缺席按曠工處理）；因特殊情況不能參會的，須向會議主持人請假；會議期間離場，須征得會議最高領(lǐng)導(dǎo)人同意。缺席人員，應(yīng)由會議組織部門或委派參會人員對會議內(nèi)容進(jìn)行傳達(dá)。（四）會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，參會人員不得交頭接耳；未經(jīng)會議主持人批準(zhǔn)，不得在會議中間插入其他議題。（五）不宜公開的會議內(nèi)容應(yīng)根據(jù)《保密協(xié)議》（詳見《保密制度》）嚴(yán)格執(zhí)行，禁止私下傳播。第十一條

違紀(jì)處理（一）會議期間如出現(xiàn)違紀(jì)現(xiàn)象，應(yīng)根據(jù)《員工獎懲條例》進(jìn)行處罰。（二）會議結(jié)束后，由會議組織部門對會議的違紀(jì)情況進(jìn)行通報(bào)，并填寫《獎懲通知單》，財(cái)務(wù)會計(jì)部按照《員工獎懲條例》收取處罰金，提交人力資源部