基地會(huì)議場(chǎng)所管理制度

基地會(huì)議場(chǎng)所管理制度第一章總則

一、為了加強(qiáng)基地會(huì)議場(chǎng)所的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，制定本管理制度。

二、本管理制度適用于基地內(nèi)所有會(huì)議場(chǎng)所的預(yù)約、召開、服務(wù)和保障等活動(dòng)。

三、會(huì)議場(chǎng)所管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、協(xié)同配合、高效有序的原則。

四、會(huì)議場(chǎng)所管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，確保會(huì)議場(chǎng)所的正常運(yùn)行。

五、會(huì)議場(chǎng)所的使用單位應(yīng)提前向會(huì)議場(chǎng)所管理部門預(yù)約，如實(shí)填寫會(huì)議相關(guān)信息，并按照預(yù)約時(shí)間、地點(diǎn)召開會(huì)議。

六、會(huì)議場(chǎng)所管理部門應(yīng)合理調(diào)配會(huì)議資源，確保會(huì)議場(chǎng)所的充分利用。

七、會(huì)議場(chǎng)所管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議場(chǎng)所進(jìn)行檢查、維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備完好，為會(huì)議召開提供良好條件。

八、會(huì)議場(chǎng)所管理人員應(yīng)加強(qiáng)與其他部門的溝通與協(xié)作，提高會(huì)議服務(wù)水平。

九、違反本管理制度的，將按照相關(guān)規(guī)定予以處理。

十、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本管理制度不符的，以本管理制度為準(zhǔn)。如需對(duì)本管理制度進(jìn)行修訂，由會(huì)議場(chǎng)所管理部門負(fù)責(zé)解釋。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)提前確定會(huì)議主題、目標(biāo)、議程、參會(huì)人員及預(yù)期成果。

2.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，選擇合適的會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，并提交會(huì)議預(yù)約申請(qǐng)。

3.會(huì)議場(chǎng)所管理部門收到預(yù)約申請(qǐng)后，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，如有特殊情況需調(diào)整的，應(yīng)及時(shí)與會(huì)議發(fā)起人溝通。

4.會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開始前15分鐘，會(huì)議工作人員應(yīng)到場(chǎng)做好簽到準(zhǔn)備工作。

2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，并完成簽到。

3.會(huì)議工作人員應(yīng)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員簽到情況，并及時(shí)報(bào)告給會(huì)議主持人。

三、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行主持，確保會(huì)議內(nèi)容全面、有序。

2.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞會(huì)議主題展開討論，鼓勵(lì)發(fā)表意見，保持會(huì)議氛圍積極、熱烈。

3.會(huì)議期間，會(huì)議主持人應(yīng)控制好會(huì)議時(shí)間，避免拖延或跑題。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議議程、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并發(fā)送給會(huì)議主持人及參會(huì)人員確認(rèn)。

3.會(huì)議記錄人應(yīng)確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性。

五、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃及責(zé)任分工。

2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議發(fā)起人應(yīng)收集參會(huì)人員的意見和建議，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，并在后續(xù)工作中予以改進(jìn)。

六、會(huì)議資料的歸檔與保管

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議資料應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的安全、完整。

2.會(huì)議資料的保管期限應(yīng)按照公司規(guī)定執(zhí)行，便于日后查詢和審計(jì)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與確認(rèn)

1.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人審核確認(rèn)，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過郵件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等方式發(fā)送給所有參會(huì)人員，以便于參會(huì)人員了解會(huì)議決策和后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃。

3.參會(huì)人員應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的兩個(gè)工作日內(nèi)，對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，如有異議，應(yīng)及時(shí)提出并說明原因。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的行動(dòng)計(jì)劃和責(zé)任分工，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照既定時(shí)間表執(zhí)行。

2.會(huì)議發(fā)起人或指定專人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，定期檢查進(jìn)度，確保決策落到實(shí)處。

3.對(duì)于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，尋求支持和解決方案。

三、會(huì)議紀(jì)要的更新與反饋

1.若會(huì)議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變化，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)更新，并重新發(fā)布，確保所有相關(guān)人員了解最新情況。

2.會(huì)議紀(jì)要的更新應(yīng)記錄變更原因、時(shí)間和責(zé)任人，保證信息的透明度和可追溯性。

3.會(huì)議紀(jì)要更新后，應(yīng)再次征求參會(huì)人員的意見和確認(rèn)，確保決策的一致性和執(zhí)行力。

四、會(huì)議成果的評(píng)估與總結(jié)

1.會(huì)議決策執(zhí)行完畢后，應(yīng)進(jìn)行成果評(píng)估，總結(jié)執(zhí)行過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會(huì)議提供參考。

2.會(huì)議成果的評(píng)估結(jié)果應(yīng)由會(huì)議發(fā)起人進(jìn)行匯總，并在適當(dāng)范圍內(nèi)分享，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)和改進(jìn)。

3.對(duì)于會(huì)議決策執(zhí)行效果不佳的情況，應(yīng)深入分析原因，制定改進(jìn)措施，并在后續(xù)工作中予以落實(shí)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與利用

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的一定期限內(nèi)進(jìn)行歸檔，以便于未來查詢和使用。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，確保資料的完整性和安全性。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)便于檢索，以便于在需要時(shí)快速找到相關(guān)會(huì)議記錄，支持決策和工作的開展。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)約與使用

1.會(huì)議室預(yù)約采用先到先得的原則，使用單位需提前向會(huì)議場(chǎng)所管理部門提交預(yù)約申請(qǐng)。

2.預(yù)約申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間、所需設(shè)備等詳細(xì)信息。

3.會(huì)議場(chǎng)所管理部門應(yīng)在收到預(yù)約申請(qǐng)后，及時(shí)進(jìn)行審核，并在2個(gè)工作日內(nèi)反饋預(yù)約結(jié)果。

4.使用單位應(yīng)按照預(yù)約時(shí)間、地點(diǎn)使用會(huì)議室，如需變更或取消預(yù)約，應(yīng)提前通知會(huì)議場(chǎng)所管理部門。

二、會(huì)議室設(shè)備與管理

1.會(huì)議場(chǎng)所管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備運(yùn)行正常，滿足會(huì)議需求。

2.使用單位在會(huì)議開始前，應(yīng)檢查會(huì)議室設(shè)備是否齊全、完好，如有問題應(yīng)及時(shí)與會(huì)議場(chǎng)所管理部門聯(lián)系。

3.使用單位應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)備，遵守設(shè)備操作規(guī)程，不得私自拆卸、損壞或攜出會(huì)議室設(shè)備。

三、會(huì)議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會(huì)議場(chǎng)所管理部門應(yīng)保持會(huì)議室環(huán)境整潔、衛(wèi)生，定期進(jìn)行清潔工作。

2.使用單位在會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，清理垃圾，保持衛(wèi)生。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆等危險(xiǎn)品進(jìn)入。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議場(chǎng)所管理部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室的安全管理，確保會(huì)議期間的人員安全。

2.使用單位應(yīng)遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容，不得私自錄音、錄像。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，并定期進(jìn)行消防演練，提高參會(huì)人員的消防安全意識(shí)。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.會(huì)議場(chǎng)所管理部門應(yīng)為使用單位提供必要的會(huì)議服務(wù)，如會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中支持、會(huì)后整理等。

2.會(huì)議場(chǎng)所管理部門應(yīng)建立反饋機(jī)制，收集使用單位對(duì)會(huì)議室管理的意見和建議，持續(xù)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量和水平。

3.使用單位在會(huì)議過程中如需幫助，可隨時(shí)與會(huì)議場(chǎng)所管理部門聯(lián)系，會(huì)議場(chǎng)所管理部門應(yīng)盡快響應(yīng)，解決問題。

第五章附則

一、本管理制度解釋權(quán)歸基地會(huì)議場(chǎng)所管理部門所有。

二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有