管理例會(huì)會(huì)議管理制度

管理例會(huì)會(huì)議管理制度第一章總則

一、會(huì)議目的

為確保公司管理決策的科學(xué)性、規(guī)范性和時(shí)效性，提高工作效率，加強(qiáng)部門(mén)間的溝通與協(xié)作，制定本會(huì)議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部管理例會(huì)，包括但不限于總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)負(fù)責(zé)人例會(huì)等。

三、基本原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、民主、集中的原則；

2.會(huì)議內(nèi)容應(yīng)具有決策性、指導(dǎo)性和操作性；

3.會(huì)議組織應(yīng)確保有序、規(guī)范和保密。

四、會(huì)議分類

1.定期會(huì)議：按照公司規(guī)定的時(shí)間、周期召開(kāi)的會(huì)議；

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議。

五、參會(huì)人員

1.定期會(huì)議的參會(huì)人員為各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員；

2.臨時(shí)會(huì)議的參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議主題和需要，由召集人指定。

六、會(huì)議通知

1.會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前，提前通知參會(huì)人員；

2.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等內(nèi)容；

3.參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)是否參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議召集人請(qǐng)假。

七、會(huì)議紀(jì)律

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意離場(chǎng)；

3.會(huì)議內(nèi)容涉及商業(yè)秘密和敏感信息，參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)工作。

八、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有，自發(fā)布之日起實(shí)施。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門(mén)應(yīng)遵循本制度，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議召集人根據(jù)工作需要，確定會(huì)議主題和議程；

2.會(huì)議召集人指定會(huì)議記錄人，負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的記錄和整理；

3.會(huì)議召集人提前與相關(guān)部門(mén)溝通，收集會(huì)議所需資料；

4.會(huì)議召集人負(fù)責(zé)預(yù)定會(huì)議室，確保會(huì)議設(shè)施齊全、環(huán)境舒適。

二、會(huì)議通知與資料發(fā)放

1.會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前，將會(huì)議通知發(fā)送至參會(huì)人員；

2.會(huì)議通知應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等信息；

3.會(huì)議資料應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前發(fā)放給參會(huì)人員，以便于參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容；

4.如有特殊情況需要變更會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)或議程，應(yīng)及時(shí)通知參會(huì)人員。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作；

2.簽到表應(yīng)記錄參會(huì)人員的姓名、部門(mén)、簽到時(shí)間等信息；

3.簽到表作為會(huì)議紀(jì)要的附件，以便于統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員出勤情況。

四、會(huì)議議程

1.會(huì)議召集人宣布會(huì)議開(kāi)始，并簡(jiǎn)要介紹會(huì)議主題和議程；

2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人按照議程順序，匯報(bào)工作進(jìn)展、存在的問(wèn)題及解決方案；

3.與會(huì)人員就匯報(bào)內(nèi)容進(jìn)行討論，提出意見(jiàn)和建議；

4.會(huì)議召集人根據(jù)討論情況，進(jìn)行決策和部署工作。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議過(guò)程中的主要發(fā)言和討論內(nèi)容；

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映會(huì)議情況；

3.會(huì)議記錄人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給會(huì)議召集人審核。

六、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、議程、主要發(fā)言、決策事項(xiàng)等內(nèi)容；

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議召集人審核后，發(fā)送給參會(huì)人員；

4.參會(huì)人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行反饋，如有異議，應(yīng)及時(shí)提出。

七、會(huì)議落實(shí)與跟蹤

1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)會(huì)議決策，制定具體實(shí)施方案；

2.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策的落實(shí)情況，并及時(shí)向會(huì)議召集人匯報(bào)；

3.會(huì)議召集人根據(jù)落實(shí)情況，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行調(diào)度和協(xié)調(diào)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的初稿，并提交給會(huì)議召集人審核；

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議的決策事項(xiàng)、責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)限等內(nèi)容；

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議召集人審核無(wú)誤后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)；

4.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要時(shí)，應(yīng)確保相關(guān)人員均能收到并閱讀，可通過(guò)公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)或電子郵件等方式進(jìn)行。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)立即組織相關(guān)人員落實(shí)會(huì)議決策；

2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任人、工作步驟和完成時(shí)間；

3.會(huì)議記錄人應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要跟蹤表，記錄每項(xiàng)決策的執(zhí)行情況和進(jìn)度；

4.會(huì)議召集人應(yīng)定期檢查會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行督促和指導(dǎo)。

三、執(zhí)行情況反饋與評(píng)估

1.責(zé)任部門(mén)在完成會(huì)議決策事項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)向會(huì)議記錄人反饋執(zhí)行結(jié)果；

2.會(huì)議記錄人匯總反饋信息，形成執(zhí)行報(bào)告，提交給會(huì)議召集人；

3.會(huì)議召集人根據(jù)執(zhí)行報(bào)告，評(píng)估會(huì)議決策的落實(shí)效果，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出改進(jìn)措施；

4.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的困難和問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)召開(kāi)相關(guān)會(huì)議，研究解決方案。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要作為公司重要文件，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)歸檔管理；

2.歸檔時(shí)應(yīng)按照時(shí)間順序、會(huì)議主題等進(jìn)行分類，便于查詢和檢索；

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔期限應(yīng)遵循公司檔案管理規(guī)定，確保信息安全；

4.如有需要，會(huì)議紀(jì)要可提供給公司內(nèi)部相關(guān)人員查閱，但需遵循保密原則。

五、持續(xù)改進(jìn)與優(yōu)化

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行總結(jié)，分析存在的問(wèn)題和不足；

2.針對(duì)存在的問(wèn)題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，優(yōu)化會(huì)議流程和紀(jì)要管理；

3.加強(qiáng)對(duì)公司員工的培訓(xùn)，提高會(huì)議紀(jì)要編制和執(zhí)行的質(zhì)量；

4.通過(guò)不斷優(yōu)化會(huì)議管理制度，提高公司決策執(zhí)行力和工作效率。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議召集人或指定人員負(fù)責(zé)；

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需詳細(xì)填寫(xiě)會(huì)議室申請(qǐng)表，包括會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等；

3.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)提前至少一天，以便于相關(guān)部門(mén)進(jìn)行安排和準(zhǔn)備；

4.如遇特殊情況需臨時(shí)使用會(huì)議室，應(yīng)與會(huì)議室管理部門(mén)溝通，盡量予以安排。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，不得隨意挪動(dòng)設(shè)備和物品；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議室紀(jì)律，不得大聲喧嘩、吸煙等；

3.使用多媒體設(shè)備時(shí)，應(yīng)提前進(jìn)行測(cè)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

4.會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保門(mén)窗關(guān)閉。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備完好；

2.定期檢查會(huì)議室設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議順利進(jìn)行；

3.會(huì)議召集人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前，確認(rèn)所需設(shè)備是否齊全、功能正常；

4.如有需要，可對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行升級(jí)和更新，以滿足不同會(huì)議需求。

四、會(huì)議室衛(wèi)生與安全

1.會(huì)議室應(yīng)保持干凈整潔，定期進(jìn)行衛(wèi)生清潔；

2.會(huì)議室內(nèi)的物品和設(shè)備應(yīng)定期消毒，確保使用安全；

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期檢查消防設(shè)施，確保消防通道暢通；

4.會(huì)議期間，如發(fā)生緊急情況，參會(huì)人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案有序撤離。

五、會(huì)議室資源調(diào)配

1.會(huì)議室資源應(yīng)合理分配，優(yōu)先保證公司重要會(huì)議需求；

2.遇到會(huì)議室使用高峰期，會(huì)議室管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行協(xié)調(diào)和調(diào)整；

3.鼓勵(lì)各部門(mén)共享會(huì)議室資源，提高會(huì)議室使用效率；

4.定期對(duì)會(huì)議室使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為會(huì)議室管理提供依據(jù)。

六、會(huì)議室管理制度的監(jiān)督與改進(jìn)

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室使用情況的監(jiān)督，確保規(guī)定得到執(zhí)行；

2.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止并給予相應(yīng)處罰；

3.定期收集會(huì)議室使用反饋，針對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)；

4.不斷完善會(huì)議室管理制度，提高會(huì)議室使用滿意度和服務(wù)質(zhì)量。

第五章附則

一、本制度的解