業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)手冊采購模塊

來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載-采購模塊主講人：張春豫來自來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載工程類業(yè)務(wù)類來自來自中國最大的資料庫下載物業(yè)類來自來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載省公司大的金額由董事會審批物資供應(yīng)部副局長審批500萬元以下局長審批500萬元以上特別大金額的或是CTHK下達的計劃需到CTHK去審批業(yè)務(wù)部公司老總審批（應(yīng)該有權(quán)限設(shè)定，具體不清楚）佛山市公司金額在1000元以下由部門主管批準金額1000元~30000元由副總經(jīng)理進行審批金額超過30000元由副總經(jīng)理批準后，還需要總經(jīng)理再進行審批三水縣公司來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載省公司市公司縣公司有對供應(yīng)商的評審，但沒有書面的形式佛山對供應(yīng)商進行書面的評審，其他市公司有評審但沒有書面的形式有對供應(yīng)商的評審，但沒有書面的形式供應(yīng)商管理：BPR提出的現(xiàn)存的問題和需要改進的地方：來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載?不利于采購管理?不利于預(yù)算控制?不利于供應(yīng)商的統(tǒng)一管理和統(tǒng)一的統(tǒng)計、分析?不利于同供應(yīng)商磋商價格?不利于采購成本的控制（會有重復(fù)采購及所引起的重復(fù)費用）·有些審批權(quán)限的規(guī)定只是說金額大，但具體是多少不明確·采購的權(quán)限劃分不夠細來自中國最大的資料庫下載·來自中國最大的資料庫下載·供應(yīng)商的管理和考核沒有統(tǒng)一管理·供應(yīng)商的管理和考核制度不夠完善和規(guī)范其他問題·各省、各市、各縣之間采購業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范·采購的分析類報表缺乏·采購件的分類規(guī)則沒有或不統(tǒng)一來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載BPR業(yè)務(wù)流程重組的指導(dǎo)思想對中國電信當前業(yè)務(wù)的調(diào)研分析國外電信行業(yè)先進的管理思想來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載采購申請1.先確認是否有多余的上期工程退料才進行采購。避免倉庫，積存過多工程退料，積壓資金。工程完成后要將余料退庫。流程A2.先檢查申購是否會造成超支才批準繼續(xù)進行采購。(短期以人手監(jiān)控，當系統(tǒng)實施后改由系統(tǒng)自動監(jiān)控。)確保將來有足夠資金進行付款。n對超支申購要進行解釋；n除項目預(yù)算外，要制定部門預(yù)算。流程C3.建立分層審批制度，只要申購的金額是在預(yù)算之內(nèi)，而且金額不會太大，可交由部門經(jīng)理或總經(jīng)理審批采購申請。由部門經(jīng)理和總經(jīng)理負責進行內(nèi)部監(jiān)控，加強其責任感。n制定部門預(yù)算和分層審批制度(附錄一)；n部門經(jīng)理和總經(jīng)理在系統(tǒng)上審批,并且不可以將系統(tǒng)口令給予第三者。制度A來自中國最大的資料庫下載A.不需系統(tǒng)支援的改進建議B.利用ORACLE系統(tǒng)支援的改進建議C.來自中國最大的資料庫下載4.財務(wù)部復(fù)核申購申請4.財務(wù)部復(fù)核申購申請。留意是否有員工將單一申購拆開成多個,逃避分層審批制度和確保輸入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準確(如：部門和項目編碼等)。n確保分層審批制度的實施；n增強數(shù)據(jù)的準確5.省、市、縣制定標準方便信息錄入系統(tǒng)。對流程作出適當改動,由財務(wù)部復(fù)核申購流程A制定標準申購單。制度A來自來自中國最大的資料庫下載選擇供應(yīng)商n確認那類型采購為《統(tǒng)談統(tǒng)簽》和《統(tǒng)談分簽》(n確認那類型采購為《統(tǒng)談統(tǒng)簽》和《統(tǒng)談分簽》(附錄二)；n制定關(guān)鍵績效指標、監(jiān)管采購部門的績效包括：采購周期(是否能于合理時間內(nèi)完成采購)，采購部門員工工資與公司總工資支出比例(量度其成本和生產(chǎn)力是否合理)。制度A1.集中采購明確列明那一個部門負責申購，那一個部門負責進行采購等。為配合采購的職能劃分，亦需要明確列明那類物資可以《統(tǒng)談統(tǒng)簽》，那類可以《統(tǒng)談分簽》。由熟悉市場的采購人員(GMCC:企業(yè)部、市場部、物供部)來決定貨源，談判條件和填寫采購定單或編寫合同，可增強管理。來自中國最大的資料庫下載A.不需系統(tǒng)支援的改進建議B.利用ORACLE系統(tǒng)支援的改進建議C.來自中國最大的資料庫下載2.建立采購委員會，其2.建立采購委員會，其職責包括：n審批認可供應(yīng)商；n審批申購和采購的分層審批金額是否合理；n審批重大合同(如：主設(shè)備或大型投原則是使重大采購事項可以有更多高層從不同角度進行審批。(包括物料和資金流的控制)避免由單一部門進行采購審批，以免考慮不夠全面，并可從公司整體利益出發(fā)。以省總經(jīng)理為省委任相關(guān)部門總經(jīng)理或經(jīng)理(包括省、市甚至縣)為采購委員會成員。組織A來自來自中國最大的資料庫下載建立認可供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(主要為網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、辦公室電腦和主要設(shè)備、SIM卡和儲值卡等)。作為市進行《統(tǒng)談分簽》時的依歸。n大批采購，價格上可獲得更高優(yōu)n避免出現(xiàn)不兼容情況而導(dǎo)致難于維護。n同(1)及(2)的配合變更；n制定回顧認可供應(yīng)商表現(xiàn)的周期(如半年或季度回顧一次)。制度A4.制定供應(yīng)商投訴制度,委任獨立人員(或部門)處理供應(yīng)商因覺得在招標或合同談判時受到不公平待遇的投訴，并直接向省總經(jīng)理匯報。防范於未燃，避免現(xiàn)有員工舞弊或弄權(quán)導(dǎo)致供貨出現(xiàn)問題，影響網(wǎng)絡(luò)運作,并影響公司形象。n制定關(guān)鍵績效指標，監(jiān)管供應(yīng)商表現(xiàn)，包括：供應(yīng)商能否準時送貨和貨物的質(zhì)量;n總經(jīng)理委任獨立委員會(或部門)處理投訴。制度A來自來自中國最大的資料庫下載5.制定供應(yīng)商報價制度5.制定供應(yīng)商報價制度,規(guī)范在什麼情形下招標，什麼情形下以書面報價和最少要附多少家公司報價。使員工有依據(jù)跟從,避免只向少數(shù)一或兩家公司報價。6.省、市、縣制定標準采購單和報價記錄單方便信息錄入系統(tǒng)制定供應(yīng)商報價制度(附錄四)。制度A制定標準采購單和報價記錄單據(jù)。制度A來自來自中國最大的資料庫下載規(guī)范采購流程規(guī)范采購流程中國最大的資料庫下載中國最大的資料庫下載統(tǒng)一供應(yīng)商管理設(shè)立專門的人員管理和維護供應(yīng)商的信息和供應(yīng)商的評審，統(tǒng)一的供應(yīng)商管理可以減少供應(yīng)商信息的冗余，便于集中統(tǒng)一的對供應(yīng)商進行考核和分析。規(guī)范采購單據(jù)和報表規(guī)范的采購單據(jù)和報表便于采購業(yè)來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載選擇供文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫流程線制度變動文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫流程線制度變動來自中國最大的資料庫下載動作組織變動接其他流程來自中國最大的資料庫下載動作組織變動商商來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載報價報價請購請購來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載供應(yīng)商管理來自中國最大的資料庫下來自中國最大的資料庫下編號部門崗位模塊職責1.最終使用部門設(shè)備，材料驗收員采購/庫存驗收購入設(shè)備材料質(zhì)量;定期清點庫存壞料情況;提供驗收報告.2.需求部門請購錄入人采購填寫請購需求并提交審批.3.企發(fā)/物供/市場采購員采購負責錄入采購訂單.監(jiān)督訂單執(zhí)行,關(guān)閉,取消,掛起,修改訂單.錄入報價單.4.需求部門/物供部門請購單審批人采購審批請購單.5.企發(fā)/物供/采購管理委員會采購單審批人采購審批采購單6.企發(fā)/物供供應(yīng)商維護人員采購錄入與維護供應(yīng)商信息7.企發(fā)/物供/市場報價單維護人員采購負責報價單的系統(tǒng)維護8.企發(fā)/物供合同管理人員采購錄入合同,查詢合同執(zhí)行情況,錄入報價單9.企法/物供/采購管理委員會合同審批人員采購確認合同可執(zhí)行人員崗位職責選擇供選擇供采購訂單供應(yīng)商管理采購訂單供應(yīng)商管理文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫流程線文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫來自中國最大的資料庫下載動作來自中國最大的資料庫下載動作3.15供應(yīng)商管理采購模塊核心業(yè)務(wù)流程3.15供應(yīng)商管理3.1工程項目立項3.3常規(guī)供應(yīng)商選擇3.4工程配套設(shè)備采購3.6采購3.7辦公設(shè)備采購3.83.3常規(guī)供應(yīng)商選擇3.4工程配套設(shè)備采購3.6采購3.7辦公設(shè)備采購3.83.2工程供應(yīng)商選擇3.5工程主設(shè)備采購3.9分冊審批流程3.11采購定單管理3.12報價單管理3.13請購單管理3.14工程零星采購3.11采購定單管理3.12報價單管理3.13請購單管理3.14工程零星采購3.10合同管理來自來自中國最大的資料庫下載SM卡采購SM卡采購來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載<>常規(guī)供應(yīng)商選擇流程采購管理委員會開始物資供應(yīng)部確定供應(yīng)商范圍供應(yīng)商信息維護人員供應(yīng)商3.3.1物品請購流程需求部門?3.3.103.3.8認可報價單供應(yīng)商資料庫3.3.4生成詢價單Yes3.3.6將報價單錄入系統(tǒng)3.3.9更改報價單標狀態(tài)為“可用”3.3.3在系統(tǒng)中錄入供應(yīng)商，其狀態(tài)為“新”3.3.5報價單購買物品結(jié)束NoYES3.3.2供應(yīng)商是否已錄入系統(tǒng)？No常規(guī)供應(yīng)商選擇<>常規(guī)供應(yīng)商選擇流程采購管理委員會開始物資供應(yīng)部確定供應(yīng)商范圍供應(yīng)商信息維護人員供應(yīng)商3.3.1物品請購流程需求部門?3.3.103.3.8認可報價單供應(yīng)商資料庫3.3.4生成詢價單Yes3.3.6將報價單錄入系統(tǒng)3.3.9更改報價單標狀態(tài)為“可用”3.3.3在系統(tǒng)中錄入供應(yīng)商，其狀態(tài)為“新”3.3.5報價單購買物品結(jié)束NoYES3.3.2供應(yīng)商是否已錄入系統(tǒng)？No常規(guī)供應(yīng)商選擇3.3.7審核報價和供應(yīng)商資料提交審批3.3.11重新選擇供應(yīng)商接受詢價中國最大的資料庫下載中國最大的資料庫下載流程說明來自來自中國最大的資料庫下載工程主設(shè)備購買流程Yes3.4.5?3.4.5?采購管理委員會3.4.2選擇工程供應(yīng)商No3.4.8No3.4.8No3.4.6成本效益分析?Yes3.4.7標志合同"過"企業(yè)發(fā)展部3.4.3與供應(yīng)商簽訂合同3.4.7標志合同"過"企業(yè)發(fā)展部3.4.3與供應(yīng)商簽訂合同3.4.9繼續(xù)磋商3.4.4錄入合同主文件提交審批3.4.1開始3.4.11導(dǎo)入設(shè)備清單結(jié)束生成采購定單3.4.11導(dǎo)入設(shè)備清單結(jié)束3.4.12審批復(fù)核來自中國最大的資料庫下載供應(yīng)商3.4.10來自中國最大的資料庫下載供應(yīng)商流程說明系系來自來自中國最大的資料庫下載配套設(shè)備購買流程Yes3.5.5?3.5.5?采購管理委員會3.5.2選擇工程供應(yīng)商No3.5.8No3.5.8No3.5.6成本效益分析?Yes3.5.7標志合同"過"物資供應(yīng)部3.5.3與供應(yīng)商簽訂合同3.5.7標志合同"過"物資供應(yīng)部3.5.3與供應(yīng)商簽訂合同3.5.9繼續(xù)磋商3.5.4錄入合同主文件提交審批3.5.1開始3.5.11導(dǎo)入設(shè)備清單結(jié)束生成采購定單3.5.11導(dǎo)入設(shè)備清單結(jié)束3.5.12審批復(fù)核來自中國最大的資料庫下載供應(yīng)商3.5.10來自中國最大的資料庫下載供應(yīng)商流程說明來自來自中國最大的資料庫下載需求部門請購人辦公設(shè)備采購流程需求部門請購人開始3.7.1錄入未審批請購單3.7.6提交審批3.7.6提交審批No拒絕請購No?需求部門經(jīng)理3.7.3成本效益分析3.7.4?YesYes3.7.5單?需求部門經(jīng)理3.7.3成本效益分析3.7.4?YesYes3.7.53.7.2預(yù)算查詢No批準請購No單3.7.11給供應(yīng)商的采購定單3.7.12接收3.7.9引用供應(yīng)商報提交審批采購員采購定單3.7.11給供應(yīng)商的采購定單3.7.12接收3.7.9引用供應(yīng)商報提交審批采購員采購定單3.7.8常規(guī)供應(yīng)商選擇來自中國最大的資料庫下載3.7.10來自中國最大的資料庫下載3.7.10審批流程說明來自來自中國最大的資料庫下載開始3.8.2系統(tǒng)生成請購單3.8.1庫存計劃提出采購申請3.8.3領(lǐng)導(dǎo)確認審批通過縣公司市場部Yes3.8.1庫存計劃提出采購申請<>3.8.2系統(tǒng)生成請購單發(fā)貨3.8.3領(lǐng)導(dǎo)確認審批通過3.8.4市公司是否有足夠的庫存量請購單YesYes市公司市場部No結(jié)束開始3.8.2系統(tǒng)生成請購單3.8.1庫存計劃提出采購申請3.8.3領(lǐng)導(dǎo)確認審批通過縣公司市場部Yes3.8.1庫存計劃提出采購申請<>3.8.2系統(tǒng)生成請購單發(fā)貨3.8.3領(lǐng)導(dǎo)確認審批通過3.8.4市公司是否有足夠的庫存量請購單YesYes市公司市場部No結(jié)束No提交申請合并縣公司和本身的采購申請單No提交申請?zhí)峤簧暾?lt;><>3.8.1庫存計劃提出采購申請3.8.2系統(tǒng)生成請購發(fā)貨3.8.43.8.5請購單合并市公司與自身的采購申請<><>3.8.1庫存計劃提出采購申請3.8.2系統(tǒng)生成請購發(fā)貨3.8.43.8.5請購單合并市公司與自身的采購申請Yes單省公司市場部請購單NoNo3.8.8生成采購訂單No<>3.8.7選擇常規(guī)供應(yīng)商<>3.8.7選擇常規(guī)供應(yīng)商簽采購合同省公司領(lǐng)導(dǎo)Yes領(lǐng)導(dǎo)確認審批通省公司領(lǐng)導(dǎo)Yes來自來自中國最大的資料庫下載流程說明來自來自中國最大的資料庫下載<>開始3.11.2將物料清單導(dǎo)入系統(tǒng)是否工程設(shè)備?YesNo?生成采購定單Yes生成采購定單企業(yè)發(fā)展部/部采購員生成采購定單采購定單管理流程<>開始3.11.2將物料清單導(dǎo)入系統(tǒng)是否工程設(shè)備?YesNo?生成采購定單Yes生成采購定單企業(yè)發(fā)展部/部采購員生成采購定單3.11.1與供應(yīng)商簽訂合同3.11.3轉(zhuǎn)化No3.11.4手工錄入報價信息3.11.5No3.11.4手工錄入報價信息3.11.5審核并執(zhí)行<><>3.11.12定單金額是否已全部和發(fā)票 <><>3.11.12定單金額是否已全部和發(fā)票 匹配？3.11.9定單上的物品是否已完全接 受？3.11.14定單是否已完成所有任務(wù)？3.11.11是否還會繼續(xù)接受？3.11.6查詢所有采購定單YesNoNoNo3.11.14定單是否已完成所有任務(wù)？3.11.11是否還會繼續(xù)接受？3.11.6查詢所有采購定單YesNoNoNo有意外或特殊 情況？·有意外或特殊NoYesNoYesYesNoYesNoYesYes3.11.15作“最終關(guān)閉3.11.15作“最終關(guān)閉”3.11.7是否是無用定單？Yes3.11.13作“發(fā)票關(guān)閉”3.11.10作“接收關(guān)閉“Yes提交分析報告3.11.83.11.7是否是無用定單？Yes3.11.13作“發(fā)票關(guān)閉”3.11.10作“接收關(guān)閉“Yes提交分析報告3.11.8“取消”定單3.11.17“掛起”定單分析原因NoNo來自中國最大的資料庫下載3.11.18進行審核，決定解除“掛起”？Yes來自中國最大的資料庫下載3.11.18進行審核，決定解除“掛起”？Yes結(jié)束3.11.19“釋放”定單來自中國最大的資料庫下載來自中國最大的資料庫下載流程說明物供/企發(fā)/市場部物供/企發(fā)/市場部若為工程主設(shè)備,配套設(shè)備的采購,需要有供應(yīng)商提供的采購清單,采購員程序,將供應(yīng)商提供的清單(EXCEL)表格導(dǎo)入到系統(tǒng)內(nèi)成為采購訂單物供/企發(fā)/市場部若該采購訂單為滿足某請購需求,則可在系統(tǒng)內(nèi)將請購單直接轉(zhuǎn)換成物供/企發(fā)/市場部若采購訂單有相關(guān)的報價單,則可手工錄入采購訂單頭信息,具體明細可物供/企發(fā)/市場部物供/企發(fā)/市場部物供/企發(fā)/市場部是否有無效的采購訂單在系統(tǒng)內(nèi)?無效采購訂單物供/企發(fā)/市場部物供/企發(fā)/市場部是否采購訂單已完成采購接收?通過系統(tǒng)中物供/企發(fā)/市場部物供/企發(fā)/市場部物供/企發(fā)/市場部是否采購訂單已完全與應(yīng)付發(fā)票匹配?通過系統(tǒng)中物供/企發(fā)/市場部物供/企發(fā)/市場部是否采購訂單已完成所有業(yè)務(wù),即不會再接收材料,不會再匹配發(fā)票,貨物供/企發(fā)/市場部物供/企發(fā)/市場部是否供應(yīng)商采購訂單執(zhí)行出現(xiàn)問題.該類問題可能由于供應(yīng)商送貨時間物供/企發(fā)/市場部供應(yīng)商管理流程3.15.13.15.1開始供應(yīng)商采購概要報表供應(yīng)商采購量分析企業(yè)發(fā)展部供應(yīng)商服務(wù)表現(xiàn)報表報表3.15.