三樓會(huì)議室管理制度

三樓會(huì)議室管理制度三樓會(huì)議室管理制度

第一章總則

第一條目的

為確保三樓會(huì)議室的高效使用，提高會(huì)議效率，規(guī)范會(huì)議管理，制定本管理制度。

第二條適用范圍

本管理制度適用于三樓會(huì)議室的預(yù)約、使用、維護(hù)及管理等相關(guān)事項(xiàng)。

第三條管理原則

（一）公平、公正、公開原則：會(huì)議室使用遵循先預(yù)約、先使用的原則，確保各部門合理使用會(huì)議室資源；

（二）高效原則：提倡高效開會(huì)，減少無效、重復(fù)會(huì)議，提高會(huì)議質(zhì)量；

（三）節(jié)約原則：合理配置會(huì)議室資源，降低會(huì)議成本，提高資源利用率；

（四）安全原則：確保會(huì)議室設(shè)施設(shè)備安全，預(yù)防安全事故的發(fā)生。

第四條職責(zé)分工

（一）會(huì)議室管理部門：負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常管理、維護(hù)、保潔等工作；

（二）會(huì)議預(yù)約部門：負(fù)責(zé)會(huì)議的預(yù)約、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要等工作；

（三）參會(huì)人員：遵守會(huì)議室管理制度，按時(shí)參加會(huì)議，積極參與會(huì)議討論。

第五條會(huì)議類型

（一）例行會(huì)議：定期召開的會(huì)議，如周例會(huì)、月例會(huì)等；

（二）專題會(huì)議：針對特定主題或事項(xiàng)召開的會(huì)議；

（三）臨時(shí)會(huì)議：因緊急事項(xiàng)臨時(shí)召開的會(huì)議。

第六條會(huì)議時(shí)間

會(huì)議時(shí)間分為工作日會(huì)議和節(jié)假日會(huì)議。工作日會(huì)議應(yīng)在正常工作時(shí)間內(nèi)進(jìn)行，節(jié)假日會(huì)議根據(jù)實(shí)際情況安排。

第七條會(huì)議預(yù)約

會(huì)議預(yù)約采用線上預(yù)約方式，預(yù)約部門需提前填寫會(huì)議相關(guān)信息，包括會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員等，經(jīng)會(huì)議室管理部門審核通過后，視為預(yù)約成功。

第八條本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，共同維護(hù)會(huì)議室的正常秩序。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議預(yù)約成功后，預(yù)約部門需在會(huì)議開始前至少1個(gè)工作日完成會(huì)議通知的發(fā)送，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。

2.預(yù)約部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議材料，并在會(huì)議開始前至少1個(gè)工作日分發(fā)給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容。

3.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議所需的投影儀、音響、話筒等設(shè)備正常使用。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開始前10分鐘，預(yù)約部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作，確保參會(huì)人員按時(shí)到場。

2.簽到時(shí)應(yīng)記錄參會(huì)人員姓名、部門、簽到時(shí)間等信息，以便于會(huì)議紀(jì)要的整理和歸檔。

三、會(huì)議主持

1.會(huì)議應(yīng)由預(yù)約部門指定的主持人負(fù)責(zé)，主持人應(yīng)具備以下職責(zé)：

a.按照會(huì)議議程組織會(huì)議討論；

b.確保會(huì)議有序進(jìn)行，避免跑題；

c.控制會(huì)議時(shí)間，確保會(huì)議高效；

d.對會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)。

四、會(huì)議討論

1.會(huì)議討論應(yīng)圍繞會(huì)議主題展開，參會(huì)人員積極發(fā)表意見，共同探討解決方案。

2.主持人應(yīng)合理安排發(fā)言順序，確保每位參會(huì)人員都有發(fā)言機(jī)會(huì)。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議討論結(jié)束后，主持人應(yīng)對討論成果進(jìn)行總結(jié)，并提出明確的決策建議。

2.與會(huì)人員對決策建議進(jìn)行表決，達(dá)成共識(shí)后形成會(huì)議決議。

六、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)約部門應(yīng)安排專人整理會(huì)議紀(jì)要，內(nèi)容包括：

a.會(huì)議基本信息（會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）；

b.會(huì)議討論過程；

c.會(huì)議決策結(jié)果；

d.后續(xù)工作安排及責(zé)任人。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)工作日內(nèi)完成，并發(fā)送給參會(huì)人員確認(rèn)。

七、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)約部門負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備完好無損，并關(guān)閉門窗、電源等。

2.會(huì)議室管理部門對會(huì)議室進(jìn)行清潔、整理，為下一次會(huì)議做好準(zhǔn)備。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的確認(rèn)與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)由主持人或預(yù)約部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。

2.審核通過后，會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過郵件、企業(yè)內(nèi)部通訊平臺(tái)等方式發(fā)送給所有參會(huì)人員，并要求相關(guān)人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)確認(rèn)。

3.會(huì)議紀(jì)要的確認(rèn)過程視為參會(huì)人員對會(huì)議決議的認(rèn)同和執(zhí)行承諾。

二、任務(wù)分配與執(zhí)行

1.根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的決策結(jié)果，預(yù)約部門應(yīng)將任務(wù)分解，明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.各責(zé)任人在接到任務(wù)后，應(yīng)立即制定工作計(jì)劃，確保按時(shí)完成。

3.預(yù)約部門應(yīng)定期對任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，提供必要的支持和協(xié)調(diào)。

三、進(jìn)度匯報(bào)與監(jiān)督

1.各責(zé)任人在任務(wù)執(zhí)行過程中，應(yīng)定期向預(yù)約部門匯報(bào)工作進(jìn)展，遇到問題應(yīng)及時(shí)反饋，尋求解決方案。

2.預(yù)約部門應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制，對任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保會(huì)議決策得到有效實(shí)施。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)確認(rèn)無誤后，應(yīng)由預(yù)約部門進(jìn)行歸檔，便于日后查閱。

2.歸檔時(shí)應(yīng)按照一定分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，如按時(shí)間、會(huì)議主題等，并建立索引，方便快速查找。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，以防丟失。

五、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤評價(jià)

1.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)約部門應(yīng)組織對會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況的評價(jià)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類似會(huì)議提供參考。

2.對會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，以提高會(huì)議管理水平和決策執(zhí)行力。

六、變更與調(diào)整

1.如因特殊情況需對會(huì)議決議進(jìn)行變更或調(diào)整，應(yīng)由原決策主體進(jìn)行決策，并按照本章節(jié)規(guī)定重新發(fā)布會(huì)議紀(jì)要。

2.變更或調(diào)整后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通知所有相關(guān)人員和部門，確保信息同步。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)約管理

1.會(huì)議室預(yù)約采用先到先得的原則，各部門可通過線上預(yù)約系統(tǒng)提交會(huì)議室使用申請。

2.預(yù)約部門需在會(huì)議前至少三個(gè)工作日完成預(yù)約，特殊情況需提前與會(huì)議室管理部門溝通協(xié)調(diào)。

3.會(huì)議室管理部門有權(quán)根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室分配，確保會(huì)議室資源得到合理利用。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)整潔。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，如遇故障或損壞，需立即向會(huì)議室管理部門報(bào)告。

3.會(huì)議室內(nèi)不得私自搬運(yùn)、更換設(shè)施設(shè)備，確需調(diào)整時(shí)，應(yīng)提前與會(huì)議室管理部門聯(lián)系。

三、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備維護(hù)

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)定期檢查、維護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室管理部門應(yīng)建立設(shè)施設(shè)備使用和維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的使用情況、維修保養(yǎng)等信息。

3.對于重要會(huì)議，會(huì)議室管理部門應(yīng)提前進(jìn)行設(shè)備測試，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

四、會(huì)議室清潔與衛(wèi)生

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常清潔和衛(wèi)生工作，確保會(huì)議環(huán)境整潔、舒適。

2.預(yù)約部門在會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)協(xié)助會(huì)議室管理部門清理會(huì)議室內(nèi)垃圾，恢復(fù)會(huì)議室原狀。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期進(jìn)行深度清潔，如地毯清洗、空調(diào)濾網(wǎng)更換等。

五、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的安全管理，確保會(huì)議期間人員和設(shè)備安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配置必要的安全設(shè)施，如消防器材、緊急疏散指示等。

3.對于涉及商業(yè)秘密或敏感信息的會(huì)議，參會(huì)人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露會(huì)議內(nèi)容。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用管理

1.會(huì)議室使用費(fèi)用根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行核算，由會(huì)議室管理部門定期向預(yù)約部門收取。

2.預(yù)約部門應(yīng)按照規(guī)定時(shí)間、規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)支付會(huì)議室使用費(fèi)用，不得拖欠。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)建立費(fèi)用管理制度，合理調(diào)整會(huì)議室使用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，提高資源利用率。

第五章附則

1.