中心會議室管理制度

中心會議室管理制度中心會議室管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范中心會議室的使用與管理，確保會議效率，提升工作效能，保障會議資源的合理分配和有效利用。

第二條本制度適用于中心內(nèi)部所有會議室的使用與管理，包括但不限于部門例會、項目協(xié)調(diào)會、培訓(xùn)會等。

第三條會議室管理應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，實行預(yù)約制度，確保會議資源的合理分配。

第四條所有中心員工應(yīng)遵守本制度規(guī)定，共同維護(hù)會議室秩序，確保會議的順利進(jìn)行。

第五條會議室管理部門負(fù)責(zé)會議室的日常管理、維護(hù)及更新，提供必要的技術(shù)支持和服務(wù)。

第六條本制度中所涉及的會議類型分為定期會議和臨時會議。定期會議指周期性召開的會議，如每周、每月、每季度等；臨時會議指根據(jù)工作需要臨時召開的會議。

第七條本制度中所涉及的會議級別分為高級別會議、一般級別會議和低級別會議。高級別會議指涉及中心重大決策、重要項目協(xié)調(diào)的會議；一般級別會議指各部門內(nèi)部或跨部門的協(xié)調(diào)會議；低級別會議指普通業(yè)務(wù)交流、培訓(xùn)等會議。

第八條會議室使用遵循以下優(yōu)先級原則：高級別會議優(yōu)先于一般級別會議，一般級別會議優(yōu)先于低級別會議。

第九條會議室使用實行預(yù)約制度，預(yù)約方式包括線上預(yù)約和線下預(yù)約。線上預(yù)約通過中心內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行，線下預(yù)約需向會議室管理部門提出申請。

第十條本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由會議室管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。各部門應(yīng)積極配合，共同推進(jìn)會議管理工作的規(guī)范化、制度化。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要確定會議主題、參會人員、會議時間、會議地點等信息，并提前至少三個工作日向會議室管理部門提交會議申請。

2.會議申請應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議名稱、會議級別、會議目的、預(yù)計參會人數(shù)、擬用會議室及相關(guān)設(shè)施要求等。

3.會議室管理部門收到會議申請后，根據(jù)會議級別、時間和資源情況進(jìn)行審核，確認(rèn)是否滿足預(yù)約條件，并在兩個工作日內(nèi)給予答復(fù)。

4.會議發(fā)起人收到會議預(yù)約成功的確認(rèn)后，應(yīng)將會議通知發(fā)送給參會人員，包括會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

二、會議召開

1.會議主持人應(yīng)提前到達(dá)會議室，檢查會議設(shè)備設(shè)施是否正常運(yùn)行，確保會議環(huán)境整潔、安靜。

2.參會人員應(yīng)在會議開始前15分鐘到達(dá)會議室，簽到并領(lǐng)取會議資料。

3.會議主持人按照會議議程組織討論，確保會議內(nèi)容緊扣主題，高效進(jìn)行。

4.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動，如有緊急事項需離場，應(yīng)向會議主持人請假。

三、會議記錄

1.會議應(yīng)由專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括：會議主題、參會人員、會議議程、討論要點、決策結(jié)果等。

2.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后兩個工作日內(nèi)整理完畢，并以電子版形式發(fā)送給會議主持人及參會人員。

3.會議主持人應(yīng)對會議記錄進(jìn)行審核，確保記錄準(zhǔn)確無誤。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議結(jié)束后，會議主持人應(yīng)組織對會議效果的評估，收集參會人員的意見和建議。

2.會議室管理部門應(yīng)根據(jù)會議反饋，及時調(diào)整會議室管理措施，提高會議質(zhì)量和服務(wù)水平。

五、會議資料的歸檔

1.會議結(jié)束后，會議發(fā)起人應(yīng)將會議資料整理歸檔，包括會議通知、會議議程、會議記錄、會議紀(jì)要等。

2.會議資料應(yīng)按照中心檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備后續(xù)查閱。

六、緊急會議的召開

1.因工作需要，確需召開緊急會議的，會議發(fā)起人應(yīng)向會議室管理部門說明情況，并按照上述流程提交會議申請。

2.會議室管理部門應(yīng)優(yōu)先保障緊急會議的需求，協(xié)助會議發(fā)起人盡快完成會議籌備工作。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的編制與分發(fā)

1.會議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)編制，內(nèi)容包括會議概況、主要討論內(nèi)容、決策事項、任務(wù)分工及完成時限等。

2.會議紀(jì)要編制完成后，應(yīng)由會議主持人審核確認(rèn)，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后三個工作日內(nèi)以電子版形式發(fā)送給所有參會人員，并在中心內(nèi)部辦公系統(tǒng)上進(jìn)行公示。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實

1.會議紀(jì)要中明確的責(zé)任人和完成時限，各責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照要求執(zhí)行，確保會議決策落到實處。

2.會議責(zé)任人對任務(wù)執(zhí)行過程中遇到的問題應(yīng)及時溝通協(xié)調(diào)，必要時可提出調(diào)整方案，報會議主持人審批。

3.會議主持人應(yīng)定期檢查會議決策的執(zhí)行情況，對未按期完成的任務(wù)進(jìn)行督促，確保各項工作按時推進(jìn)。

三、跟蹤與監(jiān)督

1.會議室管理部門應(yīng)對會議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，協(xié)助會議主持人督促責(zé)任人按期完成任務(wù)。

2.中心應(yīng)設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保會議紀(jì)要的落實。

3.對于重要會議決策，會議室管理部門應(yīng)建立專項跟蹤臺賬，定期匯報會議決策執(zhí)行情況。

四、會議紀(jì)要的更新與反饋

1.會議紀(jì)要執(zhí)行過程中，如需對原紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)由會議主持人提出，并經(jīng)參會人員同意后進(jìn)行更新。

2.更新后的會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)送給相關(guān)責(zé)任人及參會人員，確保各方了解最新決策內(nèi)容。

3.會議紀(jì)要的執(zhí)行過程中，責(zé)任人及參會人員應(yīng)主動反饋問題，共同推進(jìn)會議決策的落實。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要執(zhí)行完畢后，應(yīng)由會議室管理部門負(fù)責(zé)歸檔，按照中心檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存。

2.中心員工可根據(jù)工作需要查閱會議紀(jì)要，會議室管理部門應(yīng)提供便利和支持。

3.會議紀(jì)要的歸檔和查閱應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保信息安全。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)約管理

1.會議室預(yù)約采取先申請、先確認(rèn)的原則。各部門應(yīng)提前規(guī)劃會議，合理預(yù)約會議室。

2.預(yù)約會議室時，申請部門需提供會議相關(guān)信息，包括會議主題、參會人數(shù)、會議時間等，以便會議室管理部門進(jìn)行合理安排。

3.會議室管理部門有權(quán)根據(jù)實際情況調(diào)整會議時間和地點，申請部門應(yīng)給予配合。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙、進(jìn)食及亂丟雜物。

2.使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向會議室管理部門報告。

3.會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)將會議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保門窗關(guān)閉。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室設(shè)備應(yīng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.使用會議室設(shè)備前，申請部門應(yīng)提前進(jìn)行測試，如有問題應(yīng)及時聯(lián)系會議室管理部門解決。

3.嚴(yán)禁私自拆卸、搬運(yùn)會議室設(shè)備，如需維修或更換，應(yīng)報請會議室管理部門處理。

四、會議室安全保障

1.會議室管理部門應(yīng)定期檢查會議室的安全設(shè)施，如消防器材、應(yīng)急疏散指示等，確保安全設(shè)施完好。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守中心安全規(guī)定，不得在會議室內(nèi)使用明火，嚴(yán)禁攜帶易燃、易爆等危險物品。

3.遇緊急情況，如火災(zāi)、地震等，參會人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案迅速疏散，確保人身安全。

五、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔、消毒，保持室內(nèi)空氣質(zhì)量。

2.使用會議室時，申請部門應(yīng)負(fù)責(zé)督促參會人員保持環(huán)境衛(wèi)生，共同維護(hù)良好的會議環(huán)境。

3.會議室管理部門應(yīng)定期檢查會議室環(huán)境衛(wèi)生情況，對不符合衛(wèi)生要求的部門進(jìn)行督促整改。

六、會議室開放時間

1.會議室的開放時間應(yīng)根據(jù)中心工作安排和實際需求進(jìn)行設(shè)定，并在中心內(nèi)部辦公系統(tǒng)上進(jìn)行公告。

2.特殊情況下，如需調(diào)整會議室開放時間，會議室管理部門應(yīng)提前通知相關(guān)部門和人員。

3.會議室管理部門應(yīng)合理安排會議室使用，盡量避免會議時間沖突，提高會議室使用效率。

第五章附則

1.本制度的解釋