Access 2016數(shù)據(jù)庫教程課件

第7章報表第7章報表 了解報表的類型、組成和視圖模式。 掌握創(chuàng)建不同類型的報表的方法。 掌握報表中計算控件的使用方法。學習目標7.1報表概述7.2創(chuàng)建報表7.3編輯報表7.4打印報表7.5課堂案例 目錄7.1報表概述報表可以按指定格式輸出數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)源可以是：表查詢SQL語句報表幫助用戶表示數(shù)據(jù)，但不能輸入數(shù)據(jù)。報表可以輸出在屏幕上，也可以打印出來。7.1.1報表的類型提供了4種類型的報表（1）縱欄式報表

每個字段都顯示在主體節(jié)中的一個獨立的行上，并且左邊帶有一個該字段的標題標簽。（2）表格式報表

以行和列的方式輸出數(shù)據(jù)，一個記錄的所有字段顯示在一行。（3）圖表報表報表中的數(shù)據(jù)以圖表格式顯示，類似Excel中的圖表。（4）標簽報表是一種特殊類型的報表，用來郵寄學生的通知、信件等。7.1.2報表的組成報表的內容是以“節(jié)”為單位。創(chuàng)建新的報表時，默認只包含3個節(jié)：頁面頁眉節(jié)頁面頁腳節(jié)主體節(jié)在報表設計視圖中右擊鼠標，選擇快捷菜單中的“頁面頁眉/頁腳”或“報表頁眉/頁腳”命令可以顯示或隱藏相應的節(jié)?？梢栽趫蟊碇袑τ涗洈?shù)據(jù)進行分組，對每個組添加其對應的組頁眉節(jié)和組頁腳節(jié)。每個節(jié)都有特定的用途，最多出現(xiàn)一次。報表的組成（1）報表頁眉。在報表開頭出現(xiàn)一次，在報表頁眉可以放置如報表題目、公司名稱、徽標或制表日期等說明性信息。通常把報表頁眉設置為單獨的一頁，用作整個報表的封面。（2）頁面頁眉。頁面頁眉出現(xiàn)在報表的每一頁的頂部，通常放置顯示在報表上方的信息，例如報表中每一列的列標題。（3）組頁眉。對報表中的記錄數(shù)據(jù)進行分組，才能出現(xiàn)相應的組頁眉和組頁腳。組頁眉出現(xiàn)在每個分組的開始處，通常放置顯示分組字段的數(shù)據(jù)或其他說明信息。例如計算各個學生的成績平均分時，顯示學生的學號、姓名和班級字段信息。報表的組成（4）主體。主體節(jié)在報表中的每頁打印輸出，用來顯示數(shù)據(jù)的詳細內容，即數(shù)據(jù)源中的每一條記錄的顯示區(qū)域，每一條記錄打印一次。例如學生成績表中每一名學生各門課程的具體成績。（5）組頁腳。組頁腳出現(xiàn)在每個分組的結束處，可用于顯示該組的各種分類匯總信息。例如，計算各個學生的成績平均分時，顯示各個學生所有課程成績平均分和選修課程數(shù)量。（6）頁面頁腳。頁面頁腳出現(xiàn)在報表的每頁底部，可以用來顯示本頁數(shù)據(jù)的匯總情況，也可以顯示日期和頁碼。（7）報表頁腳節(jié)。報表頁腳出現(xiàn)在報表的最后一頁底部，與報表頁眉一樣，一份報表的頁腳只打印一次，通常用來顯示整份報表的合計或其他匯總信息，如制表人、總計等。7.1.3

報表的視圖報表有4種視圖（1）報表視圖報表視圖是設計完報表后展現(xiàn)出來的視圖。（2）設計視圖設計視圖是報表的工作視圖，用于創(chuàng)建報表。（3）打印預覽視圖用于查看報表版面的設置及打印的效果，和實際打印效果一致。（4）布局視圖布局視圖的界面和報表視圖幾乎一樣，可以調整控件布局、刪除控件，但不能添加控件。7.2創(chuàng)建報表“報表”按鈕：利用當前選定的表或查詢自動創(chuàng)建一個報表。“報表設計”按鈕：在“設計視圖”下，通過添加各種控件，創(chuàng)建報表?！翱請蟊怼卑粹o：以“布局視圖”的方式創(chuàng)建一個空白報表?！皥蟊硐驅А卑粹o：啟動報表向導，幫助用戶按照向導既定的步驟和提示創(chuàng)建報表?！皹撕灐卑粹o：也是一種報表向導，對當前選定的表或查詢創(chuàng)建標簽式的報表。7.2.1使用“報表”按鈕創(chuàng)建報表最快捷的報表創(chuàng)建方式，會立即形成報表，但不提示任何信息。以表格方式顯示表或查詢中的所有字段和記錄?！纠?-1】使用“報表”按鈕快速創(chuàng)建一個基于“學生表”的報表。7.2.2使用“空報表”按鈕創(chuàng)建報表啟動一個空報表，自動打開一個“字段列表”窗口，可以通過在“字段列表”窗口中雙擊字段或拖曳字段，在設計界面上添加綁定型控件顯示字段內容。

【例7-2】使用“空報表”按鈕創(chuàng)建一個報表，要求在該報表中能打印輸出所有學生的學號、姓名、班級、院系名稱。7.2.3使用“報表向導”按鈕創(chuàng)建報表需要選擇報表的數(shù)據(jù)源（數(shù)據(jù)源可以是數(shù)據(jù)表或者查詢）、字段和布局。可以設置數(shù)據(jù)的排序和分組，產生匯總數(shù)據(jù)，還可以生成帶子報表的報表?？梢詣?chuàng)建基于多個表或查詢的報表。報表中的多個數(shù)據(jù)源必須先建立好關聯(lián)關系。

【例7-3】使用“報表向導”按鈕創(chuàng)建“各院系學生入學平均成績報表”，要求打印院系代碼，院系名稱，學生的學號、姓名、入學總分，并匯總顯示各個院系學生的入學成績平均分。7.2.4使用“報表設計”按鈕創(chuàng)建報表【例7-4】】使用“報表設計”按鈕創(chuàng)建一個基于“學生表”的報表，要求在報表中畫出水平和垂直框線，顯示學生的學號、姓名、性別、院系代碼、入學總分。7.2.5創(chuàng)建圖表報表“圖表向導”只能處理單一數(shù)據(jù)源或基于多個數(shù)據(jù)源的查詢?！纠?-5】使用“圖表”控件創(chuàng)建一個基于“學生表”的圖表報表，用柱形圖統(tǒng)計各班級男女生人數(shù)。圖表的設計視圖報表視圖7.2.6創(chuàng)建標簽報表【例7-6】使用“標簽”按鈕創(chuàng)建一個基于“學生表”的標簽報表，包括“學號”“姓名”“班級”字段。7.3編輯報表在報表的實際應用中，除了顯示和打印原始數(shù)據(jù)，還經常要對報表中包含的數(shù)據(jù)進行計數(shù)、求平均值、排序或分組等的統(tǒng)計分析操作，以得出一些有結論性的數(shù)據(jù)。7.3.1報表中記錄的排序與分組1．報表記錄排序在報表向導中最多可以按4個字段進行排序。在報表的“設計視圖”中，可以設置超過4個字段或表達式對記錄進行排序。設置報表記錄排序的一般操作步驟（1）打開報表的“設計視圖”。（2）單擊“設計”選項卡上“分組和匯總”選項組中的“分組和排序”按鈕，在下方顯示出“分組、排序和匯總”窗格，并在該窗格內顯示“添加組”和“添加排序”按鈕。（3）單擊“添加排序”按鈕，在字段列表中選擇排序所依據(jù)的字段?！纠?-7】對“例7-4學生清單（報表設計）”報表中的數(shù)據(jù)進行排序，要求按“學號”升序排列記錄。

2．報表記錄分組用數(shù)據(jù)源的某個或多個字段分組，可使具有共同特征的相關記錄形成一個集合。一個報表最多可以對10個字段或表達式進行分組。分組后的報表設計視圖，增加了“組頁眉”和“組頁腳”節(jié)。一般在組頁眉中顯示和輸出用于分組的字段的值，在組頁腳中添加計算型控件，對同組記錄的數(shù)據(jù)匯總和顯示輸出。【例7-8】基于“例7-4學生清單（報表設計）”設計一個按“院系代碼”字段分組的報表，并要求統(tǒng)計各院系學生的人數(shù)，報表名稱為“例7-8統(tǒng)計各院系學生人數(shù)報表”。2．報表記錄分組7.3.2報表中計算控件的使用在報表中添加計算控件并設置該控件來源的表達式，可以實現(xiàn)計算功能。在打開報表的“打印預覽”視圖時，在計算控件文本框中顯示出其表達式計算結果的值。添加計算控件的基本操作步驟：①

打開報表的“設計視圖”。②

單擊“設計”選項卡上“控件”選項組中的“文本框”按鈕。③

單擊報表“設計視圖”的某個節(jié)，在該節(jié)中添加一個文本框。④

雙擊該文本框控件，顯示該文本框的“屬性表”。在“控件來源”屬性框中，鍵入以等號“=”開頭的表達式。如“=Avg([成績])”。7.3.3報表中添加日期時間和頁碼“報表”和“報表向導”生成的報表中，系統(tǒng)自動在頁腳處生成顯示日期和頁碼的文本框控件。自定義生成的報表，可通過系統(tǒng)提供的“日期和時間”對話框添加日期和時間。添加計算控件：添加文本框，將“控件來源”屬性設置為日期、時間或者頁碼的表達式。如設置為“=Date(

)”、“=Time(

)”、“=[Page]”，（報表的當前頁碼）“=[Pages]”（報表的總頁碼數(shù)）。1．添加日期和時間的操作步驟①

在報表的設計視圖下，單擊“設計”選項卡上“頁眉/頁腳”選項組中的“日期和時間”按鈕，彈出“日期和時間”對話框。②

在對話框中，選擇是否顯示“日期”或“時間”及其顯示的格式，單擊“確定”按鈕。

2．添加頁碼的操作步驟①

在報表的設計視圖下，單擊“設計”選項卡上“頁眉/頁腳”選項組中的“頁碼”按鈕，彈出“頁碼”對話框。②

在“頁碼”對話框中選擇頁碼格式、位置和對齊方式。7.4打印報表在打印報表之前，一般先使用“打印預覽”與“設計視圖”修改報表格式與內容，對報表的預覽結果滿意后，再打印該報表。7.5課堂案例：學生成績管理數(shù)據(jù)庫報表【課堂案例7-1】使用“空報表”按鈕創(chuàng)建“學生選課成績報表”，要求打印學生的“學號”“姓名”