辦公室印章管理制度

辦公室印章管理制度1.前言辦公室印章是企業(yè)內(nèi)部管理工作中的緊要工具，為了確保印章的安全和合規(guī)使用，規(guī)范辦公室印章的管理，本制度旨在明確辦公室印章的使用范圍、管理責(zé)任及使用流程，提高企業(yè)內(nèi)部管理的效率和安全性。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)各級(jí)辦公室、部門(mén)、項(xiàng)目組以及直屬單位等使用印章的相關(guān)人員，以及全部涉及到辦公室印章使用的工作。3.管理責(zé)任和權(quán)限3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)訂立和修訂印章管理制度；負(fù)責(zé)引導(dǎo)和監(jiān)督印章的管理工作；對(duì)印章的使用進(jìn)行審查與審批；對(duì)印章的存放位置進(jìn)行布置，確保安全。3.2管理員負(fù)責(zé)辦公室印章的日常管理工作；確保印章的安全存放，并對(duì)辦公室印章進(jìn)行編號(hào)、登記、存檔；建立合理的印章使用流程，并監(jiān)督執(zhí)行；對(duì)印章使用進(jìn)行監(jiān)督和檢查。3.3使用人員嚴(yán)格依照規(guī)定和程序使用印章；不得擅自私用、轉(zhuǎn)借和涂改印章；如印章遺失或發(fā)生其他異常情況，應(yīng)及時(shí)上報(bào)并搭配調(diào)查處理；對(duì)印章使用產(chǎn)生的文書(shū)和文件，承當(dāng)相應(yīng)的法律責(zé)任。4.印章的種類及使用規(guī)范4.1公司公章公司公章僅供公司授權(quán)人員使用，用于加蓋法律文件、合同、證明等公文上，涉及到緊要決策和合同事項(xiàng)，使用人員必需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審批程序，確保合法、準(zhǔn)確及時(shí)。4.2部門(mén)章部門(mén)章僅由對(duì)應(yīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)使用，重要用于部門(mén)的日常工作中，如會(huì)議紀(jì)要、文件傳送等，使用人員必需核對(duì)文件的真實(shí)性和有效性。4.3勞動(dòng)章勞動(dòng)章由人力資源部或人事部門(mén)管理，用于加蓋各類勞動(dòng)合同、勞動(dòng)證明等勞動(dòng)相關(guān)文件，使用人員需依照規(guī)定程序使用。4.4財(cái)務(wù)章財(cái)務(wù)章由財(cái)務(wù)部門(mén)管理并使用，重要用于加蓋財(cái)務(wù)類文件及票據(jù)，凡涉及金額的收付款、報(bào)銷等事項(xiàng)必需經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部門(mén)審核和核對(duì)。5.印章的使用流程5.1申請(qǐng)使用人員依據(jù)需要填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)表，注明使用印章的種類、用途、文件名稱及數(shù)量。5.2審批管理員對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)的合法性和真實(shí)性，并查閱相關(guān)文件和信息；管理員將合格的申請(qǐng)報(bào)批總經(jīng)理，并附上審批看法。5.3審批總經(jīng)理對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審批，如符合要求，簽字并批準(zhǔn)使用；若不符合要求，總經(jīng)理需注明原因并退回申請(qǐng)表。5.4使用管理員依據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)，準(zhǔn)備印章供使用人員提??；使用人員依照規(guī)定的流程和要求，使用印章完成任務(wù)；使用人員及時(shí)歸還印章給管理員。5.5登記管理員對(duì)使用人員的申請(qǐng)以及使用情況進(jìn)行登記，包含印章編號(hào)、使用人員、使用日期、用途、文件名稱等信息。6.印章的管理與安全6.1存放印章必需存放在專用印章柜或保險(xiǎn)柜內(nèi)，確保安全；柜內(nèi)應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的密碼、指紋或卡片驗(yàn)證機(jī)制，限制印章的訪問(wèn)權(quán)限。6.2盤(pán)點(diǎn)管理員定期對(duì)印章進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)現(xiàn)存印章與登記記錄是否全都；如發(fā)現(xiàn)印章遺失或異常情況，應(yīng)立刻上報(bào)，并搭配調(diào)查處理。6.3轉(zhuǎn)交即將離崗的員工應(yīng)在離崗前將所管轄的印章及相關(guān)資料轉(zhuǎn)交給接任人員，并進(jìn)行書(shū)面記錄；接任人員應(yīng)核對(duì)印章的完整性和準(zhǔn)確性，并在記錄上簽字確認(rèn)。6.4印章使用欠妥的處理如發(fā)現(xiàn)印章使用欠妥或涉嫌違規(guī)行為，管理員有權(quán)暫時(shí)停止、收回印章，并立刻上報(bào)總經(jīng)理；總經(jīng)理依據(jù)情況決議是否調(diào)查處理，并視情況對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行紀(jì)律處分和追責(zé)。7.監(jiān)督與檢查7.1內(nèi)部檢查管理員應(yīng)定期對(duì)印章的使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改；管理員可委托內(nèi)部審計(jì)部門(mén)對(duì)印章管理工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。7.2外部檢查外部審計(jì)機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門(mén)有權(quán)對(duì)印章管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，并提出整改要求；管理員應(yīng)樂(lè)觀搭配