周例會(huì)會(huì)議管理制度

周例會(huì)會(huì)議管理制度第一章總則

一、會(huì)議宗旨

周例會(huì)作為公司內(nèi)部溝通與決策的重要平臺(tái)，旨在加強(qiáng)部門(mén)間的協(xié)作，提高工作效率，促進(jìn)信息的上傳下達(dá)，確保公司各項(xiàng)決策的順利實(shí)施。

二、會(huì)議原則

1.高效務(wù)實(shí)：會(huì)議應(yīng)注重實(shí)際效果，提倡簡(jiǎn)潔明了的發(fā)言，禁止空談和無(wú)關(guān)議題的討論。

2.集中精力：與會(huì)人員應(yīng)保持專注，關(guān)閉手機(jī)等通訊工具，避免會(huì)議期間處理其他事務(wù)。

3.尊重發(fā)言：會(huì)議中，應(yīng)尊重每一位與會(huì)人員的發(fā)言，不隨意打斷，保持良好的會(huì)議氛圍。

4.積極參與：與會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，為公司發(fā)展提出建設(shè)性意見(jiàn)和建議。

5.保密原則：會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密，與會(huì)人員需嚴(yán)格保密，禁止泄露給無(wú)關(guān)人員。

三、會(huì)議組織

1.會(huì)議主持人：由公司領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，負(fù)責(zé)會(huì)議的召集、組織和主持。

2.會(huì)議記錄人：由指定人員擔(dān)任，負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要。

3.會(huì)議通知：由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)，提前將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題等信息通知與會(huì)人員。

四、會(huì)議時(shí)間

周例會(huì)原則上每周固定時(shí)間召開(kāi)，如遇特殊情況需調(diào)整，由會(huì)議主持人提前通知。

五、會(huì)議地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)由會(huì)議主持人指定，確保場(chǎng)地設(shè)施齊全，滿足會(huì)議需求。

六、與會(huì)人員

1.公司全體員工均應(yīng)參加周例會(huì)。

2.特殊情況需請(qǐng)假者，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假，并說(shuō)明原因。

七、會(huì)議議程

1.會(huì)議議程由會(huì)議主持人提前制定，包括固定議題和臨時(shí)議題。

2.固定議題主要包括：上周工作總結(jié)、本周工作計(jì)劃、重大事項(xiàng)討論等。

3.臨時(shí)議題由與會(huì)人員在會(huì)議前提出，經(jīng)會(huì)議主持人同意后納入議程。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定后補(bǔ)充完善。與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序，提高會(huì)議效率。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)前準(zhǔn)備

1.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)制定會(huì)議議程，并在會(huì)議前至少兩天將議程通知給與會(huì)人員，以便大家提前準(zhǔn)備相關(guān)材料。

2.與會(huì)人員根據(jù)會(huì)議議程，準(zhǔn)備相關(guān)報(bào)告、數(shù)據(jù)、方案等材料，并在會(huì)議前提交給會(huì)議記錄人。

3.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)收集整理與會(huì)人員提交的材料，編制會(huì)議資料冊(cè)，并于會(huì)議前分發(fā)給與會(huì)人員。

二、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前10分鐘，與會(huì)人員到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到。

2.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)監(jiān)督簽到工作，確保與會(huì)人員按時(shí)到場(chǎng)。

三、會(huì)議開(kāi)始

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，并介紹會(huì)議主題、議程和預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)。

2.會(huì)議主持人引導(dǎo)與會(huì)人員按照議程逐項(xiàng)進(jìn)行討論。

四、議題討論

1.上周工作總結(jié)：各部門(mén)負(fù)責(zé)人依次匯報(bào)上周工作完成情況、存在的問(wèn)題及解決方案。

2.本周工作計(jì)劃：各部門(mén)負(fù)責(zé)人提出本周工作計(jì)劃，與會(huì)人員共同討論，確保計(jì)劃合理可行。

3.重大事項(xiàng)討論：針對(duì)公司重大事項(xiàng)，與會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，進(jìn)行民主討論，形成共識(shí)。

4.臨時(shí)議題：如有臨時(shí)議題，由會(huì)議主持人安排時(shí)間進(jìn)行討論。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)與會(huì)人員的討論，總結(jié)各方意見(jiàn)，形成決策。

2.對(duì)于重大決策，需進(jìn)行投票表決，表決結(jié)果由會(huì)議記錄人記錄在案。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作方向和任務(wù)。

2.會(huì)議主持人對(duì)與會(huì)人員的意見(jiàn)和建議給予回應(yīng)，對(duì)優(yōu)秀建議給予表?yè)P(yáng)。

七、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，感謝與會(huì)人員的參與。

2.與會(huì)人員整理會(huì)議紀(jì)要和資料，有序離開(kāi)會(huì)議室。

八、會(huì)議后續(xù)

1.會(huì)議記錄人根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，整理會(huì)議紀(jì)要，并于會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)發(fā)送給與會(huì)人員。

2.與會(huì)人員根據(jù)會(huì)議決策，落實(shí)相關(guān)工作任務(wù)，并及時(shí)反饋進(jìn)展情況。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理完成會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、討論議題、決策結(jié)果、行動(dòng)計(jì)劃等。

3.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，由會(huì)議記錄人發(fā)送給全體與會(huì)人員，并抄送公司領(lǐng)導(dǎo)。

二、會(huì)議紀(jì)要的審批與反饋

1.與會(huì)人員收到會(huì)議紀(jì)要后，需在24小時(shí)內(nèi)進(jìn)行審閱，并對(duì)紀(jì)要內(nèi)容提出修改意見(jiàn)或確認(rèn)無(wú)誤。

2.會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行審批，確認(rèn)無(wú)誤后，由會(huì)議記錄人統(tǒng)一發(fā)布正式版會(huì)議紀(jì)要。

3.如有修改意見(jiàn)，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，并重新發(fā)送給與會(huì)人員確認(rèn)。

三、行動(dòng)計(jì)劃的落實(shí)與跟蹤

1.與會(huì)人員根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)計(jì)劃，負(fù)責(zé)落實(shí)相關(guān)工作任務(wù)。

2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查本部門(mén)行動(dòng)計(jì)劃執(zhí)行情況，并對(duì)進(jìn)度滯后或存在的問(wèn)題進(jìn)行整改。

3.會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策的落實(shí)情況，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行匯報(bào)。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議記錄人將正式版會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔應(yīng)按照時(shí)間順序、議題類別等進(jìn)行分類管理，便于查找。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔期限原則上不少于一年，特殊情況下可適當(dāng)延長(zhǎng)。

五、會(huì)議紀(jì)要的監(jiān)督與評(píng)估

1.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督，確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行。

2.對(duì)于未按期完成行動(dòng)計(jì)劃的情況，相關(guān)部門(mén)和人員需向公司領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明原因，并制定整改措施。

3.公司可定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)效果進(jìn)行評(píng)估，以不斷提高會(huì)議管理水平和決策執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室使用需提前預(yù)訂，由會(huì)議記錄人或相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)預(yù)訂，并填寫(xiě)會(huì)議室預(yù)訂表。

2.預(yù)訂時(shí)應(yīng)明確會(huì)議時(shí)間、會(huì)議主題、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)等信息，以便安排合適的會(huì)議室。

3.預(yù)訂成功后，會(huì)議記錄人需將會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等信息通知與會(huì)人員。

二、會(huì)議室配置

1.會(huì)議室應(yīng)配置必要的會(huì)議設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會(huì)議桌椅等。

2.會(huì)議室設(shè)施由行政部門(mén)負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)施正常運(yùn)行。

3.如需額外設(shè)備或服務(wù)，預(yù)訂人應(yīng)提前告知行政部門(mén)，以便做好相應(yīng)準(zhǔn)備。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)禁止吸煙、進(jìn)食，保持環(huán)境衛(wèi)生。

2.與會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，不得隨意損壞，如有損壞，需照價(jià)賠償。

3.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，避免影響會(huì)議進(jìn)行。

四、會(huì)議室清潔與維護(hù)

1.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室清理干凈，確保桌椅、地面等整潔。

2.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)定期檢查會(huì)議室設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修，確保會(huì)議室的正常使用。

五、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守公司安全規(guī)定，注意防火、防盜。

2.會(huì)議室管理員應(yīng)定期檢查消防設(shè)施，確保其在有效期內(nèi)，并了解使用方法。

3.會(huì)議室內(nèi)禁止存放貴重物品，如有遺失，公司概不負(fù)責(zé)。

六、會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案

1.遇緊急情況，如火災(zāi)、地震等，與會(huì)人員應(yīng)按照公司應(yīng)急預(yù)案，迅速撤離會(huì)議室。

2.會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)定期組織應(yīng)急演練，提高與會(huì)人員的應(yīng)急處理能力。

七、會(huì)議室管理與改進(jìn)

1.行政部門(mén)應(yīng)定期收集會(huì)議室使用意見(jiàn)，改進(jìn)會(huì)議室管理與服務(wù)。

2.鼓勵(lì)與會(huì)人員提出建設(shè)性建議，共同提高會(huì)議室使用