二級(jí)學(xué)院會(huì)議室管理制度

二級(jí)學(xué)院會(huì)議室管理制度二級(jí)學(xué)院會(huì)議室管理制度

第一章總則

第一條本制度的制定旨在加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院會(huì)議室的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第二條本制度適用于二級(jí)學(xué)院各類(lèi)會(huì)議的組織、召開(kāi)及管理。

第三條會(huì)議室管理遵循“統(tǒng)籌安排、合理使用、高效有序”的原則。

第四條會(huì)議組織者及參與者應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議秩序。

第五條會(huì)議室的使用應(yīng)遵循“先申請(qǐng)、先安排”的原則，確保會(huì)議的合理安排。

第六條會(huì)議室管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，做好會(huì)議室的預(yù)訂、協(xié)調(diào)、布置、清潔等工作。

第七條會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議議程、參會(huì)人員名單、會(huì)議材料等。

第八條會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音，不得隨意離場(chǎng)，遵守會(huì)議紀(jì)律。

第九條會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行跟蹤落實(shí)。

第十條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。如有與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、議題和參會(huì)人員，確定會(huì)議類(lèi)型、時(shí)間、地點(diǎn)和議程。

2.會(huì)議組織者提前向會(huì)議室管理人員提交會(huì)議申請(qǐng)，包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

3.會(huì)議室管理人員在收到會(huì)議申請(qǐng)后，進(jìn)行統(tǒng)籌安排，確保會(huì)議室資源合理分配，并及時(shí)反饋給會(huì)議組織者。

4.會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議室安排，發(fā)布會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員、時(shí)間地點(diǎn)等信息。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議組織者應(yīng)提前到場(chǎng)，檢查會(huì)議設(shè)備、資料、場(chǎng)地布置等情況，確保會(huì)議正常進(jìn)行。

2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前5分鐘到場(chǎng)，簽到并領(lǐng)取會(huì)議材料。

3.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

4.各議題負(fù)責(zé)人按照議程順序報(bào)告相關(guān)內(nèi)容，會(huì)議參與者就議題展開(kāi)討論。

5.會(huì)議主持人負(fù)責(zé)維持會(huì)議秩序，確保會(huì)議按照既定議程進(jìn)行。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議組織者指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議主要觀點(diǎn)、決策和行動(dòng)計(jì)劃。

2.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、全面地反映會(huì)議內(nèi)容，便于后續(xù)跟蹤落實(shí)。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，由會(huì)議組織者審核簽字。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議組織者在會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，形成會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、主要討論內(nèi)容、決策和行動(dòng)計(jì)劃等內(nèi)容。

3.會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議組織者及時(shí)發(fā)送給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議成果和后續(xù)工作安排。

4.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有異議的，應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后2個(gè)工作日內(nèi)提出，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)處理。

五、會(huì)議跟蹤落實(shí)

1.會(huì)議組織者根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，制定行動(dòng)計(jì)劃，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，督促責(zé)任人按時(shí)完成任務(wù)。

3.對(duì)未按計(jì)劃執(zhí)行的決策，會(huì)議組織者應(yīng)查明原因，及時(shí)調(diào)整措施，確保會(huì)議決策落實(shí)到位。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議組織者或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、主要討論內(nèi)容、決策事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃及責(zé)任人。

3.會(huì)議紀(jì)要編制完成后，由會(huì)議組織者進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后及時(shí)發(fā)布。

4.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布應(yīng)采取適當(dāng)方式，確保參會(huì)人員能夠在第一時(shí)間獲取并閱讀。

二、會(huì)議紀(jì)要的傳達(dá)與反饋

1.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，會(huì)議組織者應(yīng)督促參會(huì)人員及時(shí)查看，并對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行消化理解。

2.參會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有疑問(wèn)或異議的，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向會(huì)議組織者提出，以便及時(shí)澄清和修正。

3.會(huì)議組織者應(yīng)關(guān)注參會(huì)人員的反饋，對(duì)合理意見(jiàn)給予采納，并對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行修訂。

三、會(huì)議決策的跟蹤與落實(shí)

1.會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)計(jì)劃，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策事項(xiàng)得以落實(shí)。

2.責(zé)任人應(yīng)按照行動(dòng)計(jì)劃推進(jìn)工作，定期向會(huì)議組織者匯報(bào)進(jìn)展情況。

3.會(huì)議組織者應(yīng)建立跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃進(jìn)行。

四、會(huì)議決策的評(píng)估與調(diào)整

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問(wèn)題和不足。

2.對(duì)于未按計(jì)劃執(zhí)行的決策，應(yīng)查明原因，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整，確保決策能夠有效實(shí)施。

3.會(huì)議組織者應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類(lèi)似會(huì)議提供借鑒，不斷提高會(huì)議決策的質(zhì)量和執(zhí)行力。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔，便于查閱和追溯。

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議紀(jì)要管理檔案，對(duì)歷次會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行統(tǒng)一保管。

3.會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理應(yīng)遵循保密原則，確保相關(guān)信息安全。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采取預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向會(huì)議室管理人員提交書(shū)面或電子申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等。

3.會(huì)議室管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行合理安排，確保會(huì)議室資源得到有效利用。

4.如有特殊情況需變更會(huì)議時(shí)間或取消會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)提前通知會(huì)議室管理人員。

二、會(huì)議室布置與設(shè)備管理

1.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行合理調(diào)整，確保會(huì)議環(huán)境舒適。

2.會(huì)議室管理人員負(fù)責(zé)檢查和維護(hù)會(huì)議設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

3.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)備，遵守操作規(guī)程，如有損壞應(yīng)立即報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，不得吸煙、亂丟垃圾。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議內(nèi)容符合國(guó)家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定，不得涉及違法違規(guī)話(huà)題。

3.會(huì)議室使用完畢后，會(huì)議組織者應(yīng)組織參會(huì)人員共同清理現(xiàn)場(chǎng)，將會(huì)議室恢復(fù)原狀。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理人員應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保消防設(shè)施、用電安全等符合要求。

2.會(huì)議組織者在使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)關(guān)注安全事項(xiàng)，如有安全隱患，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施消除。

3.會(huì)議室應(yīng)保持通風(fēng)良好，嚴(yán)禁使用明火，遵守消防法規(guī)。

五、會(huì)議室開(kāi)放時(shí)間

1.會(huì)議室的開(kāi)放時(shí)間由會(huì)議室管理人員根據(jù)實(shí)際情況制定并公示。

2.會(huì)議組織者應(yīng)在規(guī)定的開(kāi)放時(shí)間內(nèi)使用會(huì)議室，如有特殊需求，需提前與會(huì)議室管理人員協(xié)商。

六、違規(guī)處理

1.對(duì)違反會(huì)議室管理規(guī)定的個(gè)人或組織，會(huì)議室管理人員有權(quán)制止并要求整改。

2.違規(guī)行為嚴(yán)重的，將按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行