會議及會議紀(jì)要管理規(guī)定

會議及會議紀(jì)要管理規(guī)定第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會議及會議紀(jì)要管理，提高會議效率，確保會議決策的及時、準(zhǔn)確、有效執(zhí)行，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，特制定本規(guī)定。

第二條適用范圍

本規(guī)定適用于公司內(nèi)部所有層級、各類會議的管理，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會、項目協(xié)調(diào)會等。

第三條會議宗旨

會議應(yīng)圍繞以下宗旨進(jìn)行：

1.傳達(dá)政策、策略及工作要求；

2.交流信息，協(xié)調(diào)工作，解決問題；

3.提高決策效率，促進(jìn)團(tuán)隊協(xié)作；

4.跟蹤檢查決策執(zhí)行情況，確保工作目標(biāo)的實現(xiàn)。

第四條會議分類

會議分為定期會議和臨時會議：

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議；

2.臨時會議：因特殊情況需要臨時召集的會議。

第五條參會人員

會議主持人根據(jù)會議議題，確定參會人員。參會人員應(yīng)具備以下條件：

1.與會議議題相關(guān)；

2.具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識、決策能力和責(zé)任心；

3.能夠為會議提供有益的意見和建議。

第六條會議紀(jì)律

參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，做到以下幾點：

1.準(zhǔn)時參加會議，不遲到、不早退；

2.保持會議秩序，不交頭接耳，不打斷他人發(fā)言；

3.積極參與討論，發(fā)言簡明扼要，觀點明確；

4.尊重他人意見，文明禮貌，保持良好會風(fēng)。

第七條會議保密

會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息、商業(yè)秘密等，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得擅自泄露。

第八條本規(guī)定的解釋與修訂

本規(guī)定的解釋權(quán)歸公司管理層。公司可根據(jù)實際情況，對本規(guī)定進(jìn)行修訂。修訂后的規(guī)定應(yīng)及時通知全體員工。

第二章會議流程

第九條會議籌備

1.確定會議主題：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議主題，報請上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2.制定會議議程：會議議程應(yīng)包括議題、預(yù)計時間、議題負(fù)責(zé)人等，并提前至少三個工作日發(fā)送給參會人員。

3.通知參會人員：會議組織者應(yīng)通過郵件、電話等方式，確保參會人員收到會議通知，并確認(rèn)能否參加。

4.準(zhǔn)備會議資料：會議組織者負(fù)責(zé)收集、整理與會議議題相關(guān)的資料，提前發(fā)送給參會人員。

第十條會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會議組織者負(fù)責(zé)簽到，確保參會人員到齊。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

3.各議題負(fù)責(zé)人按照議程順序，對議題進(jìn)行匯報、討論。

4.參會人員針對議題發(fā)表意見，展開討論。

第十一條會議決策

1.會議主持人根據(jù)討論情況，提出決策建議。

2.參會人員進(jìn)行表決，達(dá)成共識后形成會議決議。

3.會議決議需記錄在案，并由會議組織者整理成會議紀(jì)要。

第十二條會議總結(jié)

1.會議主持人對會議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決議和下一步工作要求。

2.參會人員就會議效果、組織等方面提出意見和建議。

3.會議組織者對意見和建議進(jìn)行記錄，并在后續(xù)工作中予以改進(jìn)。

第十三條會議記錄

1.會議組織者指定專人負(fù)責(zé)會議記錄，確保記錄準(zhǔn)確、完整。

2.會議記錄應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、討論議題、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后三個工作日內(nèi)整理完畢，并經(jīng)會議主持人審核簽字。

第十四條會議通知與反饋

1.會議紀(jì)要經(jīng)審核通過后，由會議組織者發(fā)送給全體參會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門。

2.參會人員收到會議紀(jì)要后，應(yīng)及時反饋意見，如有異議，應(yīng)在兩個工作日內(nèi)提出。

3.會議組織者對反饋意見進(jìn)行匯總，并根據(jù)實際情況調(diào)整會議紀(jì)要。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第十五條紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

會議紀(jì)要經(jīng)過審核無誤后，應(yīng)由會議組織者通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、郵件或其他適當(dāng)方式，及時發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門。確保每一位應(yīng)知會的人員都能夠接收到會議紀(jì)要，并理解其中的決策內(nèi)容與執(zhí)行要求。

第十六條責(zé)任分配與執(zhí)行

1.會議紀(jì)要中明確的行動計劃和任務(wù)分配，應(yīng)明確責(zé)任人、完成時限和驗收標(biāo)準(zhǔn)。

2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議紀(jì)要的要求，制定詳細(xì)的執(zhí)行計劃，并按計劃推進(jìn)工作。

3.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者或指定負(fù)責(zé)人匯報任務(wù)進(jìn)展情況。

第十七條跟蹤與監(jiān)督

1.會議組織者或指定跟蹤人應(yīng)對會議紀(jì)要中的行動計劃進(jìn)行定期跟蹤，確保各項任務(wù)按期完成。

2.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時上報，并尋求解決方案。

3.定期組織會議，對任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行回顧和評估，必要時進(jìn)行調(diào)整。

第十八條結(jié)果反饋與評估

1.責(zé)任人在完成任務(wù)后，應(yīng)向會議組織者提供書面的結(jié)果反饋，包括完成情況、遇到的問題及解決辦法等。

2.會議組織者應(yīng)對反饋結(jié)果進(jìn)行評估，確認(rèn)任務(wù)是否達(dá)到預(yù)期效果，并對責(zé)任人的工作進(jìn)行評價。

3.對于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

第十九條變更管理

若因特殊情況需要變更會議紀(jì)要中的內(nèi)容，應(yīng)按照以下流程進(jìn)行：

1.提出變更申請，詳細(xì)說明變更原因和影響。

2.經(jīng)會議主持人或授權(quán)人審批同意后，進(jìn)行紀(jì)要內(nèi)容的修改。

3.修改后的會議紀(jì)要應(yīng)重新發(fā)布，并通知所有相關(guān)人員。

第二十條檔案管理

會議紀(jì)要作為公司決策和執(zhí)行的重要依據(jù)，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)歸檔管理，確保資料的安全、完整和可追溯性。檔案管理部門應(yīng)定期對會議紀(jì)要的歸檔情況進(jìn)行檢查。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十一條會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前通過公司內(nèi)部預(yù)訂系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時需提供會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，以便于合理安排會議室資源。

3.預(yù)訂成功后，會議組織者應(yīng)按時使用會議室，如需取消或變更，應(yīng)提前通知相關(guān)部門。

第二十二條會議室布置與設(shè)備檢查

1.會議室布置應(yīng)根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進(jìn)行，確保座位充足、布局合理。

2.會前應(yīng)由專人負(fù)責(zé)檢查會議室設(shè)備，包括音響、投影儀、白板等，確保設(shè)備正常運行。

3.會議組織者應(yīng)提前到達(dá)會議室，進(jìn)行最后的檢查和準(zhǔn)備工作。

第二十三條會議室使用規(guī)范

1.參會人員應(yīng)愛護(hù)會議室設(shè)施，保持環(huán)境整潔，不隨意移動設(shè)備。

2.會議期間，禁止在會議室吸煙、進(jìn)食，保持安靜，不大聲喧嘩。

3.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將個人物品帶走，會議組織者負(fù)責(zé)檢查會議室，確保設(shè)施完好、關(guān)閉電源。

第二十四條會議室清潔與維護(hù)

1.會議室的清潔工作由專人負(fù)責(zé)，確保會議室在使用前后的衛(wèi)生狀況。

2.定期對會議室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，以延長設(shè)備使用壽命。

3.對于會議室設(shè)備故障，應(yīng)及時報修，確保會議室的正常使用。

第二十五條會議室安全管理

1.會議室應(yīng)配置適當(dāng)?shù)陌踩O(shè)施，如滅火器、煙霧報警器等。

2.會議組織者應(yīng)了解會議室安全出口的位置及應(yīng)急疏散路線。

3.在會議期間，如發(fā)生緊急情況，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保參會人員安全。

第二十六條會議室資源優(yōu)化

1.定期對會議室使用情況進(jìn)行評估，以提高資源利用率。

2.鼓勵采用視頻會議等遠(yuǎn)程溝通方式，減少對實體會議室的依賴。

3.優(yōu)化會議室預(yù)訂系統(tǒng)，提高預(yù)訂效率和公平性。

第五章附則

第二十七條實施與監(jiān)督

本規(guī)定的實施由公司管理層負(fù)責(zé)監(jiān)督，各部門應(yīng)積極