參加會(huì)議管理制度

參加會(huì)議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為了加強(qiáng)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，規(guī)范會(huì)議程序，依據(jù)我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)及公司章程，特制定本參加會(huì)議管理制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)等。

三、基本原則

1.會(huì)議應(yīng)遵循民主、集中、高效的原則；

2.會(huì)議應(yīng)具有明確的議題，議題應(yīng)具有實(shí)際意義和可操作性；

3.會(huì)議應(yīng)保證參會(huì)人員的充分發(fā)言和討論；

4.會(huì)議應(yīng)確保決策的科學(xué)性和合法性；

5.會(huì)議應(yīng)注重節(jié)約，防止形式主義和官僚主義。

四、會(huì)議種類(lèi)及召開(kāi)權(quán)限

1.董事會(huì)：由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理提議，經(jīng)董事會(huì)秘書(shū)處組織召開(kāi)；

2.監(jiān)事會(huì)：由監(jiān)事長(zhǎng)提議，經(jīng)監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處組織召開(kāi)；

3.總經(jīng)理辦公會(huì)：由總經(jīng)理提議，經(jīng)總經(jīng)理辦公室組織召開(kāi)；

4.部門(mén)例會(huì)：由各部門(mén)負(fù)責(zé)人提議，經(jīng)本部門(mén)組織召開(kāi)；

5.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，由相應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)提議召開(kāi)。

五、參會(huì)人員

1.董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)的參會(huì)人員為董事會(huì)成員、監(jiān)事會(huì)成員、總經(jīng)理及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人；

2.部門(mén)例會(huì)的參會(huì)人員為部門(mén)全體員工；

3.臨時(shí)會(huì)議的參會(huì)人員根據(jù)會(huì)議議題和領(lǐng)導(dǎo)要求確定。

六、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，參會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘入場(chǎng)；

2.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意離場(chǎng)；

3.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，不得喧嘩、交頭接耳；

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，及時(shí)辦理相關(guān)事宜。

七、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)，修訂權(quán)歸公司總經(jīng)理辦公會(huì)。本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定議題：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，明確會(huì)議議題，議題應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性。

2.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題，明確參會(huì)人員范圍，并向相關(guān)人員發(fā)送會(huì)議通知。

3.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)：選擇合適的會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，確保參會(huì)人員能夠按時(shí)參加。

4.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議議題相關(guān)的資料，并在會(huì)議前分發(fā)至參會(huì)人員。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等內(nèi)容。

2.會(huì)議通知應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)前至少3個(gè)工作日發(fā)送至參會(huì)人員。

3.會(huì)議通知發(fā)送后，如有特殊情況需調(diào)整會(huì)議時(shí)間或地點(diǎn)，應(yīng)提前通知參會(huì)人員。

三、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議主持人應(yīng)按照會(huì)議議程組織會(huì)議，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

2.會(huì)議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題展開(kāi)討論，鼓勵(lì)充分發(fā)表意見(jiàn)。

3.會(huì)議期間，如有新的議題提出，主持人可根據(jù)實(shí)際情況決定是否納入本次會(huì)議討論。

四、會(huì)議記錄

1.會(huì)議應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、討論情況、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議記錄應(yīng)客觀、真實(shí)、全面地反映會(huì)議內(nèi)容，確保會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性。

3.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，并在會(huì)議紀(jì)要中明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

五、會(huì)議決策

1.會(huì)議決策應(yīng)遵循民主、集中、高效的原則，確保決策的科學(xué)性和合法性。

2.會(huì)議決策結(jié)果應(yīng)明確、具體，具備可操作性。

3.會(huì)議決策的實(shí)施應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策落實(shí)到位。

六、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，評(píng)價(jià)會(huì)議效果，對(duì)會(huì)議中提出的問(wèn)題和決策進(jìn)行梳理。

2.會(huì)議主持人應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要及總結(jié)報(bào)告發(fā)送給參會(huì)人員，以便了解會(huì)議情況并落實(shí)相關(guān)工作。

七、會(huì)議資料的歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄、會(huì)議通知等相關(guān)資料應(yīng)進(jìn)行歸檔，以備查閱。

2.歸檔資料應(yīng)按照公司規(guī)定保存期限進(jìn)行保存，確保資料的完整性和安全性。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人整理完成后，提交給會(huì)議主持人審批。

2.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.審批通過(guò)后的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)由會(huì)議記錄人及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門(mén)。

二、會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論的主要觀點(diǎn)、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時(shí)限等關(guān)鍵信息。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)清晰、條理分明，便于閱讀理解。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)具有可操作性，確保相關(guān)人員能夠根據(jù)紀(jì)要內(nèi)容執(zhí)行工作。

三、會(huì)議紀(jì)要的跟蹤與落實(shí)

1.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要的要求，制定具體的實(shí)施方案，并明確實(shí)施進(jìn)度。

2.各責(zé)任部門(mén)應(yīng)定期向會(huì)議主持人匯報(bào)工作進(jìn)展，確保會(huì)議決策的落實(shí)。

3.會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

四、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.會(huì)議紀(jì)要中涉及的各項(xiàng)工作完成后，責(zé)任部門(mén)應(yīng)向會(huì)議主持人提交工作總結(jié)和反饋。

2.會(huì)議主持人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后類(lèi)似會(huì)議提供參考。

3.對(duì)于未按期完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定改進(jìn)措施，并在下一次會(huì)議中進(jìn)行匯報(bào)。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與管理

1.審批通過(guò)并發(fā)布執(zhí)行的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要的歸檔管理應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保資料的安全、保密和便捷查閱。

3.對(duì)于涉及公司重要決策的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備公司歷史檔案查詢。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)由會(huì)議發(fā)起人或組織者提前進(jìn)行，以確保會(huì)議所需場(chǎng)地的可用性。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議時(shí)間等信息，以便于會(huì)議室管理部門(mén)進(jìn)行合理安排。

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)建立預(yù)訂系統(tǒng)，實(shí)時(shí)更新會(huì)議室使用情況，提高使用效率。

二、會(huì)議室布置與設(shè)施

1.會(huì)議室布置應(yīng)簡(jiǎn)潔、大方，符合會(huì)議性質(zhì)和氛圍。

2.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施，如投影儀、音響、白板、會(huì)議桌椅等，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期檢查和維護(hù)設(shè)施設(shè)備，保證其正常使用。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持會(huì)議室整潔。

2.未經(jīng)允許，不得擅自攜帶外來(lái)設(shè)備進(jìn)入會(huì)議室，以免影響會(huì)議正常進(jìn)行。

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源，確保消防安全。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室的安全管理，確保會(huì)議期間的人員安全。

2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或敏感信息的會(huì)議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置保密標(biāo)識(shí)、限制會(huì)議記錄外傳等。

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)提供專(zhuān)業(yè)的會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)議簽到、會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備操作等。

2.會(huì)議期間，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)隨時(shí)關(guān)注會(huì)議進(jìn)展，及時(shí)解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.對(duì)于重要會(huì)議，會(huì)議室管理部門(mén)可提供專(zhuān)門(mén)的會(huì)務(wù)支持，包括資料準(zhǔn)備、接待服務(wù)等。

六、會(huì)議室資源優(yōu)化配置

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況，合理配置會(huì)議室資源，提高使用效率。

2.對(duì)于會(huì)議室使用高峰期，會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，確保會(huì)議需求得到滿足。

3.定期收集會(huì)議室使用反饋，優(yōu)化會(huì)議室布局和設(shè)施，提升會(huì)議室服務(wù)質(zhì)量。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)，如有未盡事宜，董事會(huì)可根據(jù)實(shí)際