會議辦理管理制度

會議辦理管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)會議辦理的管理，提高會議效率，確保會議結(jié)果的落實(shí)，依據(jù)公司相關(guān)管理制度，特制定本會議管理制度。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部各類會議的管理，包括但不限于董事會、管理層會議、部門例會、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會等。

第三條會議原則

1.會議應(yīng)堅(jiān)持必要性原則，確需召開時方召開，避免頻繁開會影響正常工作秩序。

2.會議應(yīng)堅(jiān)持效率原則，會前充分準(zhǔn)備，會中高效討論，會后及時跟進(jìn)。

3.會議應(yīng)堅(jiān)持決策原則，確保會議決策的科學(xué)性、民主性和合法性。

第四條會議分類

1.定期會議：按照公司規(guī)定或部門需要定期召開的會議。

2.臨時會議：針對突發(fā)事件或特定議題臨時召集的會議。

第五條會議組織與管理

1.會議的組織由會議主持人負(fù)責(zé)，主持人應(yīng)確保會議的順利進(jìn)行。

2.會議的管理由專人或?qū)ｉT部門負(fù)責(zé)，包括會議通知、會議記錄、會場布置等。

第六條參會人員職責(zé)

1.與會人員應(yīng)準(zhǔn)時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議主持人請假。

2.與會人員應(yīng)積極參與會議討論，發(fā)表建設(shè)性意見，遵守會議紀(jì)律。

第七條會議記錄與保密

1.會議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、討論要點(diǎn)、決策結(jié)果等。

2.會議記錄涉及公司內(nèi)部信息，參會人員應(yīng)遵守保密原則，未經(jīng)許可不得泄露。

本章節(jié)內(nèi)容僅為會議辦理管理制度的第一章總則，后續(xù)章節(jié)將詳細(xì)闡述會議流程、會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。請您根據(jù)實(shí)際需求，參照本總則制定相關(guān)管理制度。

第二章會議流程

第一條會議籌備

-會議議題征集：會議主持人或指定人員應(yīng)至少提前一周征集會議議題，各部門或個人可提出與會議主題相關(guān)的議題，并簡要說明議題背景和目的。

-議程制定：會議主持人根據(jù)征集的議題，制定會議議程，明確會議討論的重點(diǎn)和順序，并將議程提前至少3天發(fā)給與會人員。

-會議通知：會議組織者應(yīng)通過郵件、電話或其他形式，將會議時間、地點(diǎn)、議程等信息通知到每一位與會人員。

第二條會議召開

-會場準(zhǔn)備：會議組織者需確保會場布置符合會議需求，包括座位安排、會議設(shè)備（如投影儀、白板等）的檢查和準(zhǔn)備。

-會議簽到：會議開始前，與會人員應(yīng)進(jìn)行簽到，會議組織者應(yīng)記錄簽到情況，以確保會議出席率。

-會議主持：會議主持人按照議程逐項(xiàng)引導(dǎo)討論，控制會議節(jié)奏，確保會議按時完成各項(xiàng)議題。

第三條會議討論

-議題報告：對于每個議題，由提出人或指定發(fā)言人進(jìn)行詳細(xì)報告，報告應(yīng)簡明扼要，突出重點(diǎn)。

-討論與決策：與會人員圍繞議題進(jìn)行充分討論，提出意見和解決方案，最終形成決策。

-決策記錄：會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議討論的過程和最終決策結(jié)果。

第四條會議總結(jié)

-會議回顧：會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束前對本次會議的討論和決策進(jìn)行簡要回顧，確保與會人員對會議內(nèi)容有清晰的認(rèn)識。

-會議記錄確認(rèn)：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)盡快整理會議記錄，由會議主持人審核無誤后，發(fā)送給所有與會人員確認(rèn)。

-會議反饋：鼓勵與會人員對會議效果、流程等提供反饋，以便不斷優(yōu)化會議管理。

第五條會議資料歸檔

-會議記錄歸檔：會議記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，以備后續(xù)查詢和跟蹤執(zhí)行情況。

-會議附件管理：會議中使用的相關(guān)資料、附件等也應(yīng)進(jìn)行整理歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會議流程的各個階段，包括會議籌備、會議召開、會議討論、會議總結(jié)以及會議資料歸檔，旨在確保會議的高效、有序進(jìn)行。后續(xù)章節(jié)將繼續(xù)介紹會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)、會議室管理規(guī)定等內(nèi)容。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第一條會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

-會議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人在會議結(jié)束后及時編制，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

-會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、與會人員名單、討論的主要議題、決策結(jié)果、行動計劃及負(fù)責(zé)人等。

-編制完成的會議紀(jì)要需經(jīng)會議主持人審核批準(zhǔn)后，及時發(fā)布給所有與會人員及相關(guān)部門。

第二條行動計劃的制定與分配

-會議紀(jì)要中應(yīng)明確各項(xiàng)決策對應(yīng)的行動計劃，包括具體的任務(wù)、目標(biāo)、完成時限和責(zé)任人。

-行動計劃應(yīng)具體、可操作，責(zé)任分配明確，確保每項(xiàng)工作都有人負(fù)責(zé)。

-責(zé)任人應(yīng)在收到會議紀(jì)要后確認(rèn)行動計劃，如有問題應(yīng)及時反饋。

第三條任務(wù)執(zhí)行與監(jiān)控

-責(zé)任人應(yīng)根據(jù)行動計劃執(zhí)行任務(wù)，定期報告工作進(jìn)展。

-會議組織者或指定的人員應(yīng)定期檢查任務(wù)執(zhí)行情況，確保決策得到有效實(shí)施。

-對于執(zhí)行中出現(xiàn)的困難和問題，應(yīng)及時溝通解決，必要時可召集臨時會議進(jìn)行討論。

第四條進(jìn)度更新與反饋

-會議紀(jì)要中應(yīng)設(shè)定進(jìn)度更新周期，責(zé)任人需在規(guī)定時間內(nèi)更新任務(wù)進(jìn)度。

-會議組織者應(yīng)收集責(zé)任人的反饋，整理更新會議紀(jì)要，并在下一次會議中進(jìn)行回顧。

-對于未能按時完成的任務(wù)，應(yīng)分析原因，制定相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

第五條跟蹤結(jié)果的評估與報告

-定期對會議決策的執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估，包括完成情況、效果評價等。

-評估結(jié)果應(yīng)由會議組織者或指定人員匯總成報告，并在適當(dāng)?shù)臅h上進(jìn)行匯報。

-對于重要的決策執(zhí)行結(jié)果，應(yīng)形成案例分析，為未來的決策提供參考。

第六條改進(jìn)措施的實(shí)施

-根據(jù)跟蹤評估的結(jié)果，對于存在的問題和不足，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。

-改進(jìn)措施應(yīng)具體明確，有針對性地解決發(fā)現(xiàn)的問題，以提高會議決策的執(zhí)行力和效率。

本章節(jié)重點(diǎn)闡述了會議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)流程，從會議紀(jì)要的編制、行動計劃的制定、任務(wù)執(zhí)行監(jiān)控到結(jié)果評估和改進(jìn)措施的實(shí)施，確保了會議決策的有效性和落地。后續(xù)章節(jié)將介紹會議室管理規(guī)定及附則等內(nèi)容。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條會議室預(yù)訂

-會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，需提前向會議室管理部門提交申請。

-預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、預(yù)計參會人數(shù)、會議類型及所需的設(shè)備和服務(wù)。

-會議室管理部門根據(jù)預(yù)訂情況合理安排會議室，并在預(yù)訂確認(rèn)后通知預(yù)訂人。

第二條會議室使用

-使用會議室時，應(yīng)嚴(yán)格遵守預(yù)定時間，不得隨意占用或提前結(jié)束。

-會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，禁止吸煙和進(jìn)食。

-會議使用過程中，如需調(diào)整設(shè)備或服務(wù)，應(yīng)及時與會議室管理部門聯(lián)系。

第三條會議室設(shè)備管理

-會議室設(shè)備應(yīng)由專業(yè)人員負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

-使用會議室設(shè)備前，應(yīng)確保已掌握設(shè)備操作方法，避免因操作不當(dāng)造成損壞。

-如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時報修，并告知會議室管理部門。

第四條會議室清潔與維護(hù)

-會議室使用結(jié)束后，使用者應(yīng)負(fù)責(zé)清理會場，將座椅歸位，關(guān)閉設(shè)備電源。

-會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行清潔和維護(hù)，確保會議室環(huán)境整潔、設(shè)施完好。

-對于違反會議室使用規(guī)定造成的損壞，責(zé)任方需承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

第五條會議室安全管理

-會議室管理部門應(yīng)制定會議室安全管理制度，確保會議期間的消防安全、信息安全等。

-會議室內(nèi)禁止存放易燃易爆物品，確保安全通道暢通。

-會議期間，應(yīng)保護(hù)會議內(nèi)容保密，禁止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入會議室。

第六條會議室使用反饋

-會議室管理部門應(yīng)定期收集會議室使用者的反饋，了解使用過程中的問題與需求，不斷優(yōu)化會議室管理。

-鼓勵會議室使用者提出寶貴意見，共同提高會議室的使用效率和服務(wù)質(zhì)量。

本章節(jié)詳細(xì)闡述了會議室管理規(guī)定，包括會議室預(yù)訂、使用、設(shè)備管理、清潔維護(hù)、安全管理和使用反饋等方面，以保障會議室的高效、有序使用。后續(xù)章節(jié)將介紹附則等內(nèi)容。

第五章附則

第一條制度的修訂與解釋

-本會議管理制度由公司管理部門負(fù)責(zé)解釋，并可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂。

-修訂后的管理制度應(yīng)及時通知全體員工，確保員工知悉并遵守。

第二條制度的生效與執(zhí)行

-本管理制度自發(fā)布之日起生效，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。

-對于違反本管理制度的行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處罰。

第三條特殊