人員信息及檔案管理制度

人員信息及檔案管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)本制度的目的是規(guī)范和管理企業(yè)員工的人員信息及檔案，確保信息的準(zhǔn)確性、保密性和完整性，提高人力資源管理的效率和透亮度。本制度依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況訂立，適用于全部員工的個(gè)人信息及檔案管理。第二條適用范圍本制度適用于全部在企業(yè)全職和兼職工作的員工，包含正式員工、臨時(shí)工和實(shí)習(xí)生等。其他與人員信息及檔案管理相關(guān)的事項(xiàng)，以本制度為準(zhǔn)。第三條重要職責(zé)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)訂立和監(jiān)督執(zhí)行本制度，并在必需時(shí)進(jìn)行修訂。人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)具體執(zhí)行本制度的相關(guān)工作，并幫助各部門(mén)管理人員信息和檔案。各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全面落實(shí)和執(zhí)行本制度，并監(jiān)督員工的信息和檔案管理工作。第二章人員信息管理第四條信息手記新員工入職時(shí)，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)手記員工的個(gè)人信息，包含姓名、性別、降生日期、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。入職時(shí)，員工需如實(shí)填寫(xiě)入職申請(qǐng)表，供應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確的身份證明文件和相關(guān)證件。員工的個(gè)人信息僅用于企業(yè)內(nèi)部管理，嚴(yán)禁泄露或外傳。第五條信息存儲(chǔ)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)將員工的個(gè)人信息存入企業(yè)內(nèi)部的人事信息系統(tǒng)，并確保信息的安全和保密。人事信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)有權(quán)限管理，僅授權(quán)人員可以查看和修改相關(guān)信息。第六條信息更新員工有任何個(gè)人信息更改需及時(shí)自動(dòng)向人力資源部門(mén)供應(yīng)相關(guān)證明料子，并在人事信息系統(tǒng)中更新個(gè)人信息。人力資源部門(mén)在接收到更改信息后，應(yīng)及時(shí)更新系統(tǒng)中的員工信息。第七條信息查詢員工有權(quán)查閱本身的個(gè)人信息，但需提前向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，并遵守相關(guān)規(guī)定。他人查詢員工的個(gè)人信息需經(jīng)過(guò)員工本人的書(shū)面授權(quán)，并符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。第三章檔案管理第八條檔案建立每位員工進(jìn)入企業(yè)后，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)建立員工的檔案，包含個(gè)人基本信息和工作經(jīng)過(guò)等。檔案的建立應(yīng)包含員工的入職登記表、身份證明文件、合同、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲記錄等。第九條檔案保管人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)員工檔案進(jìn)行保管，并訂立相應(yīng)的保密措施，確保檔案的安全性和完整性。檔案應(yīng)保管在特地的檔案室，存放需分類(lèi)整理，并依照肯定的時(shí)間規(guī)定進(jìn)行歸檔和銷(xiāo)毀。第十條檔案查詢員工有權(quán)查詢、瀏覽本身的檔案信息，但需提前向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，并遵守相關(guān)規(guī)定。他人查詢員工的檔案信息需經(jīng)過(guò)員工本人的書(shū)面授權(quán)，并符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。第十一條檔案移交當(dāng)員工離職時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)將員工的檔案移交給離職處理部門(mén)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)辦理相關(guān)手續(xù)。離職員工的檔案應(yīng)依照規(guī)定進(jìn)行保管，不得隨便銷(xiāo)毀或外傳。第十二條檔案保密員工的個(gè)人檔案屬于敏感信息，嚴(yán)禁泄露、復(fù)制或外傳，必需妥當(dāng)保密。人力資源部門(mén)及相關(guān)人員需簽署保密協(xié)議，并接受相應(yīng)的保密培訓(xùn)。第四章違紀(jì)處理第十三條違紀(jì)規(guī)定員工在人員信息及檔案管理中違反本制度的規(guī)定，包含但不限于供應(yīng)虛假信息、泄露他人信息等，將會(huì)面對(duì)相應(yīng)的紀(jì)律處分。違紀(jì)行為將會(huì)記錄在員工的檔案中，并作為員工評(píng)價(jià)的參考依據(jù)。第十四條紀(jì)律處分違紀(jì)的員工將會(huì)依據(jù)實(shí)際情況予以警告、嚴(yán)重警告、記過(guò)、記大過(guò)、辭退等紀(jì)律處分。紀(jì)律處分的具體方式和程度由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層依據(jù)實(shí)際情況予以決議。第五章附則第十五條其他規(guī)定本制度如有需要進(jìn)行修改或增補(bǔ)，需經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層批準(zhǔn)，并及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和員工。對(duì)于本制度中未涉及的情況，可依據(jù)實(shí)際需要由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行解釋和決議。第十六條有效性本制度經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層批準(zhǔn)后生效，并適用于全部員工。本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層全部。以上為《人員信息及檔案管理制度》的規(guī)定內(nèi)容，各部門(mén)和員工應(yīng)嚴(yán)