辦公用品及設(shè)備采購(gòu)管理制度

辦公用品及設(shè)備選購(gòu)和管理制度

一、目的

為加強(qiáng)各部門(mén)辦公用品及設(shè)備的統(tǒng)一選購(gòu)和管理，節(jié)約成

本，提高效率，規(guī)范流程，明確責(zé)任，提倡健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、

勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于在各部門(mén)。一

三、辦公用品、設(shè)備選購(gòu)負(fù)責(zé)部門(mén)

辦公室負(fù)責(zé)辦公用品、設(shè)備選購(gòu)申請(qǐng)的審核，后勤部門(mén)負(fù)

責(zé)具體選購(gòu)工作。

四、選購(gòu)要求

各部門(mén)選購(gòu)任何辦公用品、辦公設(shè)備必需經(jīng)辦公室審核,

報(bào)領(lǐng)導(dǎo)同意后，由辦公室統(tǒng)一實(shí)施選購(gòu)。

五、辦公用品、設(shè)備申購(gòu)支配及程序

1、各部門(mén)行政負(fù)責(zé)人于每月29日前，依據(jù)自身實(shí)際狀況，

制定下月的辦公用品、設(shè)備選購(gòu)支配，填寫(xiě)《辦公用品、設(shè)

備選購(gòu)申請(qǐng)單》，由本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)辦公室審核，經(jīng)

會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室支配后勤統(tǒng)一選購(gòu)。

2、各部門(mén)臨時(shí)選購(gòu)的急需辦公用品或者超出每月支配范

圍的辦公用品，由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《辦公用品、設(shè)備選購(gòu)

申請(qǐng)單》，并在備注欄內(nèi)注明急需選購(gòu)或超出支配的緣

由，經(jīng)辦公室審核、會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室支配后勤統(tǒng)一選購(gòu)

O

3、申請(qǐng)辦公設(shè)備選購(gòu)，由申購(gòu)部門(mén)依據(jù)本部門(mén)發(fā)展須要,

提交書(shū)面選購(gòu)請(qǐng)示，填寫(xiě)《辦公用品、設(shè)備選購(gòu)申請(qǐng)單》，

由本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)辦公室審核后提交領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,

由辦公室支配后勤統(tǒng)一選購(gòu)。（申購(gòu)部門(mén)可派人一同前往選購(gòu)

）O

4、各部門(mén)必需細(xì)致、精確填寫(xiě)《辦公用品、設(shè)備選購(gòu)申

請(qǐng)單》，申請(qǐng)單一式三聯(lián)，辦公室、后勤部、申請(qǐng)部門(mén)各自留存,

以備日后查詢。

六、辦公用品、設(shè)備選購(gòu)的原則和要求

1、辦公用品、設(shè)備的選購(gòu)必需依據(jù)公司制定的發(fā)展規(guī)劃

和技術(shù)發(fā)展須要，結(jié)合各部門(mén)工作狀況有支配地進(jìn)行，應(yīng)以節(jié)約

為基本原則。

2、辦公用品、設(shè)備的選購(gòu)必需滿足各部門(mén)日常工作的要

求，做到先進(jìn)、高效、平安、耐用、牢靠。綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)

格、交貨期、售后服務(wù)”四個(gè)因素，貨比三家，擇優(yōu)選購(gòu)。

3、選擇設(shè)備應(yīng)遵循技術(shù)上先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)上合理、工作中好用

的原則，綜合考慮下列因素：辦公用品、設(shè)備的型號(hào)、規(guī)格、效

率、能耗、平安性能，環(huán)保性能及售后服務(wù)狀況，要做好設(shè)備的

技術(shù)經(jīng)濟(jì)評(píng)價(jià)，通過(guò)對(duì)比確定最佳。

4、后勤部門(mén)支配專人負(fù)責(zé)辦公用品選購(gòu)，對(duì)專業(yè)辦公設(shè)備

的選購(gòu)須組織專業(yè)選購(gòu)小組進(jìn)行選購(gòu)，專業(yè)選購(gòu)小組

由辦公室牽頭，各部門(mén)相關(guān)專業(yè)人員參與組成。

5、除特殊要求，一般的選購(gòu)項(xiàng)目由選購(gòu)人員進(jìn)行貨比

三家、招標(biāo)等方式篩選適合公司運(yùn)營(yíng)狀況且性價(jià)比較高的供應(yīng)

商，制成供應(yīng)商后選名單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后確定合作供應(yīng)商。

6、如為單一來(lái)源選購(gòu)或指定廠家及品牌的產(chǎn)品，選購(gòu)

人員須作出書(shū)面說(shuō)明。

7、辦公室定期對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，對(duì)于審核評(píng)估不合

格的供應(yīng)商應(yīng)剛好進(jìn)行更換。

8、選購(gòu)部門(mén)人員必需遵守職業(yè)道德，嚴(yán)禁收受與工作內(nèi)容

有關(guān)的部門(mén)和個(gè)人賄賂，一經(jīng)發(fā)覺(jué)，肅穆處理。

9、嚴(yán)禁辦公用品、設(shè)備供應(yīng)商對(duì)我公司選購(gòu)部門(mén)及負(fù)責(zé)

人進(jìn)行賄賂。

七、辦公用品、設(shè)備驗(yàn)收

1、辦公用品、辦公設(shè)備到貨驗(yàn)收，須填寫(xiě)《辦公用品、設(shè)

備入庫(kù)單》、《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》。

(1)選購(gòu)人員和庫(kù)管人員分別由專人負(fù)責(zé)，不得由同一人

員兼任。

(2)辦公用品、設(shè)備到貨后，選購(gòu)人員和庫(kù)管人員共同

做好開(kāi)箱檢查工作。

(3)辦公用品、設(shè)備的原始技術(shù)資料原則上由后勤部負(fù)責(zé)

保管。

(4)開(kāi)箱驗(yàn)貨的步驟及內(nèi)容。

a、檢查外觀及包裝狀況。

b、依據(jù)裝箱單清點(diǎn)零件、部件、工具、附件、備品、說(shuō)明

書(shū)和其他技術(shù)資料是否齊全，有無(wú)缺損。

c、檢查設(shè)備有無(wú)銹蝕。

d、核對(duì)實(shí)物是否符合辦公要求。

e、開(kāi)箱檢查過(guò)程中做好檢查記錄。

開(kāi)箱檢查合格后，后勤部門(mén)庫(kù)管人員剛好辦理驗(yàn)收手續(xù)并入

庫(kù)，填寫(xiě)《辦公用品、設(shè)備入庫(kù)單》，入庫(kù)單一式三份，辦公室

一份，后勤部一份、財(cái)務(wù)部門(mén)一份。

f、辦公設(shè)備驗(yàn)收由各申購(gòu)部門(mén)與后勤部門(mén)共同驗(yàn)收。

2、辦公設(shè)備由供應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)安裝，由申領(lǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督；

對(duì)于在安裝和試運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題要?jiǎng)偤糜喺?、解決。

3、后勤部應(yīng)要求設(shè)備供應(yīng)商定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢修保養(yǎng)，并

將設(shè)備運(yùn)行狀況和存在的問(wèn)題剛好告知設(shè)備運(yùn)用部門(mén)。

八、辦公用品、設(shè)備領(lǐng)用和出庫(kù)

1、為了降低辦公成本，依據(jù)“用多少、領(lǐng)多少”的原則，

各部門(mén)依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行限量領(lǐng)取。

2、各部門(mén)領(lǐng)取辦公用品、設(shè)備前須填寫(xiě)《辦公用品、設(shè)備

領(lǐng)用單》，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，由領(lǐng)用人交給機(jī)關(guān)后勤部門(mén)，

并在后勤部門(mén)填寫(xiě)《辦公用品、設(shè)備領(lǐng)取登記表》，經(jīng)后勤部門(mén)

核對(duì)后方可領(lǐng)取。

3、一般狀況下，領(lǐng)取的辦公用品、辦公設(shè)備不得超出當(dāng)月

申報(bào)支配，對(duì)于超出選購(gòu)申請(qǐng)支配的，后勤部門(mén)有權(quán)拒絕出庫(kù)。

4、新入職員工，在入職當(dāng)天領(lǐng)用配套的辦公用品、辦公設(shè)

備，如在入職后一個(gè)月內(nèi)辭職，必需將領(lǐng)取的辦公用品、辦公設(shè)

備全部退回。

5、辦公用品、設(shè)備運(yùn)用和領(lǐng)用要嚴(yán)格執(zhí)行以舊換新制度，

以最大限度地節(jié)約、節(jié)約，限制日常辦公成本。

6、辦公用品、設(shè)備出庫(kù)必需填寫(xiě)《辦公用品、設(shè)備領(lǐng)取登

記表》、有領(lǐng)用人和出庫(kù)人簽字，否則不準(zhǔn)出庫(kù)。

九、廢舊辦公用品回收

后勤部門(mén)須每月月末將各部門(mén)可回收變賣(mài)物品集中回

收（如硒鼓等），造冊(cè)登記，統(tǒng)一由辦公室組織后勤進(jìn)行處

理，各部門(mén)要主動(dòng)協(xié)作。

十、費(fèi)用結(jié)算方式及發(fā)票開(kāi)具

1、付款方式均接受對(duì)公賬戶匯款，即由運(yùn)用部門(mén)與供

應(yīng)商干脆結(jié)算。

2、辦公用品、設(shè)備選購(gòu)?fù)戤吅螅x購(gòu)部門(mén)須要求供

應(yīng)商開(kāi)具與各部門(mén)所購(gòu)物品等額的發(fā)票（盡量供應(yīng)增值稅專

用發(fā)票）。

3、各部門(mén)到后勤部領(lǐng)取閱歷收后的發(fā)票及物品清單，

固定資產(chǎn)類選購(gòu)須附運(yùn)用部門(mén)填寫(xiě)的《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，

到所屬財(cái)務(wù)部報(bào)銷。

4、費(fèi)用結(jié)算時(shí)間以財(cái)務(wù)部文件規(guī)定為準(zhǔn)。

十一、附則

1、本制度由辦公室負(fù)責(zé)說(shuō)明及修訂。

2、本制度自發(fā)文之日起施行。

附件：1、