《寫作學教程》-第九章課件

第九章事務文書WRITINGCOURSE目錄WRITINGCOURSE計劃總結簡報會議記錄調查報告演講詞電子公文第一節(jié)計劃WRITINGCOURSE一、計劃（一）含義1.定義：計劃是某一個部門、單位或個人，對預計在一定時期內所要完成的工作或任務所作的書面化、條理化和具體化的一種應用文書。2.作用：計劃可以使決策具體化，計劃也是組織實施的綱領，并為控制提供依據。由此可見，計劃的作用可以概括為：預見性。在計劃制訂時，必須預見到今后可能出現的問題和遇到的困難，并提出相應的對策。計劃是保證決策付諸實踐的行為準則，必須認真貫徹執(zhí)行。WRITINGCOURSE一、計劃（二）種類1.分類：①根據內容涉及的范圍，分為綜合計劃和專題計劃。綜合計劃較為廣泛全面，專題計劃涉及的范圍較窄，通常針對某一項具體的工作；②根據時間長短，可分為長期計劃和短期計劃。長期計劃是一種戰(zhàn)略性的宏觀安排，通常稱為規(guī)劃。短期計劃時限較短，內容比較具體細致；③根據內容劃分，可分為生產計劃、建設計劃、學習計劃等；④按形式劃分，有條文式計劃、表格式計劃、條文表格兼?zhèn)涫接媱澋?。WRITINGCOURSE一、計劃（二）種類2.區(qū)分：計劃是一個總的名稱，我們日常學習、工作中常用的規(guī)劃、設想、要點等，都是計劃的具體表現形式。它們之間的區(qū)別不在內涵，而在外延上。規(guī)劃是帶有全局性、長遠性和方向性的計劃；設想是初步的，不太成熟的，僅供參考的計劃；方案、意見是原則性較強、內容較完整的計劃；安排、打算是適用時間較短，內容較具體且側重于實施步驟的計劃；要點則是只列出工作任務中主要事項的計劃。WRITINGCOURSE一、計劃（三）寫作1.標題：計劃第一類常用標題的格式為：單位名稱＋期限＋計劃種類，或單位名稱＋內容范圍＋計劃種類。這類標題可以明確地表明什么單位在什么時限內制訂了什么內容的計劃。第二類常用標題的格式是：期限＋內容范圍＋計劃種類。第三類常用標題的格式是：單位名稱＋期限＋內容范圍＋計劃種類，這類標題不僅表明了是何單位在何期限內的何種計劃，而且具體寫明了是關于何種工作或活動的計劃。WRITINGCOURSE一、計劃（三）寫作2.正文（計劃寫作的核心）：①基本情況/前言。主要寫明制訂計劃的依據和要求，介紹背景情況。內容單一的計劃可以省去前言；②目的與要求。分條分項寫明目標、任務及其完成時限等。制訂計劃一定要有目的與要求，而且要具體明確；③方法與步驟。方法是為實現計劃目標而采取的具體做法，步驟是指實現目標的程序安排。在實際寫作中，這一部分常常與目的要求合并在一起來寫；④結尾。結尾部分可以總結全文，表明決心，或提出希望、發(fā)出號召，或指明注意事項，有時亦可省去。3.落款：通常包括制訂計劃的單位名稱和日期兩項內容，如果計劃的標題中有單位名稱，就可以省略。WRITINGCOURSE一、計劃（四）要求1.要有科學依據?？茖W的預見性來自科學的依據，這就要求制訂計劃一定要經過調查、論證，確實保證可行性；2.要從實際出發(fā)。制訂計劃要把全局需要同具體實際結合起來，既要尊重科學、尊重客觀規(guī)律，又要尊重實際、尊重現實的可行性；3.要具體、全面、簡明（在重點突出的前提下）；4.要留有余地。充分考慮到各種偶發(fā)因素和可能性，在任務的提出和時間的規(guī)定等方面，都要有一定的靈活性。WRITINGCOURSE第二節(jié)總結WRITINGCOURSE二、總結（一）概述1.含義：是工作進行到一定階段或告一段落后進行檢查和研究，從中找出經驗和教訓，歸結出事物的規(guī)律，通過文字使其條理化、系統(tǒng)化，以指導今后工作的一種應用文體。簡言之，總結就是對已做過的工作的總檢查和總評價。2.意義：總結是做好各項工作的重要環(huán)節(jié)。通過總結，可以有效借鑒經驗教訓，指導今后的工作。WRITINGCOURSE二、總結（二）特點1.階段性：總結是針對前一階段的工作而進行的，是工作在進行一定階段后所作的回顧，要受工作進程的制約；2.業(yè)務性：由于不同部門或單位所擔負的具體工作不同，總結的內容應具有鮮明的業(yè)務性特征；3.理論性：應深入分析已完成的工作，使之上升到理論的高度；4.實踐性：總結從實踐中產生，并為實踐服務，實踐性貫穿于總結的始終。WRITINGCOURSE二、總結（三）種類1.分類標準：范圍、內容及時間等；2.綜合性總結和專題性總結：①綜合性/全面性總結，是對一個單位部門在一定時期內整個工作情況的各方面經驗、教訓所作的比較全面系統(tǒng)的總結；②專題性總結，是對一定時期的某項工作或某一方面的經驗進行專門的總結，而對其他方面的情況則不涉及。目前，許多經驗性的總結標題多采用這種方式。WRITINGCOURSE二、總結（四）寫作1.結構：標題、正文、落款和日期。2.正文內容：①基本情況。有時也作為前言來寫，這一部分要寫得簡要，必要時還應引用一些數據來說明工作的收獲和成績；②成績或缺點。這是總結的中心或重點，應有詳細的論述；③經驗和教訓。要根據內容分成幾個方面分別來寫，下面陳述具體內容?？偨Y經驗，要做到觀點與材料有機統(tǒng)一。若是存在著缺點，就應有教訓，找出存在的問題，引以為戒，以利于今后改進工作；④努力方向。應明確寫出以后的打算。WRITINGCOURSE二、總結（五）寫作注意事項1.掌握客觀事實是寫總結的基礎。要全面掌握情況和整個工作過程，以便統(tǒng)觀全局。總結中的材料，一要準確，二要翔實，三要典型；2.進行分析研究是寫總結的關鍵。應以辯證唯物主義認識論為指導，科學地分析整個工作進程，從中總結出規(guī)律；3.要反映特點，找出規(guī)律。寫總結要從本單位的特點中找出規(guī)律性的經驗。4.成績、不足要客觀評述。在談論成績時要掌握尺度，在談及存在的問題時要找準，避免總結虎頭蛇尾。WRITINGCOURSE第三節(jié)簡報WRITINGCOURSE三、簡報（一）概述1.含義：簡報是機關、團體、企事業(yè)單位編發(fā)的反映情況、交流經驗、傳達信息的一種文體。2.作用：簡報具有向上級機關反映日常工作和業(yè)務活動情況，與下級機關或平級單位互相溝通信息的作用。簡報由于具有適用范圍廣、形式靈活、速度快等特點，在許多機關、單位中使用頻率很高，有的機關甚至同時編發(fā)幾種簡報。WRITINGCOURSE三、簡報（二）特點1.快速：簡報有很強的時限性；2.簡短：要求形式短小精悍，主要反映客觀情況，不作過多的評述和議論；3.新穎：簡報編寫人員要反映新情況、新動向等，能給人以啟發(fā)和借鑒，并給各級領導提供大量的信息、經驗，以促進整個工作的進展；4.秘密：簡報有不同程度的機密性，發(fā)送范圍越小，機密程度就越高。簡報的機密程度一般有兩種標示方法：一種是首頁上方標上密級，一種是在末頁注明發(fā)送范圍。WRITINGCOURSE三、簡報（三）分類（按照性質和使用范圍）1.工作簡報：又稱情況簡報，即日常工作中編發(fā)的常規(guī)簡報，這類簡報面廣量大。2.會議簡報：指會議期間編發(fā)的簡報，主要用于比較重要、規(guī)模較大的會議。由于這類會議出席人數較多，討論分散，為了讓與會代表及領導及時了解會議進展和代表們的想法、意見，就需要快速編印簡報。會議簡報主要反映會議情況，包括領導講話，會議進程，代表座談及書面發(fā)言中的意見、建議以及會議進程。會議結束，會議簡報也就結束了。WRITINGCOURSE三、簡報（四）寫作格式1.報頭-①簡報名稱：可自定。為使簡報名稱醒目，一般要用套紅大字將其印在簡報第一頁上方居中的位置；②期數：名稱下面寫期數。通常期數以年為時限依次排列，會議簡報的期數以一次會議的始終為順序排列；③編印單位：指具體負責編印簡報的部門。一般印在名稱的左下方；④編印日期：一般寫成“××年×月×日”，打印在名稱的右下方，與編印單位對應排列；⑤密級：機密等級。一般印在名稱左上方的空白處；⑥編號：即印制簡報的份數，以數碼形式打印在密級的上面。WRITINGCOURSE三、簡報（四）寫作格式2.正文-①標題：在橫線下面居中排印，簡報的標題要求新穎、醒目、能吸引人；②導語：導語是概括簡報的主要事實，揭示簡報的中心內容，介紹時間、地點、目的、意義等的文字，導語又稱作按語；③主體：簡報主體部分的寫法比較靈活，只求做到“達意”即可。簡報一般使用敘述的語言，不加評論、解釋。簡報的正文結束，要用一條粗橫實線與報尾分開。WRITINGCOURSE三、簡報（四）寫作格式3.報尾：這一部分主要包括發(fā)送單位和印發(fā)份數兩項內容，寫在簡報最后一頁的末尾。發(fā)送單位一般要分別標明“報××××（上級單位）、送××××（同級單位或不相隸屬的單位）及發(fā)××××（下級單位）”，印發(fā)份數寫“共印××份”的字樣。WRITINGCOURSE三、簡報（五）寫作注意事項1.選材要精：要善于精心挑選典型材料，要將那些能夠說明問題，能夠揭示事物的本質特征或者能夠表明事物發(fā)展趨勢的材料用到簡報中去；2.內容要真實準確：要實事求是，恰如其分地寫明客觀情況，要讓事情本身來說話，切莫主題先行；3.迅速及時：簡報的一個重要特點是“快”，只有快速反映工作中出現的新情況、新問題，其作用才能得到發(fā)揮；4.行文簡潔：寫作時應簡明扼要，突出一個“簡”字。WRITINGCOURSEWRITINGCOURSE示例第四節(jié)會議記錄WRITINGCOURSE四、會議記錄（一）概述1.含義：會議記錄是開會時當場把會議的基本情況和會上的報告、討論的問題、發(fā)言、形成的決議等內容記錄下來的書面材料。2.作用：會議記錄可以作為傳達、執(zhí)行會議決定和貫徹會議精神的依據，也可以作為會后進一步分析、研究、總結工作的重要參考資料，還可以起到備查的作用。WRITINGCOURSE四、會議記錄（二）分類（按照會議性質）1.行政例會記錄：在各級行政機關召開的辦公會議和行政例會上形成的會議記錄。2.工作會議記錄：召開工作會議、研究一些重大問題所形成的會議記錄。3.座談會記錄：為解決某個重要問題，召集有代表性的人員參加，進行座談討論而作的會議記錄。WRITINGCOURSE四、會議記錄（三）寫作1.要求：專人專門記錄，每次會后主持人要在記錄的右下方署名。2.內容-①會議的基本情況：標題/名稱：通常由單位名稱、會議事由加“記錄”二字構成。時間：要詳細，不僅要寫年、月、日，還應寫明幾時幾分。出席人&缺席人：視與會人數機動調整。列席人：不屬于會議的正式成員但與會議有關的人員，一般要注明單位名稱和職務。記錄人：要寫明記錄人的姓名，若是多人記錄，則應寫清各自所記的內容，以示負責。WRITINGCOURSE四、會議記錄（三）寫作2.內容-②會議內容（記錄的主體）：a.要求-應包括主持人的發(fā)言、會上的報告或傳達的事情、討論的問題、作出的決議等項目；b.記錄方法-摘要記錄法&詳細記錄法（方法的選取要根據會議的性質、目的、要求及討論的問題而定。除重要的會議/關鍵性內容/決議等作詳細記錄外，一般性的會議記錄是有詳有略的）。WRITINGCOURSE四、會議記錄（四）寫作注意事項1.

寫明基本情況：要準確無誤，并在會前記錄已掌握的自然情況。2.記好會議內容：要準確記錄重點。3.提高記錄速度：要不斷提高聽、寫能力以及理解與概括能力。WRITINGCOURSE四、會議記錄（五）會議記錄與會議紀要的異同1.同：都要反映會議的基本情況，都要突出和強調會議的主要精神，都必須尊重客觀事實并以會議情況為寫作的出發(fā)點；2.異-①寫作方式不同：會議記錄要求現場進行，而會議紀要在會議結束后再撰寫；②寫作對象不同：會議記錄適用于任何會議，而會議紀要往往只用于重要的會議；③寫作要求不同：會議記錄要求純客觀自然狀態(tài)，其線索為會議的進程順序，其寫作的內容要求具有文秘的素材性和檔案的資料性；會議紀要的寫作要求具有較強的理論性和系統(tǒng)性，要集中反映會議的精神；④發(fā)揮的作用不同：會議記錄的作用是作為憑證或資料保存，以備查考；會議紀要則具有指揮性公文的作用，或向上級報告，或下發(fā)指導工作。WRITINGCOURSEWRITINGCOURSE示例正文略第五節(jié)調查報告WRITINGCOURSE五、調查報告（一）概述1.含義：對某一事物或某一問題進行調查研究后所寫的報告。2.作用：對于上級領導機關來說，通過它可以了解情況，制定出切合實際的方針政策，指導下級工作，避免工作的盲目性；對于基層單位來說，通過它可以總結經驗，樹立正反面典型，發(fā)揚成績，克服缺點，改進工作；對于廣大群眾來說，通過它可以受到教育，認清形勢，明確方向，學有榜樣，趕有目標，將工作提高到一個新水平。WRITINGCOURSE五、調查報告（二）特點1.內容真實：要求在對事實資料進行科學的實事求是的分析基礎上，得出某些規(guī)律性的認識和符合客觀實際的結論（科學價值所在）。2.針對性強：在對某個問題進行調查時必須深入（影響指導性）。3.重時效性：在進行調查課題的選擇時，首先要考慮那些在現實社會生活中具有迫切性的問題。4.以敘為主，敘議結合：要用鮮明的觀點統(tǒng)率事實材料，使觀點與材料有機結合。WRITINGCOURSE五、調查報告（三）種類（根據內容&作用）1.總結典型經驗的調查報告：具有較強的針對性和政策性，能對表彰先進起到重要作用。2.反映情況的調查報告：有助于了解其發(fā)展的過程和值得注意的傾向。也可作為領導部門掌握全局、制定方針政策的依據。3.揭露問題的調查報告：特點在于揭露性、鞭撻性、批評性、懲戒性，有助于教育群眾、解決問題。4.市場調查報告：也是財經類的專業(yè)文書。據此可以及時指導、調整市場策略和營銷戰(zhàn)術，并據此進行市場預測。WRITINGCOURSE五、調查報告WRITINGCOURSE（四）寫作1.基本環(huán)節(jié)：①充分占有材料-a.意義：撰寫調查報告的前提；b.要求：對材料的占有要盡量詳盡、全面，做到“面面觀”。對獲得的材料必須隨時加以核實，做到去偽存真；②精心研究-a.意義：可以加工材料，為以后的研究做準備；b.要求：在充分占有材料的基礎上，將研究貫穿至調查的全過程；③提煉觀點-a.意義：觀點是調查報告的宗旨/核心，對材料起統(tǒng)率作用；b.確定觀點的三要素：最初的目的、得到的基本材料、現實中迫切的問題。c.要求：在客觀材料的基礎上，抓住本質；④合理布局-a.意義：材料是基礎，研究是靈魂，主題是核心，結構是骨架；b.要求：為表現、突出主題而合理布局，安排結構。五、調查報告WRITINGCOURSE（四）寫作2.結構：①標題-a.特點：醒目&高度概括；b.類型：文章式標題（直接揭示內容，簡潔奪目，但不易明確展現對象和具體問題，因此需要添加副題交代）、公文式標題（可直接標明對象和問題）以及提問式標題（以提問引出內容，常用于揭露矛盾的調查）；c.意義：好的標題可以概括揭示正文內容，喚起讀者注意，使閱讀方便。②正文內容-五、調查報告WRITINGCOURSE2.結構：②正文內容-a.前言/導語/引言（用于概述情況，提出問題。要求緊扣主題，文字簡練，概括性強）；b.主體（調查報告的中心部分，寫作時要考慮主題與布局）；*主體的三種結構：一是縱式結構（按時間順序安排材料，確定敘述的次序，其脈絡較為清楚，多用于揭露問題的調查報告）；二是橫式結構（按性質特征歸類材料，緊扣主題進行綜合分析。其條理性強，觀點鮮明，中心突出，多用于典型經驗性質的調查報告）；三是綜合式結構（兼有縱橫二式特點，綜合考慮事物的發(fā)展脈絡與分類特征）。c.結尾（調查報告的必然結果，寫法靈活多樣。一般有前言通常也要有結尾）。第六節(jié)演講詞WRITINGCOURSE六、演講詞（一）概述1.含義：在一定場合的集會或較為隆重的會議上供演說用的文稿。2.類型：記敘式、議論式與抒情式。（二）特點1.書面表達與口頭表達的統(tǒng)一體（內涵與激情結合）。2.通俗易懂（有助于聽眾當場消化、吸收）。3.內容要完成“雙向統(tǒng)一”的任務（演講詞要實現演講人與聽眾思想感情之間的交流）。WRITINGCOURSE六、演講詞WRITINGCOURSE（三）寫作結構1.標題：類型為單一/復式，可適當采用修辭手法，使之更具藝術性。2.開頭：①作用：開頭和結尾對于演講詞至關重要。好的開場能抓住聽眾，便于內容展開；②要求：開頭應具備制造氣氛、突出主題、吸引聽眾、控制場面的效果；③方法（視具體場合及內容而定）：a.入話啟動法（穩(wěn)定現場情緒，吸引更多聽眾）；b.經典啟動法（引經據典，贏得信服）；c.會話啟動法（激起聽眾的參與意識，使觀演者保持同步）；d.情感啟動法（溝通情感，激發(fā)共鳴）。六、演講詞WRITINGCOURSE（三）寫作結構3.正文：a.意義-演講詞的主體部分；b.要求-要講究謀篇布局、章法結構、過渡照應。邏輯性要強，條理要清晰，材料要生動，感情要真實，具有強烈的感染力。4.結尾：a.意義-收攏全篇，總結全文，鼓舞精神，也可以表示決心，展望前景，還可以收到含意雋永、耐人尋味的效果；b.要求：精心設計，要揭示主旨，發(fā)人深省，使人回味無窮。WRITINGCOURSE“尊敬的××市長先生及夫人，女士們、先生們：中國人宴會上的習慣是先致詞后吃飯，這樣做的好處是把該辦的事辦完，沉住氣、不慌不忙地吃；而歐洲人是吃起來以后再講話，這也有好處，不會餓肚子。今天我是入鄉(xiāng)隨俗——吃飽了再說。”——《在馬爾巴赫市一次晚宴上的祝酒詞》WRITINGCOURSE

“很多很多年前，有一位學大提琴的年輕人去向本世紀最偉大的大提琴家卡薩爾斯討教：我怎樣才能成為一名優(yōu)秀的大提琴家？卡薩爾斯面對雄心勃勃的年輕人，意味深長地回答：先成為優(yōu)秀而大寫的人，然后成為一名優(yōu)秀而大寫的音樂人，再然后就會成為一名優(yōu)秀的大提琴家。聽到這個故事的時候，我還年少，老人回答時所透露出的含義我還理解不多，然而隨著采訪中接觸的人越來越多，這個回答就在我腦海中越印越深?！薄讕r松《人格是最高的學位》第七節(jié)電子公文WRITINGCOURSE七、電子公文（一）概述1.含義：通過電腦進行操作、傳輸、存儲等處理的數字化公文。2.評價（與紙質公文相比）：①優(yōu)點-存儲體積小、檢索速度快、遠距離快速傳遞及同時滿足多用戶共享等，應用廣泛；②局限-信息