云南省會議管理制度

云南省會議管理制度第一章總則

第一條為了加強云南省會議管理的規(guī)范性和有效性，提高會議質量，確保決策的科學性和時效性，根據(jù)國家有關法律法規(guī)，結合本省實際，特制定本制度。

第二條本制度適用于云南省各級政府、企事業(yè)單位、社會團體等組織召開的各類會議。

第三條會議管理制度應遵循以下原則：

（一）民主集中制原則：充分發(fā)揚民主，確保參會人員充分發(fā)表意見，集中統(tǒng)一決策；

（二）務實高效原則：簡化會議程序，縮短會議時間，提高會議效率；

（三）權責明確原則：明確會議組織者、參與者、決策者的權責，確保會議決策的有效實施；

（四）公開透明原則：適當公開會議內容，接受群眾監(jiān)督，提高會議決策的公信力。

第四條會議分為例行會議、專題會議、臨時會議。各類會議的組織、召開、紀要、落實等環(huán)節(jié)應嚴格按照本制度執(zhí)行。

第五條會議的組織者和參與者應嚴格遵守會議紀律，保守國家秘密，不得泄露會議內容和討論情況。

第六條會議費用應按照國家及本省相關規(guī)定執(zhí)行，嚴禁鋪張浪費，力求節(jié)儉辦會。

第七條本制度的解釋權歸云南省會議管理部門。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充和完善。

第八條本制度自發(fā)布之日起實施。原有會議管理制度與本制度不符的，以本制度為準。如國家法律法規(guī)發(fā)生變化，按照新的法律法規(guī)執(zhí)行。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：明確會議的主要議題、目的和預期成果，為會議籌備提供方向。

2.制定會議方案：根據(jù)會議主題和目標，制定會議時間、地點、參會人員、議程等方案，報請上級領導審批。

3.發(fā)送會議通知：在獲得審批通過后，及時向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內容。

4.準備會議材料：整理會議所需的背景資料、報告、議案等材料，提前分發(fā)給參會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，由會務組負責參會人員的簽到工作，確保參會人員按時到場。

2.會議主持人宣布會議開始：介紹會議主題、參會人員、會議議程等。

3.會議發(fā)言：按照議程安排，依次進行會議發(fā)言。發(fā)言人應簡明扼要、條理清晰地陳述觀點。

4.會議討論：參會人員就會議議題展開充分討論，各抒己見，形成共識。

5.會議決策：在充分討論的基礎上，主持人或決策者對會議議題進行總結，形成決策。

三、會議記錄

1.由專人負責會議記錄，確保記錄的準確性、完整性。

2.記錄內容包括：會議主題、時間、地點、參會人員、討論內容、決策結果等。

3.會議記錄應在會議結束后及時整理，報請會議主持人審批。

四、會議總結

1.會議主持人對本次會議的成果、共識和決策進行總結，對參會人員表示感謝。

2.對未完成的議題或需要進一步討論的事項，明確責任人和完成時限。

五、會議資料的歸檔和保密

1.會務組負責將會議資料進行整理、歸檔，妥善保管。

2.對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的會議內容，應嚴格保密。

六、會議效果的評估與反饋

1.會后，由會議管理部門對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議。

2.根據(jù)評估結果，對會議流程、組織等方面進行改進，提高會議質量。

本章內容旨在明確會議的籌備、召開、記錄、總結等環(huán)節(jié)的流程，確保會議的順利進行，提高會議效率。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與分發(fā)

1.會議紀要應在會議結束后及時編制，準確反映會議內容、討論要點、決策結果等。

2.會議紀要應由會議主持人或指定專人進行審核，確保內容準確無誤。

3.審核通過后的會議紀要，應及時分發(fā)給參會人員和相關單位，確保相關人員了解會議內容。

二、會議紀要的執(zhí)行與跟蹤

1.各責任單位或責任人應根據(jù)會議紀要中明確的任務和要求，制定具體的實施方案，確保決策得以落實。

2.會議管理部門應對會議紀要的執(zhí)行情況進行跟蹤，了解工作進展，協(xié)調解決問題。

3.對會議紀要中明確的時限要求，各責任單位或責任人應按時完成，如有特殊情況需及時報告并說明原因。

三、會議紀要的反饋與評估

1.各責任單位或責任人在完成任務后，應將執(zhí)行情況反饋給會議管理部門。

2.會議管理部門應定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行評估，分析存在的問題，提出改進措施。

3.對于未按期完成或執(zhí)行不力的單位或個人，會議管理部門應督促其整改，并根據(jù)情況提出處理建議。

四、會議紀要的歸檔與管理

1.會議紀要的原始文稿和發(fā)放記錄應進行歸檔，以便查閱和追溯。

2.會議管理部門應建立健全會議紀要的管理制度，確保會議紀要的保存完整、安全。

3.會議紀要的查閱權限應嚴格控制，防止泄露會議內容和涉及的國家秘密、商業(yè)秘密等。

五、會議紀要的公開與透明

1.適當范圍內的會議紀要，可以根據(jù)實際情況公開，接受群眾監(jiān)督。

2.公開的會議紀要應遵循保密原則，確保不泄露敏感信息。

3.會議紀要的公開有助于提高會議決策的透明度，增強公眾對政府、企事業(yè)單位的信任。

本章內容旨在強化會議紀要的跟蹤落實，確保會議決策得到有效執(zhí)行，提高會議管理水平和決策實施效果。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂與使用

1.會議室預訂：各級單位應設立會議室預訂系統(tǒng)，明確預訂流程和使用規(guī)范。預訂者需提前提交會議室申請，包括會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

2.會議室安排：會議管理部門根據(jù)預訂申請，合理分配會議室資源，確保會議室高效利用。

3.會議室使用：會議召開期間，使用者應遵守會議室管理規(guī)定，愛護設施設備，保持環(huán)境衛(wèi)生。

二、會議室設施與設備管理

1.設施配置：會議室應配備必要的設施，如會議桌椅、投影儀、音響設備、白板等。

2.設備維護：定期對會議室設備進行檢查、維護，確保設備正常運行。

3.技術支持：會議期間，提供專業(yè)技術支持，確保會議設備使用無障礙。

三、會議室安全與保密

1.安全管理：會議室應實行嚴格的安全管理，確保會議期間人員和財產(chǎn)安全。

2.保密工作：對于涉及國家秘密、商業(yè)秘密的會議，應采取相應的保密措施，如設置保密會議室、簽訂保密協(xié)議等。

3.會議資料管理：會議結束后，應及時回收會議資料，防止泄露敏感信息。

四、會議室環(huán)境衛(wèi)生與綠化

1.環(huán)境衛(wèi)生：保持會議室整潔，定期進行衛(wèi)生清掃，為參會人員提供良好的會議環(huán)境。

2.綠化布置：會議室可適當進行綠化布置，提高會議室的舒適度。

五、會議室服務與反饋

1.會務服務：會議管理部門應提供優(yōu)質的會務服務，包括會前準備、會中服務、會后整理等。

2.反饋與改進：收集參會人員對會議室管理和服務方面的意見和建議，不斷改進會議室管理工作。

本章內容旨在規(guī)范會議室的管理和使用，為會議的順利進行提供良好的環(huán)境和設施，提高會議質量和效率。

第五章附則

1.本制度的解釋權歸云南省