企業(yè)采購(gòu)的內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制研究

摘要：如何優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)的內(nèi)控流程是很多企業(yè)一直潛心研究的重要課題，其與企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升有著密切的聯(lián)系。對(duì)此，筆者將圍繞內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制這一核心內(nèi)容，基于企業(yè)采購(gòu)的視角針對(duì)內(nèi)控流程概述、存在的問(wèn)題以及實(shí)踐策略等多個(gè)方面展開(kāi)一系列的探究和討論，旨在為從事企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控管理工作的相關(guān)人員略陳管見(jiàn)。關(guān)鍵詞：企業(yè)采購(gòu)；內(nèi)控流程；設(shè)計(jì)；控制；策略中圖分類(lèi)號(hào)：F274引言企業(yè)采購(gòu)是內(nèi)控管理工作中的重要內(nèi)容，同時(shí)也是維持企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)高效開(kāi)展的關(guān)鍵所在。采購(gòu)內(nèi)控管理成效會(huì)在一定程度上影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，因此企業(yè)管理高層需明確采購(gòu)工作對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的重要意義，并對(duì)其內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制加以重視，這也是筆者將要同大家分享和探究的主要內(nèi)容。一、企業(yè)采購(gòu)的內(nèi)控流程概述企業(yè)采購(gòu)的內(nèi)控流程通常涵蓋四個(gè)重要環(huán)節(jié)。首先，是采購(gòu)計(jì)劃審核環(huán)節(jié)。在此過(guò)程中，企業(yè)必須不斷地對(duì)產(chǎn)品的供應(yīng)范圍及其審核過(guò)程加以明確，清晰明了的采購(gòu)項(xiàng)目審核流程能夠有效推動(dòng)企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)的各項(xiàng)職責(zé)以及權(quán)限的落實(shí)。其次，是供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)評(píng)估環(huán)節(jié)。在采購(gòu)過(guò)程中企業(yè)還應(yīng)建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估系統(tǒng)，以科學(xué)、合理的評(píng)估指標(biāo)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期的評(píng)估研究，以此為依據(jù)幫助企業(yè)按照最新的評(píng)估結(jié)論對(duì)采購(gòu)計(jì)劃做出調(diào)整。再次，是采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)。企業(yè)必須不斷加大對(duì)此環(huán)節(jié)的內(nèi)控管理力度，將供貨時(shí)間、供應(yīng)方法以及驗(yàn)收流程進(jìn)行細(xì)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)流程的透明化、信息化管理。最后，是付款審核階段。在該階段中企業(yè)必須對(duì)應(yīng)付賬款與預(yù)付賬款的權(quán)責(zé)范圍以及付款條件進(jìn)行明確，并在采購(gòu)項(xiàng)目的內(nèi)控流程中嚴(yán)格執(zhí)行［1］。二、企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程存在的問(wèn)題（一）采購(gòu)合同訂立與審核不當(dāng)采購(gòu)合同履行是否合法合規(guī)，能否根據(jù)合同內(nèi)容執(zhí)行完畢，將會(huì)對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生直接影響。采購(gòu)合同因訂立或?qū)徍瞬划?dāng)而產(chǎn)生的內(nèi)控問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，采購(gòu)價(jià)格偏高。企業(yè)在簽訂采購(gòu)合同之前，未能綜合、全面地對(duì)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)進(jìn)行調(diào)研，對(duì)市場(chǎng)價(jià)格缺乏深刻的了解，因此難以根據(jù)當(dāng)前的市價(jià)準(zhǔn)確地對(duì)供貨商采取調(diào)整報(bào)價(jià)等措施，未能開(kāi)展規(guī)范的招標(biāo)工作，因而導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格偏高。其次，合同條款并未執(zhí)行。部分企業(yè)在采購(gòu)合同中已經(jīng)注明了違約條款，可是當(dāng)采購(gòu)項(xiàng)目中實(shí)際發(fā)生違約行為時(shí)，該條款卻形同虛設(shè)，企業(yè)并未執(zhí)行。由于供貨商原因而無(wú)法及時(shí)交付，影響企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的情況，企業(yè)也并未依法追繳違約及索賠責(zé)任，繼而使得企業(yè)承擔(dān)了相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)損失。再次，在企業(yè)招標(biāo)環(huán)節(jié)作弊。部分投標(biāo)供貨商為了能夠成功地拿到招標(biāo)合同，有時(shí)會(huì)采用一些非法手段，對(duì)企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人實(shí)施行賄討好，套取企業(yè)的采購(gòu)報(bào)價(jià)底線，并予以虛假優(yōu)惠，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)成功中標(biāo)的目的。但是在實(shí)際的供貨中，供貨商想要達(dá)到利潤(rùn)最大化，以次充好，從而在一定程度上對(duì)企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。最后，缺乏對(duì)采購(gòu)合同審核工作的重視。部分企業(yè)通常會(huì)將采購(gòu)工作的重點(diǎn)放在質(zhì)量驗(yàn)收和付款審批，從而極易忽略采購(gòu)合同審核工作的重要性，缺乏科學(xué)、規(guī)范的采購(gòu)合同審核流程，最終導(dǎo)致合同審核工作趨于形式化，無(wú)法真正發(fā)揮其審核作用。（二）供應(yīng)商的準(zhǔn)入不嚴(yán)謹(jǐn)與評(píng)審不規(guī)范企業(yè)供應(yīng)商通常會(huì)有明確的準(zhǔn)入管理制度作為采購(gòu)內(nèi)控管理工作的基礎(chǔ)，但若是對(duì)市場(chǎng)準(zhǔn)入管理制度并不清楚，便會(huì)有人為因素的影響，而無(wú)法嚴(yán)格依照規(guī)范程序?qū)┴浬踢M(jìn)行審核評(píng)價(jià)，此時(shí)所采購(gòu)商品的質(zhì)量、價(jià)格以及供應(yīng)日期等均無(wú)法得到保障。此外，若是對(duì)供貨商沒(méi)有科學(xué)地開(kāi)展內(nèi)控考核，也沒(méi)有把定量及定性的考核指標(biāo)有效地整合在一起，就會(huì)出現(xiàn)供應(yīng)商的準(zhǔn)入評(píng)審工作趨于形式化，而采購(gòu)人員則有一定的契機(jī)徇私舞弊。企業(yè)若沒(méi)有把供貨商評(píng)審工作落實(shí)到位，僅僅進(jìn)行形式上的供貨商評(píng)估，而不在具體的實(shí)施中按規(guī)定落實(shí)，便會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)商品的質(zhì)量得不到保障，且采購(gòu)價(jià)格被高估，長(zhǎng)此以往勢(shì)必會(huì)對(duì)企業(yè)的發(fā)展前景產(chǎn)生負(fù)面影響。（三）采購(gòu)驗(yàn)收不嚴(yán)格，采購(gòu)到的貨物質(zhì)量存在瑕疵部分企業(yè)因人力資源有限而導(dǎo)致采購(gòu)部門(mén)的人員配置不足，采購(gòu)崗位和驗(yàn)收崗位未能得以分離，經(jīng)常由同一人員所兼任，這會(huì)造成采購(gòu)驗(yàn)收工作不嚴(yán)格，使得企業(yè)所收到貨物資質(zhì)量存在瑕疵。比如，采購(gòu)驗(yàn)收人員自我監(jiān)督意識(shí)薄弱，導(dǎo)致驗(yàn)收成效不佳，瑕疵品數(shù)量較多。再比如，采購(gòu)驗(yàn)收人員以公謀私，以次充好，因而導(dǎo)致貨物質(zhì)量水平堪憂，不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。（四）采購(gòu)付款審批環(huán)節(jié)控制不到位企業(yè)在開(kāi)展采購(gòu)工作之前需完成采購(gòu)合同的簽訂工作，而采購(gòu)合同必須在平等、公正、透明的原則上進(jìn)行簽訂，并同時(shí)對(duì)采購(gòu)價(jià)款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、支付方法以及經(jīng)濟(jì)違約責(zé)任賠償范圍等內(nèi)容作出清楚的標(biāo)注。由于采購(gòu)合同涉及企業(yè)資金流轉(zhuǎn)等問(wèn)題，因此企業(yè)針對(duì)采購(gòu)合同的前期審核工作尤為重要?；诖?，企業(yè)需要充分將采購(gòu)工作與付款審核工作進(jìn)行分離，把職責(zé)和權(quán)利都進(jìn)行明確，以便于對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行更有效的監(jiān)管。若企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控管理中并未對(duì)財(cái)務(wù)人員設(shè)有單獨(dú)的審批權(quán)，則無(wú)法確定合同文件、入庫(kù)單、收據(jù)文件的內(nèi)容均是一致且有效的［2］。此外，若企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目中的財(cái)務(wù)人員未能與供貨商完成應(yīng)收賬款與日常賬務(wù)的核算工作，無(wú)法依照合同要求完成賬目核對(duì)，雙方就無(wú)法對(duì)采購(gòu)內(nèi)控管理工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行有效地解決，從而給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。三、企業(yè)采購(gòu)的內(nèi)控流程設(shè)計(jì)與控制實(shí)踐策略（一）制訂符合需求方向的產(chǎn)品采購(gòu)計(jì)劃企業(yè)采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際狀況，合理制訂科學(xué)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)當(dāng)與企業(yè)的采購(gòu)預(yù)算、運(yùn)營(yíng)規(guī)劃、庫(kù)存管理和市場(chǎng)物價(jià)變化相契合。采購(gòu)人員可以通過(guò)科學(xué)合理的計(jì)算方法，明確企業(yè)全年的最高采購(gòu)量和按次實(shí)施的最高采購(gòu)量。通過(guò)這種方式，不僅能夠有效防止企業(yè)因單次采購(gòu)數(shù)量過(guò)多而浪費(fèi)企業(yè)流動(dòng)資金，造成庫(kù)存量過(guò)多，同時(shí)還可以合理地計(jì)劃最佳采購(gòu)時(shí)間節(jié)點(diǎn)，在保障企業(yè)能夠維持正常生產(chǎn)規(guī)劃的同時(shí)，避免因頻繁采購(gòu)而消耗的時(shí)間和精力。舉例說(shuō)明，企業(yè)的管理部門(mén)可以在產(chǎn)品的配送工作中多和運(yùn)營(yíng)部進(jìn)行溝通聯(lián)系，根據(jù)企業(yè)在各商圈的門(mén)店分布情況和業(yè)務(wù)狀況來(lái)制訂產(chǎn)品的配送計(jì)劃。另外，對(duì)統(tǒng)配產(chǎn)品的種類(lèi)和數(shù)量也要謹(jǐn)慎判斷。具體可以從市場(chǎng)價(jià)格和庫(kù)存儲(chǔ)量的角度進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，合理制訂符合企業(yè)需求方向的產(chǎn)品采購(gòu)計(jì)劃，并將此計(jì)劃提交至企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后方可實(shí)施相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。這種標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)執(zhí)行模式可以有效提高采購(gòu)內(nèi)控管理執(zhí)行成效，減少不必要的經(jīng)濟(jì)損失。（二）提高產(chǎn)品質(zhì)價(jià)比審查地位市場(chǎng)價(jià)格的波動(dòng)是瞬息萬(wàn)變的，因此當(dāng)企業(yè)采購(gòu)人員制訂貨物采購(gòu)計(jì)劃以后，就必須立即對(duì)當(dāng)前的市場(chǎng)行情進(jìn)行客觀、全面的分析和判斷，這也是企業(yè)開(kāi)展采購(gòu)項(xiàng)目的基本要求。舉例說(shuō)明，企業(yè)在開(kāi)展某種特定產(chǎn)品采購(gòu)工作時(shí)，必須針對(duì)銷(xiāo)售產(chǎn)品的真實(shí)數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，再對(duì)產(chǎn)品銷(xiāo)售的周期性特點(diǎn)進(jìn)行客觀分析，并以此為依據(jù)確定當(dāng)前時(shí)期該產(chǎn)品的采購(gòu)數(shù)量。而針對(duì)該產(chǎn)品的同類(lèi)產(chǎn)品，企業(yè)可以就其知名度和質(zhì)價(jià)比進(jìn)行對(duì)比分析，在評(píng)價(jià)其品牌力和質(zhì)量的同時(shí)，與同類(lèi)別或同價(jià)位的產(chǎn)品進(jìn)行橫向比較，并將最終的對(duì)比結(jié)果提交給企業(yè)的采購(gòu)負(fù)責(zé)人，由其授權(quán)確定后才能進(jìn)行后續(xù)的產(chǎn)品采購(gòu)活動(dòng)。（三）嚴(yán)格控制供貨商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)首先，企業(yè)需要確立供貨商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。進(jìn)一步完善和優(yōu)化供貨商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)價(jià)系統(tǒng)，再根據(jù)企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)狀況對(duì)供貨商的資質(zhì)、能力、技術(shù)優(yōu)勢(shì)、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平以及物流配送方式等多個(gè)方面進(jìn)行全方位的考核，必要時(shí)還應(yīng)該組建專(zhuān)業(yè)的評(píng)估隊(duì)伍，針對(duì)供貨商展開(kāi)實(shí)地考察與調(diào)研工作，篩選出合適的供貨商并與之形成合作。其次，針對(duì)供貨商實(shí)施動(dòng)態(tài)評(píng)估。企業(yè)在制定供貨商的動(dòng)態(tài)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)時(shí)需將其財(cái)務(wù)狀況、公司聲譽(yù)、供貨準(zhǔn)時(shí)度和產(chǎn)品質(zhì)量使用合格率等數(shù)據(jù)信息列入動(dòng)態(tài)評(píng)估范疇，信息評(píng)估管理系統(tǒng)必須不斷更新，將評(píng)估結(jié)果實(shí)時(shí)分享到企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控管理部門(mén)，并按照評(píng)估結(jié)果對(duì)供貨商實(shí)行等級(jí)劃分，以便于采購(gòu)內(nèi)控管理人員對(duì)供貨商進(jìn)行統(tǒng)一管理。最后，企業(yè)還應(yīng)與供貨商建立良好的合作伙伴關(guān)系。在供貨商數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)一步優(yōu)化后，企業(yè)可根據(jù)定期的考核指標(biāo)進(jìn)行供應(yīng)商的分類(lèi)和篩選，不斷淘汰不符合采購(gòu)要求的供貨商，再引進(jìn)新的供貨商形成競(jìng)爭(zhēng)局面，最后和優(yōu)秀的供貨商建立合作伙伴關(guān)系，并不斷加大與之合作的力度，通過(guò)合作使雙方的資源優(yōu)勢(shì)得以充分發(fā)揮，從而進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)期穩(wěn)健發(fā)展。（四）加大對(duì)采購(gòu)合同的審核力度為進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控流程，采購(gòu)部門(mén)還應(yīng)對(duì)采購(gòu)合同實(shí)施全面審核。在企業(yè)簽訂采購(gòu)合同的初期階段，應(yīng)重點(diǎn)規(guī)避采購(gòu)合同的盲目簽訂、錯(cuò)誤購(gòu)買(mǎi)、虛增購(gòu)買(mǎi)成本費(fèi)用等現(xiàn)象，并嚴(yán)格遵循先消耗現(xiàn)有存貨，后實(shí)施采購(gòu)的基本原則，避免錯(cuò)誤的采購(gòu)而造成存貨積壓、擠占企業(yè)流動(dòng)資金等問(wèn)題。此外，企業(yè)還應(yīng)按照訂貨選廠、質(zhì)量擇優(yōu)、產(chǎn)品選型、價(jià)格選廉、運(yùn)距選近、供應(yīng)條件擇優(yōu)、服務(wù)水平擇優(yōu)的宗旨，適當(dāng)加大對(duì)采購(gòu)合同條款的審核力度，并規(guī)定企業(yè)在開(kāi)展過(guò)招標(biāo)活動(dòng)后，需對(duì)中標(biāo)供貨商再重新開(kāi)展一次議標(biāo)活動(dòng)，從而進(jìn)一步降低企業(yè)采購(gòu)成本，維護(hù)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)效益。（五）完善企業(yè)審查會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)企業(yè)在針對(duì)采購(gòu)工作實(shí)施內(nèi)控管理時(shí)可以引入先進(jìn)的信息技術(shù)，從而形成系統(tǒng)化的審查會(huì)計(jì)信息內(nèi)控管理系統(tǒng)。在實(shí)施過(guò)程中，企業(yè)所有的采購(gòu)支出票據(jù)以及電子收付記錄都可以通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一存儲(chǔ)，在完成企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息的同時(shí)，還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目所涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)的統(tǒng)一內(nèi)控管理。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)還可以系統(tǒng)化管理相應(yīng)的采購(gòu)收據(jù)、采購(gòu)合同、采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)檢報(bào)告、物流發(fā)票等相關(guān)憑證，以此來(lái)顯著提高企業(yè)采購(gòu)內(nèi)控管理效能，最大程度上保障采購(gòu)數(shù)據(jù)信息的真實(shí)可靠性，還可以長(zhǎng)期留存［3］。（六）采購(gòu)業(yè)務(wù)不相容的崗位應(yīng)相互分離首先，采購(gòu)計(jì)劃的申報(bào)崗位與審批崗位要互相分離，避免企業(yè)采購(gòu)項(xiàng)目出現(xiàn)由一人決定的情況，從而減少部分產(chǎn)品大量存貨而積壓閑置或浪費(fèi)等問(wèn)題的產(chǎn)生。其次，供貨商的咨詢(xún)比價(jià)崗位與最終價(jià)格確定崗位要互相分離，這才能確保供貨商選擇的公平性，并且可以有效規(guī)避舞弊風(fēng)險(xiǎn)。再次，采購(gòu)合同的擬定崗位與合同審核批復(fù)崗位要互相分離，重要條款都要經(jīng)企業(yè)法律部門(mén)確認(rèn)經(jīng)濟(jì)責(zé)任條件后再進(jìn)行簽署，這樣有利于保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。最后，采購(gòu)產(chǎn)品的驗(yàn)收管理崗位與會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)管理崗位要進(jìn)行賬實(shí)分離，其目的在于保障賬實(shí)一致。針對(duì)一些特殊崗位，企業(yè)還可以設(shè)置人員定期輪崗制度，以期充分發(fā)揮采購(gòu)內(nèi)控管理職能。（七）落實(shí)企業(yè)采購(gòu)產(chǎn)品質(zhì)量的審查工作針對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品所開(kāi)展的質(zhì)量檢驗(yàn)工作需在產(chǎn)品入庫(kù)之前加以落實(shí)，嚴(yán)格按照事中監(jiān)管方案實(shí)施，在進(jìn)行外觀檢驗(yàn)工作的基礎(chǔ)上，由內(nèi)控監(jiān)管部門(mén)和產(chǎn)品質(zhì)檢部門(mén)使用不同方式實(shí)施協(xié)同質(zhì)檢，以確保產(chǎn)品質(zhì)量與采購(gòu)要求相符。另外，企業(yè)還應(yīng)將具體的質(zhì)檢分析單據(jù)提交至內(nèi)控管理部門(mén)加以審核，以確保質(zhì)量檢驗(yàn)數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。（八）加大采購(gòu)付款流程管理力度采購(gòu)付款環(huán)節(jié)的審核工作必須由財(cái)務(wù)部門(mén)獨(dú)立完成。審核范圍包括發(fā)票信息、合同條款等，財(cái)務(wù)人員需對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行比對(duì)，如發(fā)現(xiàn)異常問(wèn)題，需在第一時(shí)間提交至業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行整改。在采購(gòu)付款的審核過(guò)程中，財(cái)務(wù)人員需在核實(shí)以后才能進(jìn)行銷(xiāo)賬，支付前要求采購(gòu)人員提供付款方案，待財(cái)務(wù)部門(mén)核實(shí)以后才能進(jìn)行采購(gòu)付款。此外，企業(yè)還應(yīng)深入貫徹落實(shí)采購(gòu)項(xiàng)目的定期對(duì)賬工作，財(cái)務(wù)部門(mén)需定期編寫(xiě)對(duì)賬信息清單，交由采購(gòu)部門(mén)和供貨商核實(shí)以后進(jìn)行信息回傳，一旦