集團接待工作要求

集團接待工作要求（修訂版）為加強集團系統(tǒng)接待工作管理，規(guī)范接待工作流程，提升公司對外整體形象，特制定XX集團接待工作要求。此工作要求適用于集團系統(tǒng)各單位、部門。一、確定接待對象的相關(guān)信息（一）接待工作發(fā)起方填寫接待工作聯(lián)系單，接待方核實接待信息。（二）確定我司負責接待工作的主辦單位或部門，明確參與接待工作的相關(guān)責任人。（三）接待責任部門或責任人與來訪的客人聯(lián)系確定接待詳細信息：1、確認客人的單位、姓名、性別、職務。2、確認客人的詳細行程安排（密切保持溝通，隨時保持信息的更新），明確抵達方式，掌握飛機航班號，火車車次及到達時間，客人自駕車車型及車牌號等信息；明確我方陪同人員，客人的隨行人員。事先了解客人是否準備贈送我方禮物，做好相應的回贈準備。（四）根據(jù)接待的準確、詳細信息制定接待工作方案，明確接待工作各環(huán)節(jié)、工作職責及責任人。二、迎接客人的工作要求（一）安排接待用車：1、根據(jù)接待發(fā)起人或客人指定聯(lián)系人提供的信息，查詢客人是否按時出發(fā)，飛機、火車有無晚點、延誤等其他情況，并且進一步落實來訪人員有無變化，做好相應的迎接準備。2、根據(jù)客人的職位級別及重要程度安排恰當?shù)能囆?，確定用車數(shù)量，考慮是否安排開道車。3、提前確定并熟悉行車路線，安排專人負責車隊通行的協(xié)調(diào)工作。4、提醒司機并檢查落實車輛內(nèi)外的整潔及車內(nèi)飲用水、紙巾、雨傘、紙牌(豪華中巴)等物品是否備齊，汽車應加滿油，車內(nèi)空調(diào)溫度是否適宜。5、確認是否需要額外安排行李用車。6、需要提前做好行李標識工作，確?？腿说竭_酒店后順利送達相應房間。（二）根據(jù)客人職務、級別情況及重要程度，安排我方相應的迎接人員，考慮是否安排鮮花。（三）提前預定機場貴賓廳；提前溝通火車站出站安排；如客人自駕車來訪，需提前安排引領人員及引領車輛，提前確定接頭地點并熟悉行車線路。（四）根據(jù)客人的行程信息，我方迎接人員至少提前半小時到達每一個迎接地點。（五）提前與客人溝通好迎接標志。（六）提前聯(lián)系迎接地點，預留我司迎接車輛停車位。（七）考慮是否安排專人獻花，幫助客人提取并安置好行李。（八）車輛行駛中須注意行車速度。（九）客人即將到達接待地點時，安排我方迎接人員在接待地點提前迎候，重要貴賓安排紅地毯，控制電梯，有專人安排車輛的停放。（十）安排好攝影攝像人員。三、參觀安排的工作要求（一）至少提前一天確定歡迎水牌或橫幅內(nèi)容，并制作準備好。（二）至少提前三天確定參觀線路，做好相應的現(xiàn)場布置工作及人員安排。其中包括引領人員、講解人員、保潔工作、安保方案，安排好園區(qū)內(nèi)參觀的接駁車輛等。（三）安排專人在客人到來時指揮交通，確保客人通行順暢、安全；重要客人來訪提醒公司領導到參觀接待地點門口或客人下車點迎接。（四）指定專人做好現(xiàn)場參觀時參觀隊伍的統(tǒng)籌安排，保證客人參觀時不掉隊。（五）注意事項：提醒各相關(guān)單位事前做好歡迎水牌或橫幅、園林綠化、噴泉、游覽車、樣板房、講解員、安保、攝像、攝影、飲用水、雨傘、紙巾的準備及檢查工作。四、住宿安排的工作要求（一）根據(jù)客人的職務、級別、重要程度事前預訂合適的酒店并安排合適的房間。（二）根據(jù)客人對樓層、朝向的特殊要求，合理安排房型及房間位置；確定房號、入住天數(shù)，提前做好房卡，重要客人做好VIP安排并提前做好檢查工作。（三）安排專人在客人抵達時將房卡及時交到客人手中；重要客人由接待方主陪領導將客人引領至房間。（四）提前做好叫早及早餐安排。五、用餐安排的工作要求（一）根據(jù)客人的職務、級別情況及重要程度安排并檢查落實相應的宴請酒店、房間、用餐標準及菜單、環(huán)境布置、座次安排。安排專人對臺卡、宴請名單的制作和擺放，房間空調(diào)、通風、燈光效果、座位間隔進行檢查。（二）確定酒店的停車安排，熟悉酒店內(nèi)客人行進路線、電梯的位置和控制，衛(wèi)生間的方位，做好安保工作。（三）根據(jù)客人的喜好、習慣或民族特點安排合適的菜式。（四）提前落實我司宴請陪同人員，并安排好客人司陪及我司工作人員按標準用餐。六、會議安排的工作要求（一）提前確認參會人員信息，落實會議地點，預定會議室。（二）做好會議現(xiàn)場布置以及空調(diào)、麥克風、視頻、投影儀、電話、錄音等設備的準備及調(diào)試工作。（三）做好水牌、桌椅、發(fā)言臺、簽到表、激光筆、熒光筆、鮮花、紙巾、煙灰缸、會議資料、議程表、臺卡及座次安排等準備工作。（四）做好會議茶水、水果、會中小點等服務的準備工作。（五）如會議舉行簽約儀式，需準備橫幅、簽約本、筆、攝影攝像及紅酒或者香檳等。七、娛樂安排的工作要求（一）提前確定參加娛樂的人員、娛樂地點，預定相應的房間。（二）落實交通工具、安保方案、娛樂標準，注意娛樂的各項安全事項。八、送行安排的工作要求（一）提前了解客人返程信息，并配合客人做好返程票務預訂工作。（二）提前預定機場貴賓廳；確?；疖囌舅托型ǖ理槙?。（三）做好送行車輛安排，熟悉送行的交通路線。（四）做好我司送行人員的安排工作。九、其他注意事項（一）如遇我司與其他單位聯(lián)合接待或接待過程中某些部分由其他方安排，我方要提前介入與接待方溝通并檢查落實其安排是否合理。包括住宿、宴會地點、座次、人員、會議座次等。（二）確認是否需要準備禮物，并及時跟進確認做好禮物的贈送工作。（三）接待發(fā)起方與接待方應提前溝通，并做好公司宣傳資料的準備工作，包括宣傳畫冊、最新一期的XX報、XX學習報及其他相關(guān)資料。（四）接待方責任人必須提前一天對接待準備工作的各個環(huán)節(jié)進行檢查。十、資料歸檔及接待工作總結(jié)（一）接待責任部門須將每次接待方案的文字資料整理歸檔（包括紙質(zhì)版及電子版）；做好接待工作臺帳，每次接待結(jié)束后由接待方負責人牽頭做好總結(jié)工作。（二）對于重大接待任務，接待單位領導應組織相關(guān)參與部門召開協(xié)調(diào)會，制定接待工作方案及應急方案；客人到場前，接待方責任人必須到達現(xiàn)場逐項落實流程，并在參觀過程中擔任總協(xié)調(diào)。十一、接待禮儀的要求(一)所有參加接待工作的人