機(jī)關(guān)后勤會(huì)議室管理制度

機(jī)關(guān)后勤會(huì)議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強(qiáng)機(jī)關(guān)后勤會(huì)議室的管理，提高會(huì)議效率，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，根據(jù)《中華人民共和國機(jī)關(guān)事務(wù)管理?xiàng)l例》及相關(guān)部門規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于機(jī)關(guān)后勤系統(tǒng)內(nèi)所有會(huì)議室的管理活動(dòng)。包括會(huì)議的預(yù)約、召開、服務(wù)、設(shè)備使用、安全保衛(wèi)等。

第三條基本原則

（一）確保會(huì)議的嚴(yán)肅性、高效性，避免形式主義；

（二）遵循公平、公正、公開的原則，合理調(diào)配會(huì)議資源；

（三）提倡節(jié)儉辦會(huì)，反對(duì)鋪張浪費(fèi)；

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量。

第四條會(huì)議分類

根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模，將會(huì)議分為以下幾類：

（一）全體會(huì)議：參會(huì)人員為機(jī)關(guān)后勤系統(tǒng)全體成員；

（二）專題會(huì)議：針對(duì)某一特定主題召開的會(huì)議；

（三）部門會(huì)議：由各相關(guān)部門組織召開的會(huì)議；

（四）臨時(shí)會(huì)議：因工作需要臨時(shí)召開的會(huì)議。

第五條會(huì)議召開條件

（一）明確會(huì)議主題，必要時(shí)制定會(huì)議議程；

（二）提前預(yù)約會(huì)議室，確保會(huì)議時(shí)間與地點(diǎn)；

（三）通知參會(huì)人員，明確會(huì)議要求；

（四）準(zhǔn)備會(huì)議所需資料、設(shè)備等。

第六條責(zé)任劃分

（一）會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議的籌備、召開、跟蹤落實(shí)等工作；

（二）會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)約、調(diào)配、設(shè)備維護(hù)等工作；

（三）參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加并遵守會(huì)議紀(jì)律；

（四）相關(guān)部門負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的撰寫、整理、分發(fā)等工作。

第七條違規(guī)處理

對(duì)違反本制度的行為，將視情節(jié)給予通報(bào)批評(píng)、取消會(huì)議資格等處理，并納入個(gè)人年度考核。

第八條制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以修訂。修訂后的制度報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。

第九條施行日期

本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會(huì)議流程

第十條會(huì)議預(yù)約

（一）會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等因素，提前向會(huì)議室管理部門提出預(yù)約申請(qǐng)；

（二）會(huì)議室管理部門在收到預(yù)約申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，合理調(diào)配會(huì)議室資源，確保會(huì)議順利進(jìn)行；

（三）會(huì)議預(yù)約采用先到先得的原則，對(duì)于特殊情況，可由會(huì)議室管理部門根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整；

（四）會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前至少1個(gè)工作日完成會(huì)議預(yù)約。

第十一條會(huì)議通知

（一）會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前，通過電話、短信、郵件等方式，向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容；

（二）會(huì)議通知應(yīng)包括參會(huì)人員名單、會(huì)議主題、會(huì)議議程、會(huì)議準(zhǔn)備工作等相關(guān)信息；

（三）參會(huì)人員收到會(huì)議通知后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，如有特殊情況無法參加，需提前告知會(huì)議組織者。

第十二條會(huì)議簽到

（一）會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前設(shè)置簽到臺(tái)，負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作；

（二）簽到方式可采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等形式；

（三）會(huì)議組織者應(yīng)實(shí)時(shí)關(guān)注簽到情況，對(duì)于未簽到的參會(huì)人員，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系確認(rèn)原因。

第十三條會(huì)議議程

（一）會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，制定合理的會(huì)議議程，并在會(huì)議開始前發(fā)放給參會(huì)人員；

（二）會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議主題、發(fā)言人、討論議題、時(shí)間安排等內(nèi)容；

（三）會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議議程的嚴(yán)格執(zhí)行，防止會(huì)議跑題。

第十四條會(huì)議記錄

（一）會(huì)議組織者應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等；

（二）會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，便于會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要；

（三）會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，并發(fā)送給參會(huì)人員。

第十五條會(huì)議服務(wù)

（一）會(huì)議室管理部門應(yīng)提供會(huì)議所需的基本服務(wù)，如會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等；

（二）會(huì)議期間，會(huì)議室管理部門應(yīng)確保設(shè)備正常運(yùn)行，如有問題，應(yīng)及時(shí)解決；

（三）會(huì)議組織者可根據(jù)需要，提前準(zhǔn)備會(huì)議資料、PPT等。

第十六條會(huì)議結(jié)束

（一）會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和責(zé)任分工；

（二）會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)盡快整理會(huì)議紀(jì)要，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)送給會(huì)議組織者和參會(huì)人員；

（三）會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，收集參會(huì)人員的意見和建議，為今后改進(jìn)會(huì)議提供參考。

第十七條會(huì)議資料的歸檔

（一）會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議資料、會(huì)議紀(jì)要等進(jìn)行歸檔，以備查閱；

（二）歸檔資料應(yīng)包括會(huì)議通知、會(huì)議議程、會(huì)議紀(jì)要、參會(huì)人員名單等；

（三）歸檔工作應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第十八條會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

（一）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由指定的記錄人根據(jù)會(huì)議記錄和討論內(nèi)容進(jìn)行整理，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

（二）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、討論的主要議題、決策結(jié)果、責(zé)任分工等內(nèi)容；

（三）會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)由會(huì)議組織者進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后及時(shí)發(fā)布給所有參會(huì)人員。

第十九條會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

（一）會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)，相關(guān)責(zé)任部門和個(gè)人應(yīng)按照既定的時(shí)間表和任務(wù)要求執(zhí)行；

（二）會(huì)議組織者或指定的人員應(yīng)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤和監(jiān)督，確保決策得到有效實(shí)施；

（三）對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時(shí)報(bào)告給會(huì)議組織者，并尋求解決方案。

第二十條反饋機(jī)制

（一）建立會(huì)議決策執(zhí)行反饋機(jī)制，要求責(zé)任部門和個(gè)人在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)告執(zhí)行進(jìn)度和結(jié)果；

（二）會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)反饋情況，對(duì)執(zhí)行過程中的問題進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，確保會(huì)議決策的落地；

（三）對(duì)于重大決策或長期任務(wù)，應(yīng)定期召開會(huì)議，對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)估和討論。

第二十一條會(huì)議紀(jì)要的存檔與查閱

（一）會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為正式文件進(jìn)行存檔，便于日后查詢和追溯；

（二）存檔的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定的格式和編號(hào)進(jìn)行管理，確保資料的完整性和可追溯性；

（三）會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循相應(yīng)的保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得隨意泄露會(huì)議內(nèi)容。

第二十二條跟蹤落實(shí)的評(píng)估與改進(jìn)

（一）會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問題和不足；

（二）根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)會(huì)議管理制度和流程進(jìn)行必要的調(diào)整和改進(jìn)，以提高會(huì)議效率和管理水平；

（三）鼓勵(lì)參會(huì)人員提出改進(jìn)意見和建議，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)機(jī)制。

第二十三條責(zé)任追究

（一）對(duì)于未按照會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行決策或執(zhí)行不力的部門和個(gè)人，應(yīng)視情況進(jìn)行責(zé)任追究；

（二）責(zé)任追究應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行，確保會(huì)議決策的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；

（三）會(huì)議組織者應(yīng)確保責(zé)任追究制度的執(zhí)行，維護(hù)會(huì)議紀(jì)要的權(quán)威性和執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第二十四條會(huì)議室預(yù)約管理

（一）會(huì)議室預(yù)約采用先預(yù)約先使用原則，會(huì)議室管理部門負(fù)責(zé)預(yù)約的審核與調(diào)配；

（二）預(yù)約會(huì)議室時(shí)，需提供會(huì)議主題、參會(huì)人數(shù)、使用時(shí)間、所需設(shè)備等信息；

（三）會(huì)議室管理部門應(yīng)建立預(yù)約信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室使用情況的可視化，提高預(yù)約效率。

第二十五條會(huì)議室使用規(guī)范

（一）會(huì)議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時(shí)間進(jìn)行，不得隨意占用或提前結(jié)束；

（二）會(huì)議期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)議室整潔，愛護(hù)公物，遵守會(huì)議室的各項(xiàng)規(guī)定；

（三）會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)檢查會(huì)議室，確保物品歸位、設(shè)備關(guān)閉。

第二十六條會(huì)議室設(shè)備管理

（一）會(huì)議室管理部門應(yīng)定期檢查和維護(hù)會(huì)議設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行；

（二）會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議前進(jìn)行設(shè)備調(diào)試，確保會(huì)議期間設(shè)備使用無誤；

（三）參會(huì)人員應(yīng)合理使用會(huì)議室設(shè)備，如遇問題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系會(huì)議室管理部門。

第二十七條會(huì)議室安全與保密

（一）會(huì)議室管理部門應(yīng)制定安全管理制度，確保會(huì)議期間人員安全和財(cái)產(chǎn)安全；

（二）會(huì)議期間，應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室的進(jìn)出管理，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)入；

（三）對(duì)于涉及保密內(nèi)容的會(huì)議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。

第二十八條會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

（一）會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔和消毒，保持環(huán)境衛(wèi)生；

（二）會(huì)議期間，應(yīng)提供充足的茶水、紙筆等會(huì)議用品，確保會(huì)議順利進(jìn)行；

（三）參會(huì)人員應(yīng)保持個(gè)人衛(wèi)生，共同維護(hù)會(huì)議室的環(huán)境整潔。

第二十九條會(huì)議室資源優(yōu)化配置

（一）會(huì)議室管理部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議需求，合理調(diào)整會(huì)議室布局和設(shè)備配置；

（二）鼓勵(lì)采用智能化會(huì)議系統(tǒng)，提高會(huì)議室的使用效率；

（三）會(huì)議室管理部門應(yīng)定期收集會(huì)議室使用反饋，不斷優(yōu)化資源配置，提升服務(wù)品質(zhì)。

第三十條會(huì)議室應(yīng)急預(yù)案

（一）會(huì)議室管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，如設(shè)備故障、突發(fā)停電等；

（二）應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急處理流程、責(zé)任人、聯(lián)系方式等信息；

（三）會(huì)議組織者和參會(huì)人員應(yīng)熟悉應(yīng)急預(yù)案，確保在突發(fā)情況下能夠迅速應(yīng)對(duì)。

第五章附則

第三十一條解釋權(quán)

本制度的最終解釋權(quán)歸機(jī)關(guān)后勤會(huì)議室管理部門所有。

第三十二條施行日