機關(guān)后勤會議室管理制度

機關(guān)后勤會議室管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

為加強機關(guān)后勤會議室的管理，提高會議效率，保障會議的順利進行，根據(jù)《中華人民共和國機關(guān)事務(wù)管理條例》及相關(guān)部門規(guī)定，特制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于機關(guān)后勤系統(tǒng)內(nèi)所有會議室的管理活動。包括會議的預(yù)約、召開、服務(wù)、設(shè)備使用、安全保衛(wèi)等。

第三條基本原則

（一）確保會議的嚴肅性、高效性，避免形式主義；

（二）遵循公平、公正、公開的原則，合理調(diào)配會議資源；

（三）提倡節(jié)儉辦會，反對鋪張浪費；

（四）強化服務(wù)意識，提高服務(wù)質(zhì)量。

第四條會議分類

根據(jù)會議的性質(zhì)和規(guī)模，將會議分為以下幾類：

（一）全體會議：參會人員為機關(guān)后勤系統(tǒng)全體成員；

（二）專題會議：針對某一特定主題召開的會議；

（三）部門會議：由各相關(guān)部門組織召開的會議；

（四）臨時會議：因工作需要臨時召開的會議。

第五條會議召開條件

（一）明確會議主題，必要時制定會議議程；

（二）提前預(yù)約會議室，確保會議時間與地點；

（三）通知參會人員，明確會議要求；

（四）準備會議所需資料、設(shè)備等。

第六條責任劃分

（一）會議組織者負責會議的籌備、召開、跟蹤落實等工作；

（二）會議室管理部門負責會議室的預(yù)約、調(diào)配、設(shè)備維護等工作；

（三）參會人員應(yīng)按時參加并遵守會議紀律；

（四）相關(guān)部門負責會議紀要的撰寫、整理、分發(fā)等工作。

第七條違規(guī)處理

對違反本制度的行為，將視情節(jié)給予通報批評、取消會議資格等處理，并納入個人年度考核。

第八條制度修訂

本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以修訂。修訂后的制度報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。

第九條施行日期

本制度自發(fā)布之日起施行。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

第二章會議流程

第十條會議預(yù)約

（一）會議組織者應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、參會人數(shù)、所需設(shè)備等因素，提前向會議室管理部門提出預(yù)約申請；

（二）會議室管理部門在收到預(yù)約申請后，應(yīng)及時進行審核，合理調(diào)配會議室資源，確保會議順利進行；

（三）會議預(yù)約采用先到先得的原則，對于特殊情況，可由會議室管理部門根據(jù)實際情況予以調(diào)整；

（四）會議組織者應(yīng)在會議開始前至少1個工作日完成會議預(yù)約。

第十一條會議通知

（一）會議組織者應(yīng)在會議開始前，通過電話、短信、郵件等方式，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容；

（二）會議通知應(yīng)包括參會人員名單、會議主題、會議議程、會議準備工作等相關(guān)信息；

（三）參會人員收到會議通知后，應(yīng)及時回復(fù)確認，如有特殊情況無法參加，需提前告知會議組織者。

第十二條會議簽到

（一）會議組織者應(yīng)在會議開始前設(shè)置簽到臺，負責參會人員的簽到工作；

（二）簽到方式可采用紙質(zhì)簽到、電子簽到等形式；

（三）會議組織者應(yīng)實時關(guān)注簽到情況，對于未簽到的參會人員，應(yīng)及時聯(lián)系確認原因。

第十三條會議議程

（一）會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題，制定合理的會議議程，并在會議開始前發(fā)放給參會人員；

（二）會議議程應(yīng)包括會議主題、發(fā)言人、討論議題、時間安排等內(nèi)容；

（三）會議組織者應(yīng)確保會議議程的嚴格執(zhí)行，防止會議跑題。

第十四條會議記錄

（一）會議組織者應(yīng)指定專人負責會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等；

（二）會議記錄應(yīng)真實、完整、準確，便于會后整理會議紀要；

（三）會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，并發(fā)送給參會人員。

第十五條會議服務(wù)

（一）會議室管理部門應(yīng)提供會議所需的基本服務(wù)，如會場布置、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等；

（二）會議期間，會議室管理部門應(yīng)確保設(shè)備正常運行，如有問題，應(yīng)及時解決；

（三）會議組織者可根據(jù)需要，提前準備會議資料、PPT等。

第十六條會議結(jié)束

（一）會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束時，對會議進行總結(jié)，明確下一步工作計劃和責任分工；

（二）會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)盡快整理會議紀要，并在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)送給會議組織者和參會人員；

（三）會議組織者應(yīng)對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，為今后改進會議提供參考。

第十七條會議資料的歸檔

（一）會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)將會議資料、會議紀要等進行歸檔，以備查閱；

（二）歸檔資料應(yīng)包括會議通知、會議議程、會議紀要、參會人員名單等；

（三）歸檔工作應(yīng)在會議結(jié)束后1個月內(nèi)完成。

第三章會議紀要的跟蹤落實

第十八條會議紀要的整理與發(fā)布

（一）會議紀要應(yīng)由指定的記錄人根據(jù)會議記錄和討論內(nèi)容進行整理，確保紀要內(nèi)容準確、完整；

（二）會議紀要應(yīng)包括會議的主題、時間、地點、參會人員、討論的主要議題、決策結(jié)果、責任分工等內(nèi)容；

（三）會議紀要整理完成后，應(yīng)由會議組織者進行審核，確認無誤后及時發(fā)布給所有參會人員。

第十九條會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

（一）會議紀要中明確的決策事項，相關(guān)責任部門和個人應(yīng)按照既定的時間表和任務(wù)要求執(zhí)行；

（二）會議組織者或指定的人員應(yīng)對會議決策的執(zhí)行情況進行定期跟蹤和監(jiān)督，確保決策得到有效實施；

（三）對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時報告給會議組織者，并尋求解決方案。

第二十條反饋機制

（一）建立會議決策執(zhí)行反饋機制，要求責任部門和個人在規(guī)定時間內(nèi)報告執(zhí)行進度和結(jié)果；

（二）會議組織者應(yīng)根據(jù)反饋情況，對執(zhí)行過程中的問題進行協(xié)調(diào)解決，確保會議決策的落地；

（三）對于重大決策或長期任務(wù)，應(yīng)定期召開會議，對執(zhí)行情況進行評估和討論。

第二十一條會議紀要的存檔與查閱

（一）會議紀要應(yīng)作為正式文件進行存檔，便于日后查詢和追溯；

（二）存檔的會議紀要應(yīng)按照規(guī)定的格式和編號進行管理，確保資料的完整性和可追溯性；

（三）會議紀要的查閱應(yīng)遵循相應(yīng)的保密規(guī)定，未經(jīng)授權(quán)不得隨意泄露會議內(nèi)容。

第二十二條跟蹤落實的評估與改進

（一）會議組織者應(yīng)定期對會議紀要的跟蹤落實情況進行評估，分析存在的問題和不足；

（二）根據(jù)評估結(jié)果，對會議管理制度和流程進行必要的調(diào)整和改進，以提高會議效率和管理水平；

（三）鼓勵參會人員提出改進意見和建議，持續(xù)優(yōu)化會議紀要的跟蹤落實機制。

第二十三條責任追究

（一）對于未按照會議紀要執(zhí)行決策或執(zhí)行不力的部門和個人，應(yīng)視情況進行責任追究；

（二）責任追究應(yīng)依法依規(guī)進行，確保會議決策的嚴肅性和權(quán)威性；

（三）會議組織者應(yīng)確保責任追究制度的執(zhí)行，維護會議紀要的權(quán)威性和執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

第二十四條會議室預(yù)約管理

（一）會議室預(yù)約采用先預(yù)約先使用原則，會議室管理部門負責預(yù)約的審核與調(diào)配；

（二）預(yù)約會議室時，需提供會議主題、參會人數(shù)、使用時間、所需設(shè)備等信息；

（三）會議室管理部門應(yīng)建立預(yù)約信息系統(tǒng)，實現(xiàn)會議室使用情況的可視化，提高預(yù)約效率。

第二十五條會議室使用規(guī)范

（一）會議室使用應(yīng)嚴格按照預(yù)定時間進行，不得隨意占用或提前結(jié)束；

（二）會議期間，參會人員應(yīng)保持會議室整潔，愛護公物，遵守會議室的各項規(guī)定；

（三）會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負責檢查會議室，確保物品歸位、設(shè)備關(guān)閉。

第二十六條會議室設(shè)備管理

（一）會議室管理部門應(yīng)定期檢查和維護會議設(shè)備，確保設(shè)備正常運行；

（二）會議組織者應(yīng)在會議前進行設(shè)備調(diào)試，確保會議期間設(shè)備使用無誤；

（三）參會人員應(yīng)合理使用會議室設(shè)備，如遇問題，應(yīng)及時聯(lián)系會議室管理部門。

第二十七條會議室安全與保密

（一）會議室管理部門應(yīng)制定安全管理制度，確保會議期間人員安全和財產(chǎn)安全；

（二）會議期間，應(yīng)加強會議室的進出管理，無關(guān)人員不得隨意進入；

（三）對于涉及保密內(nèi)容的會議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止信息泄露。

第二十八條會議室環(huán)境衛(wèi)生

（一）會議室管理部門應(yīng)定期對會議室進行清潔和消毒，保持環(huán)境衛(wèi)生；

（二）會議期間，應(yīng)提供充足的茶水、紙筆等會議用品，確保會議順利進行；

（三）參會人員應(yīng)保持個人衛(wèi)生，共同維護會議室的環(huán)境整潔。

第二十九條會議室資源優(yōu)化配置

（一）會議室管理部門應(yīng)根據(jù)會議需求，合理調(diào)整會議室布局和設(shè)備配置；

（二）鼓勵采用智能化會議系統(tǒng)，提高會議室的使用效率；

（三）會議室管理部門應(yīng)定期收集會議室使用反饋，不斷優(yōu)化資源配置，提升服務(wù)品質(zhì)。

第三十條會議室應(yīng)急預(yù)案

（一）會議室管理部門應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)情況，如設(shè)備故障、突發(fā)停電等；

（二）應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急處理流程、責任人、聯(lián)系方式等信息；

（三）會議組織者和參會人員應(yīng)熟悉應(yīng)急預(yù)案，確保在突發(fā)情況下能夠迅速應(yīng)對。

第五章附則

第三十一條解釋權(quán)

本制度的最終解釋權(quán)歸機關(guān)后勤會議室管理部門所有。

第三十二條施行日