會議服務(wù)的規(guī)章管理制度

會議服務(wù)的規(guī)章管理制度第一章總則

一、為了加強會議管理，規(guī)范會議行為，確保會議效率，提高決策質(zhì)量，制定本制度。

二、本制度適用于公司各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會等。

三、會議服務(wù)應(yīng)遵循以下原則：

1.高效務(wù)實：會議應(yīng)圍繞主題進行，減少無效討論，確保會議效果。

2.預(yù)約制度：會議需提前預(yù)約，確保會議室資源合理分配。

3.紀(jì)要跟蹤：會議紀(jì)要應(yīng)詳細記錄會議內(nèi)容，明確責(zé)任人和完成時間，確保會議決策的落實。

4.保密原則：會議內(nèi)容涉及公司機密，參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

四、會議服務(wù)管理部門負責(zé)會議的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理工作，確保會議的正常進行。

五、會議服務(wù)管理部門應(yīng)定期對會議管理制度進行評估和優(yōu)化，提高會議管理水平。

六、本制度的解釋權(quán)歸公司董事會所有。

七、本制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充。原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。

第二章會議流程

一、會議預(yù)約

1.會議發(fā)起人應(yīng)提前至少三個工作日向會議服務(wù)管理部門提出會議申請，填寫會議申請表，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內(nèi)容。

2.會議服務(wù)管理部門在收到會議申請后，應(yīng)及時審核并與會議發(fā)起人溝通確認(rèn)，確保會議資源的合理分配。

3.會議服務(wù)管理部門負責(zé)發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、議程等，并通知參會人員。

二、會議準(zhǔn)備

1.會議服務(wù)管理部門應(yīng)根據(jù)會議主題和議程，提前準(zhǔn)備會議所需資料、設(shè)備等。

2.會議主持人應(yīng)在會議前與相關(guān)部門溝通，了解會議議題背景，確保會議內(nèi)容充分、準(zhǔn)確。

3.會議主持人應(yīng)制定會議議程，明確會議討論的重點、順序和時間分配。

三、會議進行

1.會議主持人應(yīng)按時宣布會議開始，并說明會議主題、議程和目的。

2.參會人員應(yīng)準(zhǔn)時參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會議服務(wù)管理部門請假。

3.會議討論過程中，主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞主題展開討論，確保會議效率。

4.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，避免影響會議進程。

四、會議紀(jì)要

1.會議服務(wù)管理部門指定專人負責(zé)記錄會議紀(jì)要，詳細記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果、責(zé)任人和完成時間等。

2.會議紀(jì)要應(yīng)在會議結(jié)束后盡快整理完成，由會議主持人審核后發(fā)布。

3.會議紀(jì)要應(yīng)發(fā)送給所有參會人員，以便了解會議內(nèi)容和跟蹤落實情況。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束時總結(jié)會議成果，明確下一步工作要求和責(zé)任分工。

2.參會人員應(yīng)按時離開會議室，關(guān)閉投影儀、音響等設(shè)備，確保會議室整潔。

3.會議服務(wù)管理部門負責(zé)收集會議反饋，為提高會議質(zhì)量提供參考。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的發(fā)布與通知

1.會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核通過后，由會議服務(wù)管理部門在第一時間內(nèi)通過電子郵件或公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。

2.會議服務(wù)管理部門應(yīng)確保紀(jì)要的發(fā)布范圍覆蓋所有相關(guān)人員，以便于各責(zé)任人了解并執(zhí)行會議決策。

二、責(zé)任人與完成時限

1.會議紀(jì)要中應(yīng)明確每項決策的責(zé)任人和完成時限，責(zé)任人需對會議決策的執(zhí)行結(jié)果負責(zé)。

2.責(zé)任人應(yīng)在收到會議紀(jì)要后，確認(rèn)自己的任務(wù)和完成時限，如有疑問或困難，應(yīng)及時與會議主持人或會議服務(wù)管理部門溝通。

三、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要的要求，制定詳細的執(zhí)行計劃，并按計劃推進工作。

2.會議服務(wù)管理部門應(yīng)建立跟蹤機制，定期檢查會議決策的執(zhí)行進度，確保各項工作按時完成。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，會議服務(wù)管理部門應(yīng)及時與責(zé)任人溝通，協(xié)助解決，確保會議決策的順利實施。

四、會議決策結(jié)果的反饋

1.責(zé)任人應(yīng)在完成會議決策后，向會議服務(wù)管理部門提供執(zhí)行結(jié)果報告。

2.會議服務(wù)管理部門應(yīng)收集整理各項決策的執(zhí)行結(jié)果，形成總結(jié)報告，并在下一次會議中進行匯報，以便于對會議決策效果進行評估。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議服務(wù)管理部門應(yīng)將會議紀(jì)要按照年份和會議類型進行歸檔，便于查閱和管理。

2.公司員工可根據(jù)工作需要查閱相關(guān)會議紀(jì)要，了解會議決策內(nèi)容，確保工作的一致性和連續(xù)性。

六、會議紀(jì)要的修訂與更新

1.如會議決策內(nèi)容發(fā)生變化，會議服務(wù)管理部門應(yīng)及時更新會議紀(jì)要，并通知相關(guān)人員。

2.對于已完成的會議決策，如需調(diào)整或補充，應(yīng)按照上述流程進行修訂，并重新發(fā)布通知。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂需通過公司規(guī)定的預(yù)訂系統(tǒng)或向會議服務(wù)管理部門提出申請。

2.預(yù)訂者需提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便會議服務(wù)管理部門進行合理安排。

3.會議室預(yù)訂應(yīng)遵守先到先得的原則，對于重復(fù)預(yù)訂或長時間占用會議室的情況，會議服務(wù)管理部門有權(quán)進行調(diào)整。

二、會議室使用

1.使用會議室時，應(yīng)確保會議室內(nèi)整潔，設(shè)備完好，如有問題，應(yīng)及時向會議服務(wù)管理部門報告。

2.會議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進食，不得隨意移動室內(nèi)設(shè)備，不得在白板、墻面等處亂涂亂畫。

3.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)關(guān)閉所有設(shè)備，整理會議室內(nèi)物品，確保會議室恢復(fù)原狀。

三、會議室設(shè)備管理

1.會議室內(nèi)的設(shè)備，如投影儀、音響、電腦等，應(yīng)由專業(yè)人員負責(zé)維護和管理。

2.使用會議室設(shè)備前，應(yīng)確保已掌握設(shè)備操作方法，如需幫助，可聯(lián)系會議服務(wù)管理部門。

3.會議結(jié)束后，使用人員應(yīng)確保設(shè)備已關(guān)閉，并歸位至原處。

四、會議室安全與保密

1.會議室應(yīng)保持良好的消防安全，消防設(shè)施不得隨意移動或損壞。

2.會議室內(nèi)討論的內(nèi)容涉及公司機密時，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露。

3.會議服務(wù)管理部門應(yīng)定期對會議室進行安全檢查，確保會議室內(nèi)無安全隱患。

五、會議室維護與清潔

1.會議服務(wù)管理部門應(yīng)定期對會議室進行維護，確保室內(nèi)設(shè)施和設(shè)備正常運行。

2.會議室的清潔工作應(yīng)定期進行，保持室內(nèi)環(huán)境整潔，為參會人員提供良好的會議體驗。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的行為，會議服務(wù)管理部門有權(quán)進行制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.如造成會議室設(shè)備損壞或遺失，責(zé)任人需按公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

第五章附則

一、本制度的解釋權(quán)歸公